Oikean elintarvike- ja juomavaraston hallintaohjelmiston valinta: Ominaisuudet, joilla on merkitystä

Intro

Ollaan rehellisiä. Elintarvikealan yrityksen johtaminen - olipa kyseessä sitten ravintola, välipalabrändi tai täysimittainen tuotantoyksikkö - voi joskus tuntua siltä, että jonglööraat yhdellä kädellä ja sammutat tulipaloja toisella kädellä.

Entä inventaario?

Tulipalo alkaa usein juuri siitä.

Olipa kyse sitten tuoreista tuotteista, jotka pilaantuvat ennen kuin ehdit myydä ne, tai pakkausvirheen syyn selvittämisestä, huonot varastointijärjestelmät voivat maksaa sinulle muutakin kuin rahaa. Ne vievät aikaa, aiheuttavat turhautumista henkilöstölle ja - mikä pahinta - voivat heikentää asiakkaidesi luottamusta.

Tässä kohtaa oikealla elintarvikkeiden ja juomien varastonhallintaohjelmistolla on suuri merkitys.

Mutta mistä tiedät, mitä etsiä, kun tarjolla on kymmeniä vaihtoehtoja? Miten erotat aidosti hyödyllisen ja pelkän markkinoinnin toisistaan?

Selvitetään tämä yhdessä - ilman iskusanoja.

Miksi oikeanlainen inventointi on tärkeämpää kuin koskaan.

Varasto ei ole vain "varastoa hyllyssä". Se on ainesosia, tuotantomateriaaleja ja valmiita tuotteita. Ja kaikki liikkuu nopeasti - saapuu, käytetään, pakataan uudelleen, lähetetään, palautetaan tai hävitetään.

Jos luotat manuaalisiin menetelmiin tai ohjelmistoon, joka on tehty toisenlaista liiketoimintaa varten, olet todennäköisesti tekemisissä seuraavien asioiden kanssa:

• Pilaantuminen tai hävikki, jonka olisit voinut estää...

• Ainekset loppuvat pahimpaan mahdolliseen aikaan

• Ylitilaaminen "varman päälle".

• virheet, jotka kostautuvat tarkastusten yhteydessä.

Kenelläkään ei ole aikaa siihen.

Tarvitset järjestelmän, joka antaa sinulle selkeyttä. Sellainen, jonka avulla tiedät, mikä on missä, kuinka kauan se kestää ja mitä on tehtävä - ilman, että asiat vaikeutuvat.

Puhutaan siitä, millä on oikeasti väliä

Unohda myyntipuheet. Nämä ovat ominaisuuksia, joilla on todellista merkitystä päivittäisessä toiminnassa.

1. Inventaario, joka päivittyy työskentelyn aikana

Kuvittele, että tarkistat varastosi ja tiedät, että se on 100-prosenttisesti ajan tasalla. Ei karkeaa arvausta. Ei eilinen luku. Vaan tarkalleen, mitä pakastimissasi, jääkaapeissasi tai kuivavarastossasi on juuri nyt.

Reaaliaikaisen varastonseurannan pitäisi:

• Näytä live-laskennat useista toimipisteistä

• Heijasta myynti- tai tuotantokäyttöä välittömästi

• Auttaa sinua havaitsemaan poikkeamat varhaisessa vaiheessa - ennen kuin ne kasvavat lumipallona.

• Toimii sujuvasti viivakoodin skannauksen tai mobiilityökalujen kanssa.

Kyse ei ole täydellisyydestä. Kyse on järjestelmästä, joka kertoo, mitä tapahtuu, kun sitä tapahtuu.

2. Vanhentumisaikojen seuranta, joka ei jätä mitään väliin.

Elintarvike- ja juoma-alan yritykset eivät vain varastoi tuotteita - ne varastoivat tuotteita, joiden kellot tikittävät.

Hyvä ohjelmisto pitää sinut pilaantumisen edellä:

• Merkitse vanhentumisaikaa lähestyvät tuotteet.

• ehdottaa, mitä käyttää tai myydä ensin

• auttaa tiimiäsi kiertämään varastoa oikein

• Rekisteröi vanhenemisaikatiedot heti, kun vastaanotat ne.

Ei enää tarralappuja pakkauksissa. Ei enää arvailua siitä, mikä juustolava menee ensin.

3. Reseptit, jotka synkronoituvat varaston kanssa

Valmistatpa sitten pastakastikkeita, pullotettuja juomia tai valmiiksi pakattuja voileipiä, inventaariojärjestelmän pitäisi ymmärtää, mitä tuotteisiisi menee.

Tämä tarkoittaa, että voit:

• Linkitä ainesosat kuhunkin ruokalajiin tai tuotteeseen

• Vähennä raaka-ainevarastoja tuotteiden valmistuksen edetessä

• Ennustaa, mitä tarvitset myynnin perusteella.

• Päivitä kustannukset automaattisesti, kun toimittajien hinnat muuttuvat

Se säästää paljon aikaa - ja se kiristää tarkkuutta tavalla, johon manuaalinen seuranta ei koskaan pystyisi.

4. Mobiilikäyttö ja viivakoodituki

Olkaamme tosissamme: henkilökunnan raahaaminen työpöydän ääreen aina, kun heidän on tarkistettava varasto, on tuottavuuden tappaja.

Mobiilityökalut ja viivakoodin skannaus auttavat tiimiäsi:

• Laske varasto nopeammin

• Vastaanota toimituksia vähemmän virheitä tehden

• havaitset ja korjaat ongelmat paikan päällä

• Pysy työpisteessä paperitöiden jahtaamisen sijasta.

Haluat, että henkilökuntasi keskittyy ruokaan eikä taistele järjestelmää vastaan.

5. Älykkäät ostoehdotukset (koska sinulla on jo tarpeeksi ajateltavaa).

Ainesosien loppuminen heittää kaiken sekaisin. Tilaat liikaa? Se on rahaa viemäriin.

Älykäs järjestelmä ei vain odota, että reagoit. Se näkee trendit ja auttaa sinua suunnittelemaan.

Etsittäviä ominaisuuksia:

• Automaattiset ostotilaukset tilauspisteiden perusteella

• Ennustaminen, joka mukautuu kausivaihteluihin tai kampanjoihin.

• Toimittajien suorituskyvyn seuranta

• Keskitetty paikka tilausten, kuittien ja palautusten hallintaan.

Se on kuin toinen silmäpari, joka valvoo hankintojasi - ilman palkkaa.

6. Synkronoi olemassa olevien työkalujesi kanssa

Inventaario ei elä kuplassa. Se on yhteydessä myyntiin, talouteen ja raportointiin.

Jos ohjelmistosi ei voi keskustella:

• Myyntipistejärjestelmäsi (POS-järjestelmä)

• Kirjanpitojärjestelmäsi (kuten Xero, QuickBooks tai MYOB).

• Verkkotilaukset tai verkkokauppa

• Toimittajasi tai varastosi

...joudut tekemään kaksinkertaisia kirjauksia. Ja totta puhuen - kukaan ei tarvitse sitä enempää.

Etsi ohjelmisto, joka integroituu helposti. Mitä vähemmän klikkauksia, sitä parempi.

7. Vaatimustenmukaisuus ei ole bonusta - se on pakko.

Tiedät jo elintarviketurvallisuusmääräysten aiheuttaman paineen. Varasto-ohjelmistosi pitäisi auttaa sinua noudattamaan sääntöjä - ei jättää sinua pulaan takaisinvedon tai tarkastuksen aikana.

Haluat esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia:

• Erän ja erän seuranta

• Tarkastukseen soveltuva raportointi

• Toimittajien jäljitettävyys

• Allergeenien, tuotantopäivämäärien tai sertifikaattien merkinnät.

Et saa lisäpisteitä elintarviketurvallisuusstandardien noudattamisesta. Mutta jos et täytä niitä? Se tulee todella kalliiksi, todella nopeasti.

8. Tarpeeksi yksinkertainen, jotta henkilökunta voi todella käyttää sitä

Tämä saattaa olla kaikkein vähiten huomioitu ominaisuus.

Työkalussa voi olla kaikki maailman kellot ja pillit, mutta jos henkilökuntasi ei käytä sitä, se on vain toinen tilaus, joka vie budjetin.

Etsi ohjelmisto, joka on:

• Siisti ja helppokäyttöinen

• Rakennettu sinun liiketoimintaasi ajatellen

• Tukena on vankka asiakastuki (live-chat on voitto).

• Nopea kouluttaa uudet työntekijät

Muista: Kyse ei ole siitä, kuinka "kehittynyt" työkalu on. Kyse on siitä, miten hyvin se sopii varsinaiseen työnkulkuun.

Kustannuskysymys: Cost Question: Are You Overpaying or Underinvesting?

Tässä on totuus: jotkut ohjelmistot ovat ylihinnoiteltuja siihen nähden, mitä ne tekevät. Toiset näyttävät päällisin puolin halvoilta, mutta niistä puuttuu ominaisuuksia, joita tarvitset kuukausien kuluessa.

Mistä kannattaa maksaa?

• Aikaa säästyy viikoittain

• Vähemmän inventaariovirheitä

• Vähemmän pilaantumista tai varastohävikkiä

• Paremmat katteet tarkkojen ostojen ansiosta

Kyse ei ole vain hinnasta. Kyse on siitä, mitä ohjelmisto todella antaa yrityksellesi.

Lopulliset ajatukset: Valitse ohjelmisto, joka toimii kuin joukkuetoveri

Et tarvitse ihmeratkaisua. Tarvitset jotain luotettavaa. Jotain, joka auttaa, ei haittaa.

Oikean ruoka- ja juomavaraston hallintaohjelmiston valinnassa on kyse muustakin kuin tarkistuslistan ominaisuuksista. Kyse on siitä, miten hyvin se sopii rytmiisi, miten nopeasti henkilökuntasi pääsee mukaan ja miten luottavaisesti voit tehdä päätöksiä sen perusteella, mitä se näyttää sinulle.

Täydellistä vaihtoehtoa ei ole. Mutta on olemassa yksi, joka sopii sinulle.

Entä sen löytäminen? Se on vaivan arvoista