Cómo proteger su empresa del fraude y los estafadores

Introducción

El fraude pilla desprevenidos a los propietarios. Puede que pienses que tus sistemas son seguros hasta que se cuela una factura falsa o hackean la cuenta de un empleado. Es algo que te afecta personalmente porque trabajas duro por cada dólar que ganas. El objetivo aquí es ayudarte a crear una configuración que mantenga tu negocio seguro sin convertir tu día en una maratón estresante.

Cuanto más comprenda cómo funciona el fraude, más fácil le resultará detenerlo antes de que se extienda.

Sepa cómo se manifiesta el fraude

La mayoría de los casos de fraude siguen patrones claros. Las tácticas de estafa cambian, pero los trucos básicos siguen siendo los mismos. Más del 57 % de los propietarios de pequeñas empresas afirman haber sufrido algún tipo de fraude.

Pagos falsos

Los estafadores envían facturas que parecen reales. Imitan el estilo, el logotipo y el tono de su proveedor, e incluso reutilizan números de factura antiguos. Cuentan con que los equipos ocupados hagan clic y paguen sin comprobar nada. Muchos propietarios se dan cuenta por primera vez cuando algo les parece «raro» en el importe, o cuando un proveedor les pregunta por qué no les han pagado.

Trabajos internos

Esto es especialmente duro porque proviene de personas que usted ha contratado. Cuando un miembro del personal controla el dinero sin supervisión, pueden producirse errores o abusos. Podrían ser reembolsos falsos, registros alterados o datos de pago modificados. Los trabajos internos proliferan cuando las funciones se mezclan y nadie comprueba el trabajo.

Robos de cuentas

Tu correo electrónico es el objetivo principal. Si los estafadores acceden a él, leen tus mensajes, copian tu discurso y engañan a tu equipo para que envíe dinero. También pueden restablecer las contraseñas de tu banco, aplicaciones y herramientas en la nube. Por eso, un solo inicio de sesión débil puede comprometer todo tu sistema.

Trucos de phishing

Estos mensajes parecen reales. Utilizan notas de entrega falsas, alertas bancarias falsas, mensajes fiscales falsos o restablecimientos de contraseña falsos. En el momento en que alguien hace clic, los estafadores obtienen acceso o instalan malware.

La táctica es sencilla. Quieren que te precipites.

Comprender estos patrones te hace mucho más difícil de atacar.

Cree una rutina de seguridad

La prevención del fraude no requiere herramientas sofisticadas. Se trata más bien de hábitos constantes que debes tratar como si fueran tan importantes como lavarte los dientes.

Según la encuesta sobre fraude en los pagos de la AFP de 2024, el 80 % de las organizaciones informaron de un intento o un ataque exitoso de fraude en los pagos durante el último año.

Inicio de sesión de dos factores

Esta es la medida más eficaz que puede tomar. Un código en su teléfono o un inicio de sesión en una aplicación detiene la mayoría de los intentos de intrusión. Incluso si alguien roba su contraseña, no podrá acceder a ella.

Normas de acceso estrictas

Conceda acceso a las personas en función de su cargo. No todo el mundo necesita ver las cuentas bancarias o las listas de proveedores. Cuando se limita el acceso, los errores y los riesgos disminuyen rápidamente. También resulta más fácil hacer un seguimiento de quién ha hecho qué.

Comprobaciones semanales que debe realizar

Seleccione un día a la semana para revisar sus extractos bancarios, las facturas de la plataforma y la actividad reciente. No es necesario que lo audite todo. Solo tiene que buscar cosas que no tengan sentido. Un pequeño cargo extraño suele ser la primera señal de un plan más grande.

Ralentice los pagos grandes

Los estafadores se aprovechan de la urgencia. Una llamada rápida aclara la mayoría de los correos electrónicos falsos. Si la información bancaria de un proveedor cambia de repente, confírmelo siempre con una llamada de voz a un número que sepa que es real.

Enseñe a su equipo con ejemplos reales

No es necesario realizar una formación formal. Basta con reunir tres correos electrónicos falsos que haya visto y mostrárselos a su personal. Aprenderán los patrones rápidamente. Las personas recuerdan mejor los ejemplos visuales que las largas reuniones.

Con el tiempo, estos pasos se convierten en hábitos automáticos que protegen su dinero.

Esté atento a los trucos sociales

Este tipo de fraude se dirige a las personas, no a los sistemas. Los estafadores fingen ser amables, estar estresados o tener prisa. A menudo introducen pequeños detalles para que su trabajo parezca realista.

Ejemplo: Una persona llama y dice: «Estamos actualizando su servicio y veo que su zona no tiene cobertura. Necesito su nombre de usuario para que pueda volver a conectarse».

El tono es tranquilo y servicial. Un miembro del personal que quiera resolver un problema podría facilitarle el acceso.

• Enseñe a su personal reglas sencillas.
• Haga una pausa antes de compartir cualquier información.
• Vuelva a llamar utilizando el número oficial de la empresa.
• Dígales que deben confirmar la identidad.

Cuando su equipo sabe que puede decir «Necesito verificarlo», le quita poder al estafador.

Establezca reglas claras para los proveedores

Los proveedores falsos son comunes porque muchos equipos se apresuran en el proceso de incorporación. Una simple lista de verificación detiene la mayoría de las facturas falsas.

Una configuración clara de proveedores podría incluir:

• Nombre completo de la empresa
• Persona de contacto con la que habla
• Número de teléfono real que ha comprobado
• Datos fiscales
• Datos bancarios que confirmas durante una llamada
• Un acuerdo sencillo almacenado en sus registros

Las personas caen en la trampa de los proveedores falsos cuando asumen que otra persona ha comprobado los detalles. Una lista de verificación elimina las conjeturas.

También ayuda a los nuevos empleados a evitar errores. Cuando contratas a nuevos trabajadores, esta regla les sirve de guía.

Salud mental y rutinas para combatir el estrés

El fraude se cuela cuando estás agotado. Cuando tu mente se siente pesada, se te escapan pequeños detalles, como cambios en los números bancarios o enlaces sospechosos.

Los propietarios de pequeñas empresas tienen mucho que hacer. Facturas, problemas con el personal, retrasos en los suministros, solicitudes de los clientes, noches largas y madrugones. Tu cerebro se sobrecarga y, cuando eso ocurre, la atención disminuye.

Algunas personas exploran rutinas de bienestar para ayudarles a desconectar y relajarse. En estos círculos, la gente habla del kratom y la kava cuando quiere relajarse después de largas jornadas de trabajo. Cuando examinan estos productos botánicos, suelen seleccionar vendedores con un abastecimiento limpio para evitar opciones de mala calidad. Se trata de una medida de seguridad que toma la gente, no una afirmación sobre sus efectos.

Esto es algo que se ve a menudo en los debates sobre bienestar de personas que intentan mantener el equilibrio bajo la presión empresarial.

Concentración y agudeza mental durante las comprobaciones de fraude

Las comprobaciones de fraude requieren concentración. Si se hace un repaso superficial, se puede pasar por alto alguna pequeña pista. Los propietarios suelen tener que hacer malabarismos con tantas cosas que al final del día pierden agudeza mental.

Algunas personas que leen foros sobre la concentración hablan de los productos con 7-hidroximitraginina cuando exploran formas en que otros usuarios se mantienen alerta durante tareas largas. Cualquiera que sienta curiosidad por esto tiende a buscar vendedores con pruebas de laboratorio completas para no encontrarse con productos arriesgados.

Una vez más, esto no es un consejo. Es solo una ventana a lo que la gente investiga cuando busca formas de mantenerse alerta durante largas jornadas de trabajo.

Corregir los puntos ciegos ocultos

Todas las empresas tienen puntos débiles. Los propietarios no los ven hasta que algo sale mal.

Contraseñas antiguas

Si su contraseña se basa en una fecha de cumpleaños, una mascota, un hijo o un patrón antiguo, es fácil de adivinar. Reutilizar contraseñas en diferentes aplicaciones también abre la puerta a posibles amenazas.

Confianza sin controles

Puede confiar en el personal y seguir revisando los libros. La supervisión no es desconfianza. Es parte de la gestión de un negocio seguro.

Pequeñas fugas

Los estafadores suelen ponerte a prueba con pequeños cargos. Si pasas por alto los pequeños, estos se intensifican. Las revisiones semanales lo evitan.

Reglas de correo electrónico débiles

Si no tiene filtros o alertas configurados, no verá los signos de manipulación. El correo electrónico es el núcleo de su negocio. Protéjalo. Detectar un punto ciego a tiempo le ahorrará muchos problemas más adelante.

Qué hacer si se produce un fraude

El fraude no desaparecerá, pero puede hacer que su negocio sea difícil de atacar manteniendo sus sistemas simples, estables y claros. Los hábitos sólidos, las revisiones semanales, los inicios de sesión seguros y un equipo que comprenda cómo funcionan las estafas proporcionan una protección real.

Si mantienes la calma, equilibras tu carga de trabajo y te concentras en las tareas clave, detectarás los problemas a tiempo y evitarás pérdidas costosas. Un negocio que presta atención a las pequeñas señales es más seguro que uno que espera a que surja un problema grave. Si sigues desarrollando estos hábitos, tu configuración se fortalecerá semana tras semana.