Quanto os processos manuais custam às empresas ao longo do tempo

Introdução

Há apenas 500 anos, a maior parte do trabalho realizado pelos seres humanos era manual. Para plantar ou construir uma casa, muitas pessoas tinham que exercer sua força física por longos períodos de tempo. Isso costumava resultar em um crescimento econômico lento e padrões de vida bastante baixos. A vida no ano 1500 era muito mais parecida com a vida no ano 500 ou 1000 do que com a vida no ano 2026. O que torna nosso ano tão especial? A automação.

Enquanto no passado a maior parte do trabalho tinha que ser feita por seres humanos de forma independente, agora somos auxiliados por um grande número de máquinas. Geramos energia aproveitando nosso conhecimento de física. Podemos resolver problemas matemáticos complexos que levariam anos para serem calculados por seres humanos em questão de dias, por meio de supercomputadores. Em resumo, nosso poder agora é aumentado por um grande número de ferramentas que não apenas nos tornam mais fortes (como um martelo nas mãos de um construtor), mas também fazem a maior parte do trabalho que antes era manual por nós. As empresas foram pioneiras nessa rápida transição para a inovação e continuam a impulsioná-la. Neste artigo, discutiremos como os processos manuais podem ser caros para as empresas ao longo do tempo e discutiremos por que a automação é sempre a melhor opção em cenários de longo prazo.

A atual revolução digital levou ao surgimento de vários produtos de alta qualidade que tornam a automação possível. Por exemplo, o desenvolvimento de aplicativos Make.com permite que as empresas interconectem vários aspectos digitais de suas operações e reduzam a dependência de configurações manuais. Outros serviços importantes incluem ferramentas como Zapier, Bubble e Webflow. As oportunidades de automação nunca foram tão fáceis de acessar.

No entanto, nos últimos 20 anos, vimos vários exemplos de grandes empresas ou pequenas e médias empresas bem estabelecidas falindo devido à sua dependência de processos manuais. Vamos dar uma olhada em alguns desses exemplos e tentar encontrar as causas por trás desses problemas.

Hoje, a Amazon é quase sinônimo de varejo. A maioria dos americanos compra laptops, roupas e muitos outros produtos lá. No ano 2000, esse não era o caso. Muitas pessoas em todo o mundo dependiam de lojas locais ou marcas de varejo de médio porte. Marcas de varejo realmente grandes que ofereciam mercados com “tudo” eram bastante raras. Então, o que mudou? No passado, as empresas de varejo dependiam do trabalho manual. Elas tinham um grande número de lojas, que precisavam ser operadas por uma equipe extensa. A logística também era muito difícil de gerenciar: era necessário oferecer uma seleção mais ou menos equilibrada de produtos em todas as lojas para atender não apenas à demanda geral, mas também à demanda de nichos. As listas de pedidos por correspondência precisavam ser criadas manualmente, impressas e exigiam uma grande força de trabalho para gerenciar os pedidos. Tudo isso afetava os preços de varejo. O processo de venda de produtos exigia muito trabalho manual.

Então, a Amazon surgiu e mudou completamente o jogo, passando das lojas físicas para os mercados online, onde os usuários podiam escolher não apenas entre produtos locais, mas também entre produtos disponíveis em todo o país (e até mesmo no exterior). Em seguida, começou a trazer grandes inovações na logística de armazenamento, otimizando os prazos de entrega e seus estoques de produtos para minimizar os custos para os usuários finais, usando robôs e algoritmos inteligentes. Como resultado, devido à crescente popularidade dos varejistas online (além da Amazon, grandes players incluem Walmart e eBay), as lojas físicas não são mais a tendência dominante. Elas continuam funcionando bem em nichos específicos, como varejo de alimentos ou roupas, mas estão se tornando cada vez mais irrelevantes em outros setores. A automação por meio de tecnologias da Internet, algoritmos de logística e robótica transformou completamente a maneira como compramos coisas. Muitos varejistas mais antigos dependiam de processos manuais estabelecidos em seu setor e, consequentemente, perderam suas participações de mercado ou até mesmo fecharam as portas.

Existem muitos outros casos em que processos semelhantes ocorreram. Por exemplo, a Netflix e outros serviços de streaming/vídeo sob demanda conseguiram substituir em grande parte a TV e o aluguel de filmes entre as gerações mais jovens. Eles combinam a agência do usuário (os usuários podem escolher quais filmes querem assistir) dos serviços de aluguel, que exigem lojas físicas, com uma experiência simplificada semelhante à da TV, baseada em algoritmos de recomendação automatizados que agora são aprimorados pela IA. Processos semelhantes ocorreram nos setores de transporte, logística e até mesmo imobiliário. A automação via Internet ou, anteriormente, por meio de máquinas industriais complexas (por exemplo, sistemas robóticos para montagem de automóveis) sempre resulta no declínio de empresas que dependem de processos manuais. Nos casos que descrevemos, isso pode levar a declínios dramáticos em setores inteiros. Em outros, os processos manuais podem afetar negativamente departamentos específicos sem perturbar toda a empresa (por exemplo, se um fabricante inovador depende de processos manuais em marketing).

Por que isso acontece com tanta frequência do ponto de vista histórico? Por que tantas empresas mantêm processos manuais em vez da automação, apesar de seus benefícios aparentemente óbvios? Uma das principais razões é a falta de feedback imediato. A automação requer investimentos iniciais que podem ser recuperados em vários anos. O processo de aumentar a força de trabalho manual para impulsionar o crescimento da empresa é mais rápido e fácil no curto prazo. No entanto, uma vez que os processos automatizados adotados pelos concorrentes se tornam lucrativos após algum tempo, esses investimentos crescentes na expansão da força de trabalho manual podem ter um efeito negativo inesperado, levando a perdas significativas de recursos devido à extensão excessiva. Mais importante ainda, nem sempre é óbvio qual método de automação trará os melhores benefícios. Portanto, a decisão de se concentrar na simples expansão dos processos existentes muitas vezes parece tentadora.

Esse problema de benefícios atrasados, que levou a mudanças dramáticas para muitas empresas nos últimos 200 anos, está se tornando cada vez menos relevante. As inovações baseadas em tecnologias digitais e IA são frequentemente tão poderosas e econômicas que podem trazer benefícios significativos em prazos relativamente curtos (por exemplo, um ou dois anos). Se no passado a escolha entre automatizar ou não automatizar nem sempre era óbvia devido ao ritmo mais lento do desenvolvimento tecnológico, hoje está se tornando cada vez mais clara: uma força de trabalho aprimorada por ferramentas automatizadas é melhor do que aquela que depende do trabalho manual em um número esmagador de casos. Aqui estão algumas tecnologias que podem ajudar a maioria das empresas (a lista não é exaustiva): LLMs, sites com algoritmos de alta qualidade para processamento de pedidos e soluções de contabilidade digital.

Resumindo, as evidências históricas mostram que a automação é o melhor curso de ação para a maioria das empresas no mercado a longo prazo. Os processos manuais muitas vezes parecem mais fáceis de implementar e mais baratos em cenários de curto prazo, mas quase sempre perdem para a automação, mesmo no âmbito de uma década. Uma das direções mais poderosas para a automação atualmente é o desenvolvimento de software. As tecnologias de computador aprimoram os processos manuais em todo o mundo. O surgimento de tecnologias sem código e com pouco código e de parceiros de desenvolvimento como a Keenethics, que sabem como usar essa tecnologia, indica que esse processo só vai continuar se acelerando. Estamos nos aproximando de uma era em que a automação se tornará onipresente.