プログラム・マネジメント計画の立て方

イントロ

それは、調整された努力と複数のプロジェクトのシームレスな統合を必要とする変革的な目標である。全体的な目標を達成するためには、複数の小さなプロジェクトが連携しなければなりません。このプロセス全体は複雑で困難なものですが、まずはプログラム管理計画が必要です。

プログラムマネジメント計画は、これらのプロジェクトを一つの共通の目的の下に統合し、組織の成長を最大化するための努力と資源を調整する包括的なロードマップである。それは、スコープ、プログラムのベースライン、予算などのような重要な要素を持っています。

ビジネスを成長させるためのビジョンを実行するのであれば、プログラム・マネジメント・プランの作成が必要です。プログラム・マネジメント・ツールの定義や実践的な開発ステップなど、このトピックのエッセンスを以下のディスカッションにまとめました。さっそく始めよう！

プログラム・マネジメント・プランとは何か？

プログラム・マネジメント・プランとは、これらすべての小さなプロジェクトをどのように管理・調整し、すべてを円滑に進め、主目的を成功裏に達成するかをまとめたマスタープランのようなものである。

プロジェクトやイニシアチブのような様々な構成要素を含むプログラムの運営に関する細かな詳細や、どのように利益を達成することを目指しているのか。さらに、その進捗状況を綿密にモニターするためのスケジュールや方法についても解説している。

この文書は、プログラムが進むにつれて進化し、更新される。プログラムが終了すると、この文書は、予算、スケジュール、スコープ、目標の変更をレビューし、承認するための重要なツールとなる。

一言で言えば、プログラム・マネジメント計画は、プログラム全体を軌道に乗せ、成功へと導くための重要な指針である。これには、スコープ、スケジュール、リソース、予算、リスク管理、コミュニケーションなどが含まれる。

その他に、モニタリングと分析もプログラムマネジメント計画では重要である。どのように成功を測定するのか、どのような要因や指標がプロジェクトの成功を評価するために調整されているのかを定義する。

プログラムマネジャーは、プログラムマネジメント計画を策定する責任者である。彼らはプログラムの戦略と目的を理解しなければならない。

さらに、プログラム・マネジャーは、プログラム計画の成功は、高品質の成果物を期限内に予算内で提供した結果であることを認識すべきである。むしろ、その成功は、プログラムがいかに効果的に組織のニーズに対応し、利益を生み出すかによって評価される。

プログラム・マネジメントとプロジェクト・マネジメントの比較

(イメージ：Freepik）

実際、プログラムマネジメントとプロジェクトマネジメントは 、重要な測定や指標に関しては似ている。しかし、いくつかの点ではまったく異なることもある。ここでは、この2つを区別する方法を説明する。

プロジェクトマネジメントは、特定のタスクやプロジェクトを効率的かつ効果的に完了させることに重点を置く。決められたスケジュール、予算、品質基準内で最終的な製品やサービスを提供することを目的としている。プロジェクトは通常、一時的なもので、開始日と終了日が明確になっています。

外部の請負業者に委託することもできるし、プロジェクトを運営する組織が、組織の一部であるかどうかにかかわらず、利害関係者のために働くこともある。プロジェクトマネジメントの第一の目標は、プロジェクトの成果物や目的を成功裏に達成することである。

一方、プログラム・マネジメントは、組織の戦略的目標や利益を達成するために協働する、関連するプロジェクトやイニシアティブのグループを扱う。これらのプロジェクトを相乗的に管理することで、全体的な利益を最大化することに重点を置く。

プログラム・マネージャーは会社にとって不可欠な存在である。プロジェクトとは異なり、プログラムは継続的で長期的な視点を持つ。プログラムマネジメントの成功は、それがどれだけ組織に利益をもたらし、その戦略的ニーズを満たしているかによって測られる。

プログラム・マネジメント計画を作成する5つの方法

プログラムとプロジェクトマネジメント計画の違いを理解した上で、本論に入りましょう。ここでは、組織の成功を支えるプログラムマネジメント計画を作成する5つの方法を紹介する。

#1.ゴールを決める

プログラムマネジメント計画を作成する最初のステップは、プログラムの目標を明確に定義することです。プログラムマネジャーとして、プログラムが達成しようとする主な目標を明確にしなければなりません。

プログラムの目標は、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限付き（SMART）でなければなりません。例えば、オフィス環境に新しい従業員宿泊システムを導入することで、チームの満足度を向上させるという目標が考えられます。

明確な目標を定めることは、プログラム全体に方向性と目的意識を与えるため、極めて重要である。そのため、プログラムのパフォーマンスを高めるために、焦点を絞った測定可能なプロジェクトを決定し、開発することができる。

#2.プログラムのベースラインを設定する

プログラム・ベースラインは、プログラム全体の基礎となるものであり、プログラム実施を通じて遵守しなければならない重要なパラメータの概要を示すものである。以下は、プログラム・ベースラインに含まれる要素である：

スコープ

プログラムのスコープは、対象となるものの境界と範囲を定義する。プログラム内のすべてのプロジェクト、イニシアティブ、タスクを特定する。

例えば、このプログラムが組織のデジタルプレゼンス向上を目的としている場合、その範囲には、ウェブサイトの再設計、ソーシャルメディアの統合、従業員用アプリの開発などのプロジェクトが含まれるかもしれない。

予算

予算は、プログラムの財政的制約を設定する。予算は、プログラムの実施に利用可能な資金の総額と、様々なプロジェクト間の資源配分の概要を示す。適切な予算配分により、財源が賢く活用され、使いすぎが防止される。

成果物

成果物とは、プログラム内の各プロジェクトの有形無形の成果物である。ステークホルダーやスポンサーが期待する成果である。

たとえば、カスタマーサポートシステムプログラム内のプロジェクトの成果物としては、機能的なヘルプデスクソフトウェア、ソーシャルメディア最適化ツール、サポートスタッフ向けのトレーニング資料、顧客フィードバックレポートなどが考えられます。また、顧客ニーズの理解をさらに深めるために、Salesforceを使った顧客フィードバック調査をプロジェクトに組み込むこともあります。この統合により、チームはデータを効率的に分析し、顧客の特定の要件や好みに合わせてサービスを調整することができる。"

プログラムのベースラインを明確に設定することで、進捗と実績を測定するための基準点となる。プログラム実施中に加えられた変更は、ベースラインと比較し、プログラムが軌道に乗ったことを確認する。

#3.アイデアをステークホルダーと共有する

プログラムのゴールとベースラインを設定したら、関連するすべての利害関係者にプログラ ムのビジョンと詳細を伝えます。ステークホルダーとは、エグゼクティブ、マネジャー、チームメンバー、顧客など、プログラムの成果に関心がある、またはその影響を受ける個人またはグループを指します。

プログラムの目的、利点、期待される成果に関する議論に利害関係者を参加させるために、ミーティングやプレゼンテーションを開始したり、説明ビデオを共有したりする。オープンなコミュニケーションを奨励し、質問や懸念があれば対応する。

利害関係者とプログラムについて話し合うことは、フィードバックを得るための方法である。利害関係者のフィードバックに耳を傾け、彼らの貴重な洞察をプログラム計画に反映させる。

さらに、このプログラムが組織の戦略目標とどのように合致し、どのような利益をもたらすかを示すことで、賛同を得ることができる。彼らのニーズや期待に応えることで、プログラムに対する前向きな姿勢が育まれる。

利害関係者との話し合いにおけるすべての合意、決定、コミットメントを文書化する。これは、誤解を避け、今後の行動のための明白な参考資料となる。初期の計画に利害関係者を参加させることで、プログラムの成功に対する彼らのコミットメントが高まります。

#4.計画を実行する

ステークホルダーの支持を集めたら、いよいよプログラム管理計画を実行に移します。プロジェクトの実施、リソース管理、リスク管理、コラボレーション、そしてプログラムのコミュニケーションについて検討する必要がある。

プロジェクトの実施により、事前に定義されたスコープ、タイムライン、予算に従って、プログラム内の各プロジェクトを実行することができます。進捗状況を定期的に監視し、タスクの完了がプログラム計画に従っていることを確認します。

プログラムをさらに支援するために、各プロジェクトに効率的にリソースを割り当て、その利用状況を監視し、チームが効果的にタスクを遂行するためのスキル、ツール、サポートを確保する。さらに、潜在的なリスクや課題を評価・対処し、リスク軽減策を実施する。

計画を実行するには、ベースラインに対するプログラムのパフォーマンスをモニタリングし、管理することも必要である。状況の変化に柔軟に対応し続ける。フィードバック、新たな洞察、または予期せぬ課題に基づいて、プログラムのアプローチを調整する準備をする。

#5.プログラムの管理と監視

プログラムの管理と監視は、プログラムのライフサイクルを通じて行われる重要な段階である。これには、プログラムの進捗状況を監督し、必要な調整を行い、目標達成に向けて確実に軌道に乗せることが含まれる。

この段階では、パフォーマンスを監視し、逸脱を特定し、根本原因を分析し、是正措置を講じる必要がある。それぞれの説明は以下の通り：

パフォーマンス・モニタリング

プログラムのパフォーマンスを定期的にモニターし、目的に対する進捗を追跡する。これには、主要業績評価指標（KPI）を測定し、会社のダッシュボードに表示し、プログラムの基準値と比較することが含まれる。そうすることで、プログラム・マネージャーは、成功した領域と改善が必要な領域を特定することができる。

逸脱を特定する：

モニタリングでは、当初の計画からの逸脱を探すことが重要である。プログラムがマイルストーンや目標を達成していない場合は、調整が必要であることを示している可能性がある。

根本原因の分析：

乖離が生じた場合乖離を特定した後、根本原因分析を実施し、問題の背後にある理由を特定する。これには、逸脱をもたらした要因を深く掘り下げ、それがプログラムの進捗に与えた影響を理解することが含まれる。

是正措置を取る：

パフォーマンス・モニタリングと根本原因分析の結果に基づき、課題や逸脱に対処するための是正措置を実施する。これらのアクションには、リソースの再配分、タイムラインの調整、またはプログラムを軌道に乗せるための戦略の修正が含まれる。

さらに、プログラム管理の実践を改善し、将来のプログラムを強化するために、チームメンバーや利害関係者からのフィードバックを奨励する。そして、過去の経験から学ぶための貴重な参考資料として、プログラム実行中に行われたすべての決定、変更、行動を文書化する。

結論

プログラムマネジメント計画の作成は、プログラムを成功裏に実行するための基礎を築く、体系的で重要なプロセスである。プログラムマネジメント計画を作成する前に、プログラムマネジメント計画の定義とプロジェクト計画との違いを理解することが不可欠である。

以上のステップは、明確で測定可能な目標の定義から、プログラムのベースラインの設定、利害関係者の参加に至るまで、マネジメントプラン作成の要点を概説したものである。言うまでもなく、プログラムのコントロールとモニタリングも、インパクトのあるプログラムを成功させるために極めて重要である。

よく練られたプログラムマネジメント計画は、相互に関連し合う複雑なプロジェクトを管理するためのロードマップとガイダンスを提供する。プログラム・マネジャーが計画を熱心に守り、利害関係者のニーズに注意を払い続けることで、プログラムは価値ある利益をもたらし、組織の将来の成功にプラスの影響を与えることができる。