Fax en ligne : Le manuel complet pour les équipes numériques

Introduction

Votre équipe utilise probablement Notion, communique via Discord et n'a pas touché à une imprimante depuis des mois. Mais selon un rapport de 2024, 17 % des entreprises dans le monde continuent d'utiliser le fax. (1)

Le secteur de la santé, par exemple, envoie encore un volume important de documents, avec jusqu'à 9 milliards de fax envoyés rien qu'en 2020. Les équipes juridiques faxent également des contrats. Les agents immobiliers faxent les contrats d'achat, tandis que les conseillers financiers faxent les documents de leurs clients. En effet, la réglementation fait du fax le moyen le plus simple. (2)

Cela dit, plus personne ne se tient devant une machine. Les services de fax en ligne gèrent désormais tout de manière numérique, ce qui signifie que votre équipe peut utiliser le fax sans perdre complètement la tête. Voici un guide complet sur son fonctionnement.

Comment fonctionne la télécopie en ligne

Les télécopieurs traditionnels transformaient les documents en signaux audio et les transmettaient par les lignes téléphoniques. Ce n'était pas un processus très pratique, car il nécessitait du matériel dédié, entraînait des bourrages papier et des signaux d'occupation.

La télécopie en ligne conserve le même protocole de transmission, mais supprime tout le reste. Lorsque vous envoyez une télécopie en ligne avec eFax, vous téléchargez un fichier numérique vers un service qui le convertit au format approprié. Il achemine ensuite le document via des serveurs de télécopie et le transmet au numéro de télécopie du destinataire. Si quelqu'un vous envoie une télécopie, elle s'affiche au format PDF dans votre messagerie électronique ou via un portail web.

Vous n'avez plus besoin de lignes téléphoniques, d'appareils ou de papier (sauf si vous souhaitez l'imprimer).

Mais ici, la sécurité est aussi importante que la commodité. Les services de fax en ligne sécurisés utilisent le cryptage de données AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits pour la transmission. Selon les experts en technologie, cet algorithme est le plus puissant qui soit. Vos fichiers restent cryptés pendant leur transfert et leur stockage, ce qui satisfait aux exigences de conformité de l'entreprise. (3)

Choisir un service

Pour choisir celui qui convient à votre équipe, vérifiez si son système s'intègre à celui que vous utilisez déjà. Si votre équipe utilise Google Drive et Microsoft Office, votre service de fax doit fonctionner directement avec ces outils. Sinon, les utilisateurs devront télécharger les fichiers, les transférer ailleurs, et vous aurez ajouté des étapes au lieu d'en supprimer.

Vous devez également tenir compte de la capacité en termes de volume. La plupart des services ont des limites mensuelles en nombre de pages. Si vous dépassez ces limites, vous devrez payer des frais supplémentaires qui s'accumulent rapidement. Calculez donc le volume dont vous avez besoin, puis ajoutez 30 % pour les imprévus.

Demandez ensuite s'ils proposent des applications mobiles. Avec plus de 60 % du trafic web provenant d'appareils mobiles, votre équipe doit également pouvoir envoyer et recevoir des fax depuis ses téléphones aussi facilement que depuis un ordinateur de bureau. Si l'expérience mobile est peu pratique, les utilisateurs repousseront l'envoi de fax jusqu'à ce qu'ils soient à leur bureau, ce qui va à l'encontre du but recherché. (4)

Le type de numéro de téléphone a également son importance. Les numéros locaux semblent plus accessibles, tandis que les numéros de fax gratuits peuvent augmenter les taux de réponse lorsque vous demandez des documents à vos clients. En effet, les gens associent toujours les numéros gratuits à des entreprises légitimes. Si vous travaillez à l'international, vous avez besoin d'un service offrant une véritable couverture internationale.

Des fonctionnalités qui changent votre façon de travailler

Les outils de fax numérique modernes transforment la gestion des documents en un processus rationalisé et axé sur les données. Vous trouverez ci-dessous les fonctionnalités qui s'intègrent directement à votre environnement numérique existant pour gagner en rapidité et en précision.

• Signatures numériques : éliminez complètement le cycle « imprimer-signer-numériser ». Les membres de l'équipe peuvent apposer des signatures numériques directement sur les documents, ce qui permet de conserver l'ensemble du flux de travail dans l'environnement numérique.
• Fonctionnalités de fax vers e-mail : de meilleurs services peuvent analyser les fax entrants, extraire les informations clés et acheminer les documents en fonction de leur contenu.
• Informations basées sur l'IA : les outils d'entreprise modernes analysent les modèles de fax pour prévoir les pics de volume. Ils signalent les confirmations manquantes ou les activités inhabituelles, vous aidant ainsi à identifier et à résoudre rapidement les problèmes techniques.
• Traitement direct (STP) : cette intégration élimine la saisie manuelle des données en extrayant les informations des fax entrants et en remplissant automatiquement votre base de données. Elle est particulièrement efficace pour les demandes d'indemnisation et les flux de travail liés à l'admission des patients.
• Stockage dans le cloud : le stockage en ligne transforme vos fax en ressources numériques consultables. Grâce à un balisage approprié, vous pouvez trouver un fax spécifique en quelques secondes au lieu de fouiller dans des dossiers ou de faire défiler des mois d'e-mails. Cela peut sembler insignifiant jusqu'à ce que vous ayez besoin de trouver quelque chose de toute urgence.

Grâce à ces capacités, les organisations peuvent s'affranchir des contraintes matérielles héritées et traiter les données faxées comme des actifs numériques à haut débit.

Ne négligez pas la sécurité

Vous ne devez pas faire l'impasse sur les obligations en matière de sécurité.

Le cryptage doit couvrir séparément la transmission et le stockage. Votre service doit crypter les données pendant la transmission (protocoles TLS ou SSL). Mais le cryptage du stockage est tout aussi important, car les fax stockés sur les serveurs doivent également être protégés.

Les contrôles d'accès peuvent également se compliquer lorsque plusieurs membres de l'équipe traitent des documents sensibles. Appliquez donc des autorisations basées sur les rôles qui vous permettent de restreindre l'accès à certains fax, l'envoi à partir de numéros spécifiques et l'accès aux archives.

Les pistes d'audit prouvent la conformité lorsque les régulateurs posent des questions. Votre système doit tout enregistrer. Cela inclut qui a envoyé quoi, l'heure de transmission, la confirmation de livraison, qui a consulté et reçu les documents, et le nombre de tentatives infructueuses. Ces journaux sont également utiles lorsque vous résolvez des problèmes de flux de travail.

La sécurité physique doit également être évaluée. Lorsque des personnes accèdent à des fax sensibles sur un appareil mobile dans un café, la confidentialité de l'écran devient un problème. Vous devez mettre en place des politiques concernant les endroits où les fax sensibles peuvent être consultés. Vous pouvez également exiger le verrouillage des écrans avec des délais d'expiration raisonnables pour les appareils de l'entreprise.

Les erreurs que tout le monde commet

Toutes les équipes rencontrent les mêmes problèmes lorsqu'elles passent à la télécopie en ligne. Tirez les leçons de leurs erreurs.

Une mauvaise qualité des documents numérisés, par exemple, peut tout gâcher. Les gens numérisent à basse résolution, ce qui permet une transmission techniquement réussie, mais les documents sont complètement illisibles à la réception.

Pour garantir une résolution adéquate, fixez la norme minimale à 200 x 100 DPI (points par pouce) pour les documents texte. Vous devez passer à 200 x 200 DPI pour les dessins au trait ou les images. En fait, c'est la résolution optimale.

La confusion liée au format des fichiers entraîne également des retards. Les services modernes acceptent différents types de fichiers, mais le format PDF est le plus fiable. En effet, les documents Word peuvent présenter des problèmes de mise en forme, comme des images dépassant parfois les limites de taille. Standardisez simplement le format PDF pour tout ce qui est important et évitez ainsi les maux de tête.

Les fax internationaux constituent un autre obstacle, car un formatage incorrect du code pays entraîne souvent des échecs de transmission. Pour résoudre ce problème, créez des modèles avec les formats de numérotation internationale appropriés pour vos destinations courantes afin que le personnel n'ait pas à les rechercher à chaque fois.

La fatigue liée aux notifications doit également être prise en compte. Lorsque les membres de l'équipe reçoivent des alertes par e-mail pour chaque fax entrant, ils finissent par toutes les ignorer. Configurez les notifications de manière réfléchie. Les expéditeurs hautement prioritaires reçoivent des alertes immédiates, tandis que les fax courants peuvent être regroupés dans des e-mails récapitulatifs.

Mettre en place ce système sans chaos

Commencez par un seul service. Choisissez une équipe qui envoie régulièrement des fax, mais qui n'est pas submergée par le volume. Laissez-les régler les problèmes et vous découvrirez des difficultés que vous n'aviez pas anticipées. Par exemple, vous constaterez peut-être que certains types de fichiers ne se convertissent pas bien, que les flux de travail sont interrompus ou qu'il y a une confusion générale quant à l'emplacement de stockage des fax reçus.

Documentez tout pendant la phase pilote. Évaluez les formats de fichiers qui fonctionnent le mieux, les personnes qui ont des difficultés avec l'interface et les points qui posent problème. Vous avez besoin de ces informations avant de déployer le système à l'ensemble du personnel.

Définissez également dès le début des conventions de nommage. Lorsque dix personnes envoient des fax quotidiennement, vous avez besoin de noms de fichiers cohérents, sinon la recherche devient impossible. Une convention telle que « AAAAMMJJ_NomDuDestinataire_TypeDeDocument » fonctionne bien. La règle est de rendre les noms simples, faciles à trier et à rechercher.

Ne formez que sur les bases. La plupart des gens n'ont pas besoin de connaître toutes les fonctionnalités. Ils ont juste besoin de savoir comment envoyer un document en toute sécurité, comment confirmer qu'il a bien été livré et comment retrouver un fax reçu la semaine dernière. Ces tâches fréquentes doivent être maîtrisées.

Si possible, tirez parti de l'automatisation. Les services de fax en ligne prennent généralement en charge les nouvelles tentatives automatiques en cas d'échec de la transmission, l'envoi programmé pour différents fuseaux horaires et les règles de routage pour les fax entrants.

Une fois que vous êtes sûr que le système en ligne fonctionne, déconnectez votre ancienne ligne de fax. Même si certains peuvent s'en plaindre, il est préférable pour votre équipe d'être à la pointe de la technologie.

Plan d'action

La théorie est une bonne chose, mais c'est la mise en pratique qui compte. Voici comment vous pouvez procéder.

• Semaines 1-2 : Recherche et sélection. Examinez trois à cinq services en fonction de vos besoins. Demandez des démonstrations. Discutez avec des clients actuels de votre secteur. Vérifiez soigneusement les certifications de conformité.
• Semaines 3-4 : configuration du projet pilote. Configurez votre groupe pilote. Mettez en place des intégrations avec les systèmes clés. Créez des supports de formation initiaux. Établissez des flux de travail de base et des conventions de nommage.
• Semaines 5 à 8 : lancez le projet pilote tout en conservant votre ancien système comme solution de secours. Recueillez activement les commentaires. Résolvez les problèmes. Ajustez les processus. Documentez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
• Semaines 9-10 : étendez le projet à d'autres services en fonction de ce que vous avez appris. Proposez des formations pratiques. Rendez les ressources d'assistance accessibles.
• Semaines 11 à 12 : Faites passer les utilisateurs restants à la nouvelle plateforme. Déconnectez les anciennes lignes de fax. Archivez les documents historiques conformément aux politiques de conservation.

Enfin, optimisez et explorez les fonctionnalités avancées. Une fois les bases en place, examinez le routage automatisé, la catégorisation par IA et les intégrations plus approfondies.

Ce qui nous attend

Le fax ne disparaît pas. Il change simplement de forme.

L'intégration sera plus étroite. Attendez-vous donc à des connexions entre les services de fax et les plateformes de collaboration, les outils de gestion de projet et les cadres de développement d'applications. L'envoi de fax deviendra aussi naturel que l'envoi d'e-mails dans vos flux de travail existants.

L'IA se chargera également d'une plus grande partie du travail fastidieux. Cela permettra d'améliorer rapidement le classement des documents, l'extraction des données et le routage intelligent. Le tri manuel, qui prend encore beaucoup de temps au personnel, sera de plus en plus automatisé.

Les réglementations finiront par évoluer. À mesure que les méthodes de communication numériques prouveront leur sécurité, certains secteurs pourraient enfin réduire leur dépendance au fax. Mais cette transition prendra des années, et non quelques mois. Les équipes qui maîtrisent dès maintenant le fax en ligne s'adapteront facilement lorsque les exigences changeront.

Les stratégies de communication hybrides deviendront également la norme. Au lieu de choisir entre l'e-mail, le fax ou un autre moyen de communication, les systèmes sélectionneront automatiquement le canal approprié en fonction des préférences du destinataire, de la sensibilité du contenu et de la réglementation.

Pour que cela fonctionne

Votre mise en œuvre ne sera pas parfaite immédiatement. Vous rencontrerez des cas particuliers, des membres de l'équipe réticents et des problèmes techniques inattendus. C'est normal. Mais ce qui compte, c'est de construire quelque chose de nettement meilleur que ce que vous aviez auparavant.

Car la meilleure technologie est finalement celle qui fonctionne lorsque vous en avez besoin. Même si cette technologie est le fax en 2026.