7 Meilleure plateforme SaaS de gestion des dépenses en 2023

Intro

Saviez-vous que les dépenses en logiciels représentent le troisième poste de dépenses d'une organisation, après les dépenses liées aux employés et à la location de bureaux ?

Oui, les applications SaaS, contrairement aux applications traditionnelles, sont plus faciles à acheter. Toute personne ayant accès à une carte de crédit d'entreprise peut acheter une application SaaS sans l'approbation de l'équipe informatique ou financière.

Ces dépenses incontrôlées, techniquement appelées "shadow IT", augmentent le nombre d'applications gratuites et non approuvées dans votre portefeuille SaaS. Cachées aux équipes informatiques et financières, ces applications peuvent conduire à des renouvellements manqués et, dans le pire des cas, à des violations de données.

C'est là que les plateformes SaaS de gestion des dépenses entrent en jeu. Cet article de blog explorera les sept principales plateformes disponibles aujourd'hui et discutera des avantages de l'utilisation de ces logiciels.

Qu'est-ce qu'une plateforme SaaS de gestion des dépenses ?

Une plateforme de gestion des dépenses SaaS est une solution logicielle conçue pour optimiser et rationaliser les processus d'approvisionnement, de dépenses et de gestion des frais des applications SaaS.

Il peut s'intégrer à vos systèmes financiers, SSO et SIRH pour donner aux entreprises une visibilité complète sur leurs dépenses SaaS, l'informatique parallèle, et les aider à contrôler les coûts de manière efficace.

Les équipes informatiques et RH peuvent utiliser la visibilité offerte par une plateforme de gestion des dépenses SaaS pour identifier l'informatique fantôme et éliminer les applications en double. Ces outils proposent également des rappels et des flux de travail en temps réel pour éviter les renouvellements automatiques et aider votre équipe à renouveler le contrat SaaS à temps.

L'augmentation des dépenses SaaS due aux renouvellements manqués, à l'informatique fantôme, etc. aura un impact sur vos décisions budgétaires et votre chiffre d'affaires si rien n'est fait. Examinons donc les meilleurs outils de gestion des dépenses SaaS qui peuvent vous aider à optimiser vos dépenses SaaS.

Top 7 des plateformes SaaS de gestion des dépenses

CloudEagle

CloudEagle prend la tête car c'est l'une des plateformes de gestion des dépenses les plus complètes de cette liste. Ses fonctionnalités étendues de gestion des applications, d'optimisation des coûts, d'approvisionnement et de gestion des fournisseurs, ainsi que son interface conviviale, en ont fait la plateforme de référence pour les PME et les entreprises.

CloudEagle peut s'intégrer à vos systèmes internes de SSO, de finance et de SIRH. Cela vous permet d'obtenir une visibilité totale sur votre pile SaaS, de suivre l'utilisation des applications, d'identifier les applications sous-utilisées et dupliquées, et de contrôler l'informatique parallèle.

La plateforme offre également des flux de travail automatisés pour rationaliser votre processus d'approvisionnement et de renouvellement, ce qui permet à votre équipe d'économiser du temps et des efforts. Avec CloudEagle, la gestion des contrats et des factures devient un jeu d'enfant, car vous pouvez les stocker en un seul endroit et les suivre facilement.

Les experts en achat de SaaS de CloudEagle vous aideront à trouver le bon logiciel et négocieront en votre nom pour acheter le bon logiciel au bon prix. De plus, CloudEagle excelle dans le suivi des renouvellements. Il enverra des rappels par Slack et par courriel 90 jours avant la date limite de renouvellement et les transmettra aux différentes parties prenantes jusqu'à ce que le contrat soit renouvelé.

Caractéristiques

• Visibilité des applications et informations précises sur l'utilisation
• Approvisionnement et déprovisionnement automatisés des utilisateurs
• Flux de travail pour l'approvisionnement et les renouvellements
• Notifications Slack pour les achats et les renouvellements
• Services d'achat assisté
• Moteur de recommandation des fournisseursalimenté par l'IA
• Gestion des licences et des contrats
• Rapports personnalisés.

Tarification

Le prix du plan de démarrage est de 1000 dollars par mois.

Finly

Finly est une solution avancée de gestion financière basée sur le cloud, conçue pour suivre et gérer les dépenses encourues par les utilisateurs et les opérations au sein d'une organisation. L'aspect le plus intéressant de Finly est qu'il peut suivre et traiter toutes les dépenses, qu'il s'agisse de reçus papier ou d'enregistrements numériques.

Finly est équipé de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet à l'outil d'extraire les informations pertinentes des reçus, notamment la date, les coordonnées du vendeur et le montant dépensé. Ces informations sont ensuite traitées pour générer automatiquement des notes de frais complètes.

Ces rapports sont ensuite envoyés aux responsables pour examen et approbation. Une fois approuvés, ils sont transmis à l'équipe financière pour remboursement, ce qui garantit un traitement rapide et précis des dépenses des employés.

Si votre pile SaaS comporte des applications en double en raison de l'informatique parallèle, Finly peut vous aider à trouver qui a acheté l'application en analysant les reçus ou les factures. En utilisant des outils de gestion financière comme Finly, les organisations peuvent renforcer la responsabilité des achats fantômes et mettre en œuvre des mesures pour éviter qu'ils ne se reproduisent.

Caractéristiques

• Flux de travail automatisés
• Suivi des activités et des dépenses
• Gestion des remboursements
• Automatiser le paiement des contrats
• Gérer les paiements des commandes d'achat
• Système de contrôle budgétaire
• Gestion des paiements par carte de crédit pour les entreprises

Tarification

Trois niveaux de prix sont disponibles : Petite entreprise, Croissance rapide et Entreprise. Quel est votre type d'entreprise ? Êtes-vous une startup à croissance rapide ? Vous pouvez contacter l'équipe de Finly pour plus de détails sur les tarifs.

Rampe

Contrairement aux autres plateformes de cette liste, Ramp offre une solution unique qui empêcherait les employés d'acheter des applications SaaS sans l'approbation du service informatique : Une carte d'entreprise Ramp.

Comment une carte d'entreprise peut-elle empêcher les employés de faire des achats fantômes ?

Ces cartes peuvent être configurées de différentes manières. Par exemple, vous pouvez assigner un budget spécifique à la carte afin d'éviter que les équipes ne dépensent trop, et vous pouvez également limiter les dépenses sur ces cartes afin d'optimiser les dépenses.

Avec les cartes de visite Ramp, la budgétisation SaaS devient un jeu d'enfant puisque chaque département peut se voir attribuer une carte d'entreprise dédiée avec un budget prédéfini adapté à ses besoins. Cette approche permet de renforcer la responsabilité et d'éviter les achats fantômes.

Outre les cartes de visite, Ramp est également une plateforme robuste de gestion des dépenses et des fournisseurs. Elle simplifie les processus de paiement en collectant et en vérifiant avec précision les reçus, garantissant ainsi une expérience transparente pour les utilisateurs.

Caractéristiques

• Gestion des fournisseurs et des dépenses
• Fixer des limites de dépenses pour les cartes de visite
• Liste noire de fournisseurs pour éviter les achats non désirés
• Empêcher les vendeurs de facturer davantage lors des renouvellements automatiques
• Attribuer les transactions au bon fournisseur
• Flux d'approbation prédéfinis pour l'approvisionnement
• Centraliser toutes les dépenses des employés et des SaaS pour faciliter la gestion.

Tarification

Un essai gratuit est disponible. Vous devez contacter l'équipe pour en savoir plus sur les tarifs.

Spendesk

Spendesk est une solution intuitive de gestion des dépenses qui aide les entreprises à gérer efficacement leurs dépenses liées aux utilisateurs et aux applications. Elle offre diverses fonctionnalités dynamiques telles que l'automatisation des dépenses, les cartes virtuelles, la correspondance des factures avec OCR, etc. pour rationaliser la gestion des dépenses.

Il permet aux entreprises d'automatiser les dépenses répétitives, de réduire les efforts manuels, de gagner du temps et d'augmenter la productivité de l'équipe. Cette fonction d'automatisation rationalise le processus de gestion des dépenses et garantit la cohérence.

Le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet à Spendesk de faire correspondre automatiquement les factures avec les notes de frais. Cela permet de relier avec précision les dépenses aux factures correspondantes et de simplifier le processus de rapprochement.

Comme Ramp, Spendesk propose également des cartes de crédit virtuelles à usage unique, qui peuvent être utilisées pour des achats en ligne sécurisés au sein d'une organisation. Ces cartes peuvent être configurées avec des limites de dépenses et des budgets prédéfinis afin d'éviter que les utilisateurs ne dépensent trop pour des produits et des services.

Caractéristiques

• Cartes virtuelles et cartes de débit des clients
• Contrôle budgétaire sur cartes
• Suivre les transactions financières et comptables en temps réel
• Créer des règles de dépenses prédéfinies
• Gérer facilement les abonnements aux applications
• Remboursements de frais.

Tarification

Vous pouvez obtenir un devis personnalisé de l'équipe en fonction de vos besoins.

Payhawk

Le prochain sur notre liste des meilleurs logiciels SaaS de gestion des dépenses est Payhawk, qui combine les cartes d'entreprise, la gestion multi-entités, la gestion des dépenses et les comptes fournisseurs en une seule plateforme.

Cette solution unifiée améliore la visibilité des flux de trésorerie, optimise les dépenses et simplifie la planification à l'échelle du groupe, permettant aux entreprises d'adopter une approche efficace et rationalisée de la gestion de leurs processus financiers.

Les cartes d'entreprise sont dotées de fonctions de gestion des dépenses telles que des limites de dépenses, des politiques et des règles permettant de configurer des budgets et de contrôler les dépenses individuelles et d'équipe. Vous pouvez suivre l'utilisation en temps réel et geler la carte et les transactions ultérieures lorsque les utilisateurs sont impliqués dans des achats fantômes.

Le meilleur aspect des cartes Payhawk est que vous n'avez pas à gérer des cartes individuelles. La fonction d'automatisation des comptes vous permet de suivre et de gérer les cartes en masse. Vous pouvez définir un budget et des règles de dépenses et les appliquer à l'ensemble du service en un clic.

Caractéristiques

• Contrôles proactifs du budget et des dépenses
• Gestion des cartes en vrac
• Créer des cartes avec des budgets partagés et prédéfinis
• Gestion des dépenses
• Des flux d'approbation sont disponibles
• L'application mobile Payhawk est disponible

Tarification

• Cartes Premium - 199 €/mois
• Dépenses tout-en-un - 299 €/mois
• Entreprise - Devis personnalisé en fonction des besoins

Expensify

Expensify est un système de gestion des frais professionnels basé sur le cloud qui gère les frais et les transactions grâce au traitement des données en temps réel.

Il offre une série de fonctionnalités permettant de rationaliser le suivi des dépenses, d'analyser les habitudes de dépenses des utilisateurs, de gérer les relations avec les fournisseurs, de créer un plan budgétaire solide, de gérer les reçus et de gérer les processus de remboursement.

Expensify propose également des cartes de crédit d'entreprise pour aider les équipes financières à contrôler et à gérer efficacement leurs dépenses. Vous pouvez définir des limites intelligentes pour chaque carte afin de contrôler les dépenses. Une fois la limite atteinte, la carte est désactivée jusqu'à l'approbation des dépenses précédentes.

Vous pouvez créer des rapports de dépenses intelligents et complets en compilant les dépenses individuelles et collectives avec un formatage personnalisable. Vous pouvez partager ces rapports avec des collègues, des responsables ou des services comptables pour collaborer et prendre des décisions avisées.

Caractéristiques

• Système de détection d'agents malhonnêtes pour la mise en conformité
• Gestion des dépenses et des factures
• Centralisation de l'organisation des voyages et des paiements personnels
• Flux de travail automatisés et intégrations avancées
• Soutien prioritaire
• Application de numérisation des reçus.

Tarification

• Une version gratuite est disponible avec des fonctionnalités limitées
• Le prix du plan Collect est de 5 $/utilisateur/mois avec la carte Expensify.
• Le prix du plan de contrôle est de 9 $/utilisateur/mois avec la carte Expensify.

Spendflo

Spendflo est une plateforme de gestion SaaS et de gestion des dépenses de bout en bout avec de nombreuses fonctionnalités pour gérer l'ensemble du cycle de vie de votre SaaS, de la gestion des applications à l'approvisionnement et à la gestion des dépenses.

Accélérez le processus d'achat de SaaS en automatisant les flux d'approbation. Réduisez les heures de travail manuel et laissez votre équipe se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour gérer vos dépenses SaaS.

Spendflo peut s'intégrer de manière transparente à votre SSO interne et à vos systèmes financiers pour suivre les données relatives aux dépenses. Vous pouvez obtenir une vue à 360 degrés du montant dépensé par votre équipe pour chaque application. Comparez les dépenses planifiées aux dépenses réelles et calculez où vous avez sous-utilisé ou surutilisé. Cela vous aidera à planifier efficacement votre budget.

Analysez les données d'utilisation de chaque application, identifiez les licences sous-utilisées et redimensionnez-les pour augmenter vos économies de SaaS, ce qui aura un impact significatif sur vos résultats.

Caractéristiques

• Gérer les demandes et les contrats à partir d'un seul endroit
• Analyse des dépenses et suivi précis de l'utilisation
• Automatisation des flux d'approbation et de l'achat assisté
• Évaluation du risque fournisseur
• Mener une enquête de sentiment
• Gérer le portefeuille, les dépenses et la sécurité à partir d'une seule plateforme.

Tarification

Le prix du plan de démarrage est de 2 500 $ par mois (facturé annuellement), et le prix augmente en fonction de vos dépenses annuelles.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses

La mise en œuvre d'une plateforme SaaS de gestion des dépenses peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. En voici quelques-uns :

Optimisation des coûts

Une plateforme de gestion des dépenses vous aide à avoir une visibilité sur vos dépenses SaaS grâce à des intégrations SSO et financières, ce qui vous permet d'identifier les licences inutiles et d'éliminer les services redondants, ce qui se traduit par des économies significatives.

Visibilité et suivi centralisé

Avec une plateforme de gestion des dépenses, vous pouvez avoir une vue d'ensemble de votre pile SaaS et consolider toutes vos applications SaaS en un seul endroit, ce qui facilite le suivi, la surveillance et la gestion. Une visibilité complète permet d'éviter l'informatique parallèle, les doublons et les applications redondantes et garantit la conformité avec les politiques de l'entreprise.

Flux de travail rationalisés

Les logiciels de gestion des dépenses peuvent automatiser les tâches répétitives telles que le traitement des factures, le suivi des dépenses et les flux de travail d'approbation, réduisant ainsi les efforts manuels et augmentant la productivité.

Suivi de l'utilisation

Grâce aux capacités d'intégration des logiciels de gestion des dépenses, vous pouvez suivre l'utilisation des applications en temps réel. Identifiez les applications inutilisées ou sous-utilisées et procédez aux optimisations nécessaires pour contrôler vos dépenses.

Gestion des contrats et des renouvellements

Ces plateformes offrent des capacités complètes de gestion des actifs, vous permettant de suivre les conditions contractuelles, d'automatiser les renouvellements et de négocier de meilleurs accords avec les fournisseurs avec l'aide d'acheteurs assistés.

Conclusion

Voilà, les sept meilleures plateformes de gestion des dépenses SaaS à rechercher en 2023. Les dépenses en logiciels sont devenues un fardeau incontrôlable pour les équipes financières en raison de l'absence d'un système sophistiqué pour gérer l'ensemble du portefeuille SaaS.

Vous pouvez utiliser des plateformes comme CloudEagle et Spendflo pour améliorer la gestion des SaaS et les processus de gestion des dépenses. Obtenez une visibilité complète sur ce que vos équipes utilisent et où elles dépensent, et prenez les décisions d'optimisation nécessaires pour augmenter les économies SaaS.

Des plateformes telles que Ramp et Expensify proposent des cartes de crédit virtuelles d'entreprise, qui peuvent être utilisées pour contrôler les habitudes de dépense de votre équipe et maintenir les dépenses dans les limites de votre budget.

Alors, quel est votre choix ?