At vælge den rigtige software til lagerstyring af mad og drikke: Funktioner, der betyder noget

Intro

Lad os være ærlige. At drive en fødevarevirksomhed - uanset om det er en restaurant, et snackmærke eller en fuldskala produktionsenhed - kan nogle gange føles som at jonglere med den ene hånd, mens man slukker brande med den anden.

Og lagerbeholdningen?

Det er ofte der, branden starter.

Uanset om det drejer sig om friske råvarer, der bliver dårlige, før du kan sælge dem, eller om at finde kilden til en emballagefejl, så kan dårlige lagersystemer koste dig mere end penge. De tager tid, skaber frustration hos personalet og - værst af alt - kan ødelægge dine kunders tillid.

Det er her, den rigtige software til lagerstyring af føde- og drikkevarer gør en stor forskel.

Men med snesevis af muligheder derude, hvordan ved du så, hvad du skal kigge efter? Hvordan adskiller du det, der virkelig er nyttigt, fra det, der bare er prangende markedsføring?

Lad os finde ud af det sammen - uden buzzwords.

Hvorfor det er vigtigere end nogensinde at have styr på lagerbeholdningen

Lagerbeholdning er ikke bare "varer på hylderne". Det er dine ingredienser, dine produktionsmaterialer, dine færdigvarer. Og det hele bevæger sig hurtigt - ankommer, bliver brugt, ompakket, sendt ud, returneret eller kasseret.

Hvis du er afhængig af manuelle metoder eller software, der er bygget til en anden slags virksomhed, har du sandsynligvis at gøre med:

• Fordærv eller spild, som du kunne have forhindret

• At løbe tør for ingredienser på det værst tænkelige tidspunkt

• Overbestilling for at "være på den sikre side"

• Fejl, der kommer tilbage og bider dig under audits

Det er der ingen, der har tid til.

Det, du har brug for, er et system, der giver dig klarhed. Et, der lader dig vide, hvad der er hvor, hvor længe det varer, og hvad der skal gøres - uden at gøre tingene sværere.

Lad os tale om det, der rent faktisk betyder noget

Glem alt om salg. Dette er de funktioner, der gør en reel forskel i den daglige drift.

1. Lagerbeholdning, der opdateres, mens du arbejder

Forestil dig at tjekke dit lager og vide, at det er 100 % opdateret. Ikke et groft gæt. Ikke et tal fra i går. Men præcis, hvad der er i dine frysere, køleskabe eller tørlager lige nu.

Det bør lagerstyring i realtid gøre:

• Vis direkte optællinger på tværs af flere lokationer

• Afspejle forbrug fra salg eller produktion med det samme

• Hjælp dig med at spotte uoverensstemmelser tidligt - før de vokser sig store

• Fungerer problemfrit med stregkodescanning eller mobile værktøjer

Det handler ikke om perfektion. Det handler om at have et system, der fortæller dig, hvad der sker, mens det sker.

2. Udløbssporing, der ikke går glip af noget

Mad- og drikkevarevirksomheder har ikke bare varer på lager - de har varer på lager, hvor uret tikker.

God software holder dig på forkant med fordærvelsen:

• Markerer varer, der nærmer sig udløbsdatoen

• Foreslår, hvad der skal bruges eller sælges først

• Hjælper dit team med at rotere lageret korrekt

• Registrere udløbsoplysninger fra det øjeblik, du modtager dem

Ikke flere klistermærker på emballagen. Det er slut med at gætte, hvilken palle ost der skal først.

3. Opskrifter, der synkroniseres med lagerbeholdningen

Uanset om du laver pastasaucer, drikkevarer på flaske eller færdigpakkede sandwiches, skal dit lagersystem forstå, hvad der indgår i dine produkter.

Det betyder, at du kan:

• Linke ingredienser til hvert menupunkt eller produkt

• Reducere råvarelageret, efterhånden som produkterne fremstilles

• Forudsig, hvad du får brug for, baseret på salg

• Opdater omkostningerne automatisk, når leverandørpriserne skifter

Det er en stor tidsbesparelse - og det strammer op på nøjagtigheden på en måde, som manuel sporing aldrig kunne.

4. Mobil adgang og understøttelse af stregkoder

Lad os være ærlige: At slæbe medarbejderne hen til et skrivebord, hver gang de skal tjekke lagerbeholdningen, er en produktivitetsdræber.

Mobile værktøjer og stregkodescanning hjælper dit team:

• Tæl lagerbeholdningen hurtigere

• Modtag leverancer med færre fejl

• Opdag og løs problemer på stedet

• Bliv på gulvet i stedet for at jage papirarbejde

Du vil gerne have, at dine medarbejdere fokuserer på maden og ikke kæmper med systemet.

5. Smarte indkøbsforslag (fordi du har nok at tænke på)

Hvis du løber tør for ingredienser, går alt galt. Bestiller du for meget? Det er penge ud af vinduet.

Et smart system venter ikke bare på, at du reagerer. Det ser tendenser og hjælper dig med at planlægge.

Funktioner, du skal kigge efter:

• Automatiserede indkøbsordrer baseret på genbestillingspunkter

• Prognoser, der justerer for sæsonudsving eller kampagner

• Sporing af leverandørens performance

• Et centralt sted at administrere ordrer, kvitteringer og returneringer

Det er som at have et ekstra sæt øjne på dine indkøb - uden lønnen.

6. Synkroniserer med dine eksisterende værktøjer

Varelageret lever ikke i en boble. Det er forbundet med dit salg, din økonomi og din rapportering.

Hvis din software ikke kan tale med:

• Dit POS-system (point-of-sale)

• Din regnskabsplatform (som Xero, QuickBooks eller MYOB)

• Dine onlineordrer eller e-handel

• Dine leverandører eller dit lager

...sidder du fast i dobbelt bogføring. Og lad os se det i øjnene - ingen har brug for mere af det.

Se efter software, der er let at integrere. Jo færre klik, jo bedre.

7. Overholdelse er ikke en bonus - det er et must

Du kender allerede presset fra reglerne om fødevaresikkerhed. Din lagerstyringssoftware skal hjælpe dig med at overholde reglerne - ikke give dig problemer under en tilbagekaldelse eller inspektion.

Du vil gerne have funktioner som:

• Batch- og partisporing

• Revisionsklar rapportering

• Sporbarhed af leverandører

• Etiketter til allergener, produktionsdatoer eller certificeringer

Du får ikke ekstra kredit for at opfylde standarderne for fødevaresikkerhed. Men at komme til kort? Det bliver hurtigt rigtig dyrt.

8. Enkel nok til, at personalet rent faktisk kan bruge den

Dette er måske den mest oversete funktion af alle.

Et værktøj kan have alverdens klokker og fløjter - men hvis dine medarbejdere ikke bruger det, er det bare endnu et abonnement, der dræner dit budget.

Kig efter software, der er:

• Ren og nem at navigere i

• Bygget med din type virksomhed i tankerne

• Støttes af solid kundesupport (live chat er en gevinst)

• Hurtig at træne nyansatte i

Husk: Det handler ikke om, hvor "avanceret" værktøjet er. Det handler om, hvor godt det passer ind i din faktiske arbejdsgang.

Spørgsmålet om omkostninger: Betaler du for meget eller underinvesterer du?

Her er sandheden: Noget software er for dyrt i forhold til, hvad det gør. Andre ser billige ud på overfladen, men mangler funktioner, som du får brug for inden for få måneder.

Hvad er værd at betale for?

• Sparer tid hver uge

• Færre fejl i lagerbeholdningen

• Reduceret spild eller tabt lager

• Bedre marginer gennem præcise indkøb

Det handler ikke kun om prisen. Det handler om, hvad softwaren rent faktisk giver tilbage til din virksomhed.

Afsluttende tanker: Vælg software, der fungerer som en holdkammerat

Du har ikke brug for en mirakelløsning. Du har brug for noget pålideligt. Noget, der hjælper, ikke hæmmer.

At vælge den rigtige software til lagerstyring af mad og drikkevarer handler om mere end funktioner på en tjekliste. Det handler om, hvor godt det passer ind i din rytme, hvor hurtigt dit personale kan komme om bord, og hvor sikkert du kan træffe beslutninger baseret på det, det viser dig.

Der er ingen perfekt løsning. Men der er en, der passer til dig.

Og at finde den? Det er indsatsen værd