Ориентиране в бъдещия пейзаж на автоматизацията в областта на финансите

Въведение

В днешната забързана бизнес среда поддържането на конкурентоспособност означава да се възползвате от технологичните постижения. Една от областите, в които технологиите са постигнали значителни подобрения, е автоматизацията на финансовите процеси (АФП).

Смята се, че около 80% от финансовите процеси имат потенциал за автоматизация. В същото време само около една трета от компаниите твърдят, че част от операциите във финансовите им отдели са напълно автоматизирани.

В тази публикация ще разгледаме какво включва автоматизацията на финансовите процеси, какви са ползите от нея, кои процеси могат да бъдат автоматизирани и как да започнете да прилагате FPA във вашия бизнес.

Какво се разбира под съвременна автоматизация на финансовите процеси?

Автоматизацията на финансовите процеси е използването на технологии за автоматизиране на ключови задачи, свързани с финансите. Това включва използването на софтуерни инструменти, които могат да се справят с повтарящи се и времеемки задачи без човешка намеса, като по този начин повишават ефективността и точността.

Целта на FPA не е да замени финансовите специалисти, а да им даде възможност да се съсредоточат върху по-стратегически задачи, като ги освободи от рутинната работа. Ползите от този подход са изброени в раздела по-долу.

Какви са ползите от автоматизацията на финансите?

Автоматизацията във финансовите услуги е от полза за компанията и нейните служители по редица начини. Ето основните от тях:

• Повишена ефективност. Автоматизацията значително ускорява финансовите транзакции и свежда до минимум ръчната обработка, което води до по-бърза обработка на фактури, заплати и финансови отчети.
• Точност и съответствие. Автоматизираните системи намаляват човешките грешки и осигуряват по-надеждни финансови документи. Те също така помагат да се спазват сложните финансови разпоредби.
• Намаляване на разходите. Автоматизацията в областта на финансите намалява необходимостта от интензивна ръчна обработка, като по този начин намалява разходите за труд и предотвратява скъпоструващи грешки.
• Усъвършенствано вземане на решения. Достъпът до финансови данни и анализи в реално време дава възможност на предприятията бързо да вземат добре информирани решения.
• Мащабируемост. Автоматизираните системи могат лесно да се адаптират към увеличените работни натоварвания, което позволява на бизнеса да се разраства, без да е необходимо съответно увеличаване на финансовия персонал.
• Повишена удовлетвореност на служителите. Всъщност малко служители се радват да изпълняват досадни задачи, които не им позволяват да изразят най-добрия си опит или креативност. Изключването на такива процеси може да повлияе положително на психическото състояние на служителите.

Накратко, автоматизацията на финансовите процеси не е просто оперативно подобрение, а по-скоро стратегическа необходимост за поддържане на конкурентоспособност в днешната бизнес среда.

Ако нямате собствен екип от разработчици на финтех софтуер, вероятно ще се нуждаете от външна помощ, за да можете да се възползвате от всички предимства на автоматизацията. Доверен доставчик на разработка на финтех софтуер по поръчка може да ви посъветва и да проведе необходимите проучвания, планиране и внедряване. Искането на външни услуги за разработване на финтех софтуер е правилното решение за повечето компании, които търсят мащабируема и инвестиционно ефективна разработка на финансов софтуер, която не нарушава съществуващите процеси, а ги подобрява.

Сега нека да разгледаме кои точно процеси можете да автоматизирате до голяма степен с помощта на техники и инструменти за автоматизация на финансите. Важно е да се отбележи, че може да не е възможно да се елиминира напълно човешкото участие във всички тези операции. Въпреки това намаляването на броя на досадните и предразположени към човешки грешки процеси вече може да донесе значителни предимства. ~~ ~~

Какво може да бъде автоматизирано в областта на финансите?

Има няколко ключови области във финансите, в които автоматизацията може да бъде от голяма полза. Те включват:

• Обработка на фактури. Автоматизацията може да помогне за управлението на целия жизнен цикъл на фактурата от получаването до плащането, като намали времето за обработка и сведе до минимум грешките.
• Управление на разходите. Автоматизираните системи могат да рационализират процесите на отчитане, одобряване и възстановяване на разходите, като гарантират спазване на правилата и по-бърза обработка.
• Бюджетиране и прогнозиране. Инструментите за автоматизация могат да събират данни от множество източници за по-точно и навременно бюджетиране и прогнозиране. Това включва прогнозен анализ за предвиждане на бъдещи финансови условия и тенденции.
• Финансово отчитане. Автоматизацията може бързо да генерира изчерпателни финансови отчети и доклади, които предлагат важна информация за финансовото състояние на компанията.
• Спазване на данъчното законодателство. Автоматизацията осигурява точни данъчни изчисления и навременно подаване на декларации, като намалява риска от налагане на санкции. Тя може значително да подпомогне счетоводителите в тяхното ежедневие.
• Обработка на заплатите. Автоматизирането на заплатите гарантира точно и навременно изплащане на възнагражденията на служителите, както и съответните данъчни удръжки и спазване на трудовото законодателство.
• Управление на активи: Проследяването и управлението на активите, данните за които се съхраняват в множество документи, стават по-ефективни с автоматизацията, което осигурява оптимално използване и спестяване на разходи.
• Управление на риска и съответствие: Автоматизираните системи могат да наблюдават и докладват за рискове въз основа на исторически данни за бизнес процесите и да гарантират спазването на различни регулаторни изисквания.

Автоматизирането на тези и евентуално на други процеси може значително да рационализира работата на финансовия отдел и да я направи по-ефективна.

Примери за софтуерни решения, които могат да се използват за автоматизиране на финансовия работен процес, са представени на изображението по-долу:

Източник на изображения: https: //www.scnsoft.com/financial-management/automation

Ако се интересувате от съвременни софтуерни решения за SEO екипи, прочетете още една публикация в нашия блог.

Как да започнете с финансовата автоматизация?

Независимо от процеса, който възнамерявате да автоматизирате, или от софтуерното решение, което ще приемете за автоматизация на финансите, трябва да преминете през определена процедура, за да се справите правилно с тази намеса. Ето процеса стъпка по стъпка за внедряване на автоматизация във финансовия отдел:

1. Идентифицирайте текущите си процеси. Започнете с оценка на текущите си финансови процеси, за да откриете областите, в които има склонност към неефективност или грешки. Тази оценка ще ви помогне да определите операциите, които ще имат най-голяма полза от автоматизацията.
2. Определете ясни цели за планираната автоматизация на финансите. Поставете конкретни цели за това, което искате да постигнете с автоматизацията, независимо дали става въпрос за намаляване на разходите, повишаване на точността или подобряване на съответствието.
3. Избор на подходящи софтуерни решения. Проучете и изберете инструменти за автоматизация на финансовите процеси, които съответстват на вашите бизнес нужди. Основните съображения трябва да включват мащабируемост, съвместимост със съществуващите системи, удобство за потребителя и поддръжка от страна на доставчика.
4. Инвестирайте в обучение. Запознайте екипа си с новите системи. Персонализираното цифрово образование и обучение на персонала е от решаващо значение за плавния преход и за пълното използване на предимствата на автоматизацията. Този етап от проекта вероятно ще върви паралелно с внедряването.
5. Планирайте интеграцията и я реализирайте поетапно. Осигурете възможност за безпроблемна интеграция на инструментите за автоматизация с текущите ви системи, като ERP или софтуер за автоматизация на счетоводството, за да избегнете оперативни смущения. След това започнете с автоматизиране на няколко процеса и постепенно разширявайте обхвата им. Този поетапен подход позволява на екипа ви да се адаптира удобно към новата технология.
6. Наблюдавайте и се адаптирайте. Непрекъснато оценявайте работата на автоматизираните си системи и правете необходимите корекции. Това ще ви помогне да адаптирате по-добре работата на приетия софтуер към вашите процеси и да осигурите висока ефективност на екипите, работещи с него.

В инфографиките по-долу можете да се запознаете с един от софтуерните проекти на персонализирано високоинтегрирано финансово приложение за автоматизация:

Източник на изображения: https: //www.scnsoft.com/financial-management/automation

Съществуват и редица други възможни подходи за внедряване на финансова автоматизация в цифровата ви инфраструктура. Без собствен експертен опит вероятно ще трябва да се обърнете към доставчик на услуги за разработване на финтех, за да настроите всичко.

Окончателно приемане

Внедряването на автоматизация на финансовите процеси е почти стратегически императив за предприятията, които се стремят към ефективност, точност и растеж. Чрез автоматизиране на рутинните финансови задачи компаниите могат да пренасочат фокуса и ресурсите си към стратегическо планиране и инициативи за растеж.

Чрез определяне на ключовите процеси, които трябва да се автоматизират, разработване и интегриране на съответното софтуерно решение и обучение на екипите за работа с него, предприятията могат да постигнат нови нива на ефективност в своите финансови отдели.