10 инструмента, които екипите по операциите използват, за да бъдат в крак с времето

Въведение

Нека си го кажем направо: днес оперативните екипи жонглират с повече топки от всякога, а някой постоянно хвърля нови, когато не гледате. Между лавината от данни, натиска за бързина и очакването да се прави повече с по-малко, не е чудно, че операторите винаги търсят инструменти, които действително улесняват живота. Прекарал съм много време в разговори с професионалисти в сферата на операциите, проучвайки последните изследвания и - да - наблюдавайки как собственият ми екип се бори с електронни таблици, които сякаш се размножават за една нощ. Правилните инструменти за управление на операциите не са просто приятни за притежание; те са разликата между това да останеш напред и да наваксваш.

Така че, ако търсите инструменти за оперативни екипи, които могат да ви помогнат да оптимизирате, автоматизирате и действително да се приберете у дома, преди вечерята да е изстинала, сте на правилното място. Ето моята гледна точка за 10-те избора на софтуер за операции, които помагат на екипите да останат начело на кривата - започвайки с този, който познавам най-добре.

Thunderbit: Инструментът за извличане на данни с изкуствен интелект за оперативните екипи

Ще наруша традицията и ще сложа Thunderbit точно на върха - защото това е мястото му. Като човек, който е виждал от първа ръка колко време губят оперативните екипи за ръчно събиране на данни, мога да кажа с увереност: Thunderbit е глътка свеж въздух.

Thunderbit е разширение за Chrome за скрепер на уебсайтове с изкуствен интелект, създадено за бизнес потребители, които трябва да извличат структурирани данни от всеки уебсайт - без да пишат нито един ред код. Магията (добре, не магията, а сериозният интелигентен изкуствен интелект) е в начина, по който чете уебстраницата, предлага кои полета да бъдат извлечени и дори проследява връзки към подстраници, за да създаде пълен набор от данни. Просто щракнете върху "AI Suggest Fields", прегледайте колоните и натиснете "Scrape". Това е всичко. Вече не е нужно безкрайно копиране и поставяне или притеснение за нарушаване на скрипта при всяка промяна на оформлението на уебсайта.

Това, което наистина отличава Thunderbit за оперативните екипи, е неговият фокус върху реални случаи на употреба:

• Мониторинг на конкуренти: Извличайте информация за стокови единици, цени и складови наличности от сайтове на доставчици или конкуренти. Виждал съм екипи за оперативна поддръжка на електронна търговия да използват Thunderbit, за да следят промените в цените на десетки доставчици - получавайки предупреждения, преди някой друг да забележи.

• Генериране на лидери: Оперативните екипи по продажбите могат да създават списъци с целеви лидери, като използват LinkedIn или нишови директории, допълнени с имейли и телефонни номера (Thunderbit дори форматира телефонните номера за вас).

• Автоматизация на работния процес: С планираното остъргване можете да настроите Thunderbit да обновява данните ви на редовни интервали - идеално за поддържане на актуални информационни табла или за наблюдение на нивата на наличностите.

И нека поговорим за интеграциите: Thunderbit експортира директно в Excel, Google Sheets, Airtable или Notion, така че можете да включите изстърганите данни директно в съществуващите си работни процеси. Той също така има незабавни шаблони за популярни сайтове (Amazon, Zillow, Instagram, Shopify и др.), така че можете да започнете с едно кликване.

Най-добрата част? Не е необходимо да сте технически специалист. Визуалният интерфейс на Thunderbit, предложенията за полета, захранвани от изкуствен интелект, и настройката без код означават, че всеки в екипа може да го използва. Има безплатно ниво за малки задачи и платени планове, които се увеличават с нарастването на нуждите ви.

Thunderbit в действие: Случаи на употреба в реалния свят

• Мониторинг на цените на SKU: Автоматично проследяване на цените на продуктите и състоянието на наличностите при множество доставчици.

• Генериране на лидери: Изградете актуални списъци с потенциални клиенти от бизнес директории или социални платформи.

• Извличане на данни за имоти: Извличане на обяви за недвижими имоти, цени и информация за контакт за анализ на пазара.

• Проследяване на инвентара: Наблюдавайте наличностите на конкурентите и откривайте възможности за намаляване на наличностите.

Наблюдавал съм как екипите спестяват часове (понякога дни) всяка седмица, като автоматизират това, което преди е било уморително ръчно проучване. И честно казано, кой не иска да си върне това време?

Защо оперативните екипи се нуждаят от правилните инструменти, за да бъдат напред

Нека намалим мащаба за секунда. Светът на операциите се е променил - бързо. IDC прогнозира, че до 2025 г. глобалните разходи за цифрова трансформация ще достигнат 2,8 трилиона долара. Главният изпълнителен директор на Microsoft дори заяви, че сме свидетели на "цифрова трансформация за две години в рамките на два месеца". Това не е просто заглавие, а реалността, в която екипите по оперативни дейности живеят всеки ден.

Без правилните инструменти оперативните екипи се затрудняват с:

• Силози от данни: Информация, разпръсната в електронни таблици, имейли и приложения.

• Ръчна работа: Повече от 40% от работниците прекарват поне една четвърт от седмицата си в повтарящи се задачи.

• Бавни процеси: Изчакване на одобрения или актуализации, които би трябвало да са незабавни.

• Пропуснати възможности: Ако не можете да следите конкурентите или инвентара в реално време, вече изоставате.

Модерният оперативен софтуер е създаден, за да премахне тези бариери - да автоматизира рутинната работа, да консолидира информацията и да освободи екипа ви, за да се съсредоточи върху това, което действително движи иглата.

Критерии за избор: Какво прави един чудесен инструмент за управление на операциите?

При наличието на толкова много възможности как да изберете правилните инструменти за екипите по оперативно управление? Ето какво търся аз:

• Лесно използване: Интерфейси без код или с нисък код, така че всеки може да се включи.

• Автоматизация: Правила за работни потоци, тригери и помощ от изкуствен интелект, за да се намали ръчната работа.

• Интеграция: Възможност за свързване към съществуващия стек - CRM, електронни таблици, Slack, каквото се сетите.

• Мащабируемост: Инструменти, които растат заедно с екипа ви, а не такива, които ще надраснете след шест месеца.

• Гъвкавост на цените: Безплатни нива или опции за плащане, за да можете да започнете с малки суми.

Един инструмент е толкова добър, колкото е добро желанието на екипа ви да го използва. Ако е тромав или труден за интегриране, той просто ще събира прах.

Asana: Asana: оптимизиране на управлението на задачи и проекти

Когато става въпрос за следене на проектите, Asana е любима сред екипите на оперативните служби - и за това има основателна причина. Тя се използва от 85% от 100-те компании в класацията Fortune, което говори за нейната устойчивост.

Asana ви позволява да организирате задачи, да определяте крайни срокове и да възлагате отговорности с простота на плъзгане и пускане. Функциите за автоматизация на работните процеси означават, че можете автоматично да насочвате задачите, да превръщате имейли в билети и да стандартизирате процесите. Виждал съм екипи, които използват Asana за планиране на тримесечни инициативи, за наблюдение на ключови показатели за ефективност и за гарантиране, че нищо не се изплъзва. Освен това тя се интегрира със Slack, Outlook и Google Drive, така че актуализациите ви винаги са синхронизирани.

Airtable: Гъвкаво управление на данни за операциите

Ако обичате електронните таблици, но бихте искали те да са малко по-... мощни, Airtable е новият ви най-добър приятел. Той съчетава познатостта на електронните таблици с мощта на базата данни, като ви позволява да проследявате инвентара, да управлявате проекти или да документирате процеси - всичко това на едно място.

Истинската сила на Airtable е неговата гъвкавост. Можете да изграждате персонализирани изгледи, да свързвате записи и дори да автоматизирате актуализациите. Виждал съм екипи от оперативни служби да го използват за всичко - от проследяване на договори с доставчици до управление на контролни списъци за въвеждане в експлоатация.

Slack: Комуникация в реално време за бързодвижещи се оперативни екипи

Екипите на оперативните служби се движат бързо, а Slack държи всички в течение. С каналите за всеки проект, директните съобщения и интеграциите с хиляди приложения Slack е цифровата "операционна зала", където бързите въпроси получават бързи отговори.

Автоматизираните сигнали, ботовете за работни процеси и споделянето на файлове улесняват координацията между отделите. Все още си спомням първия път, когато видях предупреждение за сървър да се появява в канал в Slack - вече нямаше трескави вериги от имейли или пропуснати известия.

Zapier: Автоматизиране на рутинни работни процеси

Zapier е лепилото, което скрепява стека на оперативния ви софтуер. Той свързва хиляди приложения, като ви позволява да автоматизирате повтарящи се задачи, без да пишете код. Трябва да синхронизирате нови контакти от CRM с лист от Google? Или да задействате предупреждение в Slack при спад на наличностите? Zapier се грижи за вас.

Красотата на Zapier е в неговата гъвкавост. Можете да създавате прости "Zaps" за ежедневни задачи или да създавате многоетапни работни процеси, които спестяват часове всяка седмица. Това е като да имате виртуален асистент, който никога не спи (и никога не се оплаква от скучна работа).

Trello: Визуално проследяване на проекти за оперативни дейности

Системата на Trello, базирана на карти, е идеална за екипи, които обичат да виждат работата си подредена визуално. Всеки проект или процес получава своя собствена дъска с карти, които представляват задачи, одобрения или основни етапи.

Тя е лека, лесна за персонализиране и чудесна за екипи, които искат прост начин за проследяване на напредъка. Виждал съм в Trello да се набелязва всичко - от потоци за въвеждане в експлоатация до графици за поддръжка на оборудването.

Monday.com: Платформа за управление на операциите с възможност за персонализиране

Monday.com издига управлението на проекти на следващо ниво с персонализируеми табла, автоматизация и отчети. Можете да проследявате работните потоци, ресурсите и ключовите показатели за ефективност - всичко това на едно място.

Това, което ми харесва в Monday.com, е колко адаптивна е тя. Независимо дали управлявате малък екип или глобална операция, можете да го адаптирате към нуждите си. В нея са вградени проследяване на времето, разпределение на ресурсите и отчитане в реално време.

Tableau: Превръщане на данните в полезни прозрения

Данните са полезни само ако можете да ги осмислите. Tableau помага на оперативните екипи да визуализират и анализират оперативни данни, като ги извличат от бази данни, облачни приложения и дори уеб скрепери като Thunderbit.

Виждал съм екипи, които използват таблата Tableau, за да наблюдават всичко - от пропускателната способност на производството до активността на стадиона в реално време (да, дори Тексас Рейнджърс го използват, за да управляват трафика на феновете). Интерактивните табла за управление улесняват забелязването на тенденции, проследяването на ключови показатели за ефективност и споделянето на прозрения в цялата организация.

Понятие: Работно пространство "всичко в едно" за оперативни екипи

Notion е швейцарското армейско ножче на инструментите за управление на операциите. Той съчетава бележки, бази данни, управление на проекти и документация в едно работно пространство.

Оперативните екипи използват Notion, за да създават живи СОП, да проследяват проекти и да споделят знания. Възможността за вграждане на контролни списъци, календари и файлове означава, че всичко, от което се нуждаете, е винаги на една ръка разстояние.

Smartsheet: Усъвършенствано управление на проекти и ресурси

Smartsheet пренася силата на електронните таблици в управлението на проекти и ресурси. Той е чудесен за екипи, които работят по сложни проекти с много движещи се части.

Функциите за автоматизация, отчитане и сътрудничество помагат на оперативните екипи да останат организирани и ефективни. Виждал съм Smartsheet да се използва за всичко - от строителни графици до внедряване на ИТ.

Таблица за бързо сравнение: Инструменти за управление на операциите накратко

Ето една бърза таблица на инструментите, които разгледах, като се фокусирах върху това, което е най-важно за екипите по оперативна дейност:

Инструмент	Цени (приблизителни)	Основни функции за автоматизация	Интеграции	Най-добър случай на употреба за екипи по оперативна поддръжка
Thunderbit	Безплатно ниво; Pro от 29 USD	Предложения за полета, управлявани от изкуствен интелект, планирано изстъргване	Експортиране в Sheets, Airtable, Notion	Генериране на лидери, проследяване на конкуренти/цени
Asana	Безплатно базово ниво; 10-25 долара/потребител/месец	Правила за работни потоци, автоматизирано маршрутизиране на задачи	Slack, Teams, Outlook, Google Drive	Проследяване на задачи, планиране на проекти
Slack	Безплатно ограничено; над $8/потребител/месец	Автоматизирани известия, команди на Slackbot	Повече от 6 400 приложения (Drive, Jira, Zoom)	Съобщения и предупреждения в реално време за екипа
Tableau	$70+/потребител/месец	Графици за опресняване на данни, прозрения с изкуствен интелект	Бази данни, Google Analytics, Excel	Информационни табла, визуализация на ключови показатели за ефективност
Airtable	Безплатно базово; 10+ долара/потребител/месец	Автоматизации, персонализирани изгледи	Google Drive, Slack, Zapier	Гъвкаво управление на данни
Trello	Безплатно базово; 5+ долара/потребител/месец	Автоматизация на карти (Butler)	Slack, Google Drive, Zapier	Визуално проследяване на проекти
Monday.com	$8+/потребител/месец	Автоматизация, информационни табла	Slack, Google Drive, Excel	Персонализирано управление на работния процес
Notion	Безплатно; $10+/потребител/месец	Шаблони, напомняния за работния процес	Slack, Jira, Google Drive	Централизирана база знания
Smartsheet	$7+/потребител/месец	Автоматизирани работни потоци, отчитане	Google Drive, Slack, Jira	Разширено управление на проекти/ресурси
Zapier	Безплатно ограничено; 20+ долара/месец	Тригери/Zaps за работни потоци между приложенията	Над 7 000 приложения	Автоматизиране на синхронизацията на данни и предупрежденията

Заключение: Избор на правилните инструменти за вашия екип по операциите

Няма универсално решение, когато става въпрос за инструменти за управление на операциите. Най-добрият подход? Започнете с идентифициране на най-големите затруднения на вашия екип - независимо дали става въпрос за извличане на данни, проследяване на проекти или комуникация. Потърсете инструменти, които са лесни за използване, интегрират се добре със съществуващия набор и предлагат гъвкавост, за да се развиват заедно с вашите нужди.

И ако сте потънали в ръчно събиране на данни, опитайте Thunderbit. Автоматизирането на извличането на данни може да ви освободи часове, да намали грешките и да отключи прозрения, които движат всичко останало напред. Съчетайте го с надежден мениджър на проекти като Asana и комуникационен център като Slack и ще сте на път да управлявате екип по оперативни дейности, който не просто е в крак с времето, а остава напред.

Повярвайте ми, бъдещото ви аз (и екипът ви) ще ви благодарят.