Como proteger sua empresa contra fraudes e golpistas

Introdução

A fraude pega os proprietários desprevenidos. Você pode achar que seus sistemas são seguros até que uma fatura falsa passe despercebida ou o login de um funcionário seja hackeado. É algo pessoal, porque você trabalha duro por cada centavo que ganha. O objetivo aqui é ajudá-lo a criar uma configuração que mantenha sua empresa segura sem transformar seu dia em uma maratona estressante.

Quanto mais você entender como a fraude funciona, mais fácil será detê-la antes que ela se espalhe.

Saiba como a fraude se manifesta

A maioria dos casos de fraude segue padrões claros. As táticas de golpe mudam, mas os truques básicos permanecem os mesmos. Mais de 57% dos proprietários de pequenas empresas afirmaram ter sofrido fraudes.

Pagamentos falsos

Os golpistas enviam faturas que parecem reais. Eles reproduzem o estilo, o logotipo e o tom do seu fornecedor e até reutilizam números de faturas antigas. Eles contam com equipes ocupadas que clicam e pagam sem verificar. Muitos proprietários percebem pela primeira vez quando algo parece “errado” com o valor ou quando um fornecedor pergunta por que não foi pago.

Trabalhos internos

Este tipo de fraude é mais difícil de aceitar, pois vem de pessoas que você contratou. Quando um funcionário controla o dinheiro sem supervisão, erros ou abusos podem ocorrer. Podem ser reembolsos falsos, registros alterados ou detalhes de pagamento modificados. Os golpes internos ocorrem quando as funções são misturadas e ninguém verifica o trabalho.

Invasões de contas

Seu e-mail é o principal alvo. Se os golpistas conseguirem acessá-lo, eles lerão suas mensagens, copiarão sua linguagem e enganarão sua equipe para que envie dinheiro. Eles também podem redefinir senhas do seu banco, aplicativos e ferramentas na nuvem. É por isso que um único login fraco pode comprometer todo o seu sistema.

Truques de phishing

Essas mensagens parecem reais. Elas usam notas de entrega falsas, alertas bancários falsos, mensagens fiscais falsas ou redefinições de senha falsas. No momento em que alguém clica, os golpistas obtêm acesso ou instalam malware.

A tática é simples. Eles querem que você se apresse.

Compreender esses padrões torna muito mais difícil ser vítima.

Crie uma rotina de segurança

A prevenção de fraudes não requer ferramentas sofisticadas. Trata-se mais de hábitos consistentes que você trata como escovar os dentes.

De acordo com a Pesquisa sobre Fraudes em Pagamentos da AFP de 2024, 80% das organizações relataram uma tentativa ou um ataque bem-sucedido de fraude em pagamentos no ano passado.

Login de dois fatores

Essa é a medida mais eficaz que você pode tomar. Um código no seu telefone ou um login por aplicativo impede a maioria das invasões. Mesmo que alguém roube sua senha, não será possível acessá-la.

Regras de acesso rígidas

Dê acesso às pessoas com base em suas funções. Nem todos precisam ver contas bancárias ou listas de fornecedores. Quando você limita o acesso, os erros e riscos diminuem rapidamente. Isso também facilita rastrear quem fez o quê.

Verificações semanais que você deve seguir

Selecione um dia por semana para revisar seus extratos bancários, faturas da plataforma e atividades recentes. Você não precisa auditar tudo. Basta procurar coisas que não fazem sentido. Uma pequena cobrança estranha costuma ser o primeiro sinal de um plano maior.

Retarde pagamentos grandes

Os golpistas se valem da urgência. Uma rápida ligação telefônica esclarece a maioria dos e-mails falsos. Se as informações bancárias de um fornecedor mudarem repentinamente, sempre confirme com uma ligação para um número que você sabe que é real.

Ensine sua equipe com exemplos reais

Você não precisa de treinamento formal. Basta reunir três e-mails falsos que você viu e mostrá-los à sua equipe. Eles aprendem os padrões rapidamente. As pessoas se lembram mais de exemplos visuais do que de longas reuniões.

Com o tempo, essas etapas se transformam em hábitos automáticos que protegem seu dinheiro.

Fique atento a truques sociais

Esse tipo de fraude tem como alvo as pessoas, não os sistemas. Os golpistas fingem ser amigáveis, estressados ou apressados. Eles costumam introduzir pequenos detalhes para tornar seu trabalho mais realista.

Exemplo: Um interlocutor diz: “Estamos atualizando seu serviço e vejo que sua área está fora do ar. Preciso do seu login para que eu possa colocá-lo de volta online”.

O tom parece calmo e prestativo. Um funcionário que deseja resolver um problema pode fornecer o acesso.

• Ensine regras simples à sua equipe.
• Faça uma pausa antes de compartilhar qualquer informação.
• Ligue de volta usando o número oficial da empresa.
• Diga a eles que devem confirmar a identidade.

Quando sua equipe sabe que pode dizer “Preciso verificar isso”, você tira o poder do golpista.

Defina regras claras para fornecedores

Fornecedores falsos são comuns porque muitas equipes apressam o processo de integração. Uma lista de verificação simples impede a maioria das faturas falsas.

Uma configuração clara de fornecedores pode incluir:

• Nome completo da empresa
• Pessoa de contato com quem você fala
• Número de telefone real que você testou
• Dados fiscais
• Informações bancárias que você confirma durante uma ligação
• Um acordo simples armazenado em seus registros

As pessoas caem no golpe dos fornecedores falsos quando presumem que outra pessoa verificou os detalhes. Uma lista de verificação elimina as suposições.

Ela também ajuda os novos funcionários a evitar erros. Quando você contrata novos funcionários, essa regra serve como um guia para eles.

Rotinas de saúde mental e estresse

A fraude passa despercebida quando você está exausto. Quando sua mente está sobrecarregada, você deixa passar pequenos detalhes, como números bancários alterados ou links suspeitos.

Os proprietários de pequenas empresas têm muitas responsabilidades. Contas, problemas com funcionários, atrasos no fornecimento, solicitações de clientes, noites longas e madrugadas. Seu cérebro fica sobrecarregado e, quando isso acontece, a atenção diminui.

Algumas pessoas exploram rotinas de bem-estar para ajudá-las a descontrair e relaxar. Nesses círculos, as pessoas falam sobre kratom e kava quando querem relaxar após longos dias de trabalho. Quando examinam esses produtos botânicos, elas normalmente selecionam vendedores com fontes confiáveis para evitar opções de baixa qualidade. Essa é uma medida de segurança que as pessoas tomam, não uma afirmação sobre os efeitos.

Isso é algo que você verá com frequência em discussões sobre bem-estar entre pessoas que tentam manter o equilíbrio sob a pressão dos negócios.

Foco e raciocínio rápido durante verificações de fraude

As verificações de fraude exigem foco. Se você ler superficialmente, poderá perder uma pequena pista. Os proprietários muitas vezes têm tantas tarefas que perdem a agilidade mental no final do dia.

Algumas pessoas que leem fóruns sobre foco discutem produtos com 7-hidroximitraginina ao explorar maneiras de outros usuários permanecerem alertas durante tarefas longas. Quem tem curiosidade sobre isso tende a procurar vendedores com testes de laboratório completos para não se deparar com produtos arriscados.

Novamente, isso não é um conselho. É apenas uma visão do que as pessoas pesquisam quando procuram maneiras de se manterem alertas durante longos períodos de trabalho.

Corrija pontos cegos ocultos

Todas as empresas têm pontos fracos. Os proprietários não os veem até que algo dê errado.

Senhas antigas

Se sua senha é baseada em uma data de aniversário, animal de estimação, filho ou padrão antigo, é fácil de adivinhar. Reutilizar senhas em diferentes aplicativos também abre brechas.

Confiança sem verificações

Você pode confiar na equipe e ainda assim verificar os livros contábeis. Supervisão não é desconfiança. É parte da gestão segura de uma empresa.

Pequenos vazamentos

Os golpistas costumam testá-lo com pequenas cobranças. Se você não perceber as pequenas, elas aumentam. Revisões semanais impedem isso.

Regras de e-mail fracas

Se você não tiver filtros ou alertas configurados, não verá sinais de adulteração. O e-mail é o núcleo do seu negócio. Proteja-o. Identificar um ponto cego antecipadamente evita muitos problemas mais tarde.

O que fazer se ocorrer uma fraude

A fraude não vai desaparecer, mas você pode tornar seu negócio difícil de ser alvo mantendo seus sistemas simples, estáveis e claros. Hábitos sólidos, verificações semanais, logins seguros e uma equipe que entende como os golpes funcionam fornecem proteção real.

Quando você mantém a calma, equilibra sua carga de trabalho e aumenta seu foco durante as tarefas principais, você detecta os problemas antecipadamente e evita perdas dispendiosas. Uma empresa que presta atenção aos pequenos sinais fica mais segura do que uma que espera que um problema grave surja. Se você continuar a desenvolver esses hábitos, sua estrutura ficará mais forte a cada semana.