• Työtila

Miten lisätä tiimisi tuottavuutta etänä?

  • Veselin Mladenov
  • 1 min read
Miten lisätä tiimisi tuottavuutta etänä?

Intro

Huolimatta kaikesta fanfaarista, jota etätyö oli saanut ennen Coronavirus-pandemiaa, toimistotyöllä oli useita etuja, joita etätyö ei voinut kiistää.

Yksi unohdetuimmista eduista toimistotyössä oli se, että yritykset pystyivät vaikuttamaan työntekijöidensä suorituksiin. Olipa kyse sitten siitä, että esimies voi keskustella minkä tahansa työntekijän ongelmista tai antaa hänelle kannustimia hänen suorituskykynsä parantamiseksi henkilökohtaisesti, etätyöskentely luo uusia haasteita yrityksille, jotka haluavat lisätä tiiminsä tuottavuutta.

Viimeaikainen siirtyminen etätyöhön on saattanut muuttaa yritysten tapaa lähestyä tuottavuutta, mutta se ei ole loppu. Tästä huolimatta on olemassa monia tuottavuus- ja ajanhallintahakkeja, joita voit soveltaa tiimisi tuottavuuden lisäämiseen etätyönä. Näin voit tehdä sen.

Määrittele tuottavuus työntekijöillesi

Tuottavuus määrittelee työntekijän kyvyn suorittaa tietty tehtävä onnistuneesti. Toisin sanoen se on työn tehokkuutta; mitä paremmin työntekijä pystyy hoitamaan tehtävänsä, sitä tuottavampi hän on.

Define Productivity For Your Employees

Koska tuottavuus on niin yleinen ja ylikäytetty sana, sinun on määriteltävä, mitä se tarkoittaa työntekijöillesi heidän työtehtävissään. Syventyminen tuottavuustilastoihin ja -faktoihin voi auttaa sinua ja tiimiäsi ymmärtämään paremmin, miten olla tuottava. Työntekijöiden tulisi tietää, miten heidän työtään seurataan ja arvioidaan, jotta voitte keskustella mahdollisista parannuksista jälkikäteen.

Mittayksiköiden, joita käytät heidän suorituksensa seuraamiseen, tulisi perustua heidän palkkaamisensa yhteydessä määriteltyihin vastuualueisiin sekä liiketoiminnallisiin tavoitteisiisi.

Laajassa mielessä tuottavuuden mittaaminen perustuu mihin tahansa seuraavista työntekijän työn osa-alueista:

  • Se, kuinka nopeasti tietty tehtävä valmistuu ajallaan.
  • Tietyn ajanjakson aikana suoritettujen tehtävien määrä.
  • Kyky suorittaa tietty tehtävä vakiotoimintamenettelyssä (SOP) selostetulla tavalla.
  • Esimiehiltä, työtovereilta ja/tai asiakkailta saatu palaute.
  • Saatavuus työaikana

Kukin näistä ominaisuuksista olisi sovitettava kunkin työntekijän työtehtäviin.

Asiakastukihenkilön tuottavuusmittarit voivat olla asiakastyytyväisyyspisteet, keskimääräinen soittoaika ja ratkaistujen tikettien määrä. Kehittäjän mittareita voivat olla toimitettu koodi, koodin vaihtuvuus ja projektin loppuunsaattamiseen kulunut aika. Markkinoijalla voisi olla mittareina kustannukset per liid, hankintakustannukset ja luotujen liidien määrä.

Mitä tahansa mittareita käytätkin, kerro niiden tuottavuusmittaukset ennen kuin istut alas keskustelemaan heidän suorituskyvystään.

Kehitä selkeä kotoa käsin työskentelypolitiikka

Kotona työskentely voi tuntua joillekin ihmelääkkeeltä, mutta todellisuus on osoittanut, että tällä työjärjestelyllä on myös huonot puolensa. Bufferin vuoden 2019 State of Remote Work -raportissa todettiin, että etätyöjärjestelyjen yleisimmin raportoidut ongelmat olivat työstä irrottautuminen työajan jälkeen (22 %), yksinäisyys (19 %) ja viestintä (17 %).

Sen sijaan, että jätät nämä haasteet huomiotta, sinun on puututtava niihin kehittämällä kotoa käsin työskentelyä koskeva politiikka. Vaikka kotitoimistot ovatkin yleistyneet pandemian vuoksi, haluat pitää yllä etätyöntekijöiden odotukset määrittelevää etätyökäytäntöä.

Toimintaperiaatteisiin tulisi sisältyä muun muassa se, mitä työkaluja työntekijöidesi tulisi käyttää - ohjelmistoja tai laitteistoja -, mihin aikaan heidän tulisi olla käytettävissä yhteydenpitoa varten ja miten heidän tulisi suojella itseään ja yritystä.

Develop a Clear Work-From-Home Policy

Kun otetaan huomioon etätyön haasteet työntekijöille, toimintatapojesi tulisi käsitellä niitä ennakoivasti. Etätyöpolitiikassasi voitaisiin esimerkiksi ilmoittaa, milloin päivä päättyy, tai jakaa julkisia verkkotapahtumia, joissa työntekijät voivat seurustella ja pitää yhteyttä.

Toimintaperiaatteissasi olisi esitettävä eri viestintäkanavat, miten niitä käytetään ja missä tilanteissa. Voit esimerkiksi käyttää Slackia henkilökohtaiseen ja koko yrityksen laajuiseen viestintään, sähköpostia tarkempaan viestintään, Zoomia puheluihin ja Asanaa projektinhallintaan.

Yrityksesi olisi myös maksettava bonuksia työntekijöille, jotka tarvitsevat uusia tietokoneita, nopeampia Internet-yhteyksiä ja toimistoon liittyviä laitteita (esim. pöytiä, tuoleja jne.).

Kehitä työntekijöiden sitouttamisohjelma

Koska etätyö on otettu äkillisesti käyttöön tavanomaisena - vaikkakin tilapäisenä - työaikajärjestelynä, monet työntekijät kokevat sen aiheuttamat haasteet entistä syvemmin. Vastapainoksi haluat kehittää työntekijöiden sitouttamisohjelman, jotta työntekijät pysyvät tyytyväisinä työhönsä.

Gallupin äskettäisen kyselyn mukaan 32 prosenttia vastaajista tunsi olevansa sitoutuneita työhönsä, kun taas toiset 50 prosenttia ilmoitti olevansa sitoutumattomia ja 17 prosenttia sitoutumattomia.

Sitouttamisohjelmalla pyritään yhdistämään työntekijät organisaatioon ja nostamaan heidän nykyiset sitoutumisen tunteensa halutulle, optimaaliselle tasolle. Työntekijöiden korkean sitoutumisasteen on osoitettu edistävän työntekijöiden pysyvyyttä, lojaalisuuden tunnetta ja tuottavuutta yhtä aikaa.

Aluksi sinun on tehtävä kyselytutkimuksia, jotka paljastavat koetun sitoutumisen nykyisen tason. Kysy työntekijöiltäsi:

  • Mitä mieltä olet nykyisestä tehtävästäsi?
  • Mikä olisi yksi asia, jonka haluaisit muuttaa työssäsi?
  • Kuinka tyytyväinen olet työ- ja yksityiselämän tasapainoon?

Rakenna sitouttamisohjelmasi parhaiden käytäntöjen ja tutkimuksissa havaittujen ongelmien korjaamiseen tarkoitettujen ratkaisujen yhdistelmän pohjalta. Yleisiä parhaita käytäntöjä ovat esimerkiksi pistepohjaisten palkitsemisohjelmien kehittäminen, hyvinvointiohjelmien tarjoaminen ja koko yrityksen laajuisen verkostoitumisen edistäminen.

Ohjelmasi tulisi myös ottaa huomioon työntekijöiltäsi saatu palaute ja osoittaa, että yrityksesi välittää heidän henkisestä ja ammatillisesta hyvinvoinnistaan. Jaa tämä ohjelma avoimesti nykyisille ja uusille työntekijöille, jotta voit luoda oikeat odotukset alusta alkaen.

Kannusta työ- ja yksityiselämän tasapainoon

Bufferin tutkimus osoittaa, että työn ja yksityiselämän tasapaino on ongelma etätyöntekijöille. Erillisessä tutkimuksessa, joka tehtiin 1 004:lle kokoaikaiselle yhdysvaltalaiselle työntekijälle, havaittiin, että 29 prosenttia etätyöntekijöistä sanoi kamppailevansa työn ja yksityiselämän tasapainon kanssa, ja 31 prosenttia kertoi tarvinneensa vapaapäivän mielenterveytensä vuoksi.

Vaikka työntekijäsi voisivat teoriassa sulkea tietokoneensa milloin tahansa, useimmat heistä ovat vastuuntuntoisia ihmisiä, jotka suhtautuvat työhönsä vakavasti. Yrityksesi kannalta tämä saattaa kuulostaa hyvältä uutiselta, mutta työntekijöidesi kannalta tämä asenne vaikuttaa heidän tuottavuuteensa.

Encourage Work-Life Balance

Yrityksesi on edistettävä ennakoivasti työ- ja yksityiselämän tasapainoa selittämällä - tai tarvittaessa pakottamalla - milloin työntekijöiden on lopetettava työskentely, missä olosuhteissa ja mihin aikaan heidän on oltava käytettävissä.

Paras tapa tehdä etätyöntekijät tyytyväisiksi on antaa heidän määritellä työaikansa. Ellei heidän tarvitse kohdata asiakkaita tietyillä aikavyöhykkeillä - ajatellaanpa asiakastukihenkilöä tai myyntiedustajaa - useimmat työntekijät pystyvät hoitamaan suurimman osan, joskaan eivät kaikkia, tehtävistään mihin aikaan tahansa.

Vaihtoehtoisesti voit kertoa heille, että heidän on oltava tietty määrä työtunteja samaan aikaan kuin useimmat työskentelevät, ja antaa heidän täyttää muut työtunnit haluamallaan tavalla.

Harkitse sellaisten tuottavuustekniikoiden jakamista, jotka kannustavat irrottautumaan työstä, kuten Pomodoro-tekniikka. He voisivat myös käyttää ajanseurantasovelluksia, jotka ilmoittavat heille, kun he ovat työskennelleet tietyn määrän tunteja peräkkäin.

Maailmanlaajuisen henkilöstövuokrausyrityksen Robert Halfin tutkimuksen mukaan työ- ja yksityiselämän tasapainoa kokevat työntekijät ovat kaksi kertaa onnellisempia, tuottavampia ja uskollisempia työnantajilleen kuin ne, jotka kamppailevat tasapainon löytämisestä.

Mittaa tiimisi tuottavuutta

Mittarit, joilla seuraat työntekijöidesi työtehoa, ovat perusta, jolle tuottavuutta parantavat taktiikkasi perustuvat. Tämä on erityisen tärkeää etätyöntekijöille, joilta puuttuu suorat palautemekanismit, joita toimistotyöntekijät käyttävät.

Työntekijät pitävät palautteen saamisesta, kunhan se tulee objektiivisesta ja avoimesta analyysistä eikä henkilökohtaisista mieltymyksistä. Työntekijäsi voivat käyttää palautetta parantaakseen työtehokkuuttaan, mikä puolestaan vaikuttaa heidän työtyytyväisyyteensä ja sitoutumiseensa.

Määrittele aiemmin artikkelissa selitetyt mittarit ja määrittele tavoite, joka työntekijöidesi tulisi saavuttaa. Tavoite voi perustua aiempiin tietoihin, alan vertailuarvoihin tai johtajien ja työntekijöiden välisiin sisäisiin keskusteluihin.

Määrittele aikataulu kunkin työntekijän mittareiden tarkistamiselle - tee se vähintään neljännesvuosittain. Jaottele myös kukin tavoite kuukausittaisiin ja viikoittaisiin tavoitteisiin ja pyydä esimiehiäsi seuraamaan heidän suoritustaan.

Analysoi, miten kukin työntekijä saavuttaa tavoitteensa, ja anna tietojen perusteella asianmukaista palautetta. Kehitä suunnitelma parannusten tekemiseksi, jos työntekijä tai tiimi on jäänyt tavoitteistaan, ja tarjoa julkista tukea, kun he ylittävät ne.

Kokeile Ranktrackeria ILMAISEKSI