Предизвикателства при прогнозирането на паричните потоци, характерни за строителството, и как да ги решим

Въведение

Изображение: Контактори проверяват напредъка на място | Източник: Freepik

Всеки изпълнител знае колко бързо един проект, който изглежда успешен на хартия, може да натовари банковата сметка. Подизпълнителите очакват плащане, доставчиците искат пари в брой предварително, а заплатите трябва да бъдат изплатени, независимо кога клиентът освобождава средствата. За много изпълнители истинското предизвикателство не е да завършат работата, а да поддържат паричния поток, докато я извършват.

Надеждното прогнозиране на паричния поток в строителството помага да се открият проблеми, преди банковия баланс да ги покаже. С помощта на софтуер за паричния поток в строителството изпълнителите получават информация в реално време за паричните средства, разходите и това, което е необходимо, за да продължат да работят по план.

Изображение: Общ преглед на разпределението на паричния поток в CashFlow Frog | Източник: cashflowfrog.com

Сложността на строителните проекти и нейното влияние върху паричния поток

Всеки строителен проект работи под натиска на свои собствени фактори. Мост, училище или жилищен комплекс следват различен график и структура на плащанията. Дори малки затруднения като закъснения в издаването на разрешителни или доставки могат да нарушат графика на паричните потоци.

Различните видове договори оказват влияние върху паричния поток:

• Договорите на базата на себестойност плюс свързват плащанията с прецизна документация. Всяка работна час, наем и покупка на материали трябва да бъдат подкрепени с разписки и дневници. Една единствена липсваща доставка може да забави цялото заявление за плащане.
• Договорите за проектиране и строителство оптимизират комуникацията между проектирането и строителството, но изискват строга финансова дисциплина. Всяка промяна в проекта или грешка в ценообразуването се отразява директно в баланса на изпълнителя.

Непредвидими цикли на плащане и поведение на клиентите

Плащанията в строителството рядко следват определен модел. Работата напредва, но документите изостават. Дори когато етапите са изпълнени, одобренията отнемат време, което води до задържане на средствата, а всеки нов ден увеличава разходите.

Държавните агенции обработват плащанията бавно, а частните предприемачи забавят, докато не пристигне финансирането. Подизпълнителите, обвързани с клаузи „плащане при плащане“, понасят натиска първи. Едно отложено плащане може да се отрази на няколко проекта и доставчици.

Определянето на графици за плащане и крайни срокове за преглед в писмен вид гарантира отговорността и на двете страни. Седмичните прегледи на неплатените фактури помагат да се идентифицират клиентите, чиито плащания закъсняват.

Разходи за труд и предизвикателства, свързани с персонала

Разходите за труд се променят постоянно. Един обект може да започне с малък екип и бързо да се разшири. Прогнозирането на нуждите от труд изисква ежедневна координация между обекта и финансовия отдел.

Недостигът на работна ръка води до по-високи заплати, а натискът от графика принуждава екипите да работят извънредно. Няколко интензивни седмици с извънреден труд могат да изтласкат разходите за заплати далеч над прогнозираните граници.

Ежедневното отчитане на работното време и прегледът на миналите резултати помагат за по-точно прогнозиране. Включването на скромна резерва в бюджета за труд смекчава внезапните увеличения.

Управление на оборудването и ресурсите

Тежкото оборудване повишава производителността, но изчерпва средствата, когато не се използва. Неизползван кран все пак струва пари, а ремонтите по време на пиковите периоди на работа бързо изчерпват наличните средства.

Притежаването на машини води до дългосрочни разходи като съхранение и поддръжка. Когато оборудването се премества между обекти, правилно разпределяне на разходите става трудно. Проследяването на използването и планирането на поддръжката преди критични фази на работата поддържа разходите предвидими. Оценката дали да се наеме или купи въз основа на общите оперативни разходи помага за поддържане на финансова стабилност.

Промени в поръчките и корекции в обхвата на проекта

Промените в поръчките нарушават дори добре управляваните бюджети. Промени в проекта, искания на клиенти или неочаквани условия на обекта често създават нови разходи, преди да бъдат одобрени допълнителни плащания.

Одобрение на съществена промяна на стойност стотици хиляди може да отнеме седмици. Работата продължава, докато парите се изчерпват. Ясен процес за документиране и одобряване на промени помага на финансовите екипи да актуализират бързо прогнозите. Поддържането на малък резерв за промени защитава ликвидността, когато се налагат корекции в средата на проекта.

Изображение: Функция за прогнозиране на сценарии в CashFlow Frog | Източник: cashflowfrog.com

Инструменти и техники за подобряване на точността на прогнозите

Старите данни водят до скъпи грешки. Точните прогнози зависят от интегрирани инструменти, включително платформи за планиране, системи за проследяване на доставките и счетоводни системи, които се актуализират в реално време, така че финансовите данни да отразяват работата в момента, в който тя се извършва.

Централизираните табла показват промените в разходите, графиците и напредъка по всеки проект в реално време. С тази видимост ръководителите на проекти могат да усъвършенстват прогнозите за паричния поток в строителството незабавно, като правят корекции, преди малките проблеми да се превърнат в пречки за паричния поток.

Чрез планиране на сценарии и отчети с исторически данни в софтуер за парични потоци в строителството като CashFlow Frog е по-лесно да се свърже текущото представяне с бъдещите финансови резултати.

Управлението на финансирането на строителни проекти се подобрява, когато всички екипи остават ангажирани. Мениджърите на обектите разбират текущите разходи, а финансовите екипи управляват графика. Когато отделите споделят данни, прогнозите отразяват реалността и средствата се пренасочват там, където са най-необходими, което намалява риска от прекъсвания.

Заключение

Прогнозирането на паричните потоци в строителството изисква последователност и комуникация. Сложните проекти, неравномерните плащания, нарастващите разходи за труд и промените в проектирането оказват влияние върху финансовото състояние.

Компаниите, които поддържат организация и актуализират прогнозите си редовно, поддържат по-добър контрол над ресурсите си. Надеждното прогнозиране гарантира изплащането на заплатите, доверието на доставчиците и непрекъснатостта на работата.

За изпълнителите, готови да се справят с предизвикателствата, свързани с паричните потоци, Cash Flow Frog превръща управлението на финансирането на строителни проекти в система, която проследява, прогнозира и защитава вашите парични потоци.

Какво ви е помогнало да поддържате гладкото движение на паричните средства между етапите? Разкажете ни повече в коментарите.