Как да изградите система за проследяване, която действително работи в LinkedIn

Въведение

• Неорганизираната пощенска кутия в LinkedIn ви коства сделки, тъй като проучванията показват, че първият доставчик, който отговори, има 50% по-голям шанс да спечели.
• Изградете надеждна система за проследяване, като сортирате съобщенията с етикети, задавате напомняния и възприемете работния процес „Inbox Zero“, за да сте сигурни, че няма да пропуснете нито една кореспонденция.
• Инструменти като Kondo оптимизират този процес, като добавят етикети, напомняния (отлагане) и откъси директно във вашата пощенска кутия в LinkedIn, помагайки ви да превърнете повече потенциални клиенти.

Току-що сте изпратили обещаващо съобщение в LinkedIn до потенциален клиент, партньор или кандидат. И сега какво? Ако сте като повечето професионалисти, това съобщение вероятно ще се присъедини към стотици други, бавно потъвайки в бездната на препълнената ви пощенска кутия, за да не бъде видяно отново.

„Всеки ден получавам тон ценни съобщения в LinkedIn и е кошмар да ги управлявам!“ Това мнение, споделяно от безброй потребители на LinkedIn, отразява всеобща болка, която ви коства възможности, време и пари.

Твърдата истина е, че платформата за съобщения на LinkedIn не е създадена за професионалисти, които разчитат на нея като на важен бизнес инструмент. Тя е проектирана като социален интерфейс, а не като мощно средство за продуктивност. Резултатът? Хаотична пощенска кутия, в която горещите потенциални клиенти и важните разговори се затрупват под уведомления за връзки и разговори с ниска приоритетност.

Но ето какво отличава най-успешните от останалите: потенциалните клиенти не се превръщат сами. Както отбелязва експертът по продажби Луиджи Престиненци, „най-добрите екипи третират входящите съобщения като злато, не само като отговарят, но и като отговарят бързо и следят с дисциплина“.

Решението не е да водите повече разговори, а да изградите система, която гарантира, че никога няма да пропуснете важните разговори. Този наръчник ще ви помогне да създадете система за проследяване, която превръща пощенската ви кутия в LinkedIn от източник на тревога в машина за превръщане на потенциални клиенти в реални.

Високата цена на неорганизираната пощенска кутия в LinkedIn

Преди да се впуснем в решенията, нека разберем с какво се сблъскваме. Вградената пощенска кутия на LinkedIn има няколко критични ограничения:

• Претрупана интерфейс и липса на приоритизиране: Няма начин да се разделят горещите потенциални клиенти от мрежовите разговори или промоционалните съобщения.
• Липса на филтриране или категоризация: Не можете ефективно да маркирате, групирате или филтрирате съобщенията по етап, приоритет или тип разговор.
• Ограничени възможности за напомняне: LinkedIn не предлага вграден начин за планиране на последващи действия или напомняне да се свържете с потенциални клиенти.
• Проблеми с UI/UX: Интерфейсът е тромав и бавен, като потребителите съобщават за значителна загуба на време само при навигиране в разговорите.

Те не са просто досадни – те оказват пряко влияние върху вашите крайни резултати:

• Загуба на приходи: Забравено последващо действие с обещаващ потенциален клиент е пряка загуба на потенциални приходи.
• Забавени сделки и наемания: Бавните отговори означават, че конкурентите, които се ангажират първи, често печелят. Според проучвания, първият доставчик, който отговори, има 50% по-голям шанс да спечели сделката.
• Тревога и изтощение от пощенската кутия: Чувството, че постоянно изоставате, създава стрес, който намалява общата продуктивност.

Както се оплака един потребител на Reddit: „Прекалено лесно е съобщенията в LinkedIn да се натрупват и да се губят, аз съм го преживял.“ Това не е просто разочарование – това е пропусната възможност.

4-те стълба на надеждна система за проследяване

Преди да се впуснем в тактическото изпълнение, нека установим основните принципи, върху които трябва да се гради всяка ефективна система за проследяване в LinkedIn:

Стълб 1: Скорост

Първият, който отговори, има огромно предимство. Както е подчертано в казуса на Луиджи Престиненци, когато Grant Thornton премина към по-бързи времена за отговор, те отбелязаха значително увеличение на конверсионните проценти. Вашата система трябва да дава приоритет на бързото ангажиране с нови съобщения.

Стълб 2: Дисциплина

Вашият ритъм на проследяване не може да се основава на „когато си спомните“ или „когато ви се прииска“. Той трябва да бъде структуриран и последователен, да елиминира догадки и да гарантира, че нито един разговор не остава незабелязан.

Стълб 3: Организация

Нуждаете се от метод за сортиране и категоризиране на всеки разговор, за да можете да фокусирате енергията си върху най-важното. Без тази структура ще губите ценно време в пресяване на нерелевантни съобщения, докато потенциалните клиенти с голям потенциал се охлаждат.

Стълб 4: Нулеви умствени разходи

Вашата система трябва да се намира там, където работите (вашата пощенска кутия) и да се използва безпроблемно. Разчитането на външни таблици, календари или мениджъри на задачи създава превключване на контекста, което убива инерцията.

Сега, след като разбрахме принципите, нека изградим вашата система от нулата.

Стъпка по стъпка към изграждането на вашата високопроизводителна система за проследяване

Стъпка 1: Сортиране и управление с етикети и разделени пощенски кутии

Проблемът: Всички съобщения изглеждат еднакви в пощенската кутия на LinkedIn, което ви кара да губите време да препрочитате разговорите, за да определите тяхната важност.

Решението: Въведете система за етикетиране, която незабавно показва статуса и приоритета на всеки разговор.

Как да приложите:

1. Определете основните си категории въз основа на работния си процес. Примери за това са:

   • Горещ лид
   • Топъл лид
   • Клиент
   • Кандидат - Проверка
   • Проследяване Q3

2. Прилагайте тези етикети към всеки важен разговор, веднага щом се ангажирате с него.

3. Създайте отделни изгледи за всеки етикет, което ви позволява да се фокусирате само върху разговорите, които са важни в момента.

Ръчното проследяване на тези категории е досадно и податливо на грешки. Ето тук специално създадени инструменти като Kondo могат да трансформират този процес. С Kondo можете да създавате персонализирани етикети и да ги прилагате с прост клавишен комбинация (L). Платформата създава и разделени пощенски кутии, което ви позволява да виждате само съобщенията, маркирани с конкретни етикети, като по този начин ефективно създавате фокусирани списъци със задачи, които елиминират всички други отклонения.

Стъпка 2: Никога повече не пропускайте последващи действия с напомняния

Проблемът: „Получаването на съобщения за последващи действия се оказва малко проблематично“, сподели един потребител на Reddit. Без систематична система за напомняне важните последващи действия се забравят и потенциалните сделки се изпаряват.

Решението: Въведете система за напомняния, която временно архивира разговорите и ви напомня за тях в точното време.

Как да внедрите:

1. За всеки разговор, който изисква бъдещи действия, задайте конкретна дата и час за напомняне.
2. Разговорът трябва да изчезне от основната ви пощенска кутия до тази дата, което намалява хаоса и психическото натоварване.
3. Когато напомнянето се активира, разговорът трябва да се върне в горната част на пощенската ви кутия, изисквайки внимание.

Вместо да събирате набързо напомняния в календара или приложения за управление на задачи, използвайте функцията „Отложи“ на Kondo Snooze интегрира този работен процес директно във вашата пощенска кутия в LinkedIn. Натиснете **H, за да зададете напомняне за утре, следващата седмица или друга дата по ваш избор. Съобщението изчезва от пощенската ви кутия и се появява отново в горната част, когато настъпи срокът, като по този начин се гарантира, че нищо няма да бъде забравено. Ако отговорят преди да настъпи срокът на напомнянето, то автоматично се отменя – вече не е необходимо да правите последващи действия с хора, които вече са отговорили.

Стъпка 3: Постигнете „Inbox Zero” с безмилостен работен процес за сортиране

Проблемът: Повечето професионалисти използват пощенската си кутия в LinkedIn като постоянно хранилище, като позволяват съобщенията да се натрупват с месеци или години, създавайки огромна бъркотия.

Решението: Превърнете пощенската си кутия от хранилище на стари съобщения в динамичен списък със задачи, който изчиствате ежедневно.

Работният процес: За всяко ново съобщение изберете едно от четирите действия:

1. Отговор: Ако отнема по-малко от 2 минути, отговорете веднага.
2. Отложете (напомняне): Ако се налага последващо действие на по-късна дата, задайте напомняне и архивирайте.
3. Етикетиране и архивиране: Ако е важно за контекста, но не изисква по-нататъшни действия, етикетирайте го подходящо и го премахнете от пощенската си кутия.
4. Архивиране: Ако разговорът е приключен, изчистете го от основния си изглед.

Тази философия за „Inbox Zero“ е в основата на системи за продуктивност като Kondo, където клавишните комбинации за архивиране (**E), отлагане (H) и етикетиране (L) ви позволяват да обработвате стотици съобщения за минути, а не за часове. Потребителите споделят, че спестяват поне 30 минути на ден, като използват този работен процес.

Стъпка 4: Спестете часове с повторно използваеми фрагменти

Проблемът: Губите часове, като преписвате варианти на едни и същи съобщения за последващи действия, планиране и често задавани въпроси.

Решението: Създайте библиотека с шаблони за често изпращаните съобщения, които могат да бъдат незабавно вмъкнати и персонализирани.

Как да го приложите:

1. Идентифицирайте съобщенията, които изпращате многократно (например, връзки за планиране, последващи действия след липса на отговор, информация за цените).
2. Създайте шаблони с персонализирани променливи като **{firstName}, за да запазите личния подход.
3. Използвайте система, която ви позволява да вмъквате тези шаблони с минимален брой натискания на клавиши.

Функцията „Фрагменти“ на Kondo ви позволява да запазвате и незабавно да вмъквате тези шаблони с проста команда (;). Тя автоматично попълва променливи като името на получателя, комбинирайки скоростта на автоматизацията с необходимата персонализация.

Последната част: Синхронизиране на LinkedIn с вашата система за запис

За екипите и професионалистите, които управляват взаимоотношенията си на различни платформи, има едно последно предизвикателство: вашите разговори в LinkedIn са черна кутия за останалата част от екипа ви и вашата CRM система. Това създава изолирани данни и непълни профили на клиенти.

Решението е автоматизирана връзка между вашата LinkedIn пощенска кутия и централната ви база данни (CRM, ATS и др.). Ето как да я приложите:

1. Използвайте инструмент, който може да задейства действие във вашата CRM система, когато нещо се случи в LinkedIn.
2. Създайте работни потоци като: Когато приложите етикета **Hot Lead към разговор, автоматично създайте сделка в HubSpot или добавете бележка към контакт в Salesforce.
3. Уверете се, че обобщенията на разговорите и ключовите детайли са синхронизирани, за да поддържате единен източник на информация.

Kondo’s Business Tier решава този проблем с native интеграции и webhooks. Можете да се свържете с инструменти като HubSpot, Notion, Google Sheets или всяка друга система чрез Zapier/Make. Това автоматизира досадната задача по въвеждане на данни от LinkedIn, осигурява пълна прозрачност и спестява на екипа ви часове ръчна работа.

Заключение: От хаос към конверсия

Спрете да позволявате на хаотичната, стандартна пощенска кутия на LinkedIn да диктува вашия успех. Дисциплинирана система за проследяване, изградена на базата на скорост, организация и нулеви умствени разходи, не е просто нещо, което е хубаво да имате – тя е от съществено значение за всеки, който сериозно използва LinkedIn като бизнес инструмент.

Пътят напред е ясен:

1. Сортиране с етикети: Категоризирайте разговорите по приоритет и тип
2. Никога не забравяйте с напомняния: Задайте систематични графици за проследяване
3. Постигнете яснота с Inbox Zero: обработвайте съобщенията ежедневно, без да оставяте нищо на случайността
4. Спестете време с фрагменти: автоматизирайте повтарящите се съобщения, като запазите персонализацията
5. Поддържайте единен източник на информация: синхронизирайте активността в LinkedIn с вашата CRM система или система за записване

Можете да продължите да събирате ръчни трикове и външни инструменти или да приемете платформа, проектирана от самото начало да работи точно с тази система. Ако сте готови да превърнете вашите LinkedIn DM в машина за конверсия и да си върнете часове всяка седмица, е време да изградите истинска система, която работи.

Не забравяйте какво подчерта Луиджи Престиненци: „Най-добрите екипи третират входящите съобщения като злато, не само като отговарят, но и като отговарят бързо и следват дисциплинирано.“ С подходящата система никога повече няма да пропуснете ценен потенциален клиент.

Често задавани въпроси

Защо системата за проследяване в LinkedIn е толкова важна?

Системата за проследяване в LinkedIn е от решаващо значение, защото предотвратява загубата на ценни потенциални клиенти, клиенти и кандидати в препълнена пощенска кутия, което се отразява директно на вашите приходи и успех. Без система важните разговори остават незабелязани, което води до пропуснати възможности. Както се подчертава в статията, първият доставчик, който отговори, има значително по-голям шанс да спечели сделката. Система, изградена на базата на бързина, организация и дисциплина, ви гарантира, че ще се ангажирате бързо и последователно с контактите, които са най-важни.

Какъв е най-добрият начин да организирам съобщенията си в LinkedIn?

Най-ефективният начин да организирате съобщенията си в LinkedIn е чрез внедряване на система за етикетиране или маркиране, за да категоризирате разговорите според статуса и приоритета им. Можете да създадете етикети като **Горещ потенциален клиент, Клиент или Необходимо проследяване. Това ви позволява да сортирате пощенската си кутия и да се фокусирате само върху важните разговори. Макар че можете да опитате да направите това ръчно, инструменти като Kondo автоматизират този процес с функции като Разделени пощенски кутии, създавайки фокусирани списъци със задачи за всяка категория.

Мога ли да задавам напомняния за последващи действия директно в LinkedIn?

Не, платформата на LinkedIn не предлага вградена функция за настройка на напомняния за последващи действия по съобщения. Това ограничение е основната причина, поради която важни последващи действия често се забравят. За да решите този проблем, трябва да разчитате на външни методи като календарни записи или да използвате интегриран инструмент като Kondo, който ви позволява да „отложите“ разговор и той да се появи отново във вашата пощенска кутия на определена дата и час.

Какво е методът „Inbox Zero“ за LinkedIn и как работи?

Методът „Inbox Zero“ за LinkedIn е ежедневен работен процес, при който обработвате всяко ново съобщение, като избирате едно от четирите действия: Отговор, Напомняне (Отлагане), Етикетиране и архивиране или Архивиране. Целта е да превърнете пощенската си кутия от препълнено място за съхранение в чист списък с задачи, които могат да бъдат изпълнени. Като изчиствате пощенската си кутия ежедневно, намалявате умственото натоварване и гарантирате, че всяко важно съобщение получава заслуженото внимание, без да се изгуби.

Как мога да ускоря времето си за отговор в LinkedIn?

Можете значително да ускорите времето си за отговор, като използвате предварително написани шаблони или фрагменти за често задавани въпроси и последващи действия. Много разговори включват повтарящи се въпроси или заявки за насрочване. Като създадете библиотека с фрагменти за многократна употреба, можете да отговаряте на тези съобщения за секунди. Инструментите с функции за фрагменти ви позволяват да вмъквате персонализирани шаблони с проста команда, комбинирайки ефективността на автоматизацията с личния подход, необходим за изграждане на взаимоотношения.

Наистина ли се нуждая от инструмент на трета страна, за да управлявам пощенската си кутия в LinkedIn?

Макар че можете да се опитате да управлявате пощенската си кутия ръчно, като използвате таблици или календари, специализираният инструмент на трета страна е много по-ефективен и надежден за професионалистите, които разчитат на LinkedIn за бизнеса си. Ръчните системи създават конфликти, изискват постоянно превключване на контекста и са податливи на човешки грешки. Инструмент, който се интегрира директно в пощенската ви кутия в LinkedIn, като Kondo, автоматизира етикетирането, напомнянията и шаблоните, създавайки безпроблемна система, която спестява време и предотвратява пропускането на възможности.