Фрийлансъри и SEO: Как да управлявате правилно счетоводството си, когато работите онлайн

Въведение

Ако сте SEO специалист на свободна практика, вероятно нямате проблем да се ориентирате в дългите ключови думи или да различавате схемите си от картите на сайта. Термини като "препратен трафик" и "структурирани данни" със сигурност са част от ежедневния ви език.

Но какво да кажем за управлението на парите ви? Докато пълзящият бюджет вероятно е нещо, което разбирате отвътре, бюджетирането на финансите ви може да е малко по-чуждо за вас - особено ако тепърва започвате да работите на свободна практика.

С това се сблъсква всеки фрийлансър: макар че бихте искали да прекарвате цялото си работно време в това, което _знаете _(и вероятно ви харесва много повече от неща като фактуриране и счетоводство), следенето на финансите ви е също толкова важно, колкото и следенето на процента на отпадане и скоростта на страниците на клиентите ви.

Работа на свободна практика в SEO? Трудно се справяте с фактурите и разходите? Разгледайте това лесно за изпълнение ръководство в 6 стъпки за управление на счетоводството ви.

1. Изберете правилната бизнес структура

Преди да започнете да изпращате фактури или да проследявате разходите, първото решение, което трябва да вземете, е как да структурирате юридически бизнеса си на свободна практика. Това се отразява на начина на плащане на данъци, на количеството документи, които трябва да попълвате, и на цялостната ви отговорност.

В Обединеното кралство например най-разпространените възможности са да работите като едноличен търговец или да създадете дружество с ограничена отговорност, докато в по-голямата част от ЕС много от лицата, работещи на свободна практика, се регистрират със статут на микропредприемач, който предлага по-малка административна тежест и опростено данъчно отчитане, въпреки че е свързан с ограничения на приходите и по-малко приспадания на разходи.

Работата като едноличен търговец или едноличен собственик обикновено е най-лесният начин да започнете - тя включва по-малко документи и по-ниски административни разходи. Но когато доходите ви нараснат, дружеството с ограничена отговорност (или LLC) може да предложи по-добра данъчна ефективност и защита. Имайте предвид, че с увеличаването на ползите се увеличават и отговорностите, като например по-сложна отчетност и законоустановени декларации.

Ако не сте сигурни кой път е подходящ за вас, обърнете се към счетоводител, който познава бизнес моделите на свободна практика и дигиталния бизнес. Правилният избор в началото може да предотврати ненужни главоболия по-късно.

2. Използване на счетоводни инструменти за издаване на фактури и водене на счетоводство

Ръчните електронни таблици може и да вършат работа в началото, но с разрастването на вашия SEO бизнес на свободна практика те се превръщат в нещо като отговорност. Счетоводният софтуер, пригоден за фрийлансъри, може да спести часове всеки месец и да намали риска от грешки.

Много инструменти за индивидуално бизнес счетоводство ви позволяват да автоматизирате фактурирането и да генерирате данъчни декларации, като същевременно се интегрират директно с банковата ви сметка, така че транзакциите могат да се импортират автоматично и да се категоризират с няколко кликвания.

Можете също така да настроите повтарящи се фактури за клиенти на абонаментни договори и автоматични напомняния за просрочени плащания, което ви спестява време и неудобство от преследване на неплатени сметки. Подобни функции поддържат професионален имидж и насърчават навременното плащане.

Използването на счетоводен софтуер също така ви помага да спазвате местните данъчни разпоредби, особено ако трябва да подавате цифрови данъчни декларации. Освен това създава ясна одитна пътека, в която всеки приход и разход се проследява и се маркира с времеви печат.

3. Проследявайте последователно всички свои доходи

Последователността е ключът към проследяването на доходите - и не само защото това прави времето за плащане на данъци по-малко стресиращо. Точното записване на всички приходи ви дава ясна представа за това как се развива бизнесът ви и гарантира, че нищо няма да се изплъзне.

Независимо дали приходите ви идват от директни клиенти, агенции, партньорски програми или от пасивни източници като онлайн курсове, трябва да отчитате всяка стотинка. Това включва международни плащания и еднократни концерти, а не само хонорари или повторна работа.

Някои лица, работещи на свободна практика, правят грешката да регистрират приходите си едва след като постъпят в банковата им сметка. Вместо това трябва да регистрирате приходите, когато те са получени - това означава веднага след като изпратите фактура или завършите работата, в зависимост от това дали използвате касова отчетност, или счетоводна отчетност на базата на начисляване. Каквото и да изберете, придържайте се към него, за да поддържате точност и съответствие.

Фактурите винаги трябва да са датирани, номерирани последователно и архивирани. Ако някога се сблъскате с одит или ви се наложи да кандидатствате за финансиране, наличието на чиста и последователна документация ще ви осигури надеждност и спокойствие.

4. Регистрирайте и категоризирайте всеки бизнес разход

Бизнес разходите не са само неща, които купувате за клиентите. Те включват и разходите, които поддържат гладкото функциониране на вашата SEO оптимизация на свободна практика. Ако плащате за хостинг, инструменти за проучване на ключови думи, виртуален асистент или дори за домашния си офис, те могат да се считат за приспадащи се разходи.

Но не е достатъчно само да знаете, че нещо подлежи на приспадане. Трябва да регистрирате всеки разход и да го категоризирате правилно. Плащали ли сте за абонамент за Ahrefs? Това е разход за софтуер. Пътуване до браншова конференция? Това е професионално развитие или пътуване. Нов лаптоп? Това е капиталов разход и може да се наложи да бъде амортизиран с течение на времето.

Изкушаващо е да оставите тази задача за края на месеца или тримесечието, но колкото по-рано запишете даден разход, толкова по-вероятно е да го отразите точно - включително да приложите касовата бележка и да отбележите целта на покупката.

Дисциплинираното проследяване на разходите не само намалява данъчната ви сметка, но и ви помага да определите къде отиват парите ви. Ако един инструмент изразходва повече от очакваното или ако инвестирате много в курсове без ясна възвръщаемост на инвестицията, вашите записи за разходите ще го покажат.

5. Заделяне на пари за данъци

Един от най-трудните уроци за работещите на свободна практика е, че никой не удържа данъци вместо тях. За разлика от традиционната заетост, при която данъкът се удържа, преди заплатата да постъпи в сметката ви, доходите на хората на свободна практика не се облагат с данъци - и за съжаление това означава, че _вашата _отговорност е да се уверите, че не харчите всичко.

За да избегнете неприятни изненади, заделяйте част от всяко получено плащане. Каква сума? Това зависи от местоположението ви и данъчната група, но общото правило е 25% до 30% от нетния ви доход. Някои фрийлансъри дори създават отделна спестовна сметка специално за парите от данъци, за да избегнат случайно потъване в тях.

В много страни, когато доходите ви достигнат определен праг, ще трябва да плащате данъци на тримесечие. Пропускането на тези плащания може да означава санкции и лихви. Изпреварването на задълженията ви не само ви помага да спазвате изискванията, но и намалява тревогата, когато наближат крайните срокове за плащане на данъци.

Трябва също така да се запознаете с всички приспадания и облекчения, които се прилагат за работещите на свободна практика. Например, ако работите у дома, част от наема, комуналните услуги или сметката за интернет може да се приспадне. Това прави воденето на точни отчети двойно по-важно.

6. Преглеждайте финансите си ежемесечно, за да имате контрол върху тях

Не бихте стартирали SEO кампания, без да проверявате редовно данните, така че защо да подхождате по различен начин към бизнес финансите си? Изключително важно е да отделяте време всеки месец, за да преглеждате приходите, разходите и цялостния си паричен поток.

Не е необходимо това да отнема часове. Кратка месечна проверка на финансите ви помага да забележите закономерности - може би постоянно преследвате закъснели плащания от определен клиент, например, или разходите ви се увеличават, без да го осъзнавате. Тези прозрения могат да доведат до по-добри решения, като например коригиране на тарифите ви или предоговаряне на условията на клиентите.

Можете да използвате месечния преглед и за актуализиране на финансовите цели. Искате да постигнете конкретен целеви доход, да създадете буферен фонд или да си вземете почивка без стрес? Следенето на напредъка ви държи отговорни и мотивирани.

Ако работите със счетоводител, тези месечни данни улесняват сътрудничеството и го правят по-продуктивно. Освен това ще сте готови с чисти документи, когато настъпи данъчният сезон - няма нужда да се мотаете в последния момент!

Като SEO специалист на свободна практика вече знаете колко мощни могат да бъдат данните и последователността. Същият начин на мислене се прилага и при управлението на финансите ви. Разбира се, не е необходимо да се превърнете във финансов експерт за една нощ, но ако се отнасяте към счетоводството си със същото внимание, с което се отнасяте и към SEO кампаниите си, това ще ви донесе дивиденти - както спокойствие, така и дългосрочна рентабилност.