Comment protéger votre entreprise contre la fraude et les escrocs ?

Introduction

La fraude prend les propriétaires au dépourvu. Vous pensez peut-être que vos systèmes sont sécurisés jusqu'à ce qu'une fausse facture passe entre les mailles du filet ou qu'un compte d'employé soit piraté. Cela vous touche personnellement, car vous travaillez dur pour gagner chaque dollar. Notre objectif est de vous aider à mettre en place un système qui protège votre entreprise sans transformer votre quotidien en marathon stressant.

Plus vous comprenez comment fonctionne la fraude, plus il est facile de l'arrêter avant qu'elle ne se propage.

Sachez comment la fraude se manifeste

La plupart des cas de fraude suivent des schémas clairs. Les tactiques d'escroquerie changent, mais les astuces de base restent les mêmes. Plus de 57 % des propriétaires de petites entreprises ont déclaré avoir été victimes de fraude.

Faux paiements

Les escrocs envoient des factures qui semblent authentiques. Ils reproduisent le style, le logo et le ton de votre fournisseur, et réutilisent même d'anciens numéros de facture. Ils comptent sur des équipes très occupées qui cliquent et paient sans vérifier. De nombreux propriétaires remarquent d'abord que quelque chose « cloche » au niveau du montant, ou lorsqu'un fournisseur leur demande pourquoi ils n'ont pas été payés.

Fraudes internes

Ce type de fraude est particulièrement difficile à accepter, car il est le fait de personnes que vous avez vous-même embauchées. Lorsqu'un membre du personnel contrôle l'argent sans aucune surveillance, des erreurs ou des abus peuvent se produire. Il peut s'agir de faux remboursements, de modifications des registres ou de changements dans les détails de paiement. Les fraudes internes se développent lorsque les rôles sont mélangés et que personne ne vérifie le travail.

Piratage de compte

Votre messagerie électronique est la cible principale. Si des escrocs y pénètrent, ils lisent vos messages, copient votre discours et incitent votre équipe à envoyer de l'argent. Ils peuvent également réinitialiser les mots de passe de votre banque, de vos applications et de vos outils cloud. C'est pourquoi un seul identifiant faible peut compromettre l'ensemble de votre système.

Techniques de phishing

Ces messages ont l'air authentiques. Ils utilisent de faux bons de livraison, de fausses alertes bancaires, de faux messages fiscaux ou de fausses réinitialisations de mot de passe. Dès que quelqu'un clique, les escrocs accèdent au système ou y implantent un logiciel malveillant.

La tactique est simple. Ils veulent vous pousser à agir dans la précipitation.

Comprendre ces schémas vous rend beaucoup plus difficile à atteindre.

Mettez en place une routine de sécurité

La prévention de la fraude ne nécessite pas d'outils sophistiqués. Il s'agit plutôt d'adopter des habitudes régulières, comme se brosser les dents.

Selon l'enquête 2024 AFP Payments Fraud Survey, 80 % des organisations ont signalé une tentative ou une réussite de fraude aux paiements au cours de l'année écoulée.

Connexion à deux facteurs

C'est la mesure la plus efficace que vous puissiez prendre. Un code sur votre téléphone ou une connexion via une application empêche la plupart des intrusions. Même si quelqu'un vole votre mot de passe, il ne pourra pas y accéder.

Règles d'accès strictes

Accordez l'accès aux personnes en fonction de leur rôle. Tout le monde n'a pas besoin de voir les comptes bancaires ou les listes de fournisseurs. Lorsque vous limitez l'accès, les erreurs et les risques diminuent rapidement. Il est également plus facile de savoir qui a fait quoi.

Des vérifications hebdomadaires que vous respectez

Choisissez un jour par semaine pour examiner vos relevés bancaires, les factures de la plateforme et les activités récentes. Vous n'avez pas besoin de tout vérifier. Il suffit de rechercher les éléments qui ne semblent pas cohérents. Un petit débit inhabituel est souvent le premier signe d'un plan plus important.

Ralentissez les paiements importants

Les escrocs misent sur l'urgence. Un simple coup de fil permet de démasquer la plupart des faux e-mails. Si les coordonnées bancaires d'un fournisseur changent de manière inopinée, confirmez toujours l'information en appelant un numéro que vous savez être valide.

Formez votre équipe à l'aide d'exemples concrets

Vous n'avez pas besoin d'une formation officielle. Il vous suffit de rassembler trois faux e-mails que vous avez vus et de les montrer à votre personnel. Ils apprendront rapidement à reconnaître les schémas. Les gens retiennent mieux les exemples visuels que les longues réunions.

Au fil du temps, ces mesures deviendront des habitudes automatiques qui protégeront votre argent.

Méfiez-vous des astuces sociales

Ce type de fraude cible les personnes, pas les systèmes. Les escrocs se font passer pour des personnes amicales, stressées ou pressées. Ils introduisent souvent de petits détails pour rendre leur travail plus réaliste.

Exemple : Un appelant dit : « Nous mettons à jour votre service et je constate que votre zone est hors service. J'ai besoin de vos identifiants pour vous reconnecter. »

Le ton est calme et serviable. Un membre du personnel qui souhaite résoudre un problème pourrait lui donner l'accès.

• Enseignez à votre personnel des règles simples.
• Faites une pause avant de partager toute information.
• Rappelez en utilisant le numéro officiel de l'entreprise.
• Dites-leur qu'ils doivent confirmer leur identité.

Lorsque votre équipe sait qu'elle peut répondre « J'ai besoin de vérifier cela », vous privez l'escroc de son pouvoir.

Définissez des règles claires pour les fournisseurs

Les faux fournisseurs sont courants, car de nombreuses équipes précipitent le processus d'intégration. Une simple liste de contrôle permet d'arrêter la plupart des fausses factures.

Une configuration claire des fournisseurs peut inclure :

• Nom complet de l'entreprise
• Personne à contacter
• Numéro de téléphone réel que vous avez vérifié
• Informations fiscales
• Coordonnées bancaires que vous confirmez lors d'un appel
• Un accord simple conservé dans vos dossiers

Les gens se font piéger par de faux fournisseurs lorsqu'ils supposent que quelqu'un d'autre a vérifié les détails. Une liste de contrôle élimine les conjectures.

Elle aide également les nouveaux employés à éviter les erreurs. Lorsque vous embauchez de nouveaux employés, cette règle leur sert de guide.

Santé mentale et routines de gestion du stress

La fraude s'immisce lorsque vous êtes épuisé. Lorsque votre esprit est lourd, vous passez à côté de petits détails, tels que des numéros de compte bancaire modifiés ou des liens suspects.

Les propriétaires de petites entreprises ont beaucoup à gérer. Factures, problèmes de personnel, retards de livraison, demandes des clients, longues nuits et réveils matinaux. Votre cerveau est en ébullition et, lorsque cela se produit, votre attention diminue.

Certaines personnes explorent des routines de bien-être pour les aider à se détendre et à se relaxer. Dans ces cercles, les gens parlent de kratom et de kava lorsqu'ils veulent se détendre après de longues journées de travail. Lorsqu'ils examinent ces plantes, ils choisissent généralement des vendeurs dont l'approvisionnement est transparent afin d'éviter les produits de mauvaise qualité. Il s'agit d'une mesure de sécurité que les gens prennent, et non d'une affirmation sur les effets.

C'est quelque chose que l'on voit souvent dans les discussions sur le bien-être entre personnes qui essaient de maintenir un équilibre malgré la pression professionnelle.

Concentration et vivacité d'esprit lors des contrôles anti-fraude

Les contrôles anti-fraude nécessitent de la concentration. Si vous les survolez, vous risquez de manquer un petit indice. Les propriétaires jonglent souvent avec tant de choses qu'ils perdent leur vivacité d'esprit à la fin de la journée.

Certaines personnes qui lisent les forums spécialisés discutent des produits à base de 7-hydroxymitragynine lorsqu'elles explorent les moyens utilisés par d'autres utilisateurs pour rester vigilants pendant les longues tâches. Les personnes qui s'intéressent à ce sujet ont tendance à se tourner vers des vendeurs qui effectuent des tests en laboratoire complets afin d'éviter les produits à risque.

Encore une fois, il ne s'agit pas d'un conseil. Il s'agit simplement d'un aperçu de ce que les gens recherchent lorsqu'ils cherchent des moyens de rester vifs pendant de longues périodes de travail.

Corrigez les angles morts cachés

Toute entreprise a des points faibles. Les propriétaires ne les voient pas tant que quelque chose ne tourne pas mal.

Anciens mots de passe

Si votre mot de passe est basé sur une date d'anniversaire, un animal de compagnie, un enfant ou un ancien modèle, il est facile à deviner. La réutilisation des mots de passe dans différentes applications ouvre également la porte.

Faire confiance sans vérifier

Vous pouvez faire confiance à votre personnel tout en vérifiant les comptes. La surveillance n'est pas synonyme de méfiance. Elle fait partie intégrante de la gestion d'une entreprise sûre.

Petites fuites

Les escrocs vous testent souvent avec de petits prélèvements. Si vous ne remarquez pas les petits, ils augmentent. Des vérifications hebdomadaires permettent d'éviter cela.

Règles de messagerie électronique laxistes

Si vous n'avez pas mis en place de filtres ou d'alertes, vous ne verrez pas les signes de falsification. Les e-mails sont au cœur de votre activité. Protégez-les. Repérer rapidement un angle mort vous évitera bien des soucis par la suite.

Que faire en cas de fraude

La fraude ne disparaîtra pas, mais vous pouvez rendre votre entreprise difficile à cibler en conservant des systèmes simples, stables et clairs. De bonnes habitudes, des vérifications hebdomadaires, des connexions sécurisées et une équipe qui comprend le fonctionnement des escroqueries constituent une véritable protection.

En restant calme, en équilibrant votre charge de travail et en vous concentrant sur les tâches essentielles, vous détecterez les problèmes à temps et éviterez des pertes coûteuses. Une entreprise qui prête attention aux petits signes est plus sûre qu'une entreprise qui attend qu'un problème majeur survienne. Si vous continuez à développer ces habitudes, votre organisation deviendra plus solide de semaine en semaine.