Hvad manuelle processer koster virksomheder over tid

Introduktion

For bare 500 år siden var det meste af det arbejde, der blev udført af mennesker, manuelt. For at plante afgrøder eller bygge et hus måtte mange mennesker bruge deres fysiske styrke i lange perioder. Dette resulterede i langsom økonomisk vækst og en ret lav levestandard. Livet i år 1500 lignede meget mere livet i år 500 eller 1000 end livet i år 2026. Hvad gør vores år så specielt? Automatisering.

Hvor det meste arbejde tidligere skulle udføres af mennesker alene, får vi nu hjælp af et stort antal maskiner. Vi genererer energi ved at udnytte vores viden om fysik. Vi kan løse komplekse matematiske problemer, som det ville tage mennesker år at beregne, på få dage ved hjælp af supercomputere. Kort sagt er vores styrke nu forøget af et stort antal værktøjer, der ikke kun gør os stærkere (som en hammer i hænderne på en bygningsarbejder), men også udfører det meste af det tidligere manuelle arbejde for os. Virksomheder var pionerer i denne hurtige overgang til innovation og fortsætter med at drive den frem. I denne artikel vil vi diskutere, hvor dyre manuelle processer kan være for virksomheder over tid, og hvorfor automatisering altid er den bedste løsning i langsigtede scenarier.

Den aktuelle digitale revolution har ført til fremkomsten af flere produkter af høj kvalitet, der gør automatisering mulig. For eksempel giver Make.com-appudvikling virksomheder mulighed for at sammenkoble flere digitale aspekter af deres drift og reducere afhængigheden af manuelle konfigurationer. Andre vigtige tjenester omfatter værktøjer som Zapier, Bubble og Webflow. Mulighederne for automatisering har aldrig været så lette at få adgang til.

Ikke desto mindre har de foregående 20 år budt på flere eksempler på store virksomheder eller veletablerede små og mellemstore virksomheder, der er gået konkurs på grund af deres afhængighed af manuelle processer. Lad os se på nogle af disse eksempler og forsøge at finde årsagerne til disse problemer.

I dag er Amazon næsten synonymt med detailhandel. De fleste amerikanere køber bærbare computere, tøj og mange andre produkter der. I år 2000 var dette ikke tilfældet. Mange mennesker over hele verden var afhængige af lokale butikker eller mellemstore detailbrands. Virkelig store detailbrands, der tilbød "alt", var ret sjældne. Så hvad ændrede sig? Detailvirksomheder var tidligere afhængige af manuelt arbejde. De havde et stort antal detailbutikker, som skulle drives af et stort antal medarbejdere. Logistikken var også meget vanskelig at administrere: Det var nødvendigt at tilbyde et mere eller mindre afbalanceret udvalg af varer på alle lokationer for at imødekomme ikke kun den generelle efterspørgsel, men også nicheefterspørgslen. Postordrelister skulle oprettes manuelt, udskrives og krævede en stor arbejdsstyrke til at administrere ordrer. Alt dette påvirkede detailpriserne. Processen med at sælge varer krævede en masse manuelt arbejde.

Derefter kom Amazon og ændrede spillereglerne fuldstændigt ved at skifte fra fysiske butikker til online markedspladser, hvor brugerne ikke kun kunne vælge mellem lokale varer, men også varer, der var tilgængelige i hele deres hjemland (og endda i udlandet). Derefter begyndte Amazon at indføre store innovationer inden for lagerlogistik, optimere leveringstider og produktlagre for at minimere omkostningerne for slutbrugerne ved hjælp af robotter og smarte algoritmer. Som følge af den stigende popularitet af onlineforhandlere (ud over Amazon omfatter de store aktører Walmart og eBay) er fysiske detailbutikker ikke længere mainstream. De fungerer fortsat godt i bestemte nicher som fødevare- eller tøjdetailhandel, men bliver stadig mere irrelevante i andre sektorer. Automatisering via internetteknologier, logistikalgoritmer og robotteknologi har fuldstændig ændret den måde, vi køber ting på. Mange ældre detailhandlere stolede på manuelle processer, der var etableret i deres sektor, og mistede derfor deres markedsandele eller gik endda konkurs.

Der er mange andre tilfælde, hvor lignende processer har fundet sted. For eksempel har Netflix og andre streaming-/video-on-demand-tjenester i vid udstrækning erstattet tv og filmudlejning blandt de yngre generationer. De kombinerer brugerindflydelsen (brugerne kan vælge, hvilke film de vil se) fra udlejningstjenester, der kræver fysiske fysiske butikker, med en strømlinet tv-lignende oplevelse, der er baseret på automatiserede anbefalingsalgoritmer, som nu er forbedret med AI. Lignende processer fandt sted inden for transport, logistik og endda fast ejendom. Automatisering via internettet eller tidligere via komplekse industrielle maskiner (f.eks. robotsystemer til bilmontering) resulterer altid i tilbagegang for virksomheder, der er afhængige af manuelle processer. I de tilfælde, vi har skitseret, kan dette føre til dramatiske tilbagegang i hele sektorer. I andre tilfælde kan manuelle processer have en negativ indvirkning på bestemte afdelinger uden at forstyrre hele virksomheden (f.eks. hvis en innovativ producent er afhængig af manuelle processer inden for marketing).

Hvorfor sker dette så ofte set fra et historisk perspektiv? Hvorfor beholder så mange virksomheder manuelle processer frem for automatisering på trods af de tilsyneladende åbenlyse fordele? En af hovedårsagerne er manglen på øjeblikkelig feedback. Automatisering kræver indledende investeringer, der kan betale sig i løbet af flere år. Processen med at øge den manuelle arbejdsstyrke for at fremme virksomhedens vækst er hurtigere og nemmere på kort sigt. Når automatiserede processer, der er indført af konkurrenter, efter nogen tid bliver rentable, kan de stigende investeringer i udvidelsen af den manuelle arbejdsstyrke imidlertid have en uventet negativ effekt, der fører til betydelige ressourcetab på grund af overbelastning. Endnu vigtigere er det, at det ikke altid er indlysende, hvilken automatiseringsmetode der giver de bedste fordele. Derfor virker beslutningen om at fokusere på en simpel udvidelse af eksisterende processer ofte fristende.

Dette problem med forsinkede fordele, som har ført til dramatiske ændringer for mange virksomheder i løbet af de sidste 200 år, bliver mindre og mindre relevant. Innovationer baseret på digitale teknologier og AI er ofte så kraftfulde og omkostningseffektive, at de kan give betydelige fordele på relativt kort tid (for eksempel et eller to år). Hvis valget mellem automatisering og ikke-automatisering tidligere ikke altid var indlysende på grund af den langsommere teknologiske udvikling, bliver det i dag stadig mere klart: En arbejdsstyrke, der er forbedret med automatiserede værktøjer, er i langt de fleste tilfælde bedre end en, der er afhængig af manuelt arbejde. Her er nogle teknologier, der kan hjælpe de fleste virksomheder (listen er ikke udtømmende): LLM'er, websteder med algoritmer af høj kvalitet til ordrebehandling og digitale regnskabsløsninger.

Sammenfattende viser historiske erfaringer, at automatisering er den bedste fremgangsmåde for de fleste virksomheder på markedet på lang sigt. Manuelle processer synes ofte lettere at implementere og billigere på kort sigt, men de taber næsten altid til automatisering, selv inden for et årti. En af de mest effektive retninger for automatisering i dag er softwareudvikling. Computerteknologier forbedrer manuelle processer over hele kloden. Fremkomsten af no-code- og low-code-teknologier og udviklingspartnere som Keenethics, der ved, hvordan man bruger denne teknologi, indikerer, at denne proces kun vil fortsætte med at accelerere. Vi nærmer os en æra, hvor automatisering vil blive allestedsnærværende.