Fax en línea: El manual completo para equipos digitales

Introducción

Probablemente, su equipo utilice Notion, se comunique a través de Discord y no haya tocado una impresora en meses. Sin embargo, según un informe de 2024, el 17 % de las empresas de todo el mundo sigue utilizando el fax. (1)

El sector sanitario, por ejemplo, sigue enviando un gran volumen de documentos, con informes que registran hasta 9000 millones de faxes enviados solo en 2020. Los equipos jurídicos también envían contratos por fax. Los agentes inmobiliarios envían por fax los contratos de compraventa, mientras que los asesores financieros envían por fax la documentación de los clientes. Esto se debe a que la normativa hace que el fax sea la vía más fácil. (2)

Dicho esto, ya nadie se queda delante de una máquina. Los servicios de fax online lo gestionan todo de forma digital, lo que significa que su equipo puede trabajar con el fax sin volverse loco. Aquí tiene una guía completa sobre cómo funciona.

Cómo funciona el fax online

Las máquinas de fax tradicionales convertían los documentos en señales de audio y los enviaban a través de las líneas telefónicas. No era un proceso muy favorable, ya que requería hardware específico, se producían atascos de papel y señales de ocupado.

El fax online mantiene el mismo protocolo de transmisión, pero elimina todo lo demás. Cuando envías un fax online con eFax, estás subiendo un archivo digital a un servicio que lo convierte al formato adecuado. A continuación, envía el documento a través de servidores de fax y lo entrega al número de fax del destinatario. Si alguien te envía un fax, aparecerá como un PDF en tu correo electrónico o a través de un portal web.

No se necesitan líneas telefónicas, máquinas ni papel (a menos que desee imprimirlo).

Pero la seguridad es tan atractiva como la comodidad en este caso. Los servicios de fax online seguros utilizan el cifrado de datos Advanced Encryption Standard (AES) de 256 bits para la transmisión. Según los expertos en tecnología, este algoritmo es el más fuerte entre todos. Sus archivos permanecen cifrados mientras se transfieren y almacenan, lo que satisface la parte de cumplimiento normativo de la empresa. (3)

Elegir un servicio

Para elegir el más adecuado para su equipo, evalúe si su sistema se integra con el que ya está utilizando. Si su equipo utiliza Google Drive y Microsoft Office, su servicio de fax debe funcionar directamente con esas herramientas. De lo contrario, los usuarios tendrán que descargar los archivos, subirlos a otro lugar y usted habrá añadido pasos en lugar de eliminarlos.

También debe tener en cuenta la capacidad de volumen. La mayoría de los servicios tienen límites mensuales de páginas. Si los supera, tendrá que pagar tarifas por exceso de uso que se acumulan rápidamente. Por lo tanto, calcule el volumen que necesita y añada un 30 % de contingencia.

A continuación, pregunta si tienen aplicaciones móviles. Dado que más del 60 % del tráfico web proviene de dispositivos móviles, tu equipo también necesita enviar y recibir faxes desde sus teléfonos con la misma facilidad que desde un ordenador de sobremesa. Si la experiencia móvil es complicada, la gente pospondrá el envío de faxes hasta que estén en su escritorio, lo que frustra el objetivo. (4)

El tipo de número de teléfono también es importante. Los números locales parecen más accesibles, mientras que los números de fax gratuitos pueden aumentar las tasas de respuesta cuando se solicitan documentos a los clientes. Esto se debe a que la gente sigue asociando los números gratuitos con empresas legítimas. Si trabajas a nivel internacional, necesitas un servicio con cobertura internacional real.

Funciones que cambian su forma de trabajar

Las modernas herramientas de fax digital transforman la gestión de documentos en un proceso optimizado y basado en datos. A continuación se presentan las funciones que se integran directamente en su entorno digital existente para aumentar la velocidad y la precisión.

• Firmas digitales: omita por completo el ciclo de imprimir, firmar y escanear. Los miembros del equipo pueden aplicar firmas digitales directamente a los documentos, manteniendo todo el flujo de trabajo dentro del entorno digital.
• Funciones de fax a correo electrónico: los mejores servicios pueden analizar los faxes entrantes, extraer información clave y enviar los documentos en función de su contenido.
• Información basada en la inteligencia artificial: las herramientas empresariales modernas analizan los patrones de fax para predecir los picos de volumen. Señalan las confirmaciones que faltan o las actividades inusuales, lo que le ayuda a identificar y resolver los problemas técnicos de forma temprana.
• Procesamiento directo (STP): esta integración elimina la introducción manual de datos al extraer la información de los faxes entrantes y rellenar automáticamente su base de datos. Es especialmente eficaz para las reclamaciones de seguros y los flujos de trabajo de admisión de pacientes.
• Almacenamiento en la nube: el almacenamiento en línea convierte sus faxes en activos digitales que se pueden buscar. Con el etiquetado adecuado, puede encontrar un fax específico en segundos en lugar de buscar en carpetas o desplazarse por meses de correos electrónicos. Parece insignificante hasta que necesita encontrar algo con urgencia.

Con estas capacidades, las organizaciones pueden alejarse de las limitaciones del hardware heredado y tratar los datos enviados por fax como un activo digital de alta velocidad.

No descuide la seguridad

No debe escatimar en lo que respecta a las obligaciones de seguridad.

El cifrado debe cubrir por separado la transmisión y el almacenamiento. Su servicio debe cifrar durante la transmisión (protocolos TLS o SSL). Pero el cifrado del almacenamiento es igual de importante, ya que los faxes que se encuentran en los servidores también necesitan protección.

Los controles de acceso también pueden complicarse cuando varios miembros del equipo manejan documentos confidenciales. Por lo tanto, aplique permisos basados en roles que le permitan restringir quién ve determinados faxes, quién envía desde números específicos y quién accede a los registros históricos.

Las pistas de auditoría demuestran el cumplimiento cuando los reguladores hacen preguntas. Su sistema debe registrar todo. Esto incluye quién envió qué, la hora de transmisión, la confirmación de entrega, quién vio y recibió los documentos y el número de intentos fallidos. Estos registros también son útiles a la hora de resolver problemas de flujo de trabajo.

También se evaluaría la seguridad física. Cuando las personas acceden a faxes confidenciales en un dispositivo móvil en cafeterías, la privacidad de la pantalla se convierte en un problema. Necesita políticas sobre dónde se pueden ver los faxes confidenciales. También puede requerir bloqueos de pantalla con tiempos de espera razonables para los dispositivos de la empresa.

Errores que todos cometemos

Todos los equipos se enfrentan a los mismos problemas cuando pasan al fax online. Aprenda de sus errores.

La mala calidad de los documentos escaneados, por ejemplo, lo arruina todo. Las personas escanean a baja resolución, lo que da lugar a transmisiones técnicamente satisfactorias, pero completamente ilegibles en el extremo receptor.

Para garantizar una resolución adecuada, establezca el estándar mínimo en 200 x 100 ppp (puntos por pulgada) para los documentos de texto. Debe aumentar a 200 x 200 ppp para dibujos lineales o imágenes. De hecho, esta es la resolución óptima.

La confusión con los formatos de archivo también provoca retrasos. Los servicios modernos aceptan varios tipos de archivos, pero el PDF es el más fiable. Esto se debe a que los documentos de Word pueden tener problemas de formato, como imágenes que a veces superan los límites de tamaño. Simplemente estandarice el formato PDF para todo lo importante y ahórrese dolores de cabeza.

El envío de faxes internacionales presenta otro obstáculo, ya que un formato incorrecto del código de país suele provocar fallos en la transmisión. Para solucionarlo, cree plantillas con los formatos de marcación internacional adecuados para sus destinos habituales, de modo que el personal no tenga que averiguarlo cada vez.

También hay que tener en cuenta la fatiga por notificaciones. Cuando los miembros del equipo reciben alertas por correo electrónico por cada fax entrante, empiezan a ignorarlas todas. Configure las notificaciones con cuidado. Los remitentes de alta prioridad reciben alertas inmediatas, mientras que los faxes rutinarios se pueden agrupar en correos electrónicos resumidos.

Implementación sin caos

Empiece por un departamento. Elija un equipo que envíe faxes con regularidad, pero que no se vea desbordado por el volumen. Deje que ellos resuelvan los problemas y descubrirá cuestiones que no había previsto. Por ejemplo, es posible que algunos tipos de archivos no se conviertan correctamente, que los flujos de trabajo se interrumpan o que haya una confusión general sobre dónde se almacenan los faxes recibidos.

Documente todo durante la fase piloto. Evalúe qué formatos de archivo funcionan mejor, quién tiene dificultades con la interfaz y dónde se atascan las personas. Necesita esta información antes de implementarlo para todos.

Establezca también desde el principio unas convenciones para nombrar los archivos. Cuando diez personas envían faxes a diario, es necesario que los nombres de los archivos sean coherentes, o la búsqueda se vuelve imposible. Algo como «AAAAAMMDD_NombreDelDestinatario_TipoDeDocumento» funciona bien. La regla es que sea sencillo, clasificable y fácil de buscar.

Imparta formación solo sobre los aspectos básicos. La mayoría de las personas no necesitan conocer todas las funciones. Solo necesitan saber cómo enviar un documento de forma segura, cómo confirmar que se ha entregado y cómo encontrar un fax que recibieron la semana pasada. Es necesario familiarizarse con esas tareas de alta frecuencia.

Si es posible, aproveche la automatización. Los servicios de fax en línea suelen admitir reintentos automáticos si falla la transmisión, envíos programados para diferentes zonas horarias y reglas de enrutamiento para los faxes entrantes.

Una vez que esté seguro de que el sistema en línea funciona, desconecte su antigua línea de fax. Aunque alguien pueda quejarse, adelantarse a los acontecimientos es mejor para su equipo.

Plan de acción

Aunque la teoría está muy bien, lo que importa es la ejecución. A continuación le indicamos cómo puede llevar a cabo todo el proceso.

• Semanas 1-2: Investigación y selección. Analice entre tres y cinco servicios en función de sus necesidades. Solicite demostraciones. Hable con clientes actuales de su sector. Verifique cuidadosamente las certificaciones de cumplimiento.
• Semanas 3-4: Configuración piloto. Configure para su grupo piloto. Configure las integraciones con los sistemas clave. Cree materiales de formación iniciales. Establezca flujos de trabajo básicos y convenciones de nomenclatura.
• Semanas 5-8: Ejecute la prueba piloto manteniendo su antiguo sistema como respaldo. Recopile comentarios de forma activa. Solucione los problemas. Ajuste los procesos. Documente lo que funciona y lo que no.
• Semanas 9-10: Amplíe a otros departamentos en función de lo que haya aprendido. Imparta formación práctica. Facilite el acceso a los recursos de asistencia.
• Semanas 11-12: Traslade a los usuarios restantes a la nueva plataforma. Desconecte las líneas de fax antiguas. Archive los documentos históricos de acuerdo con las políticas de retención.

Por último, optimice y explore las funciones avanzadas. Una vez que lo básico funcione, considere el enrutamiento automatizado, la categorización mediante IA y las integraciones más profundas.

Lo que viene

El fax no va a desaparecer. Simplemente está cambiando de forma.

La integración será cada vez más estrecha. Por lo tanto, cabe esperar conexiones entre los servicios de fax y las plataformas de colaboración, las herramientas de gestión de proyectos y los marcos de desarrollo de aplicaciones. Enviar faxes será tan natural como enviar correos electrónicos dentro de sus flujos de trabajo existentes.

La IA también se encargará de una mayor parte del trabajo pesado. Esto supondrá una rápida mejora en la clasificación de documentos, la extracción de datos y el enrutamiento inteligente. La clasificación manual, que sigue consumiendo mucho tiempo al personal, se realizará cada vez más de forma automática.

Las normativas acabarán cambiando. A medida que los métodos de comunicación digital demuestren su seguridad, algunos sectores podrían reducir finalmente su dependencia del fax. Pero se trata de una transición que llevará años, no meses. Los equipos que dominen ahora el fax online se adaptarán sin problemas cuando cambien los requisitos.

Las estrategias de comunicación híbridas también se convertirán en algo habitual. En lugar de elegir entre el correo electrónico, el fax u otra opción, los sistemas seleccionarán automáticamente el canal adecuado en función de las preferencias del destinatario, la sensibilidad del contenido y la normativa.

Hacer que funcione

La implementación no será perfecta de inmediato. Encontrará casos extremos, miembros del equipo reacios y problemas técnicos inesperados. Es normal. Pero lo que importa es crear algo que sea claramente mejor que lo que tenía antes.

Porque la mejor tecnología es, en última instancia, la que funciona cuando la necesita. Incluso si esa tecnología es el fax en 2026.