5 käteiskäsittelyvirhettä, jotka maksavat vähittäiskaupan yrityksille rahaa

Johdanto

Jos kassasi on jatkuvasti alijäämäinen etkä osaa selvittää syytä, et ole ainoa. Pienet käteisrahan erot voivat tuntua merkityksettömiltä, mutta ne kertyvät nopeasti. Useimmille vähittäiskaupoille todellinen ongelma ei ole varkaudet, vaan huonot käteisrahan käsittelytavat, joita ei ole koskaan korjattu. Hyvä uutinen on, että useimmat näistä ongelmista on helppo korjata, kunhan tiedät, mitä etsiä.

Miksi käteisen käsittely on edelleen tärkeää

Saatat ajatella, että käteinen on katoamassa, mutta se ei ole koko totuus. Käteinen on edelleen merkittävä osa vähittäiskaupan transaktioita, erityisesti pienissä ostoksissa ja esimerkiksi lähikaupoissa, ravintoloissa ja putiikeissa. Tutkimuksen mukaan käteisen kokonaiskustannukset vähittäiskaupoille ovat 4,7–15,3 % liikevaihdosta, kun otetaan huomioon työvoima, virheet, varkaudet ja käsittelyaika. Vuosittaisen liikevaihdon ollessa 500 000 dollaria, tämä tarkoittaa jopa 76 500 dollaria vältettävissä olevia tappioita.

Tässä on viisi yleisintä virhettä, jotka voivat syödä voittojasi, ja vinkkejä niiden korjaamiseen.

1. Luottaminen täysin manuaaliseen käteisen laskemiseen

Jos koko käteisprosessi hoidetaan manuaalisesti, kuten setelien laskeminen, kolikoiden lajittelu, paperisten talletuskuponkien täyttäminen ja kassalaatikoiden manuaalinen täsmäyttäminen, käytät enemmän aikaa ja rahaa kuin on tarpeen. Manuaaliset prosessit ovat hitaita, virhealttiita eivätkä skaalautuvia, kun kiirettä on.

Jokainen tunti, jonka henkilökuntasi käyttää käteisen laskemiseen käsin, on tunti, jota ei käytetä asiakkaiden palvelemiseen tai myynnin edistämiseen. Vähittäiskaupan omistajat, jotka siirtyvät käyttämään kaupallisia setelilaskureita, vähentävät usein päivän lopun täsmäytyksen 30 minuutista alle viiteen minuuttiin, mikä vapauttaa työvoimaa tuottavampiin tehtäviin.

Tutkimukset osoittavat, että käteisen käsittelyn automatisointi voi auttaa vähittäiskauppaa säästämään jopa 500 työtuntia kuukaudessa. Jopa pienessä liiketoiminnassa luotettavan setelilaskurin tai POS-järjestelmän, jossa on sokea käteistalletustoiminto, avulla saavutettava ajansäästö on huomattava.

Nopeita voittoja automatisoinnin aloittamiseksi:

• Investoi setelilaskuriin, jossa on sisäänrakennettu väärennösten tunnistus
• Päivitä POS-järjestelmäsi, jotta voit seurata käteistapahtumia ja merkitä poikkeamat
• Käytä sokeaa käteistalletustoimintoa, jotta kassahenkilöt eivät näe summia ennen laskemista

2. Tiimin kouluttamatta jättäminen käteisrahan käsittelyyn

Monet myymälänomistajat olettavat, että käteisen käsittely on intuitiivista. Riittää, kun antaa vaihtorahat, sulkee kassalaatikon ja jatkaa eteenpäin. Kouluttamattomat kassahenkilöt tekevät kuitenkin laskuvirheitä, lankeavat pikavaihtohuijauksiin ja kehittävät huonoja tapoja, jotka syövät hiljaa voittoja viikko toisensa jälkeen.

Vähittäiskaupan menetykset ovat kasvava ongelma yrityksille ympäri maata. National Retail Federationin vuoden 2023 vähittäiskaupan turvallisuustutkimus osoitti, että Yhdysvaltojen vähittäiskaupan menetykset olivat kyseisenä vuonna 112,1 miljardia dollaria, josta merkittävä osa johtui sisäisistä virheistä ja työntekijöihin liittyvistä ongelmista. Kaikki menetykset eivät ole tahallisia varkauksia. Suuri osa johtuu rehellisistä virheistä, joita tekevät ihmiset, jotka eivät ole koskaan oppineet oikeita menettelytapoja.

Mitä asianmukaisen kassakoulutuksen tulisi sisältää:

• Laske vaihtorahat pienimmästä nimellisarvosta suurimpaan
• Tarkista setelit ennen kuin laitat ne kassalaatikkoon
• Ilmoita maksettu summa ääneen
• Käsittele peruutukset ja hyvitykset oikein

Sisällytä tämä osa perehdyttämiseen äläkä jätä sitä uusien työntekijöiden selvitettäväksi työssä.

3. Toimiminen ilman vakiintuneita toimintatapoja

Jos käteisen käsittelyprosessisi vaihtelee vuorosta toiseen tai työntekijästä toiseen, olet altis ongelmille. Epäjohdonmukaiset toimintatavat vahingoittavat kaikkea asiakaskokemuksesta vähittäiskaupan hakunäkyvyyteen. Ilman kirjallisia, standardoituja menettelytapoja ei ole vertailukohtaa, ja poikkeamat ovat lähes mahdottomia jäljittää.

Hyvä kassakäsittelykäytäntö sisältää ohjeet siitä, miten kassalaatikot lasketaan vuoron alussa, milloin ja miten käteinen toimitetaan pankkiin, kenellä on pääsy kassakaappiin ja mitä tapahtuu, jos eroavaisuuksia ilmenee. Ajattele sitä myymälän kassakäsittelyohjeistuksena.

Alue	Mitä standardoida
Kassalaatikon asetukset	Kiinteä alkusumma jokaiselle vuorolle
Käteisrahan rajat	Kassakoneessa sallittu enimmäismäärä ennen tyhjentämistä
Kassan tyhjennys	Kuka suorittaa ne, miten ne dokumentoidaan, kuka hyväksyy ne
Turvallinen pääsy	Rajoitettu tiettyihin johtajiin, joilla on kirjautunut pääsy
Eroavuudet	Selkeä prosessi ylijäämien/vajeiden ilmoittamiseksi ja tutkimiseksi

Kun kaikki noudattavat samaa prosessia, virheitä tai epäilyttäviä toimia on helpompi havaita. Toiminnan standardointi on yhtä tärkeää, kun halutaan lisätä kävijämääriä paikallisessa haussa, jossa johdonmukaisuus myös kannattaa.

4. Vuoronvaihdon täsmäytyksen ohittaminen

Tässä on tilanne, joka toistuu päivittäin vähittäiskaupoissa: yksi kassanhoitaja lopettaa vuoronsa, seuraava hyppää kassalle, eikä kukaan laske kassalaatikkoa välissä. Kun luvut eivät täsmää sulkemisen yhteydessä, on mahdotonta selvittää, kenen vuoron aikana ongelma on syntynyt.

Joka kerta, kun kassalaatikko vaihtaa omistajaa ilman laskemista ja tarkistamista, syntyy vastuuvaje. Nämä aukot kasvavat ajan myötä. Ratkaisu on yksinkertainen: jokaisen vuoronvaihdon yhteydessä kassalaatikko on laskettava kokonaan, ja ihannetapauksessa sekä lähtevä että saapuva työntekijä allekirjoittavat sen. Se vie vain muutaman ylimääräisen minuutin, mutta voi säästää satoja, ellei tuhansia, dollareita seurattamattomina tappioina vuoden aikana.

5. Kassaprosessien tarkastamatta jättäminen

Et johtaisi yritystäsi tarkistamatta varastoa. Miksi siis jättää käteisvarojen tarkastaminen väliin? Monet vähittäiskaupat täsmäyttävät varastonsa vain, kun on ilmeinen ongelma, mikä yleensä tarkoittaa, että vahinko on jo tapahtunut.

Säännölliset käteisvarojen tarkastukset ovat yksi tehokkaimmista valvontakeinoista, joita voit toteuttaa. Association of Certified Fraud Examiners -järjestön vuoden 2024 raportin mukaan noin kolmasosa petostapauksista johtuu siitä, että yrityksillä ei ole sisäisiä valvontamenetelmiä. Ne havaitsevat virheet varhaisessa vaiheessa ja toimivat tehokkaana pelotteena. Työntekijät ovat vähemmän taipuvaisia oikaisemaan kulmia, kun he tietävät, että käteisvarat tarkistetaan säännöllisesti.

Yksinkertainen tarkastusaikataulu, joka toimii:

• Viikoittain: Tarkista satunnaisesti kaksi tai kolme kassalaatikkoa POS-tietojen perusteella
• Kuukausittain: Tarkista kaikki käteistalletustiedot ja merkitse poikkeamat
• Neljännesvuosittain: Käteisen käsittelyn SOP-menettelytapojen ja työntekijöiden noudattamisen täydellinen tarkastus

UKK

Kuinka usein minun pitäisi täsmäyttää kassalaatikkoni?

Täsmäytä kassalaatikot vähintään jokaisen työvuoron alussa ja lopussa. Jos useat kassat jakavat saman kassakoneen, laske ja tarkista kassat jokaisen vuoronvaihdon yhteydessä. Päivittäinen täsmäytys on välttämätöntä erojen seuraamiseksi.

Mikä on kohtuullinen kassalaatikon raja pienelle kaupalle?

Useimmille pienille vähittäiskauppiaille 200–500 dollaria. Oikea summa riippuu keskimääräisestä kaupan koosta, siitä, kuinka usein asiakkaat maksavat käteisellä, ja alueesi turvallisuusprofiilista.

Kuinka paljon käteisen käsittelyvirheet todella maksavat?

NRF raportoi, että vuonna 2022 vähittäiskaupan hävikki oli Yhdysvalloissa 112,1 miljardia dollaria, josta merkittävä osa johtui hallinnollisista ja työntekijöiden virheistä, ei suoranaisesta varkaudesta. Jopa 5–10 dollarin päivittäiset erot voivat kertyä tuhansiksi dollareiksi vuodessa yhdelle kaupalle.

Pitäisikö minun harkita käteisrahan käytön lopettamista?

Käteisen käytön lopettaminen poistaa käteisen käsittelyyn liittyvät ongelmat, mutta vieraannuttaa asiakkaat, jotka haluavat tai tarvitsevat maksaa käteisellä. Monissa osavaltioissa ja kaupungeissa yritykset ovat nyt lain mukaan velvollisia hyväksymään käteisen. Parempi lähestymistapa on tiukentaa menettelyjäsi kuin luopua käteisestä kokonaan.

Mikä on vaikuttavin muutos, jonka voin tehdä?

Kirjallisten vakiomenettelyjen käyttöönotto käteisen rahan käsittelyssä. Se luo vastuullisuutta, antaa perustan tarkastuksille ja varmistaa, että kaikki työntekijät noudattavat samaa prosessia. Kaikki muu rakentuu tämän perustan päälle.

Tärkeimmät johtopäätökset

• Manuaalinen käteisen laskeminen vie työaikaa ja lisää virheitä. Perusautomaatio maksaa itsensä nopeasti takaisin.
• Kouluttamattomat kassahenkilöt ovat yksi suurimmista ehkäistävissä olevista käteisrahan menetyksistä vähittäiskaupassa.
• Kirjalliset SOP-menettelytavat luovat vastuullisuutta ja helpottavat huomattavasti poikkeamien jäljittämistä.
• Tarkista kassalaatikot aina vuoronvaihdon yhteydessä. Älä koskaan anna kassakonetta toiselle henkilölle laskematta sitä.
• Säännölliset käteisvarojen tarkastukset ehkäisevät petoksia ja paljastavat ongelmat ennen kuin ne paisuvat.