Retos de la previsión de tesorería propios de la construcción y cómo resolverlos

Introducción

Imagen: Contratistas inspeccionando el progreso in situ | Fuente: Freepik

Todos los contratistas saben lo rápido que un proyecto que parece exitoso sobre el papel puede agotar la cuenta bancaria. Los subcontratistas esperan el pago, los proveedores quieren el dinero por adelantado y hay que pagar las nóminas independientemente de cuándo el cliente libere los fondos. Para muchos contratistas, el verdadero reto no es terminar el trabajo, sino mantener el flujo de caja mientras lo hacen.

Una previsión fiable del flujo de caja de la construcción ayuda a detectar los problemas antes de que se reflejen en el saldo bancario. Con el software de flujo de caja para la construcción, los contratistas obtienen información en tiempo real sobre el efectivo, los gastos y lo que se necesita para mantener el rumbo.

Imagen: Resumen del desglose del flujo de caja en CashFlow Frog | Fuente: cashflowfrog.com

La complejidad de los proyectos de construcción y su impacto en el flujo de caja

Cada proyecto de construcción opera bajo su propio conjunto de presiones. Un puente, una escuela o un complejo de viviendas siguen un calendario y una estructura de pagos diferentes. Incluso pequeños contratiempos, como retrasos en la concesión de permisos o en las entregas, pueden alterar el calendario de tesorería.

Los diferentes tipos de contratos afectan al flujo de dinero:

• Los contratos de coste más beneficio vinculan los pagos a una documentación meticulosa. Cada hora de trabajo, alquiler y compra de material debe estar respaldada por recibos y registros diarios. La falta de un solo albarán de entrega puede retrasar toda una solicitud de pago.
• Los contratos de diseño y construcción agilizan la comunicación entre el diseño y la construcción, pero exigen una estricta disciplina financiera. Cualquier revisión del diseño o error en el precio recae directamente en el balance del contratista.

Ciclos de pago impredecibles y comportamiento de los clientes

Los pagos en la construcción rara vez siguen un patrón. El trabajo avanza, pero el papeleo se retrasa. Incluso cuando se alcanzan los hitos, las aprobaciones llevan tiempo, lo que deja los fondos en espera mientras cada nuevo día aumenta el coste.

Los organismos públicos procesan los pagos lentamente y los promotores privados se retrasan hasta que llega la financiación. Los subcontratistas vinculados a cláusulas de «pago cuando se paga» son los primeros en sufrir la presión. Un pago aplazado puede repercutir en varios proyectos y proveedores.

Establecer por escrito los calendarios de pago y los plazos de revisión hace que ambas partes se responsabilicen. Las revisiones semanales de las facturas pendientes ayudan a identificar a los clientes cuyos pagos se están retrasando.

Costes laborales y retos de personal

Los gastos de mano de obra cambian constantemente. Una obra puede comenzar con un equipo reducido y expandirse rápidamente. Prever las necesidades de mano de obra requiere una coordinación diaria entre el equipo de campo y la oficina financiera.

La escasez de mano de obra hace que los salarios suban, y la presión de los plazos obliga a los equipos a trabajar horas extras. Unas pocas semanas intensas de horas extras pueden hacer que la nómina supere con creces los límites previstos.

El seguimiento diario del tiempo y la revisión de la productividad pasada ayudan a realizar previsiones más precisas. Incluir una modesta contingencia en los presupuestos de mano de obra amortigua los aumentos repentinos.

Gestión de equipos y recursos

La maquinaria pesada impulsa la productividad, pero agota el efectivo cuando está inactiva. Una grúa que no se utiliza sigue costando dinero, y las reparaciones durante los periodos de máxima actividad reducen rápidamente los fondos disponibles.

La propiedad de maquinaria conlleva gastos a largo plazo, como el almacenamiento y el mantenimiento. Cuando los equipos se desplazan entre diferentes emplazamientos, resulta difícil asignar los costes correctamente. El seguimiento del uso y la programación del mantenimiento antes de las fases críticas del trabajo permiten mantener los costes previsibles. Evaluar si conviene alquilar o comprar en función de los costes operativos totales ayuda a mantener la estabilidad financiera.

Órdenes de cambio del proyecto y ajustes del alcance

Las órdenes de cambio alteran incluso los presupuestos bien gestionados. Las revisiones de diseño, las solicitudes de los clientes o las condiciones inesperadas de la obra suelen generar nuevos gastos antes de que se aprueben los pagos adicionales.

Un cambio de material por valor de cientos de miles de dólares puede tardar semanas en aprobarse. El trabajo continúa mientras el efectivo se reduce. Un proceso claro para documentar y aprobar los cambios ayuda a los equipos financieros a actualizar rápidamente las previsiones. Mantener una pequeña reserva para variaciones protege la liquidez cuando se producen ajustes a mitad del proyecto.

Imagen: Función de escenario de previsión en CashFlow Frog | Fuente: cashflowfrog.com

Herramientas y técnicas para mejorar la precisión de las previsiones

Los datos antiguos dan lugar a errores costosos. La precisión de las previsiones depende de herramientas integradas, como plataformas de programación, sistemas de seguimiento de compras y sistemas de contabilidad que se actualizan en tiempo real, de modo que los datos financieros reflejen el trabajo tal y como se desarrolla.

Los paneles de control centralizados muestran los cambios en tiempo real en los costes, los calendarios y el progreso de cada proyecto. Con esa visibilidad, los responsables de los proyectos pueden perfeccionar al instante las previsiones de flujo de caja de la construcción, realizando ajustes antes de que los pequeños problemas se conviertan en cuellos de botella de tesorería.

Mediante la planificación de escenarios y los informes de datos históricos en software de flujo de caja para la construcción como CashFlow Frog, es más fácil conectar el rendimiento actual con los resultados financieros futuros.

La gestión financiera de los proyectos de construcción mejora cuando todos los equipos se mantienen involucrados. Los jefes de obra comprenden el gasto actual, mientras que los equipos financieros gestionan los plazos. Cuando los departamentos comparten datos, las previsiones reflejan la realidad y los fondos se destinan donde más se necesitan, lo que reduce el riesgo de interrupciones.

Conclusión

La previsión del flujo de caja en la construcción exige coherencia y comunicación. Los proyectos complejos, los pagos irregulares, el aumento de los costes laborales y los cambios de diseño influyen en la salud financiera.

Las empresas que se mantienen organizadas y actualizan sus previsiones con regularidad mantienen un mejor control de sus recursos. Unas previsiones fiables garantizan el pago de los salarios, la confianza de los proveedores y la continuidad del trabajo.

Para los contratistas que están preparados para adelantarse a los retos de tesorería, Cash Flow Frog convierte la gestión financiera de los proyectos de construcción en un sistema que realiza un seguimiento, predice y protege su flujo de caja.

¿Qué le ha ayudado a mantener el flujo de caja entre hitos? Cuéntenoslo en los comentarios.