6 най-добри алтернативи на Scribe за създаване на ръководства стъпка по стъпка

Въведение

Създаването на документация не бива да се възприема като досадна задача. Въпреки това за много екипи процесът на създаване на наръчници, ръководства за въвеждане и съдържание с инструкции остава болезнено бавен.

Тук на помощ идват инструментите за заснемане на екрана и създаване на документация. Тези платформи автоматично записват вашите кликвания, екранни снимки и действия, за да генерират изпипани ръководства за минути. Scribe е популярен избор в тази област, но далеч не е единствената опция.

Независимо дали търсите по-добра цена, повече функции или инструмент, който да отговаря на вашия конкретен работен процес, има много алтернативи, които си заслужава да проучите. Нека разгледаме най-добрите конкуренти, за да можете да намерите най-подходящия за вашия екип.

Защо екипите търсят алтернативи на Scribe

Scribe се справя отлично с улавянето на работните процеси и превръщането им в документи, които могат да се споделят. Но никой инструмент не е идеален за всички.

Някои потребители смятат, че безплатната версия на Scribe е твърде ограничаваща. Други искат по-задълбочени опции за персонализиране или по-добра интеграция с инструментите, които вече използват. Цената също може да се превърне в проблем с разрастването на екипите.

Добрата новина? Пазарът на инструменти за документиране е препълнен с възможности. Сега имате реални възможности за избор, които може би ще отговорят по-добре на вашите специфични нужди.

1. Trails: Изключителният избор за съвременните екипи

Ако търсите най-добрата алтернатива на Scribe, Trails заслужава вашето внимание. Тази платформа бързо спечели популярност благодарение на интуитивния си подход към документацията.

Trails записва автоматично вашия работен процес, докато навигирате през всеки процес. След това преобразува тези действия в ясни, професионални ръководства, които са лесни за споделяне и актуализиране.

Това, което отличава Trails, е фокусът върху простотата, без да се жертва мощността. Интерфейсът изглежда модерен и изчистен, което го прави достъпен дори за членове на екипа, които не са технически подготвени.

Екипите особено харесват колко лесно е да редактират и персонализират ръководствата след създаването им. Не сте обвързани с това, което генерира изкуственият интелект. Вместо това получавате солидна основа, която можете да усъвършенствате, за да съответства на вашата марка и стил на комуникация.

Функциите за сътрудничество също блестят тук. Няколко членове на екипа могат да допринесат за документацията, да оставят коментари и да предлагат редакции. Това го прави идеален за растящи организации, които се нуждаят от синхронизиране на всички.

2. Loom: Най-доброто за документация, базирана на видео

Loom използва различен подход, като се фокусира върху видео, а не върху статични екранни снимки. Ако вашият екип предпочита да гледа, вместо да чете, това може да е правилният избор.

Записването е изключително просто. Просто кликнете върху разширението, преминете през процеса и споделете линка. Практически няма нужда от обучение.

Недостатъкът? Видеодокументацията може да е по-трудна за актуализиране от текстовите ръководства. Ако процесът се промени, ще трябва да запишете отново, вместо просто да замените екранна снимка.

Loom работи най-добре като допълнение към писмената документация, а не като пълна заместителка. Много екипи го използват за бързи обяснения, докато разчитат на други инструменти за официалните SOP.

3. Tango: изчистен интерфейс, бързо заснемане

Tango е изградил репутация за бързина. Разширението за Chrome заснема действията ви в реално време и създава ръководства почти мигновено.

Резултатът е визуално изчистен, с номерирани стъпки и подчертани области за кликване. Лесно е за всеки да го следва, дори и без контекст.

Едно ограничение е, че Tango се фокусира предимно върху работни процеси, базирани на браузър. Ако имате нужда да документирате десктоп приложения или сложни процеси с много инструменти, може да го намерите за ограничаващо.

Въпреки това, за екипи, които извършват по-голямата част от работата си в уеб приложения, Tango е силен конкурент, който си заслужава да бъде тестван.

4. Whatfix: Мощност на корпоративно ниво

Whatfix е насочен към по-големи организации с комплексни нужди от въвеждане и обучение. Той отива отвъд простата документация и навлиза в територията на пълното цифрово внедряване.

Платформата предлага насоки в приложението, интерактивни разходки и подробни анализи. Можете да видите точно къде потребителите се затрудняват и да оптимизирате документацията си съответно.

Тази мощност е съпроводена с комплексност. Whatfix изисква повече време за настройка и по-стръмна крива на обучение. Вероятно е прекалено за малки екипи или прости случаи на употреба.

Цените също отразяват фокуса върху предприятията. Очаквайте да проведете разговор с търговския отдел, вместо да се регистрирате с кредитна карта.

5. iorad: Фокус върху уроците с функции за тестване

iorad се отличава с вградените си възможности за оценяване. Можете да създавате уроци, които тестват потребителите, за да се уверите, че те наистина са разбрали процеса.

Това го прави особено ценен за обучение по съответствие или за въвеждане, където проверката е важна. Ще знаете, че хората не са просто прегледали набързо ръководството.

Процесът на заснемане е прост, въпреки че интерфейсът изглежда малко остарял в сравнение с по-новите инструменти. Все пак функционалността е солидна и надеждна.

iorad предлага както облачни, така и самохостинг опции, което е привлекателно за организации със строги изисквания към данните.

6. Stonly: Интеграция на база от знания

Stonly съчетава стъпка по стъпка ръководства с по-широка функционалност на базата от знания. Той е предназначен за екипи за поддръжка на клиенти, които трябва да помагат на потребителите да решават проблеми.

Интерактивните ръководства се адаптират въз основа на отговорите на потребителите. Вместо един линеен път, можете да създадете разклонена документация, която обхваща различни сценарии.

Тази гъвкавост е мощна за документация, насочена към външни потребители. Вътрешните екипи може да я намерят по-сложна, отколкото им е необходима.

Опциите за интеграция са стабилни и се свързват с популярни инструменти за помощ и поддръжка. Ако създавате център за знания, насочен към клиенти, Stonly си заслужава да бъде оценен.

Как да изберете подходящата алтернатива на Scribe

Изборът на инструмент за документация се свежда до разбирането на вашите приоритети. Започнете с няколко ключови въпроса.

Какви видове процеси документирате? Браузър-базираните работни потоци имат различни изисквания от десктоп софтуера или мултиплатформените задачи.

Колко голям е вашият екип? Самостоятелните потребители и малките групи често могат да се справят с по-опростени инструменти. Екипите в големи предприятия обикновено се нуждаят от по-стабилни функции за разрешения и сътрудничество.

Какъв е вашият бюджет? Безплатните нива варират значително по отношение на ограниченията си. Уверете се, че разбирате какво всъщност ще получите, преди да се ангажирате.

Накрая, обмислете кривата на обучение. Най-мощният инструмент е безполезен, ако екипът ви не го използва. Простотата и приемането често са по-важни от списъка с функции.

Преминаване към нов инструмент: съвети за плавен преход

Ако в момента използвате Scribe и обмисляте промяна, планирайте внимателно прехода. Не се опитвайте да мигрирате всичко наведнъж.

Започнете с пилотен проект. Изберете един екип или един тип документация и тествайте новия инструмент там. Съберете обратна връзка, преди да го внедрите по-широко.

Експортирайте всичко, което можете от настоящата си платформа. Повечето инструменти ви позволяват да изтеглите вашите ръководства в някакъв формат. Наличието на резервни копия гарантира, че нищо няма да се загуби.

Накрая, инвестирайте време в обучение. Дори интуитивните инструменти се възползват от кратка ориентационна сесия. Уверете се, че всички разбират новия работен процес, преди да започнете да го използвате.

Заключение

Инструментите за документация са преминали дълъг път. Вече не е нужно да приемате ограничения или временни решения само защото сте започнали с дадена платформа.

Независимо дали давате приоритет на лекотата на използване, разширените функции или достъпните цени, вероятно има по-подходящ вариант. Отделете време да тествате няколко опции и вижте коя от тях се харесва на вашия екип.

Подходящият инструмент не само ще ви спести време. Той ще направи вашата документация наистина полезна, което е основната цел.