人事として成功するための文章力向上のヒントとハック

イントロ

人事マネジャーにとって、文章を書くスキルはコミュニケーションや対人関係のスキルよりも重要度が低いと思われるかもしれません。しかし、きちんと構成された包括的なコンテンツを作成することは、同僚同士の対立を解決したり、印象的な就職面接を行ったりするのと同じくらい重要なことなのです。

間違いなく、誰もが生まれながらにして文章を書く才能を持っているわけではない。ほとんどの人は、文章力を向上させるために努力しなければならない。あなたの文章を次のレベルに引き上げたいのであれば、この記事で多くの実践的なヒントを見つけることができるでしょう。その前に、人事マネージャーとして文章力を高める必要がある理由を簡単に確認しておきましょう。

なぜ人事担当者にとって文章力が重要なのか？

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履歴書に自己PRを記載する必要があるHR分野での就職活動から始まり、日常的なEメールや毎月のプレゼンテーションに至るまで、あなたは日々文章力を頼りにしています。就職希望者が、自分の業績やその仕事に最適である主な理由について、有益で印象的な段落を作成するために、自己PR書作成サービスを利用することが多いのも不思議ではありません。経験豊富なライターが、読み手の心をつかむ短い文章を作成するお手伝いをします。

人事部門で信頼性とプロフェッショナリズムを確立するためには、強力なライティングスキルが不可欠です。あなたの文章は、候補者や社員があなたや人事部に抱く第一印象となることが多いのです。一言で言えば、明確で簡潔、ミスのない文章は、あなたが細部にまで注意を払い、真剣に仕事に取り組んでいることを示すものです。以下は、あなたがライティングスキルの向上を検討すべき理由です。

* 明確で説得力のある職務内容

有能な候補者を惹きつけ、その職務について伝える説明文を作成するには、強力な文章力が不可欠です。

* 効果的なコミュニケーション

人事担当者は、従業員、マネージャー、経営幹部と常にコミュニケーションを取っています。明確で簡潔、かつ有益なEメールや報告書、その他の文書を作成する能力が求められます。

* 法令遵守

ポリシーや手順書など、多くの人事文書は法律に準拠している必要があります。人事担当者は、明確かつ簡潔で、すべての法的要件を満たす文書を作成できなければなりません。

* 雇用主ブランディング

人事担当者であれば、キャリアページや求人情報など、企業のウェブサイトやソーシャルメディアに掲載するコンテンツの作成を担当することもあるでしょう。そのため、作成するコンテンツは企業文化を正確に反映したものでなければなりません。

* トレーニングと開発

従業員向けの研修資料の作成に携わることもあるでしょう。明確で簡潔、かつ理解しやすいものを目指します。

人事担当者がライティングスキルを向上させるためのトップ・ヒント

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以下の効果的なヒントやハックは、会社の経営陣や従業員との強いコミュニケーションを築くことで、あなたの文章力を向上させるのに役立ちます。

広く定期的に読書をする

人はしばしば巨匠の仕事ぶりを見て学ぶ。新しいテクニックを学び、専門家の知恵に浸ることができる。文章力を磨くには、優れた文章に没頭することだ。著者がどのように文章、段落、論旨を作り上げているかに注意を払う。必要な専門用語を学ぶために、自分の分野に関連する文献を選ぶのもよい。こうすることで、文法、文体、語調の理解が深まります。

計画と組織化

書き始める前に、時間をかけて自分の考えを計画し、内容を整理しましょう。多くの場合、優れた文学作品は詳細なアウトラインから始まります。簡単なメールを書くときでも、じっくり考える時間を十分にとりましょう。この戦略は、より集中し、首尾一貫した作品を書くのに役立ちます。

練習

書けば書くほど、上手になります。毎日、あるいは毎週、短い日記でもいいので、書く時間を確保しよう。使いやすいタイムトラッカーがあると便利です。クリエイティブ・ライティングに深入りするもよし、プロフェッショナル・スラングに焦点を当て、Eメールやレポートなどを書く練習をするもよし。整理整頓のスキルを向上させる絶好のチャンスでもある。この活動のために十分な時間を確保するのは難しいかもしれませんが、間違いなくあなたにとって有益なものになるでしょう。

ライティング・コースを受講する

ライティングの講座は、オンラインでも対面でも数多く開講されています。このようなコースは、体系化された環境でライティングスキルを高めるのに役立ち、一人で勉強のプロセスを整理するのに苦労している人には特に有効です。さらに、同じ志を持つ人々と出会い、人脈を広げる機会にもなります。

自分の声を見つけよう

有能な人事マネジャーの仕事のひとつは、社員の能力開発を促進し、全員が自分のスキルや才能を発揮する機会を得られるようにすることです。同じテクニックを使って、プロフェッショナルでありながら自分らしい文章を書きましょう。コミュニケーションにフォーマルな言葉を使う必要があるとはいえ、自分の個性に合わせられないわけではありません。

強い動詞を使う

動詞は文章の主役です。意味を的確に伝え、文章に力を与える強い動詞を選びましょう。二重の意味を持ち、読者を混乱させるような文章にならないように注意しましょう。また、一般的に能動態の方が簡潔で理解しやすいので、能動態を使いましょう。このルールはEメールを書く際に特に重要です。受信者に、受け取った情報を使って何をしてほしいのか、明確な考えをもってもらいたいからです。

文の構造を変える

文章が単調にならないようにしましょう。文の長さや構成をミックスして、より魅力的な読書体験を作りましょう。声に出して読み、矛盾点を見つけましょう。長い文章だけを使うという戦略は、読者を混乱させやすく、失敗する可能性があります。また、短い文章だけで書くと、突然終わった考えにつまずき、全体を読むのが難しくなります。

聴衆を知る

マーケティング担当者がさまざまな戦略でユーザーの意図を理解し、魅力的なコンテンツを作成するように、人事マネージャーも同様のアプローチでEメールやレポートを作成します。閲覧者のニーズや背景を考慮し、特定の閲覧者に合わせたコンテンツを作成する。彼らの知識レベルや必要な情報を考慮しましょう。不慣れな読者には、そのテーマについてより詳しく説明しましょう。

入念な校正

送信を押す前に、必ず校正を入念に行いましょう。誤字脱字や文法ミスは読者に不快な印象を与えます。ブラウザのGrammarlyのような人気ツールのアドオンを使えば、起こりうるミスをすべて見つけることができます。多くの文法チェッカーがオンラインやワープロソフトで利用できます。これらのツールは間違いを発見するのに役立ちますが、完全に頼ってはいけません。自分が犯した間違いを分析し、今後それを避けるようにしましょう。そうでなければ、ライティングスキルは向上しません。

テンプレートを使用する

職務記述書や内定通知書など、多くの人事文書はテンプレート化できる。この方法は時間を節約し、一貫性を確保することができます。ウェブ上やプロのライティング・サービスで見つけることができる例文を使って、自分だけのテンプレートを作成することができます。これらの例文に、あなたの会社の社風やあなた自身の書き方を加えることで、ユニークなものにすることができます。

合法に保つ

人事文書を作成する際には、法的問題に留意すること。疑問があれば弁護士に相談し、確実に正しいことを行う。必要であれば、人事マネジャーが作成する文書に関する法的問題を論じた、関連する文書作成コースを受講することもできます。

ライティング・スキルをプロフェッショナルの育成に生かすには

ライティングスキルの向上に十分な時間を割くには、強いモチベーションが必要です。多忙なスケジュールの中で、他の活動よりもライティングスキルを優先させるためには、自分の専門的な能力開発が最も大きな動機付けの一つになります。ライティングの才能を活かしてキャリアアップを目指すには、次のような方法があります。

コンテンツ制作

人事トピックに関するブログ記事を書くことで、オピニオンリーダーとしての地位を確立しましょう。そうすることで、自分の専門知識を示すことができ、講演や業界からの評価を得ることができる。業界誌をターゲットにすることもできるし、自分のブログを立ち上げることもできる。LinkedInのようなプラットフォームで定期的に記事を書くことから始めて、読者を増やしましょう。

社内コミュニケーション

人事部または会社全体のために、ボランティアで社内報を書く。この活動には、従業員向けニュースレター、方針の更新、研修資料などが含まれます。そうすることで、さまざまな対象者に合わせてコミュニケーションを調整する能力をアピールすることができます。

強力な提案書の作成

新たな人事施策を提案する役割を担っているのであれば、説得力のある、構成の整った提案書を作成するために、ライティングスキルを活用しましょう。説得力のあるコンテンツを作成することで、自分の部署で最大限の成果を上げ、組織内で成長することができます。

業界リソースへの貢献

知恵は経験とともに生まれる。社内で成功した人事慣行に関するケーススタディやホワイトペーパーを書く（守秘義務がある場合）。知見や洞察を共有することで、あなたの評判が高まり、HRコミュニティにおけるリソースとして位置づけられます。

ポートフォリオの構築

将来何が起こるかわかりません。人事関連の最高のライティングサンプルのポートフォリオを持つことは常に良いアイデアです。職務記述書、研修資料、あるいは成功した社内コミュニケーション作品などもその中に入れましょう。潜在的な雇用主に対して、あなたの卓越したライティングスキルと経験を示すことができます。

人事担当者とのネットワーク

人事担当者の多くは、フォーラムやソーシャルメディアグループを通じてオンラインでつながっています。ディスカッションに参加し、自分の書いた洞察を共有する。このアプローチは、あなたを知識豊富な発言者として確立し、プロフェッショナルな人脈を構築します。