6 Paras Scribe Vaihtoehtoja luomiseen askel askeleelta oppaiden

Johdanto

Dokumentaation luominen ei saisi tuntua työläältä. Monille tiimeille opetusohjelmien, perehdytysoppaiden ja ohjeiden luominen on kuitenkin edelleen tuskallisen hidasta.

Tässä tilanteessa apuna ovat näytönkaappaus- ja dokumentaatiotyökalut. Nämä alustat tallentavat automaattisesti klikkaukset, kuvakaappaukset ja toimet ja luovat muutamassa minuutissa viimeisteltyjä oppaita. Scribe on ollut suosittu valinta tällä alalla, mutta se ei suinkaan ole ainoa vaihtoehto.

Etsitpä sitten parempaa hintaa, enemmän ominaisuuksia tai työkalua, joka sopii juuri sinun työnkulkuusi, on olemassa monia vaihtoehtoja, joita kannattaa tutkia. Katsotaanpa tarkemmin parhaita vaihtoehtoja, jotta voit löytää juuri sinun tiimillesi sopivan.

Miksi tiimit etsivät vaihtoehtoja Scribe-työkalulle

Scribe tekee hyvää työtä työprosessien tallentamisessa ja niiden muuntamisessa jaettaviksi asiakirjoiksi. Mikään työkalu ei kuitenkaan ole täydellinen kaikille.

Jotkut käyttäjät pitävät Scribe-palvelun ilmaista versiota liian rajoittavana. Toiset haluavat syvällisempiä mukautusvaihtoehtoja tai parempaa integrointia jo käyttämiensä työkalujen kanssa. Hinta voi myös tulla ongelmaksi tiimien kasvaessa.

Hyvä uutinen? Dokumentaatiotyökalujen markkinat ovat räjähtäneet uusilla vaihtoehdoilla. Sinulla on nyt todellisia vaihtoehtoja, jotka saattavat sopia paremmin juuri sinun tarpeisiisi.

1. Trails: erinomainen valinta nykyaikaisille tiimeille

Jos etsit parasta vaihtoehtoa Scribe-työkalulle, Trails ansaitsee huomiosi ensimmäisenä. Tämä alusta on nopeasti saavuttanut suosiota intuitiivisella lähestymistavallaan dokumentointiin.

Trails tallentaa työnkulun automaattisesti, kun navigoit prosessissa. Sen jälkeen se muuntaa nämä toimet selkeiksi, ammattimaisiksi oppaiksi, joita on helppo jakaa ja päivittää.

Trails erottuu muista keskittymällä yksinkertaisuuteen tehokkuudesta tinkimättä. Käyttöliittymä on moderni ja selkeä, joten se on helppokäyttöinen myös tiimin jäsenille, jotka eivät ole teknologian taitajia.

Tiimit arvostavat erityisesti sitä, kuinka helppoa oppaiden muokkaaminen ja mukauttaminen on niiden luomisen jälkeen. Et ole sidottu tekoälyn tuottamaan lopputulokseen. Sen sijaan saat vankan perustan, jota voit hioa brändisi ja viestintätapasi mukaiseksi.

Myös yhteistyöominaisuudet ovat tässä loistavia. Useat tiimin jäsenet voivat osallistua dokumentaation laatimiseen, jättää kommentteja ja ehdottaa muokkauksia. Tämä tekee siitä ihanteellisen kasvaville organisaatioille, joiden on pidettävä kaikki samalla sivulla.

2. Loom: Paras videopohjaiseen dokumentaatioon

Loom käyttää erilaista lähestymistapaa keskittymällä videoihin staattisten kuvakaappausten sijaan. Jos tiimisi mieluummin katselee kuin lukee, tämä voi olla oikea valinta.

Tallentaminen on uskomattoman helppoa. Napsauta vain laajennusta, käy prosessi läpi ja jaa linkki. Oppimiskäyrä on käytännössä olematon.

Haitta? Videodokumentaatio voi olla vaikeampi päivittää kuin tekstipohjaiset oppaat. Jos prosessi muuttuu, sinun on tallennettava se uudelleen sen sijaan, että vaihdat vain kuvakaappauksen.

Loom toimii parhaiten kirjallisen dokumentaation täydennyksenä eikä sen täydellisenä korvaajana. Monet tiimit käyttävät sitä nopeisiin selityksiin ja luottavat muihin työkaluihin virallisten SOP-ohjeiden osalta.

3. Tango: siisti käyttöliittymä, nopea tallennus

Tango on tunnettu nopeudestaan. Chrome-laajennus tallentaa toimet reaaliajassa ja tuottaa oppaat lähes välittömästi.

Tulostus on visuaalisesti selkeä, ja siinä on numeroidut vaiheet ja korostetut klikkausalueet. Se on helppo seurata kenelle tahansa, jopa ilman kontekstia.

Yksi rajoitus on, että Tango keskittyy pääasiassa selainpohjaisiin työnkulkuihin. Jos sinun on dokumentoitava työpöytäsovelluksia tai monimutkaisia monityökaluprosesseja, saatat kokea sen rajoittavaksi.

Siitä huolimatta Tango on vahva vaihtoehto, jota kannattaa testata tiimeille, jotka tekevät suurimman osan työstään verkkosovelluksissa.

4. Whatfix: yritystason teho

Whatfix on suunnattu suuremmille organisaatioille, joilla on monimutkaisia perehdytys- ja koulutustarpeita. Se ylittää yksinkertaisen dokumentoinnin ja ulottuu täyteen digitaaliseen käyttöönottoon.

Alusta tarjoaa sovelluksen sisäisen ohjauksen, interaktiivisia läpikäyntejä ja yksityiskohtaisia analyyseja. Voit nähdä tarkasti, missä käyttäjät kohtaavat vaikeuksia, ja optimoida dokumentaatiota sen mukaisesti.

Tämä teho tuo mukanaan monimutkaisuutta. Whatfix vaatii enemmän asennusaikaa ja sen oppimiskäyrä on jyrkempi. Se on todennäköisesti liioiteltu pienille tiimeille tai yksinkertaisille käyttötapauksille.

Hinnat heijastavat myös yrityskeskeisyyttä. Valmistaudu keskustelemaan myyjien kanssa sen sijaan, että rekisteröityisit luottokortilla.

5. iorad: Opetusohjelmat ja testausominaisuudet

iorad erottuu sisäänrakennetuilla arviointitoiminnoillaan. Voit luoda opetusohjelmia, joissa käyttäjille esitetään kysymyksiä sen varmistamiseksi, että he ovat todella ymmärtäneet prosessin.

Tämä tekee siitä erityisen arvokkaan vaatimustenmukaisuuskoulutuksessa tai perehdyttämisessä, joissa todentaminen on tärkeää. Tiedät, että ihmiset eivät ole vain selanneet opasta.

Tallennusprosessi on suoraviivainen, vaikka käyttöliittymä tuntuu hieman vanhanaikaiselta verrattuna uudempiin työkaluihin. Toiminnallisuus on kuitenkin vankka ja luotettava.

iorad tarjoaa sekä pilvi- että itse isännöidyt vaihtoehdot, mikä houkuttelee organisaatioita, joilla on tiukat tietovaatimukset.

6. Stonly: Tietopankki-integraatio

Stonly yhdistää vaiheittaiset oppaat laajempaan tietopankkitoimintoon. Se on suunniteltu asiakastukitiimeille, joiden on autettava käyttäjiä ongelmien ratkaisemisessa.

Interaktiiviset oppaat mukautuvat käyttäjien vastausten perusteella. Yhden lineaarisen polun sijaan voit luoda haarautuvia ohjeita, jotka käsittelevät erilaisia skenaarioita.

Tämä joustavuus on tehokas ulkoiseen dokumentaatioon. Sisäiset tiimit saattavat pitää sitä tarpeettoman monimutkaisena.

Integraatiovaihtoehdot ovat vankat, ja ne yhdistyvät suosittuihin asiakaspalvelu- ja tukityökaluihin. Jos olet rakentamassa asiakaskeskeistä tietokeskusta, Stonly on arvioinnin arvoinen.

Kuinka valita oikea Scribe-vaihtoehto

Dokumentaatiotyökalun valinta riippuu prioriteettien ymmärtämisestä. Aloita esittämällä muutama keskeinen kysymys.

Minkä tyyppisiä prosesseja dokumentoit? Selaimessa toimivilla työnkuluilla on erilaiset vaatimukset kuin työpöytäohjelmistoilla tai monialustatehtävillä.

Kuinka suuri tiimisi on? Yksittäiset käyttäjät ja pienet ryhmät pärjäävät usein yksinkertaisemmilla työkaluilla. Yritystiimit tarvitsevat yleensä vankempia käyttöoikeus- ja yhteistyöominaisuuksia.

Mikä on budjettisi? Ilmaisten versioiden rajoitukset vaihtelevat suuresti. Varmista, että ymmärrät, mitä todella saat, ennen kuin sitoudut.

Lopuksi, ota huomioon oppimiskäyrä. Tehokkainkin työkalu on hyödytön, jos tiimisi ei käytä sitä. Yksinkertaisuus ja käyttöönotto ovat usein tärkeämpiä kuin ominaisuusluettelot.

Siirtyminen: vinkkejä sujuvaan siirtymiseen

Jos käytät tällä hetkellä Scribea ja harkitset muutosta, suunnittele siirtymä huolellisesti. Älä yritä siirtää kaikkea kerralla.

Aloita pilottiprojektilla. Valitse yksi tiimi tai yksi dokumentaatiotyyppi ja testaa uutta työkalua siellä. Kerää palautetta ennen laajempaa käyttöönottoa.

Vie nykyiseltä alustalta kaikki, mitä voit. Useimmissa työkaluissa voit ladata oppaasi jossakin muodossa. Varmuuskopioiden avulla varmistat, että mitään ei menetetä.

Lopuksi, investoi aikaa koulutukseen. Jopa intuitiivisista työkaluista on hyötyä, kun niihin perehdytään nopeasti. Varmista, että kaikki ymmärtävät uuden työnkulun ennen käyttöönottoa.

Yhteenveto

Dokumentointityökalut ovat kehittyneet paljon. Sinun ei enää tarvitse hyväksyä rajoituksia tai kiertotapoja vain siksi, että olet aloittanut tietyllä alustalla.

Haluatpa sitten painottaa helppokäyttöisyyttä, edistyneitä ominaisuuksia tai edullista hintaa, markkinoilla on todennäköisesti parempi vaihtoehto. Kokeile rauhassa muutamia vaihtoehtoja ja katso, mikä sopii parhaiten tiimillesi.

Oikea työkalu ei vain säästä aikaa. Se tekee dokumentaatiostasi todella hyödyllistä, mikä onkin koko homman tarkoitus.