Cómo elegir el software de gestión de inventarios de alimentos y bebidas adecuado: Características importantes

Introducción

Seamos sinceros. Dirigir un negocio de alimentación -ya sea un restaurante, una marca de aperitivos o una unidad de producción a gran escala- puede parecer a veces como hacer malabarismos con una mano mientras se apagan fuegos con la otra.

¿Y el inventario?

A menudo es ahí donde empieza el incendio.

Ya se trate de productos frescos que se estropean antes de que pueda venderlos o de localizar el origen de un error de envasado, los sistemas de inventario deficientes pueden costarle más que dinero. Le hacen perder tiempo, provocan la frustración del personal y, lo que es peor, pueden minar la confianza de sus clientes.

Ahí es donde el software adecuado de gestión de inventarios de alimentos y bebidas marca una gran diferencia.

Pero con las docenas de opciones que existen, ¿cómo saber qué buscar? ¿Cómo separar lo que es realmente útil de lo que es puro marketing?

Vamos a resolverlo juntos, sin palabras de moda.

Por qué el inventario es más importante que nunca

El inventario no es sólo "existencias en los estantes". Son sus ingredientes, sus materiales de producción, sus productos acabados. Y todo se mueve con rapidez: llega, se utiliza, se reenvasa, se envía, se devuelve o se desecha.

Si confía en métodos manuales o en un software creado para otro tipo de negocio, es probable que se encuentre con:

• Desperdicios que podrías haber evitado

• Quedarse sin ingredientes en el peor momento

• Pedidos excesivos para "ir sobre seguro".

• Errores que se vuelven en su contra durante las auditorías

Nadie tiene tiempo para eso.

Lo que necesita es un sistema que le dé claridad. Uno que te permita saber qué hay, cuánto durará y qué hay que hacer, sin complicar las cosas.

Hablemos de lo que realmente importa

Olvídese de la palabrería comercial. Estas son las características que marcan una verdadera diferencia en las operaciones diarias.

1. Inventario que se actualiza mientras trabaja

Imagine comprobar sus existencias y saber que están actualizadas al 100%. No es una suposición aproximada. No una cifra de ayer. Sino lo que hay exactamente en sus congeladores, frigoríficos o almacenes secos en este momento.

El seguimiento del inventario en tiempo real debe:

• Mostrar recuentos en tiempo real en varias ubicaciones

• Refleje el uso de las ventas o la producción al instante

• Le ayuda a detectar las discrepancias a tiempo, antes de que se conviertan en una bola de nieve.

• Trabajar sin problemas con el escaneado de códigos de barras o herramientas móviles

No se trata de perfección. Se trata de tener un sistema que le diga lo que está pasando mientras está pasando.

2. Seguimiento de la caducidad sin perder el ritmo

Las empresas de alimentación y bebidas no se limitan a almacenar artículos, sino que los almacenan con un reloj encima.

Un buen software le permite anticiparse al deterioro:

• Marcar los artículos que están a punto de caducar

• Sugerir qué usar o vender primero

• Ayudar a su equipo a rotar correctamente las existencias

• Registrar la información de caducidad desde el momento en que se recibe

Se acabaron las notas adhesivas en los envases. Se acabó adivinar qué palé de queso va primero.

3. Recetas sincronizadas con el inventario

Tanto si elabora salsas para pasta, bebidas embotelladas o sándwiches preenvasados, su sistema de inventario debe saber qué contienen sus productos.

Esto significa que puede hacerlo:

• Vincular los ingredientes a cada elemento del menú o producto

• Reducir las existencias de materias primas a medida que se elaboran los productos

• Prever lo que necesitará en función de las ventas

• Actualice los costes automáticamente cuando cambien los precios de los proveedores

Es un gran ahorro de tiempo -y ajusta la precisión de una manera que el seguimiento manual nunca podría.

4. Acceso móvil y compatibilidad con códigos de barras

Seamos realistas: arrastrar al personal a un escritorio cada vez que necesitan comprobar las existencias es un asesino de la productividad.

Las herramientas móviles y el escaneado de códigos de barras ayudan a su equipo:

• Contar el inventario más rápidamente

• Reciba las entregas con menos errores

• Detecte y solucione los problemas en el acto

• Permanezca en la planta en lugar de perseguir el papeleo

Usted quiere que su personal se centre en la comida, no en luchar contra el sistema.

5. Sugerencias de compra inteligentes (porque ya tiene bastante en qué pensar)

Quedarse sin ingredientes lo echa todo a perder. ¿Pedir demasiado? Eso es dinero tirado a la basura.

Un sistema inteligente no se limita a esperar a que usted reaccione. Ve las tendencias y te ayuda a planificar.

Características a tener en cuenta:

• Pedidos de compra automatizados basados en puntos de pedido

• Previsiones que se ajustan a la estacionalidad o las promociones

• Seguimiento del rendimiento de los proveedores

• Un lugar central para gestionar pedidos, recibos y devoluciones

Es como tener un segundo par de ojos en sus compras, sin el sueldo.

6. Sincronización con las herramientas existentes

El inventario no vive en una burbuja. Está conectado con sus ventas, sus finanzas y sus informes.

Si su software no puede hablar con:

• Su sistema de punto de venta (TPV)

• Su plataforma de contabilidad (como Xero, QuickBooks o MYOB)

• Sus pedidos en línea o comercio electrónico

• Sus proveedores o su almacén

...se quedará atascado haciendo doble entrada. Y seamos realistas, nadie necesita más de eso.

Busque un software que se integre fácilmente. Cuantos menos clics, mejor.

7. El cumplimiento no es una ventaja, es una obligación

Ya conoce la presión de las normativas de seguridad alimentaria. Su software de inventario debe ayudarle a cumplir la normativa, no dejarle desamparado durante una retirada o inspección.

Usted querrá características como:

• Seguimiento de lotes

• Informes listos para auditoría

• Trazabilidad de proveedores

• Etiquetas para alérgenos, fechas de producción o certificaciones

No se obtiene crédito extra por cumplir las normas de seguridad alimentaria. ¿Pero quedarse corto? Eso sale muy caro, muy rápido.

8. Suficientemente sencillo para que el personal lo utilice realmente

Esta puede ser la característica más olvidada de todas.

Una herramienta puede tener todas las ventajas y desventajas del mundo, pero si su personal no la utiliza, no es más que otra suscripción que se lleva su presupuesto.

Busque un software que sea:

• Limpio y fácil de navegar

• Diseñado pensando en su tipo de negocio

• Respaldada por un sólido servicio de atención al cliente (el chat en directo es una ventaja)

• Rápida formación de los nuevos empleados

Recuerde: no se trata de lo "avanzada" que sea la herramienta. Se trata de lo bien que encaja en su flujo de trabajo real.

La cuestión del coste: ¿Está pagando de más o invirtiendo de menos?

Esta es la verdad: algunos programas tienen un precio excesivo para lo que hacen. Otros parecen baratos a primera vista, pero carecen de funciones que necesitará dentro de unos meses.

¿Por qué merece la pena pagar?

• Ahorro de tiempo semanal

• Menos errores de inventario

• Reducción del deterioro o pérdida de existencias

• Mejores márgenes gracias a la precisión en las compras

No se trata sólo del precio. Se trata de lo que el software realmente aporta a su empresa.

Reflexiones finales: Elija un software que trabaje como un compañero de equipo

No necesita una solución milagrosa. Necesita algo fiable. Algo que ayude, no que entorpezca.

Elegir el software de gestión de inventario de alimentos y bebidas adecuado es algo más que las características de una lista de comprobación. Se trata de lo bien que se adapta a su ritmo, la rapidez con la que su personal puede incorporarlo y la confianza con la que puede tomar decisiones basándose en lo que le muestra.

No existe la opción perfecta. Pero hay una que es adecuada para usted.

¿Y encontrarla? Merece la pena el esfuerzo