Udfordringer med likviditetsprognoser, der er unikke for byggeriet, og hvordan man løser dem

Introduktion

Billede: Entreprenører inspicerer fremskridt på byggepladsen | Kilde: Freepik

Alle entreprenører ved, hvor hurtigt et projekt, der ser lovende ud på papiret, kan belaste bankkontoen. Underentreprenører forventer betaling, leverandører vil have kontanter på forhånd, og lønninger skal betales, uanset hvornår kunden frigiver midlerne. For mange entreprenører er den virkelige udfordring ikke at færdiggøre arbejdet, men at holde pengestrømmen i gang, mens de udfører det.

Pålidelige prognoser for pengestrømme i byggebranchen hjælper med at opdage problemer, før det viser sig på bankkontot. Med software til pengestrømme i byggebranchen får entreprenører realtidsindsigt i kontanter, udgifter og hvad der er nødvendigt for at holde kursen.

Billede: Oversigt over pengestrømsfordeling på CashFlow Frog | Kilde: cashflowfrog.com

Kompleksiteten af byggeprojekter og dens indvirkning på pengestrømmen

Hvert byggeprojekt er underlagt sine egne udfordringer. En bro, en skole eller et boligkompleks følger hver sin tidsplan og betalingsstruktur. Selv små tilbageslag som forsinkede tilladelser eller leveringsforsinkelser kan forstyrre likviditetsplanlægningen.

Forskellige kontrakttyper påvirker pengestrømmen:

• Cost-plus-kontrakter knytter betalinger til omhyggelig dokumentation. Hver arbejdstime, leje og materialekøb skal understøttes af kvitteringer og daglige logbøger. En enkelt manglende leveringsseddel kan forsinke en hel betalingsansøgning.
• Design-build-kontrakter strømliner kommunikationen mellem design og byggeri, men kræver streng økonomisk disciplin. Enhver designændring eller prisfejl lander direkte på entreprenørens balance.

Uforudsigelige betalingscyklusser og kundernes adfærd

Betalinger i byggebranchen følger sjældent et mønster. Arbejdet skrider frem, men papirarbejdet halter bagefter. Selv når milepæle nås, tager godkendelser tid, hvilket betyder, at midlerne holdes tilbage, mens hver nye dag øger omkostningerne.

Offentlige myndigheder behandler betalinger langsomt, og private udviklere udsætter betalinger, indtil finansieringen er på plads. Underleverandører, der er bundet af "pay-when-paid"-klausuler, er de første, der mærker presset. En udskudt betaling kan få ringvirkninger for flere projekter og leverandører.

Ved at fastsætte betalingsplaner og gennemgangsfrister skriftligt holdes begge parter ansvarlige. Ugentlige gennemgange af udestående fakturaer hjælper med at identificere kunder, hvis betalinger er forsinkede.

Arbejdsomkostninger og personaleudfordringer

Arbejdsomkostningerne ændrer sig konstant. Et byggeprojekt kan starte med et lille team og hurtigt udvides. Forudsigelse af arbejdsbehov kræver daglig koordinering mellem marken og økonomiafdelingen.

Arbejdskraftmangel driver lønningerne i vejret, og presset på tidsplanen tvinger medarbejderne til at arbejde over. Et par intense uger med overarbejde kan skubbe lønudgifterne langt over de forventede grænser.

Daglig tidsregistrering og gennemgang af tidligere produktivitet hjælper med at lave mere nøjagtige prognoser. At medtage en beskeden reserve i arbejdsbudgettet afbøder pludselige stigninger.

Udstyrs- og ressourcehåndtering

Tungt udstyr øger produktiviteten, men dræner likviditeten, når det står stille. En kran, der står ubrugt hen, koster stadig penge, og reparationer i travle perioder tærer hurtigt på de disponible midler.

At eje maskiner medfører langsigtede udgifter som opbevaring og vedligeholdelse. Når udstyr flyttes mellem forskellige steder, bliver det svært at fordele omkostningerne korrekt. Ved at registrere brugen og planlægge vedligeholdelse inden kritiske arbejdsfaser kan omkostningerne holdes forudsigelige. At vurdere, om man skal leje eller købe ud fra de samlede driftsomkostninger, hjælper med at opretholde den økonomiske stabilitet.

Projektændringsordrer og justeringer af omfang

Ændringsordrer forstyrrer selv veladministrerede budgetter. Designændringer, kundeanmodninger eller uventede forhold på stedet medfører ofte nye udgifter, inden ekstra betalinger godkendes.

En væsentlig ændring til en værdi af hundreder af tusinder kan tage uger at få godkendt. Arbejdet fortsætter, mens likviditeten strammes. En klar proces til dokumentation og godkendelse af ændringer hjælper finansafdelingerne med hurtigt at opdatere prognoserne. At have en lille reserve til variationer beskytter likviditeten, når der sker justeringer midt i projektet.

Billede: Prognosescenarie-funktion på CashFlow Frog | Kilde: cashflowfrog.com

Værktøjer og teknikker til at forbedre prognosens nøjagtighed

Gamle data fører til dyre fejl. Nøjagtige prognoser afhænger af integrerede værktøjer, herunder planlægningsplatforme, indkøbssporingssystemer og regnskabssystemer, der opdateres i realtid, så de finansielle data afspejler arbejdet, mens det udføres.

Centraliserede dashboards viser live ændringer i omkostninger, tidsplaner og fremskridt i hvert projekt. Med denne synlighed kan projektledere øjeblikkeligt finjustere prognoserne for byggeprojektets pengestrømme og foretage justeringer, inden små problemer bliver til likviditetsproblemer.

Gennem scenarieplanlægning og historiske datarapporter i cashflow-software til byggebranchen som CashFlow Frog er det lettere at forbinde den aktuelle performance med fremtidige økonomiske resultater.

Finansstyringen af byggeprojekter forbedres, når alle teams er involveret. Byggeledere forstår de aktuelle udgifter, mens finansafdelingerne styrer timingen. Når afdelinger deler data, afspejler prognoserne virkeligheden, og midlerne flyttes derhen, hvor der er mest brug for dem, hvilket reducerer risikoen for afbrydelser.

Konklusion

Prognoser for pengestrømme i byggebranchen kræver konsistens og kommunikation. Komplekse projekter, uregelmæssige betalinger, stigende lønomkostninger og designændringer har alle indflydelse på den økonomiske sundhed.

Virksomheder, der holder orden og opdaterer prognoserne regelmæssigt, har bedre kontrol over deres ressourcer. Pålidelige prognoser sikrer, at lønninger bliver betalt, leverandører har tillid, og arbejdet fortsætter.

For entreprenører, der er klar til at komme foran likviditetsudfordringerne, forvandler Cash Flow Frog finansstyringen af byggeprojekter til et system, der sporer, forudsiger og beskytter din likviditet.

Hvad har hjulpet dig med at holde pengestrømmen i gang mellem milepælene? Fortæl os mere i kommentarerne.