10 tööriista, mida operatsioonimeeskonnad kasutavad, et olla kursis

Intro

Olgem ausad: operatsioonimeeskonnad žongleerivad tänapäeval rohkem palle kui kunagi varem ja keegi viskab pidevalt uusi palle, kui te ei vaata. Andmete laviini, kiire tegutsemise surve ja ootused teha vähemaga rohkem, mistõttu pole ime, et operatsioonitöötajad otsivad pidevalt tööriistu, mis muudavad elu lihtsamaks. Olen veetnud palju aega vesteldes ops-professionaalidega, uurides viimaseid uuringuid ja vaadates, kuidas minu meeskond maadleb tabelitega, mis tunduvad üleöö paljunevat. Õiged operatsioonide juhtimise vahendid ei ole lihtsalt meeldivad; need on vahe, kas jääda ettepoole või mängida järele.

Seega, kui otsite ops-meeskondade jaoks tööriistu, mis aitavad teil ühtlustada, automatiseerida ja jõuda koju, enne kui õhtusöök külmaks läheb, siis olete õiges kohas. Siin on minu arvamus 10 operatsioonitarkvara valikust, mis aitavad meeskondadel püsida ees - alustades sellest, mida ma kõige paremini tunnen.

Thunderbit: Töötajate meeskondade jaoks mõeldud tehisintellektipõhine andmekaevandamise tööriist.

Ma rikun traditsiooni ja panen Thunderbiti otse tippu - sest sinna see kuulub. Kuna olen ise näinud, kui palju aega operatsioonimeeskonnad raiskavad käsitsi andmete kogumisele, võin kindlalt öelda: Thunderbit on värske õhu hõng.

Thunderbit on tehisintellektiga veebikaapija Chrome'i laiendus, mis on loodud ärikasutajatele, kellel on vaja struktureeritud andmeid mis tahes veebisaidilt välja võtta - ilma ühegi koodirea kirjutamiseta. Maagia (okei, mitte maagia, vaid tõsiselt nutikas AI) seisneb selles, kuidas see loeb veebilehte, soovitab, milliseid välju välja võtta, ja jälgib isegi linke alamlehtedele, et koostada täielik andmekogum. Te lihtsalt klõpsate "AI Suggest Fields", vaatate veerud üle ja vajutate "Scrape". See ongi kõik. Enam ei ole vaja lõputult kopeerida ja sisestada või muretseda, et skript muutub iga kord, kui veebilehe kujundus muutub.

Thunderbit eristab operatsioonimeeskondade jaoks Thunderbit'i just selle keskendumine reaalsetele kasutusjuhtumitele:

• Konkurentide jälgimine: Kraapige SKU-d, hinnad ja laoseisud tarnijate või konkurentide veebilehtedelt. Olen näinud, kuidas e-kaubanduse ops-meeskonnad kasutavad Thunderbit'i, et jälgida hinnamuutusi kümnete tarnijate lõikes - saavad hoiatusi enne, kui keegi teine seda märkab.

• Juhtide genereerimine: Müügioperaatorid saavad luua sihtotstarbelisi juhtnimekirju, skreibides LinkedInist või nišikataloogidest, koos e-posti aadresside ja telefoninumbritega (Thunderbit isegi vormindab teie jaoks telefoninumbreid).

• Töövoogude automatiseerimine: Tänu plaanipärasele kraapimisele saate seadistada Thunderbiti nii, et see värskendaks teie andmeid korrapäraste ajavahemike tagant - ideaalne vahendustahvlite ajakohasena hoidmiseks või varude taseme jälgimiseks.

Ja räägime integratsioonidest: Thunderbit ekspordib otse Excelisse, Google Sheets'i, Airtable'i või Notionisse, nii et saate skrapitud andmeid otse oma olemasolevatesse töövoogudesse lisada. Samuti on olemas populaarsete saitide (Amazon, Zillow, Instagram, Shopify ja muud) kohesed mallid, nii et saate alustada ühe klõpsuga.

Parim osa? Sa ei pea olema tehniline. Thunderbiti visuaalne kasutajaliides, tehisintellektipõhised väljanäited ja koodivaba seadistamine tähendavad, et seda saab kasutada igaüks meeskonnas. Väikeste tööde jaoks on olemas tasuta tasand ja tasulised paketid, mida saab suurendada vastavalt vajaduste kasvule.

Thunderbit in Action: Reaalsed kasutusjuhtumid

• SKU-hindade jälgimine: Jälgige automaatselt toodete hindu ja laoseisu mitme tarnija lõikes.

• Juhtide genereerimine: Koostage ajakohased nimekirjad potentsiaalsetest kandidaatidest ärikataloogidest või sotsiaalsetest platvormidest.

• Kinnisvaraandmete väljavõtmine: Tõmmake kinnisvara nimekirjad, hinnad ja kontaktandmed turuanalüüsi jaoks.

• Inventari jälgimine: Jälgige konkurentide varusid ja avastage vähese varu võimalused.

Olen näinud, kuidas meeskonnad säästavad igal nädalal tunde (mõnikord päevi), automatiseerides seda, mis varem oli mõttetuid käsitsi tehtud uuringuid. Ja ausalt öeldes, kes ei tahaks seda aega tagasi võita?

Miks operatsioonimeeskonnad vajavad õigeid tööriistu, et olla eesotsas

Läheneme korraks edasi. Operatsioonide maailm on muutunud - kiiresti. IDC ennustab, et 2025. aastaks jõuavad digitaalsele ümberkujundamisele tehtavad kulutused maailmas 2,8 triljoni dollarini. Microsofti tegevjuht ütles isegi, et oleme näinud "kahe kuu jooksul kahe aasta digimuutust". See ei ole lihtsalt pealkiri; see on reaalsus, mida operatsioonimeeskonnad iga päev elavad.

Ilma õigete tööriistadeta takerduvad operatsioonimeeskonnad:

• Andmesilod: teave on laiali hajutatud tabelites, e-kirjades ja rakendustes.

• Manuaalne töö: Üle 40% töötajatest kulutab vähemalt veerandi oma nädalast korduvatele ülesannetele.

• Aeglased protsessid: Oodatakse heakskiitu või uuendusi, mis peaksid toimuma kohe.

• Kaotatud võimalused: Kui te ei suuda konkurente või inventuuri reaalajas jälgida, olete juba maha jäänud.

Kaasaegne operatsioonitarkvara on loodud nende tõkete ületamiseks - automatiseerida rutiinset tööd, konsolideerida teavet ja vabastada teie meeskond, et keskenduda sellele, mis tegelikult liigutab nõela.

Valikukriteeriumid: Mis teeb suurepärase operatsioonide juhtimise tööriista?

Kuna võimalusi on nii palju, kuidas valida õigeid vahendeid operatsioonimeeskondade jaoks? Siin on see, mida ma otsin:

• Kasutamise lihtsus: Koodivaba või vähese koodiga kasutajaliidesed, et igaüks saaks kasutada.

• Automatiseerimine: Töövoogude reeglid, käivitajad ja tehisintellekti abi, et vähendada käsitsi tehtavat tööd.

• Integratsioon: Võimalus ühendada oma olemasoleva korpusega - CRM, tabelid, Slack, mida iganes.

• Skaleeritavus: Tööriistad, mis kasvavad koos teie meeskonnaga, mitte sellised, millest te kuue kuu pärast välja kasvate.

• Hinnakujunduse paindlikkus: Tasuta tasandid või tasulised valikud, nii et saate alustada väikselt.

Tööriist on ainult nii hea, kui hea on teie meeskonna valmisolek seda kasutada. Kui see on kohmakas või raskesti integreeritav, kogub see lihtsalt tolmu.

Asana: Asana: Ülesannete ja projektide juhtimise täiustamine

Asana on projektide plaanipäraseks hoidmiseks ops-meeskondade lemmik - ja seda põhjusega. Seda kasutab 85% Fortune 100 ettevõtetest, mis ütleb midagi selle püsivuse kohta.

Asana võimaldab teil ülesandeid korraldada, tähtaegu määrata ja vastutuse määramist lohistamise ja tilkumise abil. Töövoogude automatiseerimise funktsioonid tähendavad, et saate ülesandeid automaatselt suunata, e-kirju piletiteks muuta ja protsesse standardiseerida. Olen näinud, kuidas meeskonnad kasutavad Asanat kvartali algatuste planeerimiseks, tulemusnäitajate jälgimiseks ja selle tagamiseks, et midagi ei jääks kahe silma vahele. Lisaks on see integreeritud Slacki, Outlooki ja Google Drive'iga, nii et teie uuendused on alati sünkroonis.

Airtable: Andmete paindlik haldamine operatsioonide jaoks

Kui armastate tabeleid, kuid sooviksite, et need oleksid veidi... võimsamad, siis Airtable on teie uus parim sõber. See ühendab tabelarvutuse tuttavlikkuse ja andmebaasi tugevuse, võimaldades teil jälgida inventuuri, hallata projekte või dokumenteerida protsesse - kõik ühes kohas.

Airtable'i tõeline tugevus on selle paindlikkus. Saate luua kohandatud vaateid, siduda kirjeid ja isegi automatiseerida uuendusi. Olen näinud, kuidas operatsioonimeeskonnad kasutavad seda kõigeks, alates tarnijate lepingute jälgimisest kuni töölevõtmise kontrollnimekirjade haldamiseni.

Slack: Reaalajas suhtlemine kiiresti liikuvate Ops-meeskondade jaoks

Ops-meeskonnad liiguvad kiiresti ja Slack hoiab kõik kursis. Iga projekti jaoks mõeldud kanalite, otsesõnumite ja tuhandete rakendustega integreerimise abil on Slack digitaalne "operatsiooniruum", kus kiiretele küsimustele saab kiiresti vastused.

Automaatsed hoiatused, töövoogude robotid ja failide jagamine muudavad osakondade vahelise koordineerimise lihtsaks. Mäletan ikka veel, kui nägin esimest korda Slacki kanalis serveri hoiatust - enam ei ole meeletuid e-posti ahelaid ega vahelejäänud teateid.

Zapier: Rutiinsete toimingute töövoogude automatiseerimine

Zapier on liim, mis hoiab teie operatsioonitarkvara virna koos. See ühendab tuhandeid rakendusi, võimaldades teil automatiseerida korduvaid ülesandeid ilma koodi kirjutamata. Vajadus sünkroonida uusi CRM-kontakte Google'i lehega? Või käivitada Slacki hoiatus, kui varud vähenevad? Zapier on teile abiks.

Zapieri ilu seisneb selle paindlikkuses. Saate luua lihtsaid "Zap'e" igapäevaste ülesannete jaoks või luua mitmeastmelisi töövooge, mis säästavad igal nädalal tunde. See on nagu virtuaalne assistent, kes ei maga kunagi (ja ei kurda kunagi igav töö üle).

Trello: Visual Project Tracking for Operations

Trello kaardipõhine süsteem sobib ideaalselt meeskondadele, kellele meeldib näha oma tööd visuaalselt paigutatuna. Iga projekt või protsess saab oma tahvli, mille kaardid tähistavad ülesandeid, kinnitusi või vahe-eesmärke.

See on kerge, seda on lihtne kohandada ja see sobib suurepäraselt meeskondadele, kes soovivad lihtsat viisi edusammude jälgimiseks. Olen näinud Trellos kaardistatud kõike, alates töölevõtmise voogudest kuni seadmete hooldusplaanideni.

Monday.com: Trello: Kohandatav operatsioonide juhtimise platvorm

Monday.com viib projektijuhtimise järgmisele tasemele kohandatavate armatuurlaudade, automatiseerimise ja aruandlusega. Saate jälgida töövooge, ressursse ja KPIsid - kõik ühes kohas.

Mulle meeldib Monday.com'i juures see, kui kohandatav see on. Olenemata sellest, kas juhite väikest meeskonda või ülemaailmset tegevust, saate seda kohandada vastavalt oma vajadustele. Aja jälgimine, ressursside eraldamine ja reaalajas aruandlus on kõik sisse ehitatud.

Tableau: Tableau: andmete muutmine kasutatavaks teabeks

Andmed on kasulikud ainult siis, kui saate neid tegelikult kasutada. Tableau aitab operatsioonimeeskondadel visualiseerida ja analüüsida operatiivseid andmeid, mis pärinevad andmebaasidest, pilverakendustest ja isegi veebikraapijatest nagu Thunderbit.

Olen näinud, kuidas meeskonnad kasutavad Tableau armatuurlaudu, et jälgida kõike, alates tootmise läbilaskevõimest kuni reaalajas toimuva staadionitegevuseni (jah, isegi Texas Rangers kasutab seda fänniliikluse haldamiseks). Interaktiivsed armatuurlauad võimaldavad hõlpsasti märgata trende, jälgida KPIsid ja jagada teadmisi kogu organisatsioonis.

Mõiste: All-in-One tööruum operatsioonimeeskondadele

Notion on operatsioonide juhtimise tööriistade Šveitsi armee nuga. See ühendab märkmed, andmebaasid, projektijuhtimise ja dokumentatsiooni ühes tööruumis.

Operatsioonimeeskonnad kasutavad Notionit elavate SOPide loomiseks, projektide jälgimiseks ja teadmiste jagamiseks. Võimalus lisada kontrollnimekirju, kalendreid ja faile tähendab, et kõik vajalik on alati käeulatuses.

Smartsheet: Täiustatud projekti- ja ressursihaldus: Täiustatud projekti- ja ressursihaldus

Smartsheet toob tabelite võimsuse projektide ja ressursside haldamisse. See sobib suurepäraselt meeskondadele, kes tegelevad paljude liikuvate osadega keeruliste projektidega.

Automatiseerimine, aruandlus ja koostööfunktsioonid aitavad ops-meeskondadel jääda organiseeritud ja tõhusaks. Olen näinud, et Smartsheet'i kasutatakse kõige jaoks alates ehitusplaanidest kuni IT-arendusteni.

Kiire võrdlustabel: Operations Management Tools at a Glance

Siin on kiire kokkuvõte tööriistadest, mida olen käsitlenud, keskendudes sellele, mis on ops-meeskondade jaoks kõige olulisem:

Tööriistad	Hinnakujundus (hinnanguline)	Peamised automatiseerimisfunktsioonid	Integratsioonid	Parim kasutusjuhtum Ops-meeskondade jaoks
Thunderbit	Tasuta tasand; Pro alates 29 dollarist	Tehisintellektipõhised väljapõhised ettepanekud, plaanipärane kraapimine	Ekspordib lehtedele, Airtable'ile, Notionile.	Juhtide genereerimine, konkurentide/hindade jälgimine
Asana	Tasuta baasversioon; $10-$25/kasutaja/mo	Töövoogude reeglid, automatiseeritud ülesannete marsruutimine	Slack, Teams, Outlook, Google Drive	Ülesannete jälgimine, projektide planeerimine
Slack	Tasuta piiratud; $8+/kasutaja/mo	Automaatsed hoiatused, Slackbot'i käsud	6400+ rakendust (Drive, Jira, Zoom)	Reaalajas meeskonna sõnumid ja hoiatused
Tableau	$70+/kasutaja/mo	Andmete uuendamise ajakavad, AI-ülevaated	Andmebaasid, Google Analytics, Excel	Armatuurlauad, KPI-de visualiseerimine
Airtable	Tasuta baasversioon; $10+/kasutaja/mo	Automatiseerimised, kohandatud vaated	Google Drive, Slack, Zapier	Paindlik andmehaldus
Trello	Tasuta baas; $5+/kasutaja/mo	Kaardi automatiseerimine (Butler)	Slack, Google Drive, Zapier	Visuaalne projekti jälgimine
Monday.com	$8+/kasutaja/mo	Automatiseerimine, armatuurlauad	Slack, Google Drive, Excel	Kohandatav töövoogude juhtimine
Notion	Tasuta; $10+/kasutaja/mo	Mallid, töövoo meeldetuletused	Slack, Jira, Google Drive	Tsentraliseeritud teadmistebaas
Smartsheet	$7+/kasutaja/mo	Automatiseeritud töövood, aruandlus	Google Drive, Slack, Jira	Täiustatud projekti/ressursihaldus
Zapier	Tasuta piiratud; $20+/mo	Triggers/Zaps rakendustevaheliste töövoogude jaoks	7000+ rakendust	Andmete sünkroonimise ja hoiatuste automatiseerimine

Kokkuvõte: Ops-meeskonna jaoks sobivate vahendite valimine.

Operatsioonide juhtimise tööriistade puhul ei ole olemas universaalset lahendust. Parim lähenemisviis? Alustage oma meeskonna suurimate kitsaskohtade tuvastamisest - olgu selleks siis andmete väljavõtmine, projektide jälgimine või kommunikatsioon. Otsige vahendeid, mida on lihtne kasutada, mis on hästi integreeritavad teie olemasoleva korpusega ja pakuvad paindlikkust, et kasvada koos teie vajadustega.

Ja kui te upute käsitsi andmete kogumisse, siis proovige Thunderbitit. Andmete väljavõtete automatiseerimine võib vabastada tööaega, vähendada vigu ja avada teadmisi, mis aitavad kõike muud edasi viia. Ühendage see kindla projektijuhi, nagu Asana, ja suhtluskeskusega, nagu Slack, ning te olete teel ops-meeskonna juhtimiseks, mis mitte lihtsalt ei hoia sammu, vaid on alati eesrindlik.

Uskuge mind, teie tulevane mina (ja teie meeskond) tänab teid.