Kuidas kaitsta oma ettevõtet pettuste ja petturite eest

Sissejuhatus

Pettused tabavad omanikke ootamatult. Võite arvata, et teie süsteemid on turvalised, kuni üks võltsitud arve läbi lipsab või töötaja sisselogimine häkitatakse. See tundub isiklikuna, sest te töötate iga teenitud dollari eest kõvasti. Siin on eesmärk aidata teil luua süsteem, mis hoiab teie äri turvalisena, ilma et teie päev muutuks stressirohke maratoniks.

Mida paremini mõistate pettuste toimimist, seda lihtsam on neid enne levimist peatada.

Teadke, kuidas pettused ilmnevad

Enamik pettusjuhtumeid järgib selgeid mustreid. Pettusetaktika muutub, kuid põhilised trikid jäävad samaks. Rohkem kui 57% väikeettevõtete omanikest on öelnud, et nad on kogenud pettust.

Võltsitud maksed

Petturid saadavad arveid, mis näevad välja ehtsad. Nad kopeerivad teie tarnija stiili, logo, tooni ja kasutavad isegi vanu arvenumbreid. Nad loodavad, et hõivatud meeskonnad klõpsavad ja maksavad ilma kontrollimata. Paljud omanikud märkavad esmalt, kui summa tundub „veider” või kui tarnija küsib, miks neile pole makstud.

Sisemised pettused

See on eriti raske, kuna tegemist on teie enda töötajatega. Kui üks töötaja kontrollib raha ilma järelevalveta, võivad tekkida vead või kuritarvitused. Need võivad olla võltsitud tagasimaksed, muudetud andmed või muudetud makseandmed. Sisemised pettused kasvavad seal, kus rollid on segunenud ja keegi ei kontrolli tööd.

Konto sissemurdmised

Teie e-post on peamine sihtmärk. Kui petturid sinna sisse murravad, loevad nad teie sõnumeid, kopeerivad teie kõnet ja petavad teie meeskonda raha saatma. Nad võivad ka teie panga, rakenduste ja pilveteenuste paroolid uuesti seadistada. Seetõttu võib üksainus nõrk sisselogimine ohustada kogu teie süsteemi.

Pettused

Need sõnumid näevad välja tõelised. Nad kasutavad võltsitud saatelehti, võltsitud pangateateid, võltsitud maksuteateid või võltsitud paroolide taastamisi. Hetkel, kui keegi klõpsab, saavad petturid juurdepääsu või istutavad pahavara.

Taktika on lihtne. Nad tahavad, et te kiirustaksite.

Nende mustrite mõistmine muudab teid palju raskemini tabatavaks.

Looge ohutuse rutiin

Pettuste ennetamiseks ei ole vaja keerukaid vahendeid. Oluline on pigem järjepidevad harjumused, mida sa suhtud nagu hammaste pesemisse.

2024. aasta AFP maksepettuste uuringu kohaselt teatas 80% organisatsioonidest viimase aasta jooksul kas maksepettuse katsest või edukast rünnakust.

Kahefaktoriline sisselogimine

See on tugevaim meede, mida saate võtta. Teie telefonis või rakenduses olev kood peatab enamiku sissemurdmisi. Isegi kui keegi varastab teie parooli, ei saa ta sellele juurde pääseda.

Ranged juurdepääsureeglid

Andke inimestele juurdepääs vastavalt nende rollile. Kõik ei pea nägema pangakontosid või tarnijate nimekirju. Kui piirab juurdepääsu, vähenevad vead ja riskid kiiresti. Samuti on lihtsam jälgida, kes mida tegi.

Nädalased kontrollid, millest peate kinni

Valige üks päev nädalas, mil vaadata üle oma pangaväljavõtted, platvormi arved ja viimased tegevused. Te ei pea kõike auditeerima. Lihtsalt otsige asju, mis ei ole loogilised. Väike veider makse on sageli esimene märk suuremast plaanist.

Aeglustage suuri makseid

Petturid toetuvad kiireloomulisusele. Kiire telefonikõne selgitab enamiku võltsitud e-kirjade. Kui tarnija pangateave muutub ootamatult, kinnitage see alati helistades numbrile, mille teate olevat õige.

Õpetage oma meeskonda reaalsete näidete abil

Te ei vaja ametlikku koolitust. Lihtsalt koguge kolm võltsitud e-kirja, mida olete näinud, ja näidake neid oma töötajatele. Nad õpivad mustrid kiiresti ära. Inimesed mäletavad visuaalseid näiteid paremini kui pikki koosolekuid.

Aja jooksul muutuvad need sammud automaatseteks harjumusteks, mis kaitsevad teie raha.

Olge valvsad sotsiaalsete trikkide suhtes

Selline pettus on suunatud inimestele, mitte süsteemidele. Petturid teesklevad, et on sõbralikud, stressis või kiirustavad. Nad lisavad sageli väikseid detaile, et nende tegevus kõlaks realistlikult.

Näide: Helistaja ütleb: „Me uuendame teie teenust ja näen, et teie piirkond on maas. Ma vajan teie sisselogimise andmeid, et saaksin teid uuesti võrku ühendada.”

Toon on rahulik ja abivalmis. Probleemi lahendada sooviv töötaja võib anda juurdepääsu.

• Õpetage oma töötajatele lihtsaid reegleid.
• Peatu enne mis tahes info jagamist.
• Helistage tagasi ametlikul ettevõtte numbril.
• Öelge neile, et nad peavad kinnitama oma isiku.

Kui teie meeskond teab, et nad võivad öelda „Ma pean seda kontrollima”, võtate petturilt võimu ära.

Kehtestage selged tarnijate eeskirjad

Võltsmüüjad on levinud, kuna paljud meeskonnad kiirustavad uute töötajate sisseelamisprotsessiga. Lihtne kontrollnimekiri peatab enamiku võltsarvete.

Selge tarnija seadistus võib sisaldada järgmist:

• Ettevõtte täisnimi
• Kontaktisik, kellega räägite
• Tegelik telefoninumber, mida te testite
• Maksualased andmed
• Pangateave, mille kinnitate kõne ajal
• Teie dokumentides säilitatav lihtne leping

Inimesed langevad võltsitud tarnijate ohvriks, kui eeldavad, et keegi teine on üksikasjad kontrollinud. Kontrollnimekiri välistab oletused.

See aitab ka uutel töötajatel vigu vältida. Uute töötajate palkamisel on see reegel neile juhendiks.

Vaimne tervis ja stressirutiinid

Pettused jäävad märkamata, kui olete väsinud. Kui teie meel on raske, jäävad teile märkamata väikesed detailid, nagu muutunud pangakontod või kahtlased lingid.

Väikeettevõtete omanikud kannavad suurt koormat. Arved, töötajate probleemid, tarneviivitused, klientide soovid, pikad ööd ja varased hommikud. Teie aju töötab ülekoormusega ja kui see juhtub, langeb tähelepanuvõime.

Mõned inimesed uurivad heaolu rutiine, mis aitavad neil lõõgastuda ja puhata. Nendes ringkondades räägitakse kratomist ja kavast, kui soovitakse pika tööpäeva järel lõõgastuda. Neid taimseid tooteid uurides valitakse tavaliselt müüjad, kelle tooted on puhtast allikast pärit, et vältida halva kvaliteediga tooteid. See on ohutusmeede, mida inimesed võtavad, mitte väide toime kohta.

Seda näeb tihti tervisealastes aruteludes, kus inimesed püüavad säilitada tasakaalu äri survel.

Keskendumine ja terav mõtlemine pettuste kontrollimisel

Pettuste kontrollimine nõuab keskendumist. Kui te loete teksti pealiskaudselt, võite jääda ilma väikestest vihjetest. Omanikud tegelevad sageli nii paljude asjadega, et päeva lõpuks kaotavad nad vaimse teravuse.

Mõned keskendumisfoorumite lugejad arutlevad 7-hüdroksümitragüniini sisaldavate toodete üle, uurides, kuidas teised kasutajad pikkade ülesannete ajal tähelepanelikuks jäävad. Kõik, kes selle vastu huvi tunnevad, kalduvad otsima müüjaid, kes teevad täielikke laboriteste, et nad ei satuks kokku riskantsete toodetega.

Jällegi, see ei ole nõuanne. See on vaid ülevaade sellest, mida inimesed uurivad, kui otsivad viise, kuidas pikkade tööpäevade jooksul teravaks jääda.

Parandage varjatud pimedad kohad

Igal ettevõttel on nõrgad kohad. Omanikud ei näe neid enne, kui midagi läheb valesti.

Vanad paroolid

Kui teie parool põhineb sünnipäeval, lemmikloomal, lapsel või vanal mustril, on seda lihtne ära arvata. Paroolide korduskasutamine erinevates rakendustes avab samuti ukse.

Usaldus ilma kontrollita

Võite usaldada töötajaid ja ikkagi raamatupidamist kontrollida. Järelevalve ei ole umbusaldus. See on osa turvalise äri juhtimisest.

Väikesed lekitused

Petturid testivad teid sageli väikeste summadega. Kui te neid väikeseid summasid märkamata jätate, suurenevad need. Nädalased ülevaatused aitavad seda vältida.

Nõrgad e-posti reeglid

Kui teil pole filtreid ega hoiatusi seadistatud, ei näe te võltsimise märke. E-post on teie äri tuum. Kaitske seda. Varajane pimeda koha avastamine säästab teile hiljem palju vaeva.

Mida teha, kui pettus juhtub

Pettused ei kao kuhugi, kuid saate muuta oma äri raskemini rünnatavaks, hoides oma süsteemid lihtsana, stabiilsena ja selgena. Tugevad harjumused, iganädalased kontrollid, turvalised sisselogimised ja meeskond, kes mõistab pettuste toimimist, pakuvad tõelist kaitset.

Kui säilitate rahu, hoiate töökoormuse tasakaalus ja keskendute olulistele ülesannetele, märkate probleeme varakult ja väldite kulukaid tagasilööke. Äri, mis pöörab tähelepanu väikestele märkidele, on turvalisem kui äri, mis ootab suure probleemi tekkimist. Kui jätkate nende harjumuste kujundamist, muutub teie süsteem nädalast nädalasse tugevamaks.