5 fejl i kontanthåndtering, der koster detailvirksomheder penge

Introduktion

Hvis din kassebeholdning hele tiden er for lav, og du ikke kan finde ud af hvorfor, er du ikke alene. Små forskelle i kassebeholdningen kan virke ubetydelige, men de løber hurtigt op. For de fleste detailvirksomheder er det egentlige problem ikke tyveri. Det er dårlige vaner i forbindelse med håndtering af kontanter, som aldrig er blevet taget hånd om. Den gode nyhed er, at de fleste af disse problemer er lette at løse, når man først ved, hvad man skal kigge efter.

Hvorfor kontanthåndtering stadig er vigtig

Du tror måske, at kontanter er på vej ud, men det er ikke hele billedet. Kontanter udgør stadig en betydelig del af detailtransaktionerne, især for små køb og i brancher som dagligvarebutikker, restauranter og boutique-detailhandel. Undersøgelser har vist, at de samlede omkostninger ved kontanter for detailbutikker varierer fra 4,7 % til 15,3 % af omsætningen, når man medregner arbejdskraft, fejl, tyveri og behandlingstid. For en butik, der omsætter for 500.000 dollars om året, er det op til 76.500 dollars i tab, der kunne være undgået.

Her er de fem mest almindelige fejl, der kan dræne din fortjeneste, og hvordan du løser dem.

1. At stole på fuldstændig manuel kontantoptælling

Hvis hele din kontantproces foregår manuelt, f.eks. tælling af sedler, sortering af mønter, udfyldelse af papirindbetalingssedler og manuel afstemning af kassebeholdninger, bruger du mere tid og penge end nødvendigt. Manuelle processer er langsomme, fejlbehæftede og kan ikke skaleres, når der er travlt.

Hver time, dine medarbejdere bruger på at tælle kontanter manuelt, er en time, der ikke bruges på at hjælpe kunder eller øge salget. Detailhandlere, der skifter til kommercielle seddeltællere, reducerer ofte afstemningen ved dagens afslutning fra 30 minutter til under fem minutter, hvilket frigør arbejdskraft til mere produktive opgaver.

Undersøgelser tyder på, at automatisering af kontanthåndtering kan hjælpe en detailbutik med at spare op til 500 arbejdstimer om måneden. Selv for en lille virksomhed er tidsbesparelsen ved en pålidelig pengetæller eller et POS-system med blind kontantindbetalingsfunktioner betydelig.

Hurtige gevinster ved at begynde at automatisere:

• Invester i en seddeltæller med indbygget forfalskningsdetektering
• Opgrader dit POS-system, så det kan spore kontanttransaktioner og markere uoverensstemmelser
• Brug blinde kontantindbetalingsfunktioner, så kasserere ikke kan se totalbeløbet før tællingen

2. Manglende uddannelse af dit team i kontantprocedurer

Mange butiksejere antager, at kontanthåndtering er intuitivt. Man skal bare aflevere byttepengene, lukke kasseapparatet og fortsætte. Men uuddannede kasseassistenter laver tællemisforståelser, falder for hurtige byttepenge-svindelnumre og udvikler dårlige vaner, der stille og roligt æder af overskuddet uge efter uge.

Tab i detailhandlen er et voksende problem for virksomheder over hele landet. National Retail Federations undersøgelse af sikkerheden i detailhandlen i 2023 viste, at tabene i den amerikanske detailhandel nåede op på 112,1 milliarder dollar det år, hvor interne fejl og medarbejderrelaterede problemer udgjorde en betydelig del. Ikke alt er bevidst tyveri. En stor del skyldes ærlige fejl begået af mennesker, der aldrig har lært de rigtige procedurer.

Hvad en ordentlig kontanttræning bør omfatte:

• Tæl byttepenge tilbage fra den mindste pålydende værdi til den største
• Kontroller sedlerne, før du lægger dem i kassen
• Annoncer det indbetalte beløb højt
• Behandl annulleringer og refusioner korrekt

Gør dette til en del af introduktionsforløbet, og lad det ikke være op til de nye medarbejdere at finde ud af det i praksis.

3. Drift uden standardiserede arbejdsprocedurer

Hvis din kontanthåndteringsproces varierer fra vagt til vagt eller medarbejder til medarbejder, inviterer du til problemer. Inkonsekvent drift skader alt fra kundeoplevelsen til din synlighed i detailhandelen. Uden skriftlige, standardiserede procedurer er der ingen basis at måle ud fra, og uoverensstemmelser bliver næsten umulige at spore.

En solid politik for håndtering af kontanter bør omfatte, hvordan kassebeholdningen tælles ved skiftets start, hvornår og hvordan kontanter afleveres, hvem der har adgang til pengeskabet, og hvad der sker, når der opstår uoverensstemmelser. Betragt det som din butiks manual for håndtering af kontanter.

Område	Hvad skal standardiseres
Kasseopsætning	Fast startbeløb for hvert skift
Kontantgrænser	Maksimalt tilladt beløb i kasseapparatet før aflevering
Kontantafleveringer	Hvem udfører dem, hvordan dokumenteres de, hvem underskriver dem
Adgang til pengeskab	Begrænset til bestemte ledere med logget adgang
Uoverensstemmelser	Klar proces for rapportering og undersøgelse af overskud/mangler

Når alle følger den samme proces, er det lettere at opdage fejl eller mistænkelig aktivitet. Standardisering af arbejdsgange er lige så vigtigt, når det gælder om at skabe trafik gennem lokal søgning, hvor konsistens også betaler sig.

4. Springe afstemning ved skifteskift over

Her er et scenarie, der udspiller sig i detailbutikker hver dag: En kasserer afslutter sit skift, den næste hopper på kasseapparatet, og ingen tæller kasseapparatet imellem. Når tallene ikke stemmer ved lukketid, er der ingen måde at finde ud af, hvilket skift der forårsagede problemet.

Hver gang en kasse skifter hænder uden at blive talt og verificeret, skaber det manglende ansvarlighed. Disse huller vokser med tiden. Løsningen er enkel: Hvert skifteskift kræver en fuldstændig optælling af kassen, helst underskrevet af både den afgående og den tiltrædende medarbejder. Det tager kun et par ekstra minutter, men kan spare hundreder, hvis ikke tusinder, af dollars i uregistrerede tab i løbet af et år.

5. Aldrig at revidere dine kontantprocesser

Du ville ikke drive din virksomhed uden at kontrollere lagerbeholdningen. Så hvorfor springe revisionen af kontanter over? Mange detailbutikker foretager kun afstemning, når der er et åbenlyst problem, hvilket normalt betyder, at skaden allerede er sket.

Regelmæssige kontantrevisioner er en af de mest effektive kontroller, du kan implementere. Ifølge Association of Certified Fraud Examiners' 2024 Report to the Nations sker cirka en tredjedel af svigssagerne, fordi virksomheder mangler interne kontroller. De opdager fejl tidligt og fungerer som en stærk afskrækkende faktor. Medarbejdere er mindre tilbøjelige til at tage genveje, når de ved, at kontanttællingerne regelmæssigt gennemgås.

En enkel revisionsplan, der virker:

• Ugentligt: Stikprøvekontrol af to eller tre tilfældige kasser i forhold til POS-registreringer
• Månedligt: Gennemgå alle kontantindbetalingsregistreringer og markere mønstre
• Kvartalsvis: Fuld gennemgang af SOP'er for kontanthåndtering og medarbejdernes overholdelse

FAQ

Hvor ofte skal jeg afstemme mine kassebeholdninger?

Afstem som minimum ved begyndelsen og slutningen af hvert skift. Hvis flere kasseassistenter deler en kasse, skal du tælle og kontrollere ved hvert skift. Daglig afstemning er ufravigelig for at spore uoverensstemmelser.

Hvad er en rimelig grænse for kassebeholdningen i en lille butik?

Mellem 200 og 500 dollar for de fleste små detailhandlere. Det rigtige beløb afhænger af din gennemsnitlige transaktionsstørrelse, hvor ofte kunderne betaler kontant, og sikkerhedsprofilen i dit område.

Hvor meget koster fejl i kontanthåndteringen egentlig?

NRF rapporterede om 112,1 milliarder dollars i svind i den amerikanske detailhandel i 2022, hvor en betydelig del var knyttet til administrative fejl og medarbejderfejl, ikke direkte tyveri. Selv daglige uoverensstemmelser på 5 til 10 dollars kan løbe op i tusindvis af dollars om året for en enkelt butik.

Bør jeg overveje at gå over til kontantløse betalinger?

At gå over til kontantløse betalinger eliminerer problemer med håndtering af kontanter, men fremmedgør kunder, der foretrækker eller har brug for at betale med kontanter. Mange stater og byer kræver nu lovmæssigt, at virksomheder accepterer kontanter. En bedre tilgang er at stramme dine procedurer i stedet for helt at droppe kontanter.

Hvad er den mest effektive ændring, jeg kan foretage?

Implementering af skriftlige standardprocedurer for håndtering af kontanter. Det skaber ansvarlighed, giver dig en basis for revision og sikrer, at alle medarbejdere følger den samme proces. Alt andet bygger på dette fundament.

Vigtige pointer

• Manuel kontantoptælling spilder arbejdstid og øger antallet af fejl. Grundlæggende automatisering kan hurtigt tjene sig selv ind.
• Uuddannede kasseassistenter er en af de største årsager til kontanttab i detailhandlen, som kan undgås.
• Skriftlige SOP'er skaber ansvarlighed og gør det langt nemmere at spore uoverensstemmelser.
• Afstem altid kassebeholdningen ved skifteskift. Lad aldrig en kasse skifte hænder uden at blive talt.
• Regelmæssige kontantrevisioner afskrækker svindel og opdager problemer, før de vokser sig store.