Choisir le bon logiciel de gestion des stocks de produits alimentaires et de boissons : Les caractéristiques qui comptent

Intro

Soyons honnêtes. Gérer une entreprise alimentaire - qu'il s'agisse d'un restaurant, d'une marque de snacks ou d'une unité de production à grande échelle - peut parfois donner l'impression de jongler d'une main tout en éteignant les incendies de l'autre.

Et les stocks ?

C'est souvent là que le feu prend.

Qu'il s'agisse de produits frais qui se gâtent avant que vous ne puissiez les vendre ou de la recherche de la source d'une erreur d'emballage, de mauvais systèmes d'inventaire peuvent vous coûter plus que de l'argent. Ils vous font perdre du temps, provoquent la frustration de votre personnel et, pire encore, peuvent ébranler la confiance de vos clients.

C'est là que le bon logiciel de gestion des stocks d'aliments et de boissons fait toute la différence.

Mais avec les dizaines d'options disponibles, comment savoir ce qu'il faut rechercher ? Comment distinguer ce qui est réellement utile de ce qui n'est que du marketing tape-à-l'œil ?

Voyons cela ensemble, sans les mots à la mode.

Pourquoi la gestion des stocks est plus importante que jamais

Les stocks, ce n'est pas seulement "le stock sur les étagères". Ce sont vos ingrédients, vos matériaux de production, vos produits finis. Et tout cela se déplace rapidement : arrivée, utilisation, reconditionnement, envoi, retour ou mise au rebut.

Si vous utilisez des méthodes manuelles ou des logiciels conçus pour un autre type d'activité, vous êtes probablement confronté à un problème de gestion des stocks :

• Des pertes ou des gaspillages que vous auriez pu éviter

• Manque d'ingrédients au pire moment

• Commander en trop grand nombre pour "jouer la carte de la sécurité".

• Erreurs qui se retournent contre vous lors des audits

Personne n'a le temps pour ça.

Ce dont vous avez besoin, c'est d'un système qui vous donne de la clarté. Un système qui vous permette de savoir ce qu'il y a, combien de temps cela va durer et ce qu'il y a à faire, sans vous compliquer la tâche.

Parlons de ce qui compte vraiment

Oubliez les arguments de vente. Voici les caractéristiques qui font une véritable différence dans les opérations quotidiennes.

1. Un inventaire qui se met à jour au fur et à mesure que vous travaillez

Imaginez que vous vérifiez votre stock et que vous sachiez qu'il est à jour à 100 %. Il ne s'agit pas d'une estimation approximative. Pas un chiffre datant d'hier. Mais exactement ce qu'il y a dans vos congélateurs, vos réfrigérateurs ou vos entrepôts de stockage à sec en ce moment même.

Le suivi des stocks en temps réel devrait :

• Afficher les comptes en temps réel sur plusieurs sites

• Refléter instantanément l'utilisation des ventes ou de la production

• Vous aider à repérer rapidement les écarts, avant qu'ils ne fassent boule de neige.

• Fonctionner sans problème avec la lecture de codes-barres ou les outils mobiles

Il ne s'agit pas d'atteindre la perfection. Il s'agit d'avoir un système qui vous informe de ce qui se passe pendant que cela se passe.

2. Un suivi des dates de péremption sans faille

Les entreprises du secteur de l'alimentation et des boissons ne se contentent pas de stocker des articles - elles stockent des articles dont l'heure tourne.

Un bon logiciel vous permet d'anticiper les risques de détérioration :

• Signaler les articles dont la date de péremption approche

• Suggérer ce qu'il faut utiliser ou vendre en priorité

• Aider votre équipe à effectuer une rotation correcte des stocks

• Enregistrer les informations de péremption dès leur réception

Plus de notes autocollantes sur les emballages. Plus besoin de deviner quelle palette de fromages va partir en premier.

3. Des recettes synchronisées avec les stocks

Que vous fabriquiez des sauces pour pâtes, des boissons en bouteille ou des sandwichs préemballés, votre système d'inventaire doit comprendre ce qui entre dans la composition de vos produits.

Cela signifie que vous pouvez :

• Associer les ingrédients à chaque plat ou produit du menu

• Réduire les stocks de matières premières au fur et à mesure de la fabrication des produits

• Prévoir les besoins en fonction des ventes

• Mettre à jour les coûts automatiquement lorsque les prix des fournisseurs changent

C'est un gain de temps considérable et cela permet de renforcer la précision d'une manière que le suivi manuel n'aurait jamais pu faire.

4. Accès mobile et prise en charge des codes-barres

Soyons réalistes : traîner le personnel vers un bureau chaque fois qu'il a besoin de vérifier les stocks est un facteur de perte de productivité.

Les outils mobiles et la lecture des codes-barres aident votre équipe :

• Compter les stocks plus rapidement

• Réceptionner les livraisons avec moins d'erreurs

• Détecter et résoudre les problèmes sur place

• Rester sur le terrain au lieu de courir après la paperasse

Vous voulez que votre personnel se concentre sur la nourriture et non sur le système.

5. Suggestions d'achat intelligentes (parce que vous avez suffisamment de choses à penser)

Si vous manquez d'ingrédients, vous risquez de tout gâcher. Commander en trop grande quantité ? C'est de l'argent qui s'envole.

Un système intelligent ne se contente pas d'attendre que vous réagissiez. Il détecte les tendances et vous aide à planifier.

Caractéristiques à rechercher :

• Commandes automatisées basées sur les points de commande

• Prévisions tenant compte de la saisonnalité ou des promotions

• Suivi des performances des fournisseurs

• Un lieu central pour gérer les commandes, les reçus et les retours.

C'est comme si vous aviez une deuxième paire d'yeux sur vos achats - sans le salaire.

6. Synchronisation avec vos outils existants

Les stocks ne vivent pas dans une bulle. Il est lié à vos ventes, à vos finances et à vos rapports.

Si votre logiciel ne peut pas communiquer avec.. :

• Votre système de point de vente (POS)

• Votre plateforme de comptabilité (comme Xero, QuickBooks ou MYOB)

• Vos commandes en ligne ou eCommerce

• Vos fournisseurs ou votre entrepôt

... vous serez obligé de faire de la double saisie. Et soyons honnêtes, personne n'en a besoin.

Recherchez un logiciel qui s'intègre facilement. Moins il y a de clics, mieux c'est.

7. La conformité n'est pas un bonus, c'est une nécessité

Vous connaissez déjà la pression exercée par les réglementations en matière de sécurité alimentaire. Votre logiciel d'inventaire doit vous aider à rester en conformité et ne pas vous laisser dans l'embarras lors d'un rappel ou d'une inspection.

Vous souhaiterez disposer de fonctionnalités telles que

• Suivi des lots

• Rapports d'audit

• Traçabilité des fournisseurs

• Étiquettes pour les allergènes, les dates de production ou les certifications

Le respect des normes de sécurité alimentaire ne donne pas droit à des points supplémentaires. Mais si vous n'êtes pas à la hauteur ? Cela devient vite coûteux.

8. Suffisamment simple pour que le personnel puisse l'utiliser

Il s'agit peut-être de la caractéristique la plus négligée.

Un outil peut être doté de toutes les sonneries et de tous les sifflets du monde, mais si votre personnel ne l'utilise pas, ce n'est qu'un abonnement de plus qui grève votre budget.

Recherchez un logiciel qui est :

• Propre et facile à naviguer

• Conçu en fonction de votre type d'activité

• Soutenu par une solide assistance à la clientèle (le chat en direct est un atout)

• Formation rapide des nouveaux employés

N'oubliez pas : ce qui compte, ce n'est pas le caractère "avancé" de l'outil. Ce qui compte, c'est la façon dont il s'intègre dans votre flux de travail réel.

La question du coût : Êtes-vous en train de payer trop cher ou de sous-investir ?

Voici la vérité : certains logiciels sont trop chers pour ce qu'ils font. D'autres semblent bon marché à première vue, mais ne disposent pas des fonctionnalités dont vous aurez besoin dans les mois à venir.

Qu'est-ce qui vaut la peine d'être payé ?

• Gain de temps chaque semaine

• Moins d'erreurs d'inventaire

• Réduction des pertes de stock

• Meilleures marges grâce à des achats précis

Ce n'est pas seulement une question de prix. Il s'agit de savoir ce que le logiciel apporte réellement à votre entreprise.

Réflexions finales : Choisissez un logiciel qui fonctionne comme un coéquipier

Vous n'avez pas besoin d'une solution miracle. Vous avez besoin de quelque chose de fiable. Quelque chose qui vous aide, et non qui vous gêne.

Le choix d'un logiciel de gestion des stocks d'aliments et de boissons ne se résume pas à l'énumération de caractéristiques sur une liste de contrôle. Il s'agit de savoir s'il s'adapte à votre rythme, si votre personnel peut l'adopter rapidement et si vous pouvez prendre des décisions en toute confiance sur la base de ce qu'il vous montre.

Il n'y a pas d'option parfaite. Mais il y en a une qui vous convient.

Et la trouver ? Cela vaut la peine de faire des efforts