Избор на правилния софтуер за управление на запасите от храни и напитки: Функции, които имат значение

Въведение

Нека бъдем честни. Ръководенето на бизнес с храни - независимо дали става въпрос за ресторант, марка закуски или пълномащабно производство - понякога може да изглежда като жонглиране с една ръка, докато с другата гасите пожари.

А инвентарът?

Често огънят започва именно оттам.

Независимо дали става въпрос за пресни продукти, които се развалят, преди да можете да ги продадете, или за проследяване на източника на грешка в опаковката, лошите системи за инвентаризация могат да ви струват повече от пари. Те отнемат време, причиняват неудовлетвореност на персонала и - най-лошото - могат да нарушат доверието на клиентите ви.

Точно тук правилният софтуер за управление на инвентаризацията на храни и напитки е от голямо значение.

Но при наличието на десетки възможности как да разберете какво да търсите? Как да отделите наистина полезното от това, което е просто лъскав маркетинг?

Нека да разберем това заедно - без гръмки думи.

Защо правилната инвентаризация е по-важна от всякога

Инвентаризацията не е просто "наличност по рафтовете". Това са вашите съставки, вашите производствени материали, вашите готови стоки. И всичко това се движи бързо - пристига, използва се, преопакова се, изпраща се, връща се или се изхвърля.

Ако разчитате на ръчни методи или на софтуер, създаден за друг вид бизнес, вероятно се сблъсквате с:

• Разхищение или загуба, която сте могли да предотвратите

• изчерпване на съставките в най-неподходящия момент

• Прекалено много поръчки, за да "играете на сигурно"

• Грешки, които се връщат по време на одити

Никой няма време за това.

Това, от което се нуждаете, е система, която ви дава яснота. Такава, която ви позволява да знаете какво къде се намира, колко време ще продължи и какво трябва да се направи - без да усложнява нещата.

Да поговорим за това, което всъщност има значение

Забравете търговските приказки. Това са функциите, които имат реално значение за ежедневната работа.

1. Инвентар, който се актуализира, докато работите

Представете си, че проверявате наличностите си и знаете, че те са 100% актуални. Не е приблизително предположение. Не е число от вчера. А точно какво има във фризерите, хладилниците или сухите складове в момента.

Проследяването на наличностите в реално време трябва да:

• Показвайте броячи в реално време на няколко места

• Отразявайте незабавно използването от продажбите или производството

• Помага ви да откривате несъответствията на ранен етап - преди да се появят като снежна топка

• Работете безпроблемно с баркод сканиране или мобилни инструменти

Не става въпрос за съвършенство. Става въпрос за система, която ви казва какво се случва, докато то се случва.

2. Проследяване на срока на годност, което не пропуска нито един момент

Предприятията за храни и напитки не просто складират стоки - те складират стоки с часовници, които тиктакат върху тях.

Добрият софтуер ви предпазва от разваляне чрез:

• Маркиране на артикули, чийто срок на годност наближава

• предлагане на това, което да се използва или продаде първо

• Подпомагане на екипа ви да върти правилно запасите

• Записване на информация за срока на годност от момента на получаване на стоката

Няма повече лепящи се листчета върху опаковките. Вече не се налага да гадаете кой палет със сирене да бъде първи.

3. Рецепти, които се синхронизират с инвентара

Независимо дали произвеждате сосове за паста, бутилирани напитки или предварително опаковани сандвичи, вашата система за инвентаризация трябва да разбира какво влиза в състава на продуктите ви.

Това означава, че можете да:

• Свързване на съставките с всеки елемент от менюто или продукт

• Намаляване на запасите от суровини в хода на производството на продуктите

• Прогнозиране на нуждите въз основа на продажбите

• Автоматично актуализиране на разходите при промяна на цените на доставчиците

Това спестява много време - и повишава точността по начин, по който ръчното проследяване никога не би могло.

4. Мобилен достъп и поддръжка на баркодове

Нека бъдем реалисти: привличането на персонала към настолен компютър всеки път, когато трябва да провери наличностите, е убийствено за производителността.

Мобилните инструменти и сканирането на баркодове помагат на екипа ви:

• Преброяване на запасите по-бързо

• Получавайте доставките с по-малко грешки

• Откриване и отстраняване на проблеми на място

• Останете на работното място, вместо да се занимавате с документи

Искате персоналът ви да се съсредоточи върху храната, а не да се бори със системата.

5. Интелигентни предложения за покупки (защото имате достатъчно за мислене)

Изчерпването на съставките обърква всичко. Поръчвате твърде много? Това са пари в канала.

Една интелигентна система не чака само да реагирате. Тя вижда тенденциите и ви помага да планирате.

Функции, които трябва да търсите:

• Автоматизирани поръчки за покупка въз основа на точките на пренареждане

• Прогнозиране, което се адаптира към сезонността или промоциите

• Проследяване на работата на доставчиците

• Централно място за управление на поръчки, постъпления и връщания

Това е все едно да имате втори екип, който да следи покупките ви - без да плащате заплата.

6. Синхронизира се с вашите съществуващи инструменти

Инвентарът не живее в балон. Той се свързва с вашите продажби, вашите финанси, вашите отчети.

Ако вашият софтуер не може да говори с:

• Вашата система за продажба (POS)

• Вашата счетоводна платформа (като Xero, QuickBooks или MYOB)

• Вашите онлайн поръчки или електронна търговия

• Вашите доставчици или склад

...ще се наложи да правите двойно записване. А нека си го кажем направо - никой не се нуждае от повече от това.

Търсете софтуер, който се интегрира лесно. Колкото по-малко кликвания, толкова по-добре.

7. Съответствието не е бонус - то е задължително

Вече познавате натиска на разпоредбите за безопасност на храните. Софтуерът за инвентаризация трябва да ви помогне да спазвате изискванията, а не да ви кара да се колебаете по време на изтегляне от пазара или инспекция.

Искате функции като:

• Проследяване на партиди и партиди

• Готови за одит отчети

• Проследимост на доставчиците

• Етикети за алергени, производствени дати или сертификати

Не получавате допълнителни точки за спазване на стандартите за безопасност на храните. Но ако не успеете? Това струва много скъпо, много бързо.

8. Достатъчно проста, за да може персоналът да я използва

Това може би е най-пренебрегваната характеристика от всички.

Един инструмент може да има всички звънци и сигнали на света, но ако служителите ви не го използват, той е просто още един абонамент, който източва бюджета ви.

Търсете софтуер, който е:

• Изчистена и лесна навигация

• Създадени с оглед на вашия вид бизнес

• Подкрепена от солидна поддръжка на клиенти (чат на живо е предимство)

• Бързо обучение на нови служители

Запомнете: не става въпрос за това колко "напреднал" е инструментът. Става въпрос за това колко добре се вписва в реалния ви работен процес.

Въпросът за цената: Прекалено много плащате или недостатъчно инвестирате?

Истината е следната: някои софтуери са с прекалено високи цени за това, което правят. Други изглеждат евтини на пръв поглед, но не разполагат с функции, които ще ви трябват в рамките на месеци.

За какво си струва да платите?

• Спестено време всяка седмица

• По-малко грешки при инвентаризация

• Намаляване на развалянето или загубата на стока

• По-добри маржове благодарение на точните покупки

Въпросът не е само в цената. Става дума за това какво всъщност дава софтуерът на вашия бизнес.

Заключителни мисли: Изберете софтуер, който работи като съотборник

Не се нуждаете от чудотворно решение. Трябва ви нещо надеждно. Нещо, което помага, а не пречи.

Изборът на правилния софтуер за управление на инвентаризацията на храни и напитки е нещо повече от функции в контролния списък. Става въпрос за това колко добре се вписва във вашия ритъм, колко бързо служителите ви могат да се включат и колко уверено можете да вземате решения въз основа на това, което ви показва.

Няма идеален вариант. Но има такъв, който е подходящ за вас.

И да го намерите? Заслужава си да положите усилия.