Miten luoda hyvä etätyökulttuuri

Intro

Etätyöstä on tulossa suosittu trendi teknologian kehittyessä. Kun työntekijät valitsevat etätyön, he voivat tehdä työtään mistä päin maailmaa tahansa, kunhan heillä on internet-yhteys. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto niille, jotka haluavat matkustaa tai työskennellä kotoa käsin, ja yrityksille, jotka haluavat säästää toimistotiloissa.

Miellyttävän etätyökokemuksen luominen ja ylläpitäminen ei kuitenkaan ole aina helppoa. Tässä blogikirjoituksessa annamme vinkkejä myönteisen etätyöympäristön luomiseen.

Mikä on etätyökulttuuri ja miksi se on tärkeää?

Etätyökulttuuri voidaan määritellä yhteisiksi arvoiksi, uskomuksiksi ja käytännöiksi, jotka muokkaavat sitä, miten organisaation työntekijät työskentelevät ja tekevät yhteistyötä etänä. Se kattaa kaiken siitä, miten tiimin jäsenet kommunikoivat ja mitä resursseja he käyttävät työnsä tekemiseen.

Vahvan etätyökulttuurin luominen on tärkeää useista syistä. Ensinnäkin se voi auttaa sinua houkuttelemaan ja pitämään huippulahjakkuuksia. Nykyisillä kilpailluilla työmarkkinoilla yhä useammat työntekijät etsivät yrityksiä, jotka tarjoavat joustavia työjärjestelyjä. CompareCampin tekemän tutkimuksen mukaan 76 prosenttia työntekijöistä pysyisi mielellään yrityksessä, joka tarjoaa tällaisen aikatauluvaihtoehdon.

(Kuvalähde)

Toiseksi se voi lisätä työntekijöiden tuottavuutta, sillä tuoreen tutkimuksen mukaan se lisää heidän tyytyväisyyttään jopa 20 prosenttia. Kun tiimin jäsenet tuntevat olevansa yhteydessä yritykseen ja toisiinsa ja heillä on käytettävissään resurssit, joita he tarvitsevat tehdäkseen työnsä hyvin, he ovat todennäköisemmin tuottavia.

Lisäksi se voi vaikuttaa epäsuorasti asiakastyytyväisyyteen. Tyytyväiset työntekijät johtavat tyytyväisiin asiakkaisiin, joten on etujesi mukaista luoda etätyöympäristö, joka tukee työntekijöiden tyytyväisyyttä.

11 vinkkiä kulttuurin rakentamiseen etätyöympäristössä

Olemme nähneet, että etätyö voi olla win-win-win-tilanne organisaatiolle, sen työntekijöille ja asiakkaille, mutta vain, jos odotukset on määritelty hyvin. Tarkastellaan nyt joitakin tapoja, joilla tämä voidaan saavuttaa.

1. Määrittele yrityksesi ydinarvot

Ydinarvot ovat johtavia periaatteita, jotka muokkaavat tiimisi työskentelyä yhdessä. Kun tiimin jäsenet tietävät, mitä yrityksesi edustaa, he pystyvät paremmin tekemään päätöksiä, jotka ovat linjassa sen kanssa, mitä heiltä odotetaan.

• Valitse muutama (2-5) yrityksellesi tärkeä arvo.
• Dokumentoi, mitä kukin arvo tarkoittaa konkreettisesti.
• Jaa nämä arvot tiimisi kanssa ja varmista, että kaikki ovat samalla sivulla.

Esimerkkejä etätyön perusarvoista ovat avoin viestintä, nopea palaute ja keskinäinen kunnioitus.

2. Älä aliarvioi perehdyttämisen merkitystä.

Vaikka työntekijät työskentelevät etätyönä, se ei tarkoita, että voit ohittaa perehdytysprosessin. Itse asiassa on vielä tärkeämpää, että sinulla on hyvin määritelty järjestelmä, jonka avulla uudet työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi ja varmaksi uudessa tehtävässään alusta alkaen.

Kun otat etätiimin jäseniä palvelukseen, muista sisällyttää:

• Yrityksesi perusarvojen esittely: Auta uusia tiimin jäseniä ymmärtämään, mitä yrityksesi edustaa ja miten he voivat vaikuttaa siihen.
• Kierros etätyövälineisiin: Esittele uusille tiimin jäsenille käyttämäsi työkalut.
• Yleiskatsaus odotuksiisi: Selitä, miten odotat tiimin jäsenten kommunikoivan ja työskentelevän yhdessä.

3. Varmista, että kaikki tuntevat odotuksesi.

Kun työntekijät työskentelevät etätyönä, on tärkeää asettaa selkeät odotukset, jotta varmistetaan, että työt tulevat tehdyiksi ja määräajat noudatetaan. Yksi tapa tehdä tämä on sopia päivittäisistä tai viikoittaisista tarkistuskäynneistä joko videopuhelun tai puhelinsoiton välityksellä. Näin voit tarkistaa edistymisen, vastata kysymyksiin ja antaa palautetta. Tiimisi pitäisi myös ymmärtää, mitkä tehtävät on saatava valmiiksi ja mihin mennessä. Tämä voidaan tehdä laatimalla yksityiskohtainen projektisuunnitelma, jossa on tarkat määräajat kullekin tehtävälle. Asettamalla selkeät odotukset ja luomalla säännöllisen viestinnän voit hallita etäryhmääsi tuottavammin.

4. Kannustaa sosiaaliseen vuorovaikutukseen

Viestintä ja yhteistyö ovat avainasemassa kaikissa menestyvissä tiimeissä. Kannustamalla tiimin jäseniä säännölliseen ja avoimeen viestintään voidaan varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ja työskentelevät saman tavoitteen saavuttamiseksi. Muista, että sekä työhön liittyvällä että epävirallisella viestinnällä on merkitystä tiimin jäsenten välisen läheisen suhteen rakentamisessa, joten älä lannista työn ulkopuolisia keskusteluja ja epävirallista sitoutumista.

(Kuvalähde)

Tiimin jäsenten välinen yhteistyö on myös olennaista, sillä se mahdollistaa erilaisten ideoiden ja näkökulmien tuomisen pöytään. Tämä auttaa sinua rakentamaan yhtenäisemmän ja tuottavamman tiimin.

5. Kunnioittakaa toistenne aikaa

Jos tiimin jäsenet työskentelevät eri aikavyöhykkeillä, on tärkeää kunnioittaa toistensa aikatauluja. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikkien ei tarvitse odottaa olevan tavoitettavissa samaan aikaan ja että on oltava ymmärtäväinen, jos jonkun on vastattava puheluun työajan ulkopuolella. Toinen tärkeä tekijä on, että virtuaalikokouksista ei saa tehdä pidempiä kuin niiden on oltava. Varmista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään tiettyjä asioita tai päivitetään tiimin edistymistä. Näin kaikki pysyvät kärryillä ja vältytään turhilta häiriötekijöiltä.

(Kuvalähde)

6. Edistetään työn ja vapaa-ajan tasapainoa

Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa on tärkeämpää kuin koskaan edistää työn ja yksityiselämän tasapainoa. Kannustamalla työntekijöitä pitämään taukoja, asettamalla kohtuullisia määräaikoja ja tarjoamalla mahdollisuuksia joustaviin työjärjestelyihin työnantajat voivat auttaa ehkäisemään työuupumusta ja vähentämään stressitasoja. Tämä puolestaan voi johtaa parempaan työtyytyväisyyteen, tuottavuuden lisääntymiseen ja poissaolojen vähenemiseen.

Lisäksi edistämällä työn ja yksityiselämän tasapainoa työnantajat voivat osoittaa työntekijöilleen, että he arvostavat heidän hyvinvointiaan. Tämä voi edistää myönteistä kulttuuria virtuaalisella työpaikalla ja parantaa työntekijöiden pysyvyyttä.

7. Aseta palaute etusijalle

Säännöllisen palautteen antamisen kulttuuri on olennaisen tärkeää kaikille etäryhmille. Kun tiimin jäsenet antavat ja saavat säännöllisesti palautetta, he voivat tunnistaa ongelmat ja löytää tapoja parantaa työtään. Suunnittele siis säännölliset tapaamiset tiimin jäsenten kanssa palautteen ja ohjauksen antamiseksi. Lisäksi voit kannustaa tiimin jäseniä antamaan toisilleen epävirallista palautetta.

On kuitenkin tärkeää muistaa palautteen perussäännöt: palautteen on oltava oikea-aikaista, täsmällistä ja sen on koskettava käyttäytymistä eikä henkilöä. Palaute olisi myös annettava rakentavalla tavalla, jotta henkilö voisi parantaa suoritustaan. Muista vanha sanonta: kehu julkisesti, kritisoi yksityisesti.

8. Juhli onnistumisia

Kun tiimin jäsenet tuntevat, että heitä arvostetaan, he ovat motivoituneempia tekemään parhaan työnsä. Voit osoittaa arvostusta tiimiäsi kohtaan esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• Yksittäisten saavutusten tunnustaminen joko tiimikokouksessa tai koko yrityksen laajuisessa sähköpostiviestissä.
• Säännöllisten tiimiä yhdistävien tapahtumien, kuten virtuaalisten peli-iltojen tai iloisten tuntienjärjestäminen. Nämä tapahtumat ovat hyvä tapa osoittaa tiimillesi, että arvostat heitä.
• Bonusten ja palkkioiden antaminen tiimin jäsenille, jotka tekevät enemmän kuin on tarpeen. Tämä osoittaa heille, että heidän kova työnsä huomataan ja sitä arvostetaan.

9. Tarjota koulutusta ja oppimisresursseja

Yrityskoulutukseen panostaminen kannattaa, sillä työvoima on tuottavampaa ja tehokkaampaa. On totta, että jotkut ihmiset voivat työskennellä tehokkaasti ilman apua, mutta toiset saattavat tarvita opastusta ollakseen tuottavia. Tarjoamalla työntekijöille menestykseen tarvittavat välineet ja tiedot voit luoda ympäristön, jossa kaikki voivat edistää yrityksen menestystä. Lisäksi tarjoamalla tukea ja neuvoja rakennat luottamussuhteita työntekijöihisi, mikä voi parantaa työmoraalia ja lojaalisuutta.

Ammatillista koulutusta on kahdenlaista - ulkoista ja sisäistä. Ulkoiseen koulutukseen kuuluvat paikalliset ja kansainväliset konferenssit, verkkokurssit ja tapaamiset. Voit myös vaalia sisäisen koulutuksen kulttuuria, jota varten on hyödyllistä osata tallentaa Mac- tai Windows-tietokoneen näyttöä ohjelmaohjeiden luomiseksi ja rakentaa oppimisportaali, johon ne voidaan tallentaa.

10. Investoi yritystuotteisiin

perustarvikkeilla - ja/tai hauskoilla yritystarvikkeilla - voit osoittaa tiimillesi, että arvostat heidän kovaa työtään. Tämä voi olla mitä tahansa merkkituotteilla varustetuista t-paidoista kahvimukeihin ja kynistä puhelinkoteloihin. Se on pieni ele, jolla voi olla suuri merkitys tiimin moraalin ja lojaalisuuden rakentamisessa. Lisäksi se on loistava tapa edistää brändiäsi ja organisaatiokulttuuriasi. Varmista kuitenkin, että tavarasi ovat todella käyttökelpoisia - eli että t-paitoja on saatavilla sopivassa koossa ja että kynät todella toimivat.

11. Varaa aikaa tiiminrakennustoiminnalle

Kaikilla työpaikoilla on tärkeää, että työntekijät tuntevat olevansa yhteydessä toisiinsa. On olemassa useita tiiminrakentamistoimia, jotka voivat edistää tätä yhteenkuuluvuuden tunnetta, jopa etänä työskenteleville. Nämä voivat olla yksinkertaisia tekniikoita, kuten "2 totuutta ja 1 valhe", tai monimutkaisempia verkkotehtäviä ja tietokilpailuja. Osallistumalla näihin aktiviteetteihin tiimin jäsenet voivat tutustua toisiinsa paremmin. Heillä on myös mahdollisuus työskennellä yhdessä ja oppia kommunikoimaan tehokkaasti toistensa kanssa.

Päätelmä

Vaikka vahvan etätyökulttuurin luominen voi vaatia jonkin verran työtä, hyödyt ovat ehdottomasti sen arvoisia. Kannustamalla tiimin jäsenten välistä viestintää ja yhteistyötä, helpottamalla tiiminrakennustoimintaa ja edistämällä työn ja yksityiselämän tasapainoa voit auttaa työntekijöitäsi tuntemaan yhteenkuuluvuutta ja tukea riippumatta siitä, missä he työskentelevät. Oikeanlaisen koulutuksen ja resurssien avulla he voivat olla yhtä tuottavia (ellei jopa tuottavampia) kuin toimistossa. Näitä vinkkejä noudattamalla voit luoda kulttuurin, joka auttaa tiimiäsi menestymään.