Documentación esencial para los propietarios de empresas: 11 tipos de documentos empresariales que hay que conservar siempre

Introducción

Pocos propietarios de empresas disfrutan con el papeleo, y menos aún quieren hacer un seguimiento de toda la documentación que pasa por sus mesas. Por desgracia, los documentos empresariales son vitales para la salud de su organización, ya que sin ellos corre el riesgo de pasar vergüenza, sufrir interrupciones en sus operaciones e incluso tener problemas legales.

Afortunadamente, esto sólo ocurre con unos pocos tipos de documentos empresariales. Por eso, en este artículo te enseñaremos a diferenciar lo que es importante de lo que no lo es, te explicaremos los 11 tipos de documentos empresariales cruciales que siempre debes conservar y exploraremos las ventajas que pueden ofrecer a tu empresa.

¿Qué son los documentos comerciales?

En términos generales, un documento comercial puede ser cualquier trozo de papel (o su equivalente digital) que esté relacionado, aunque sea tangencialmente, con las operaciones de su empresa. Pero para ser más específicos, los documentos empresariales son registros utilizados para comunicar, almacenar u organizar información dentro de una organización.

¿Por qué son importantes los documentos empresariales?

Como pronto verá, los documentos empresariales tienen muchas formas, tamaños y, lo que es más importante, casos de uso. Pero, en primer lugar, ¿por qué son importantes y qué ventajas pueden ofrecer a su empresa? Vamos a responder.

• Organización y eficacia: Los documentos empresariales proporcionan estructura y claridad a sus operaciones, lo que permite una mayor eficiencia, menos errores y una coherencia general.
• Comunicación y colaboración: Los documentos también facilitan una comunicación interna y externa eficaz, creando un mejor entorno de trabajo y permitiendo que los empleados y las partes interesadas logren los mejores resultados posibles.
• Gestión e intercambio de conocimientos: Cuando los empleados abandonan su empresa, se llevan consigo todos sus conocimientos, lo que provoca ineficiencias. Los documentos empresariales le permiten conservar toda esta información y potenciar los esfuerzos futuros del personal.
• Protección jurídica: Desgraciadamente, las disputas, los pleitos y las inspecciones son una parte inevitable de la gestión de una empresa. Pero si conservas los documentos empresariales pertinentes, puedes cubrir todas tus bases y mitigar los efectos negativos de los incidentes legales.
• Planificación y toma de decisiones: Los documentos empresariales proporcionan información valiosísima sobre sus operaciones, permitiéndole aprender del pasado y adaptarse al futuro. Gracias a ello, siempre podrá tomar decisiones eficaces basadas en datos.
• Control y evaluación del rendimiento: ¿Cómo puede dirigir eficazmente su empresa si no comprende lo que ocurre en su interior? Sencillo: no puede. Afortunadamente, los documentos empresariales permiten realizar un seguimiento de todos los parámetros importantes (casi) en tiempo real.
• Reputación e imagen de marca: Aquí, el valor de los documentos empresariales es doble. En primer lugar, la documentación de marca le permite dirigirse sistemáticamente a sus clientes ideales con un tono de voz reconocible (en el texto, los medios, el diseño, etc.). Pero, en segundo lugar, una gestión eficaz de los documentos también le permite trabajar de forma más eficiente y crear una reputación más fiable en torno a su marca.

11 tipos de documentos empresariales cruciales que siempre hay que conservar

Como se ha visto anteriormente, la forma estándar de clasificar los documentos empresariales es por su caso de uso dentro de la empresa. Pero para identificar el destino final de un documento (es decir, la papelera o el cajón de la mesa de la oficina), tenemos que fijarnos en la obsolescencia.

Hay que reconocer que esto es un poco complicado porque el concepto trasciende los casos de uso, el contenido e incluso los departamentos de destino. Por lo general, los documentos empresariales más importantes suelen pertenecer a los ámbitos financiero, jurídico y de marketing, pero no todos.

Además, incluso si conservara toda la documentación contenida sólo en estas categorías, pronto vería su oficina y sus ordenadores desbordados de residuos de papel (digital). Por eso, la forma más eficaz de ayudarte a identificar qué documentos conservar es contártelo todo sobre ellos.

#1 Cuentas de resultados

También conocidos como cuentas de pérdidas y ganancias o cuentas de resultados, estos documentos resumen los ingresos, gastos y beneficios netos o pérdidas de su empresa durante un periodo concreto. Son importantes por razones internas, como la evaluación comparativa, la planificación y la toma de decisiones.

Sin embargo, su verdadero valor brilla cuando se trata de informes externos, más concretamente, análisis de inversores/acreedores durante adquisiciones o búsqueda de inversiones, y cumplimiento fiscal.

Las cuentas de resultados son vitales para evaluar el rendimiento y la salud financiera de su empresa, y su ausencia puede arrojar dudas sobre su conducta. En el peor de los casos, esto puede hacer que se pierda la financiación o incluso que te metas en un lío con la oficina tributaria local.

(Fuente: Zervant)

#2 Balances

Al igual que las cuentas de resultados, los balances ofrecen una instantánea de la situación financiera de su empresa en un momento determinado y son importantes por las razones antes mencionadas. Sin embargo, se diferencian en que se centran en los activos, los pasivos y las participaciones de los accionistas de su empresa.

(Fuente: bdc.ca)

#3 Declaraciones de la renta

Como su nombre indica, las declaraciones de la renta son documentos comerciales que se presentan a la agencia tributaria local (IRS en EE.UU.) para declarar los ingresos, las deducciones y las obligaciones fiscales de un periodo determinado, y sirven como registro de las actividades financieras de la empresa.

Como se puede imaginar, son muy importantes para garantizar el cumplimiento de las leyes locales, ya que infringirlas puede acarrearle multas en el mejor de los casos y un juicio o una celda en el peor.

(Fuente: AbbyMarketplace)

#4 Facturas y recibos

No nos cabe duda de que conoce perfectamente las facturas y los recibos, pero para no dejar a nadie atrás, estos documentos confirman sus transacciones comerciales. Eso los hace muy importantes por varias razones, como la contabilidad, los litigios con los clientes y la fiscalidad. La implantación de un software de facturación es una solución óptima para generar y gestionar facturas.

(Fuente: Billdu)

#5 Extractos bancarios

Emitidos por un banco u otra organización financiera, los extractos bancarios resumen las transacciones de su empresa en un periodo concreto, incluidos depósitos, reintegros, transferencias y más. Al igual que los demás documentos financieros, también desempeñan un papel importante en la contabilidad interna, la elaboración de presupuestos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Sin embargo, también ayudan a su empresa a detectar fraudes y son vitales a la hora de **solicitar préstamos** o **buscar financiación** de otras entidades empresariales. Por todo ello, merece más que la pena tenerlos a buen recaudo en el cajón.

(Fuente: Patriot Software)

#6 Registros de nóminas

Utilizados principalmente para el mantenimiento de registros internos, los registros de nóminas hacen un seguimiento de la remuneración de los empleados, las deducciones y otra información relacionada. Son vitales para controlar sus gastos, garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal, resolver conflictos salariales de los empleados y demostrar su inocencia en las auditorías.

(Fuente: Hourly)

#7 Licencias y permisos comerciales

Dejando a un lado las finanzas, es hora de hablar de los documentos legales de la empresa. Las licencias y permisos tienen varios usos obvios, como permitir el acceso a industrias exclusivas, autorizarle a participar en programas gubernamentales específicos y demostrar su **experiencia** y fiabilidad.

Sólo por esto, merece la pena conservar sus permisos y licencias. Sin embargo, la razón más importante es que, debido a su naturaleza y a las actividades a las que se dedican, a menudo tendrás que presentar tu idoneidad para determinadas acciones legales y empresariales.

(Fuente: SignNow)

#8 Contratos y Acuerdos

Independientemente de si su empresa es B2B o B2C, los contratos y acuerdos son su pan de cada día, incluidos los acuerdos con entidades externas como las empresas de externalización de software, que son especialmente cruciales para las empresas centradas en la tecnología. En ellos se detallan las **condiciones jurídicamente vinculantes de sus relaciones** (con clientes, socios, fideicomitentes, etc.) y le ayudan a protegerse frente a posibles demandas. Además, te permiten hacer un seguimiento de tus obligaciones contractuales para asegurarte de que cumples con todas tus responsabilidades.

(Fuente: Jotform)

#9 Documentación sobre propiedad intelectual

La propiedad intelectual es un término genérico que engloba los documentos empresariales que establecen y protegen los derechos de propiedad intelectual de su empresa, incluidos los registros, las inscripciones y las patentes. En la práctica, conservarlos proporciona numerosos beneficios, principalmente demostrar la propiedad de los activos intangibles de su empresa, disuadir de posibles robos o usos indebidos, monetización, concesión de licencias y reconocimiento de marca.

(Fuente: Signaturely)

#10 Registros de seguros

Otro tipo de documentos empresariales que siempre hay que conservar son los registros de seguros, ya que hacen un seguimiento de la cobertura de seguros de tu empresa, detallan toda la información relevante y sirven como prueba en caso de siniestro. Son vitales para mantener una buena gestión de riesgos y garantizar el éxito de la continuidad de la actividad empresarial y la recuperación en caso de catástrofe. Además, protegen a tu empresa y a tus empleados frente a cualquier accidente que pueda ocurrir en el lugar de trabajo.

(Fuente: SampleForms)

#11 Registros de marketing

Por último, los registros de marketing se refieren a la documentación y los datos relacionados con las actividades y estrategias de marketing de su empresa. Incluyen estudios de mercado, campañas publicitarias, datos de clientes, análisis, planes de marketing y material promocional.

Son vitales por varias razones, pero merece la pena conservarlos, sobre todo para mantener un análisis eficaz de los resultados y de la competencia, hacer un seguimiento de los conocimientos de los clientes y de la orientación, garantizar la coherencia del marketing de la marca y permitir la planificación a largo plazo.

(Fuente: SlideTeam)

¿Cómo se clasifican los documentos comerciales?

Debido a la amplitud de su definición, no debe sorprender que la categorización de los documentos empresariales sea bastante variada. Por lo general, se clasifican por su contenido y función en los siguientes tipos:

• Administrativos: Utilizados con fines administrativos internos, estos documentos facilitan la comunicación, la coordinación y la organización dentro de una empresa. Incluyen memorandos, correos electrónicos internos, órdenes del día de reuniones, horarios de los empleados, etc.
• Legal y reglamentario: Necesarios para cumplir las obligaciones legales y reglamentarias, estos documentos ayudan a garantizar que la empresa opera dentro del marco legal para proteger sus derechos e intereses. Incluyen contratos, acuerdos, licencias, permisos, condiciones de servicio, políticas de privacidad, etc.
• Financieros: Relacionados con transacciones y otras actividades financieras, estos documentos son necesarios para una contabilidad, fiscalidad y análisis financiero eficaces. Incluyen estados financieros, facturas, recibos, órdenes de compra, informes de gastos, etc.
• Marketing y ventas: Utilizados para atraer y convertir clientes potenciales en clientes y promocionar los productos y servicios de la empresa, estos documentos impulsan las ventas y generan ingresos. Incluyen folletos, volantes, anuncios, descripciones de productos/servicios, planes de marketing, testimonios de clientes, etc.
• Recursos Humanos: Los documentos de RRHH ayudan a garantizar una gestión adecuada de los empleados, el cumplimiento de la legislación laboral y una comunicación eficaz entre la empresa y su personal. Incluyen contratos de trabajo, descripciones de puestos, evaluaciones de rendimiento, material de formación, expedientes disciplinarios, desarrollo de software de RRHH para agilizar los procesos de RRHH, etc.
• Operativos: Utilizados para apoyar las operaciones diarias, estos documentos proporcionan directrices e instrucciones a los empleados para garantizar la eficiencia, la coherencia y la calidad. Incluyen procedimientos normalizados de trabajo (PNT), diagramas de flujo de procesos, registros de inventario, registros de mantenimiento, etc.
• Proyecto: Específicos de la gestión de proyectos, estos documentos ayudan a realizar un seguimiento de los hitos, asignar recursos y garantizar la finalización satisfactoria del proyecto mediante una cuidadosa planificación, supervisión y ejecución. Incluyen planes de proyecto, calendarios, estructuras de desglose del trabajo (EDT), informes de progreso, evaluaciones de riesgos, etc.
• Correspondencia externa: Implicados en la comunicación con partes interesadas externas como clientes, proveedores y socios, estos documentos ayudan a establecer relaciones comerciales y facilitan interacciones y colaboraciones fluidas. Incluyen cartas, correos electrónicos, propuestas, presupuestos, órdenes de compra, contratos, etc.

Tener una idea más clara de esta categorización es importante para comprender la importancia y el uso de los documentos comerciales en su empresa. Sin embargo, no le ayudará a responder a la pregunta que le ha traído aquí en primer lugar: qué papeles es seguro tirar y cuáles debe conservar. Pues bien, respondamos a esa pregunta ahora mismo.

¿Cuál es la mejor forma de gestionar los documentos empresariales?

Hoy en día, tenemos la suerte de no tener que depender de abultadas carpetas y desbordantes cajones de escritorio para albergar toda nuestra documentación empresarial vital. El software de gestión documental (DMS) es una de las mejores herramientas que puede incorporar a su empresa, ya que no sólo reduce el impacto del papeleo en sus nervios crispados, sino también en el medio ambiente.

Los DMS permiten almacenar, organizar y compartir recursos desde una cómoda interfaz, lo que los convierte, con diferencia, en la mejor forma de gestionar documentos empresariales. Sin embargo, eso no significa que esté completamente libre de complicaciones. Si desea disfrutar de la experiencia más ágil y maximizar su eficiencia, aún tendrá que emplear algunas estrategias de elección para potenciar sus operaciones.

Entre ellas figuran:

• Establecer políticas claras de denominación y etiquetado
• Centralizar el almacenamiento de documentos
• Creación de una jerarquía de acceso
• Implantación de copias de seguridad y recuperación en caso de catástrofe
• Flujo de documentos y colaboración

En resumen

Como hemos demostrado, los documentos empresariales son recursos vitales para su empresa y todas sus operaciones en todos los departamentos, incluidos el jurídico, el financiero y el de marketing, entre otros. Y la primera clave para sacarles el máximo partido es ser capaz de separar los que tienen valor a largo plazo de los que no.

En este artículo has visto los 11 documentos empresariales que siempre debes conservar y has visto por qué es así. Sin embargo, su trabajo está lejos de haber terminado. Ahora tienes que reevaluar tus actuales políticas internas de gestión de documentos y determinar si habilitan o inhabilitan los esfuerzos de tus equipos.

Independientemente de tu conclusión final, debes recordar que siempre hay margen de mejora. Y podría ser el espacio que puedes liberar en el cajón de la mesa de tu oficina transfiriendo toda tu documentación a la nube.