Ce que les processus manuels coûtent aux entreprises au fil du temps

Introduction

Il y a seulement 500 ans, la plupart des tâches effectuées par les êtres humains étaient manuelles. Pour cultiver la terre ou construire une maison, de nombreuses personnes devaient fournir des efforts physiques intenses pendant de longues périodes. Cela se traduisait par une croissance économique lente et un niveau de vie plutôt bas. La vie en 1500 ressemblait beaucoup plus à celle de 500 ou 1000 ans qu'à celle de 2026. Qu'est-ce qui rend notre époque si particulière ? L'automatisation.

Alors que dans le passé, la plupart des tâches devaient être effectuées par des êtres humains de manière indépendante, nous sommes désormais aidés par un grand nombre de machines. Nous produisons de l'énergie en tirant parti de nos connaissances en physique. Nous pouvons résoudre en quelques jours, à l'aide de superordinateurs, des problèmes mathématiques complexes qui prendraient des années à calculer à des êtres humains. En bref, notre puissance est désormais augmentée par un grand nombre d'outils qui non seulement nous rendent plus forts (comme un marteau entre les mains d'un constructeur), mais qui effectuent également à notre place la plupart des tâches qui étaient auparavant manuelles. Les entreprises ont été les pionnières de cette transition rapide vers l'innovation et continuent de la mener. Dans cet article, nous discuterons du coût que peuvent représenter les processus manuels pour les entreprises au fil du temps et expliquerons pourquoi l'automatisation est toujours la meilleure option dans les scénarios à long terme.

La révolution numérique actuelle a conduit à l'apparition de multiples produits de haute qualité qui rendent l'automatisation possible. Par exemple, le développement d'applications Make.com permet aux entreprises d'interconnecter plusieurs aspects numériques de leurs opérations et de réduire leur dépendance aux configurations manuelles. Parmi les autres services importants, citons des outils tels que Zapier, Bubble et Webflow. Les possibilités d'automatisation n'ont jamais été aussi faciles d'accès.

Néanmoins, au cours des 20 dernières années, de nombreux exemples de grandes entreprises ou de petites et moyennes entreprises bien établies ont échoué en raison de leur dépendance à l'égard des processus manuels. Examinons quelques-uns de ces exemples et essayons de trouver les causes profondes de ces problèmes.

Aujourd'hui, Amazon est presque synonyme de commerce de détail. La plupart des Américains y achètent des ordinateurs portables, des vêtements et de nombreux autres produits. En 2000, ce n'était pas le cas. De nombreuses personnes à travers le monde dépendaient des magasins locaux ou des marques de détail de taille moyenne. Les très grandes marques de détail qui offraient « tout » sur leurs marchés étaient assez rares. Alors, qu'est-ce qui a changé ? Dans le passé, les entreprises de vente au détail dépendaient du travail manuel. Elles disposaient d'un grand nombre de points de vente, qui devaient être gérés par un personnel nombreux. La logistique était également très difficile à gérer : il était nécessaire d'offrir une sélection plus ou moins équilibrée de produits dans tous les points de vente afin de répondre non seulement à la demande générale, mais aussi à la demande de niche. Les listes de vente par correspondance devaient être créées manuellement, imprimées et nécessitaient une main-d'œuvre importante pour gérer les commandes. Tout cela avait une incidence sur les prix de détail. Le processus de vente des marchandises exigeait beaucoup de travail manuel.

Puis, Amazon est arrivé et a complètement changé la donne en passant des magasins physiques aux marchés en ligne, où les utilisateurs pouvaient choisir non seulement parmi les produits locaux, mais aussi parmi ceux disponibles dans tout leur pays (et même à l'étranger). L'entreprise a ensuite apporté des innovations majeures dans la logistique de stockage, en optimisant les délais de livraison et ses stocks de produits afin de minimiser les coûts pour les utilisateurs finaux grâce à l'utilisation de robots et d'algorithmes intelligents. En conséquence, en raison de la popularité croissante des détaillants en ligne (outre Amazon, les grands acteurs sont Walmart et eBay), les magasins physiques ne sont plus la norme. Ils continuent de bien fonctionner dans des niches particulières comme la vente au détail de produits alimentaires ou de vêtements, mais deviennent de plus en plus insignifiants dans d'autres secteurs. L'automatisation via les technologies Internet, les algorithmes logistiques et la robotique a complètement transformé notre façon d'acheter. De nombreux détaillants plus anciens se sont appuyés sur des processus manuels établis dans leur secteur et ont par conséquent perdu leurs parts de marché, voire ont fait faillite.

Il existe de nombreux autres cas où des processus similaires se sont produits. Par exemple, Netflix et d'autres services de streaming/vidéo à la demande ont réussi à remplacer en grande partie la télévision et la location de films auprès des jeunes générations. Ils combinent l'autonomie des utilisateurs (les utilisateurs peuvent choisir les films qu'ils veulent regarder) des services de location, qui nécessitent des magasins physiques, avec une expérience simplifiée similaire à celle de la télévision, basée sur des algorithmes de recommandation automatisés qui sont désormais améliorés par l'IA. Des processus similaires se sont produits dans les transports, la logistique et même l'immobilier. L'automatisation via Internet ou, auparavant, via des machines industrielles complexes (par exemple, les systèmes robotiques pour l'assemblage automobile) entraîne toujours le déclin des entreprises qui dépendent de processus manuels. Dans les cas que nous avons décrits, cela peut conduire à un déclin spectaculaire de secteurs entiers. Dans d'autres cas, les processus manuels peuvent avoir un impact négatif sur certains départements sans perturber l'ensemble de l'entreprise (par exemple, si un fabricant innovant s'appuie sur des processus manuels dans le domaine du marketing).

Pourquoi cela se produit-il si souvent d'un point de vue historique ? Pourquoi tant d'entreprises conservent-elles des processus manuels plutôt que de s'automatiser malgré les avantages apparents de cette dernière ? L'une des principales raisons est l'absence de retour immédiat. L'automatisation nécessite des investissements initiaux qui peuvent être rentabilisés en plusieurs années. Le processus consistant à augmenter la main-d'œuvre manuelle pour stimuler la croissance de l'entreprise est plus rapide et plus facile à court terme. Cependant, une fois que les processus automatisés adoptés par les concurrents deviennent rentables après un certain temps, ces investissements croissants dans l'expansion de la main-d'œuvre manuelle peuvent avoir un effet négatif inattendu, entraînant des pertes de ressources importantes en raison d'une surexploitation. Plus important encore, il n'est pas toujours évident de déterminer quelle méthode d'automatisation apportera les meilleurs avantages. Par conséquent, la décision de se concentrer sur la simple expansion des processus existants semble souvent tentante.

Ce problème de retard dans les bénéfices, qui a entraîné des changements spectaculaires pour de nombreuses entreprises au cours des 200 dernières années, devient de moins en moins pertinent. Les innovations basées sur les technologies numériques et l'IA sont souvent si puissantes et rentables qu'elles peuvent apporter des avantages significatifs dans des délais relativement courts (par exemple, un ou deux ans). Si, dans le passé, le choix entre automatiser ou ne pas automatiser n'était pas toujours évident en raison de la lenteur du développement technologique, aujourd'hui, il devient de plus en plus clair : une main-d'œuvre améliorée par des outils automatisés est préférable à une main-d'œuvre reposant sur le travail manuel dans la grande majorité des cas. Voici quelques technologies qui peuvent aider la plupart des entreprises (la liste n'est pas exhaustive) : les LLM, les sites web dotés d'algorithmes de haute qualité pour le traitement des commandes et les solutions de comptabilité numérique.

En résumé, l'histoire montre que l'automatisation est la meilleure solution à long terme pour la plupart des entreprises sur le marché. Les processus manuels semblent souvent plus faciles à mettre en œuvre et moins coûteux à court terme, mais ils sont presque toujours moins performants que l'automatisation, même à l'échelle d'une décennie. L'une des orientations les plus prometteuses de l'automatisation aujourd'hui est le développement de logiciels. Les technologies informatiques améliorent les processus manuels partout dans le monde. L'apparition des technologies sans code et à faible code et de partenaires de développement tels que Keenethics, qui savent comment utiliser cette technologie, indique que ce processus ne fera que s'accélérer. Nous entrons dans une ère où l'automatisation va devenir omniprésente.