5 грешки при работа с пари в брой, които струват пари на търговците на дребно

Въведение

Ако касовият ви апарат постоянно показва недостиг и не можете да разберете защо, не сте сами. Малките разлики в наличността могат да изглеждат незначителни, но бързо се натрупват. За повечето търговски обекти истинският проблем не е кражбата. Проблемът е в лошите навици при работа с пари в брой, които никога не са били коригирани. Добрата новина е, че повечето от тези проблеми са лесни за решаване, след като разберете какво да търсите.

Защо боравенето с пари в брой все още е важно

Може би мислите, че парите в брой са на път да изчезнат, но това не е цялата картина. Паричните средства все още представляват значителна част от търговските транзакции, особено за малки покупки и в сектори като магазини за стоки от първа необходимост, ресторанти и бутикови магазини. Проучвания показват, че общата стойност на паричните средства за търговските обекти варира от 4,7% до 15,3% от приходите, когато се вземат предвид разходите за труд, грешки, кражби и време за обработка. За магазин с годишен оборот от 500 000 долара това означава до 76 500 долара предотвратими загуби.

Ето петте най-често срещани грешки, които могат да изчерпят печалбите ви, и как да ги поправите.

1. Разчитане на изцяло ръчно преброяване на паричните средства

Ако целият процес по обработката на пари в брой се извършва ръчно, като преброяване на банкноти, сортиране на монети, попълване на хартиени депозитни бележки и ръчно съгласуване на касите, вие харчите повече време и пари, отколкото е необходимо. Ръчните процеси са бавни, податливи на грешки и не се мащабират, когато работата се засили.

Всеки час, който вашите служители прекарват в ръчно преброяване на пари в брой, е час, който не прекарват в обслужване на клиенти или стимулиране на продажбите. Собствениците на търговски обекти, които преминават към търговски броячи на банкноти, често намаляват съгласуването в края на деня от 30 минути на по-малко от пет минути, освобождавайки работна ръка за по-продуктивни задачи.

Проучванията показват, че автоматизирането на обработката на пари в брой може да помогне на един магазин да спести до 500 работни часа на месец. Дори за малък бизнес, спестяването на време от надежден брояч на банкноти или POS система с функции за скрито депозиране на пари в брой е значително.

Бързи резултати за започване на автоматизацията:

• Инвестирайте в брояч на банкноти с вградена функция за откриване на фалшиви банкноти
• Актуализирайте POS системата си, за да проследявате транзакциите с пари в брой и да отбелязвате несъответствия
• Използвайте функции за сляпо депозиране на пари в брой, така че касиерите да не могат да виждат сумите преди преброяването

2. Не обучавате екипа си за процедурите за работа с пари в брой

Много собственици на магазини смятат, че обработката на пари в брой е интуитивна. Просто предайте рестото, затворете чекмеджето и продължете. Но необучените касиери правят грешки при броенето, попадат в капана на измами с бърза смяна и развиват лоши навици, които тихо изяждат печалбите седмица след седмица.

Загубите в търговията на дребно са все по-голям проблем за бизнеса в цялата страна. Проучването на Националната федерация за търговия на дребно за сигурността в търговията на дребно през 2023 г. установи, че загубите в търговията на дребно в САЩ са достигнали 112,1 милиарда долара през тази година, като вътрешни грешки и проблеми, свързани с служителите, са допринесли за значителна част от тях. Не всичко това е умишлена кражба. Огромна част идва от честни грешки на хора, които никога не са научили правилните процедури.

Какво трябва да включва правилното обучение за работа с пари в брой:

• Преброяване на рестото от най-малката до най-голямата купюра
• Проверявайте банкнотите, преди да ги поставите в чекмеджето
• Обявявайте на глас сумата, която се плаща
• Обработвайте правилно анулираните транзакции и възстановяванията

Включете това в процеса на въвеждане в работата и не оставяйте новите служители да се научават сами по време на работа.

3. Работа без стандартни оперативни процедури

Ако процесът на работа с пари в брой варира от смяна на смяна или от служител на служител, вие си създавате проблеми. Непоследователните операции вредят на всичко – от клиентското преживяване до видимостта на вашия търговски обект в търсачките. Без писмени, стандартизирани процедури няма база за сравнение и разминаванията стават почти невъзможни за проследяване.

Една солидна политика за работа с пари в брой трябва да обхваща как се преброяват касите в началото на смяната, кога и как се извършват депозитите на пари в брой, кой има достъп до сейфа и какво се случва, когато се появи несъответствие. Мислете за това като за наръчник за работа с пари в брой на вашия магазин.

Област	Какво да стандартизирате
Настройка на касовите чекмеджета	Фиксирана начална сума за всяка смяна
Лимити за пари в брой	Максимална сума, разрешена в касата преди отчитане
Изплащания на пари	Кой ги извършва, как се документират, кой ги подписва
Достъп до сейфа	Ограничен до определени мениджъри с регистриран достъп
Несъответствия	Ясен процес за докладване и разследване на надвишения/недостигания

Когато всички следват един и същ процес, е по-лесно да се забележат грешки или подозрителни дейности. Стандартизирането на операциите е също толкова важно, когато става въпрос за привличане на клиенти чрез локално търсене, където последователността също дава резултати.

4. Пропускане на съгласуването при смяна на смени

Ето един сценарий, който се разиграва всеки ден в магазините за търговия на дребно: един касиер приключва смяната си, следващият заема мястото му на касата и никой не преброява касите между двете смени. Когато при затварянето сумите не съвпадат, няма начин да се разбере коя смяна е причинила проблема.

Всеки път, когато касата сменя ръцете си, без да бъде преброена и проверена, се създава липса на отчетност. Тези пропуски се увеличават с времето. Решението е просто: всяка смяна на смени изисква пълно преброяване на касата, в идеалния случай подписано както от напускащия, така и от постъпващия служител. Това отнема само няколко минути, но може да спести стотици, ако не и хиляди долари в непроследени загуби в течение на една година.

5. Никога не проверявате касовите си процеси

Няма да управлявате бизнеса си, без да проверявате запасите. Защо тогава да пропускате одитирането на паричните средства? Много магазини за търговия на дребно правят съпоставка само когато има очевиден проблем, което обикновено означава, че щетата вече е нанесена.

Редовните одити на паричните средства са един от най-ефективните контролни механизми, които можете да приложите. Според доклада на Асоциацията на сертифицираните експерти по измами за 2024 г. пред нациите, приблизително една трета от случаите на измами се случват, защото компаниите нямат вътрешни контролни механизми. Те откриват грешките рано и действат като мощен възпиращ фактор. Служителите са по-малко склонни да правят компромиси, когато знаят, че паричните наличности се проверяват редовно.

Прост график за одит, който работи:

• Седмично: Проверявайте на случаен принцип две или три чекмеджета в сравнение с POS записите
• Месечно: Преглед на всички записи за депозити в брой и отбелязване на модели
• Тримесечно: Пълна проверка на стандартните оперативни процедури за работа с пари в брой и спазването им от служителите

Често задавани въпроси

Колко често трябва да сверявам касовите си чекмеджета?

Като минимум, съгласувайте в началото и в края на всяка смяна. Ако няколко касиери споделят една каса, преброявайте и проверявайте при всяка смяна. Ежедневното съгласуване е задължително за проследяване на несъответствия.

Какъв е разумният лимит на касовото чекмедже за малък магазин?

Между 200 и 500 долара за повечето малки търговци на дребно. Точната сума зависи от средния размер на транзакциите, честотата, с която клиентите плащат в брой, и нивото на сигурност във вашия район.

Колко струват всъщност грешките при работа с пари в брой?

NRF отчете 112,1 милиарда долара загуби в търговията на дребно в САЩ през 2022 г., като значителна част от тях са свързани с административни грешки и грешки на служители, а не с кражби. Дори ежедневни несъответствия от 5 до 10 долара могат да се натрупат до хиляди долари годишно за един магазин.

Трябва ли да обмисля преминаване към безкасови плащания?

Преминаването към безкасови плащания елиминира проблемите с обработката на пари в брой, но отблъсква клиентите, които предпочитат или се нуждаят да плащат в брой. Много щати и градове вече изискват по закон от бизнеса да ги приема. По-добър подход е да затегнете процедурите си, вместо да се откажете изцяло от парите в брой.

Коя е най-значимата промяна, която мога да направя?

Въвеждането на писмени стандартни оперативни процедури за работа с пари в брой. Това създава отчетност, дава ви база за одит и гарантира, че всеки служител следва един и същ процес. Всичко останало се гради върху тази основа.

Ключови изводи

• Ръчното преброяване на пари в брой отнема работно време и увеличава грешките. Основната автоматизация може да се изплати бързо.
• Необучените касиери са един от най-големите източници на предотвратими загуби на пари в търговията на дребно.
• Писмените SOP създават отчетност и правят несъответствията много по-лесни за проследяване.
• Винаги сверявайте касите при смяна на смени. Никога не позволявайте касовият апарат да смени ръцете си, без да бъде преброен.
• Редовните касови одити възпират измамите и откриват проблемите, преди да се превърнат в лавинообразен ефект.