Escolhendo o software certo de gerenciamento de estoque de alimentos e bebidas: Recursos que importam

Introdução

Vamos ser honestos. Administrar uma empresa de alimentos - seja um restaurante, uma marca de lanches ou uma unidade de produção em grande escala - às vezes pode parecer como fazer malabarismos com uma mão e apagar incêndios com a outra.

E o estoque?

Muitas vezes é aí que o fogo começa.

Quer se trate de produtos frescos que estragam antes que você possa vendê-los ou de rastrear a origem de um erro de embalagem, sistemas de estoque deficientes podem custar mais do que dinheiro. Eles consomem tempo, causam frustração na equipe e, o pior de tudo, podem afetar a confiança de seus clientes.

É nesse ponto que o software certo de gerenciamento de inventário de alimentos e bebidas faz uma grande diferença.

Mas com dezenas de opções disponíveis, como você sabe o que procurar? Como separar o que é genuinamente útil do que é apenas marketing chamativo?

Vamos resolver isso juntos - sem as palavras da moda.

Por que ter um inventário correto é mais importante do que nunca

Inventário não é apenas "estoque nas prateleiras". São seus ingredientes, seus materiais de produção, seus produtos acabados. E tudo isso está se movendo rapidamente - chegando, sendo usado, reembalado, enviado, devolvido ou descartado.

Se você depende de métodos manuais ou de um software criado para um tipo diferente de negócio, provavelmente está lidando com isso:

• Estrago ou desperdício que você poderia ter evitado

• Ficar sem ingredientes no pior momento possível

• Pedidos em excesso para "jogar pelo seguro"

• Erros que voltam para prejudicá-lo durante as auditorias

Ninguém tem tempo para isso.

O que você precisa é de um sistema que lhe dê clareza. Um sistema que permita que você saiba onde está, quanto tempo vai durar e o que precisa ser feito - sem dificultar as coisas.

Vamos falar sobre o que realmente importa

Esqueça a conversa fiada de vendas. Estes são os recursos que fazem uma diferença real nas operações cotidianas.

1. Inventário que se atualiza à medida que você trabalha

Imagine verificar seu estoque e saber que ele está 100% atualizado. Não é uma estimativa aproximada. Não um número de ontem. Mas exatamente o que está em seus freezers, geladeiras ou armazéns secos neste exato momento.

O rastreamento de estoque em tempo real deve:

• Mostrar contagens ao vivo em vários locais

• Refletir o uso das vendas ou da produção instantaneamente

• Ajudá-lo a detectar discrepâncias com antecedência - antes que elas se tornem uma bola de neve

• Trabalhar sem problemas com a leitura de código de barras ou ferramentas móveis

Não se trata de perfeição. Trata-se de ter um sistema que lhe diga o que está acontecendo enquanto está acontecendo.

2. Rastreamento de validade que não perde o ritmo

As empresas de alimentos e bebidas não se limitam a estocar itens - elas estocam itens com relógios.

Um bom software o mantém à frente da deterioração:

• Sinalizar itens que estão chegando ao fim do prazo de validade

• Sugerir o que usar ou vender primeiro

• Ajudar a sua equipe a fazer a rotação adequada do estoque

• Registrar informações de validade a partir do momento em que as recebe

Não há mais notas adesivas nas embalagens. Não é mais necessário adivinhar qual palete de queijo vai primeiro.

3. Receitas que sincronizam com o estoque

Independentemente de você estar produzindo molhos para massas, bebidas engarrafadas ou sanduíches pré-embalados, o seu sistema de inventário deve entender o que vai nos seus produtos.

Isso significa que você pode:

• Vincular ingredientes a cada item do cardápio ou produto

• Reduzir o estoque de matéria-prima à medida que os produtos são fabricados

• Prever o que será necessário com base nas vendas

• Atualizar os custos automaticamente quando os preços dos fornecedores mudarem

É uma grande economia de tempo e aumenta a precisão de uma forma que o rastreamento manual nunca conseguiu.

4. Acesso móvel e suporte a código de barras

Sejamos realistas: arrastar a equipe para um desktop toda vez que ela precisa verificar o estoque é um assassino de produtividade.

As ferramentas móveis e a leitura de código de barras ajudam a sua equipe:

• Contar o estoque mais rapidamente

• Receber entregas com menos erros

• Identificar e corrigir problemas na hora

• Permaneça no chão de fábrica em vez de ficar correndo atrás de papelada

Você quer que a sua equipe se concentre na comida, e não que fique lutando contra o sistema.

5. Sugestões de compras inteligentes (porque você já tem muito em que pensar)

Ficar sem ingredientes atrapalha tudo. Pedir demais? Isso é dinheiro jogado no ralo.

Um sistema inteligente não fica apenas esperando que você reaja. Ele vê tendências e o ajuda a planejar.

Recursos a serem procurados:

• Pedidos de compra automatizados com base em pontos de reabastecimento

• Previsão que se ajusta à sazonalidade ou às promoções

• Acompanhamento do desempenho do fornecedor

• Um local central para gerenciar pedidos, recibos e devoluções

É como ter um segundo par de olhos em suas compras - sem o salário.

6. Sincronização com suas ferramentas existentes

O inventário não vive em uma bolha. Ele se conecta às suas vendas, às suas finanças e aos seus relatórios.

Se o seu software não puder se comunicar com..:

• Seu sistema de ponto de venda (PDV)

• Sua plataforma de contabilidade (como Xero, QuickBooks ou MYOB)

• Seus pedidos on-line ou comércio eletrônico

• Seus fornecedores ou depósito

...você ficará preso à dupla entrada. E, convenhamos, ninguém precisa mais disso.

Procure um software que se integre facilmente. Quanto menos cliques, melhor.

7. A conformidade não é um bônus - é uma obrigação

Você já conhece a pressão das normas de segurança alimentar. Seu software de inventário deve ajudá-lo a manter a conformidade - e não deixá-lo em apuros durante um recall ou uma inspeção.

Você vai querer recursos como:

• Rastreamento de lotes

• Relatórios prontos para auditoria

• Rastreabilidade do fornecedor

• Etiquetas para alergênicos, datas de produção ou certificações

Você não recebe crédito extra por atender aos padrões de segurança alimentar. Mas ficar aquém? Isso fica muito caro, muito rápido.

8. Suficientemente simples para que a equipe possa realmente usar

Esse talvez seja o recurso mais negligenciado de todos.

Uma ferramenta pode ter todos os recursos do mundo, mas se a sua equipe não a utilizar, será apenas mais uma assinatura que drenará o seu orçamento.

Procure um software que seja:

• Limpo e fácil de navegar

• Criado pensando em seu tipo de negócio

• Com o apoio de um sólido suporte ao cliente (o bate-papo ao vivo é uma vitória)

• Treinamento rápido para novos funcionários

Lembre-se: não se trata de quão "avançada" é a ferramenta. O que importa é se ela se encaixa bem em seu fluxo de trabalho real.

A questão do custo: Você está pagando a mais ou investindo a menos?

A verdade é a seguinte: alguns softwares são muito caros para o que fazem. Outros parecem baratos na superfície, mas não têm os recursos de que você precisará dentro de alguns meses.

Pelo que vale a pena pagar?

• Economia de tempo a cada semana

• Menos erros de inventário

• Redução da deterioração ou perda de estoque

• Melhores margens por meio de compras precisas

Não se trata apenas do preço. Trata-se do que o software realmente oferece à sua empresa.

Considerações finais: Escolha um software que funcione como um colega de equipe

Você não precisa de uma solução milagrosa. Você precisa de algo confiável. Algo que ajude, não que atrapalhe.

A escolha do software certo de gerenciamento de inventário de alimentos e bebidas é mais do que os recursos de uma lista de verificação. Trata-se de saber se ele se encaixa bem no seu ritmo, com que rapidez a sua equipe pode se integrar e com que confiança você pode tomar decisões com base no que ele mostra.

Não existe uma opção perfeita. Mas há uma que é a certa para você.

E encontrá-la? Vale a pena o esforço