3 consejos para que la externalización de la entrada de datos sea más eficaz

Introducción

Aunque la introducción de datos pueda parecer una tarea menor, la eficacia operativa de su organización depende de ella. Le ayuda a mantener información sobre las operaciones de la organización, lo que le permite tomar decisiones informadas, planificar estrategias y posibilitar el crecimiento empresarial.

La introducción de datos es realmente importante para el éxito de la empresa, y toda organización debe centrarse en la introducción de datos precisos. Sin embargo, es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo, y es posible que su equipo actual no disponga del ancho de banda necesario para llevarla a cabo. En este caso, los servicios externalizados de gestión de datos pueden ayudar a aliviar la carga. Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo elegir la adecuada? El siguiente artículo habla de tres estrategias que harán más eficaz la externalización de la entrada de datos.

¿Qué incluyen los servicios externalizados de introducción de datos?

Externalizar las tareas de introducción de datos significa contratar a un proveedor de servicios externo para que se encargue de la introducción de datos de su organización. Estos profesionales mantienen información esencial sobre las operaciones de su organización y agilizan la gestión de datos.

Aunque no formen parte del equipo interno de su organización, realizan todas las tareas relacionadas con la introducción de datos. Entre sus servicios se incluyen los siguientes:

• Introducir la información de la organización en la base de datos, hojas de cálculo o sistemas CRM.
• Transcripción de archivos de audio a formatos de texto.
• Tramitar las facturas, pedidos, formularios o solicitudes.
• Conversión de copias impresas de distintos documentos en copias electrónicas.

Cuando solicite ayuda a una empresa de externalización, ésta empleará a un equipo de expertos en introducción de datos para su organización. El equipo tiene mucha experiencia y está equipado con las herramientas necesarias para manejar grandes cantidades de datos.

Al externalizar las tareas de introducción de datos, puede reunir a diferentes talentos de todo el mundo para que se encarguen de algunas de las operaciones esenciales de su organización, y lo mejor es que no tiene que proporcionarles ninguna prestación laboral.

Estrategias para que la externalización de la entrada de datos sea más eficaz

Externalizar la introducción de datos tiene muchas ventajas. Pero, ¿cómo se puede conseguir que sea más eficaz? Averigüémoslo en la sección siguiente:

1. Examine la seguridad de sus datos

La seguridad de los datos es imprescindible para cualquier organización. Si externaliza su tarea de introducción de datos, lo más probable es que le preocupe que un tercero acceda a sus datos privados y sensibles y los procese. Si no te informas sobre las necesidades de seguridad específicas del proveedor de servicios, puedes poner en riesgo tu información sensible y la confidencialidad de los datos.

Identifique el nivel de seguridad de los datos que requiere su organización y discútalo con el proveedor de servicios. Analice también su configuración de seguridad actual. Si piensas proporcionarles tus herramientas internas, asegúrate de evaluar sus capacidades de gestión de datos sensibles.

2. Aplicar un contrato claro

Si establece un contrato transparente con su proveedor de servicios, en el que se especifiquen las normas de protección de datos y cumplimiento de la normativa que debe seguir, se asegura una comunicación clara sobre las normas de seguridad de su organización.

Para reducir los riesgos de ciberseguridad, también hay que incluir una cláusula de protección de datos en el contrato. El acuerdo debe ser lo más exhaustivo posible, mencionando los procedimientos que deben seguir para garantizar la seguridad de los datos.

3. Calcule cuidadosamente su ROI

La mayoría de las organizaciones optan por externalizar sus tareas de introducción de datos porque quieren reducir sus costes operativos. Por eso, cuando contrate a un equipo de profesionales, cuantifique los beneficios que le aportan. Los beneficios incluirán ventajas monetarias y no monetarias, que van desde el aumento de la satisfacción del cliente, la mejora del flujo de caja, la reducción de los ingresos y mucho más.

Compare los beneficios con su inversión para determinar su ROI. Si el proceso de externalización produce un ROI satisfactorio, está en la dirección correcta. Sin embargo, si no es así, necesita investigar más para encontrar un servicio que le proporcione un retorno de la inversión satisfactorio.

Conclusión

La introducción de datos es una tarea esencial que implica manejar información sensible sobre las operaciones de su organización y organizarla sistemáticamente. Sin embargo, también es tediosa y requiere mucho tiempo. De ahí que la externalización sea la mejor opción para su empresa.

Pero recuerde, si quiere sacar el máximo partido de la externalización de su tarea de introducción de datos, tiene que contratar a un proveedor de servicios de confianza que esté equipado para cumplir las normas de seguridad de su organización.