Cuánto cuestan a las empresas los procesos manuales

Introducción

Hace solo 500 años, la mayor parte del trabajo realizado por los seres humanos era manual. Para plantar cultivos o construir una casa, muchas personas tenían que ejercer su fuerza física durante largos periodos de tiempo. Esto solía traducirse en un crecimiento económico lento y unos niveles de vida bastante bajos. La vida en el año 1500 era mucho más parecida a la vida en el año 500 o 1000 que a la vida en el año 2026. ¿Qué hace que nuestro año sea tan especial? La automatización.

Mientras que en el pasado la mayor parte del trabajo tenía que ser realizado por los seres humanos de forma independiente, ahora contamos con la ayuda de un gran número de máquinas. Generamos energía aprovechando nuestros conocimientos de física. Podemos resolver problemas matemáticos complejos que a los seres humanos les llevarían años calcular en cuestión de días gracias a los superordenadores. En resumen, nuestro poder se ve ahora aumentado por un gran número de herramientas que no solo nos hacen más fuertes (como un martillo en manos de un constructor), sino que también realizan la mayor parte del trabajo que antes era manual. Las empresas fueron pioneras en esta rápida transición hacia la innovación y siguen impulsándola. En este artículo, analizaremos lo costosos que pueden resultar los procesos manuales para las empresas a lo largo del tiempo y discutiremos por qué la automatización es siempre la mejor opción en escenarios a largo plazo.

La actual revolución digital ha dado lugar a la aparición de múltiples productos de alta calidad que hacen posible la automatización. Por ejemplo, el desarrollo de aplicaciones de Make.com permite a las empresas interconectar múltiples aspectos digitales de sus operaciones y reducir la dependencia de las configuraciones manuales. Otros servicios importantes son herramientas como Zapier, Bubble y Webflow. Las oportunidades de automatización nunca han sido tan fáciles de acceder.

No obstante, en los últimos 20 años se han dado múltiples ejemplos de grandes empresas o pequeñas y medianas empresas bien establecidas que han fracasado debido a su dependencia de los procesos manuales. Echemos un vistazo a algunos de esos ejemplos e intentemos encontrar las causas fundamentales de estos problemas.

Hoy en día, Amazon es casi sinónimo de comercio minorista. La mayoría de los estadounidenses compran allí ordenadores portátiles, ropa y muchos otros productos. En el año 2000, esto no era así. Muchas personas en todo el mundo dependían de las tiendas locales o de marcas minoristas de tamaño medio. Las grandes marcas minoristas que ofrecían «todo» eran bastante raras. Entonces, ¿qué cambió? En el pasado, las empresas minoristas dependían del trabajo manual. Tenían un gran número de puntos de venta, que debían ser gestionados por una amplia plantilla. La logística también era muy difícil de gestionar: era necesario ofrecer una selección más o menos equilibrada de productos en todos los puntos de venta para satisfacer no solo la demanda general, sino también la de nichos específicos. Las listas de pedidos por correo debían crearse manualmente, imprimirse y requerían una gran cantidad de personal para gestionar los pedidos. Todo esto afectaba a los precios minoristas. El proceso de venta de productos requería mucho trabajo manual.

Entonces llegó Amazon y cambió completamente las reglas del juego al pasar de las tiendas físicas a los mercados online, donde los usuarios podían elegir no solo entre productos locales, sino también entre productos disponibles en todo su país (e incluso en el extranjero). A continuación, comenzó a introducir importantes innovaciones en la logística de almacenamiento, optimizando los plazos de entrega y las existencias de productos para minimizar los costes para los usuarios finales mediante el uso de robots y algoritmos inteligentes. Como resultado, debido a la creciente popularidad de los minoristas en línea (además de Amazon, entre los grandes actores se encuentran Walmart y eBay), las tiendas minoristas físicas ya no son la norma. Siguen funcionando bien en nichos concretos, como la venta minorista de alimentos o ropa, pero cada vez son menos relevantes en otros sectores. La automatización a través de las tecnologías de Internet, los algoritmos logísticos y la robótica ha transformado por completo la forma en que compramos. Muchos minoristas más antiguos dependían de procesos manuales establecidos en su sector y, en consecuencia, perdieron cuota de mercado o incluso cerraron.

Hay muchos otros casos en los que se produjeron procesos similares. Por ejemplo, Netflix y otros servicios de streaming/vídeo bajo demanda lograron sustituir en gran medida el alquiler de películas y programas de televisión entre las generaciones más jóvenes. Combinan la agencia del usuario (los usuarios pueden elegir qué películas quieren ver) de los servicios de alquiler, que requieren tiendas físicas, con una experiencia optimizada similar a la de la televisión, basada en algoritmos de recomendación automatizados que ahora se han mejorado con la inteligencia artificial. Procesos similares se produjeron en el transporte, la logística e incluso el sector inmobiliario. La automatización a través de Internet o, anteriormente, a través de máquinas industriales complejas (por ejemplo, sistemas robóticos para el montaje de automóviles) siempre da lugar al declive de las empresas que dependen de procesos manuales. En los casos que hemos descrito, esto puede provocar un descenso drástico en sectores enteros. En otros, los procesos manuales pueden afectar negativamente a determinados departamentos sin perturbar a toda la empresa (por ejemplo, si un fabricante innovador depende de procesos manuales en el marketing).

¿Por qué ocurre esto tan a menudo desde un punto de vista histórico? ¿Por qué tantas empresas mantienen los procesos manuales en lugar de automatizarlos, a pesar de sus ventajas aparentemente obvias? Una de las principales razones es la falta de retroalimentación inmediata. La automatización requiere inversiones iniciales que pueden amortizarse en varios años. El proceso de aumentar la mano de obra manual para impulsar el crecimiento de la empresa es más rápido y fácil a corto plazo. Sin embargo, una vez que los procesos automatizados adoptados por la competencia se vuelven rentables después de un tiempo, esas inversiones crecientes en la expansión de la mano de obra manual pueden tener un efecto negativo inesperado, lo que conduce a pérdidas significativas de recursos debido a la sobreextensión. Más importante aún, no siempre es obvio qué método de automatización aportará los mejores beneficios. Por lo tanto, la decisión de centrarse en la simple expansión de los procesos existentes a menudo parece tentadora.

Este problema de retraso en los beneficios, que provocó cambios drásticos en muchas empresas durante los últimos 200 años, es cada vez menos relevante. Las innovaciones basadas en tecnologías digitales e inteligencia artificial suelen ser tan potentes y rentables que pueden aportar beneficios significativos en plazos relativamente cortos (por ejemplo, uno o dos años). Si en el pasado la elección entre automatizar o no automatizar no siempre era obvia debido al ritmo más lento del desarrollo tecnológico, hoy en día cada vez está más claro: una plantilla mejorada con herramientas automatizadas es mejor que una que depende del trabajo manual en la gran mayoría de los casos. A continuación se enumeran algunas tecnologías que pueden ayudar a la mayoría de las empresas (la lista no es exhaustiva): LLM, sitios web con algoritmos de alta calidad para el procesamiento de pedidos y soluciones de contabilidad digital.

En resumen, la evidencia histórica demuestra que la automatización es la mejor opción para la mayoría de las empresas del mercado a largo plazo. Los procesos manuales suelen parecer más fáciles de implementar y más baratos en escenarios a corto plazo, pero casi siempre pierden frente a la automatización, incluso en el plazo de una década. Una de las direcciones más potentes para la automatización en la actualidad es el desarrollo de software. Las tecnologías informáticas mejoran los procesos manuales en todo el mundo. La aparición de tecnologías sin código y con poco código y de socios de desarrollo como Keenethics, que saben cómo utilizar esta tecnología, indica que este proceso no hará más que acelerarse. Nos acercamos a una era en la que la automatización va a ser omnipresente.