Mitä manuaaliset prosessit maksavat yrityksille ajan mittaan

Johdanto

Vielä 500 vuotta sitten suurin osa ihmisten tekemästä työstä oli manuaalista. Viljelyn tai talonrakennuksen toteuttamiseksi monien ihmisten oli käytettävä fyysistä voimaansa pitkiä aikoja. Tämä johti hitaaseen talouskasvuun ja melko alhaiseen elintasoon. Elämä vuonna 1500 oli paljon enemmän samanlaista kuin elämä vuonna 500 tai 1000 kuin elämä vuonna 2026. Mikä tekee vuodestamme niin erityisen? Automaatio.

Aiemmin suurin osa työstä piti tehdä ihmisvoimin, mutta nykyään meitä avustaa suuri määrä koneita. Tuotamme energiaa hyödyntämällä fysiikan tietämystämme. Voimme ratkaista monimutkaisia matemaattisia ongelmia, joiden laskeminen veisi ihmisiltä vuosia, muutamassa päivässä supertietokoneiden avulla. Lyhyesti sanottuna, voimamme on nyt kasvanut lukuisien työkalujen ansiosta, jotka paitsi tekevät meistä vahvempia (kuten vasara rakentajan käsissä), myös tekevät suurimman osan aiemmin manuaalisesta työstä puolestamme. Yritykset olivat edelläkävijöitä tässä nopeassa siirtymässä kohti innovaatioita ja jatkavat sen edistämistä. Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, kuinka kalliita manuaaliset prosessit voivat olla yrityksille pitkällä aikavälillä, ja miksi automaatio on aina paras vaihtoehto pitkän aikavälin skenaarioissa.

Nykyinen digitaalinen vallankumous on johtanut useiden korkealaatuisten tuotteiden syntyyn, jotka mahdollistavat automaation. Esimerkiksi Make.com-sovellusten kehittäminen antaa yrityksille mahdollisuuden yhdistää useita digitaalisia osa-alueita toiminnassaan ja vähentää riippuvuutta manuaalisista konfiguraatioista. Muita tärkeitä palveluita ovat esimerkiksi Zapier, Bubble ja Webflow. Automaation mahdollisuudet eivät ole koskaan olleet näin helposti saatavilla.

Siitä huolimatta viimeisten 20 vuoden aikana on nähty useita esimerkkejä suurista yrityksistä tai vakiintuneista pienistä ja keskisuurista yrityksistä, jotka ovat epäonnistuneet manuaalisiin prosesseihin nojautumisen vuoksi. Katsotaanpa joitakin näistä esimerkeistä ja yritetään löytää näiden ongelmien perimmäiset syyt.

Nykyään Amazon on lähes synonyymi vähittäiskaupalle. Suurin osa amerikkalaisista ostaa kannettavat tietokoneet, vaatteet ja monet muut tuotteet sieltä. Vuonna 2000 tilanne oli toinen. Monet ihmiset ympäri maailmaa luottivat paikallisiin kauppoihin tai keskisuuriin vähittäiskaupan brändeihin. Todella suuret vähittäiskaupan brändit, jotka tarjosivat "kaikkea", olivat melko harvinaisia. Mikä siis muuttui? Aiemmin vähittäiskaupan yritykset luottivat manuaaliseen työhön. Niillä oli suuri määrä vähittäiskaupan toimipisteitä, joiden toiminta vaati laajaa henkilöstöä. Myös logistiikka oli erittäin vaikea hallita: oli välttämätöntä tarjota enemmän tai vähemmän tasapainoinen valikoima tuotteita kaikissa toimipisteissä, jotta voitiin vastata paitsi yleiseen myös niche-kysyntään. Postimyyntiluettelot oli luotava manuaalisesti, ne oli painettava ja tilausten hallinta vaati paljon työvoimaa. Kaikki tämä vaikutti vähittäishintoihin. Tuotteiden myyntiprosessi vaati paljon manuaalista työtä.

Sitten Amazon tuli ja muutti pelikentän täysin siirtymällä kivijalkakaupoista verkkokauppoihin, joissa käyttäjät voivat valita paitsi paikallisia tuotteita myös tuotteita, jotka ovat saatavilla koko kotimaassa (ja jopa ulkomailla). Sitten se alkoi tuoda merkittäviä innovaatioita varastologistiikkaan, optimoimalla toimitusajat ja tuotevarastot minimoidakseen loppukäyttäjien kustannukset robottien ja älykkäiden algoritmien avulla. Tämän seurauksena verkkokauppojen (Amazonin lisäksi suuria toimijoita ovat Walmart ja eBay) kasvavan suosion vuoksi kivijalkakaupat eivät ole enää valtavirtaa. Ne toimivat edelleen hyvin tietyillä niche-markkinoilla, kuten elintarvikkeiden tai vaatteiden vähittäiskaupassa, mutta ovat yhä merkityksettömämpiä muilla aloilla. Internet-tekniikoiden, logistiikka-algoritmien ja robotiikan avulla tapahtuva automatisointi on muuttanut täysin tavan, jolla ostamme tavaroita. Monet vanhemmat vähittäiskauppiaat luottivat alallaan vakiintuneisiin manuaalisiin prosesseihin ja menettivät sen seurauksena markkinaosuuksiaan tai jopa joutuivat lopettamaan toimintansa.

On monia muita tapauksia, joissa on tapahtunut samanlaisia prosesseja. Esimerkiksi Netflix ja muut suoratoisto-/video-on-demand-palvelut ovat onnistuneet korvaamaan suurelta osin television ja elokuvien vuokrauksen nuoremman sukupolven keskuudessa. Ne yhdistävät vuokrauspalveluiden käyttäjävalinnanvapauden (käyttäjät voivat valita, mitä elokuvia haluavat katsoa), joka edellyttää fyysisiä kivijalkakauppoja, virtaviivaiseen televisio-tyyppiseen kokemukseen, joka perustuu automatisoituihin suositusalgoritmeihin, joita nyt parannetaan tekoälyn avulla. Samanlaisia prosesseja on tapahtunut kuljetusalalla, logistiikassa ja jopa kiinteistöalalla. Automatisointi internetin tai aiemmin monimutkaisten teollisuuskoneiden (esimerkiksi autojen kokoonpanossa käytettävät robottijärjestelmät) avulla johtaa aina manuaalisiin prosesseihin nojaavien yritysten taantumiseen. Esimerkeissä, joita olemme kuvanneet, tämä voi johtaa koko toimialan dramaattiseen taantumiseen. Toisissa tapauksissa manuaaliset prosessit voivat vaikuttaa negatiivisesti tiettyihin osastoihin ilman, että ne häiritsevät koko yrityksen toimintaa (esimerkiksi jos innovatiivinen valmistaja nojaa manuaalisiin prosesseihin markkinoinnissa).

Miksi tämä tapahtuu niin usein historiallisesta näkökulmasta? Miksi niin monet yritykset säilyttävät manuaaliset prosessit automaation sijaan, vaikka sen edut ovat ilmeiset? Yksi tärkeimmistä syistä on välittömän palautteen puute. Automaatio vaatii alkuinvestointeja, jotka voivat maksaa itsensä takaisin useiden vuosien kuluessa. Manuaalisen työvoiman lisääminen yrityksen kasvun vauhdittamiseksi on lyhyellä aikavälillä nopeampi ja helpompi prosessi. Kun kilpailijoiden käyttöön ottamat automatisoidut prosessit alkavat jonkin ajan kuluttua tuottaa voittoa, manuaalisen työvoiman laajentamiseen tehdyt kasvavat investoinnit voivat kuitenkin aiheuttaa odottamattomia kielteisiä vaikutuksia ja johtaa merkittävään resurssien menetykseen ylikuormituksen vuoksi. Vielä tärkeämpää on, että ei aina ole selvää, mikä automatisointimenetelmä tuo parhaat hyödyt. Siksi päätös keskittyä olemassa olevien prosessien yksinkertaiseen laajentamiseen tuntuu usein houkuttelevalta.

Tämä viivästyneiden hyötyjen ongelma, joka on johtanut dramaattisiin muutoksiin monissa yrityksissä viimeisen 200 vuoden aikana, on menettämässä merkitystään. Digitaaliteknologiaan ja tekoälyyn perustuvat innovaatiot ovat usein niin tehokkaita ja kustannustehokkaita, että ne voivat tuoda merkittävää hyötyä suhteellisen lyhyessä ajassa (esimerkiksi yhdessä tai kahdessa vuodessa). Jos aiemmin valinta automatisoinnin ja automatisoimattomuuden välillä ei aina ollut ilmeinen teknologian hitaan kehityksen vuoksi, nykyään se on yhä selvempi: automatisoiduilla työkaluilla tehostettu työvoima on ylivoimaisesti useimmissa tapauksissa parempi kuin manuaaliseen työhön perustuva työvoima. Seuraavassa on joitakin teknologioita, joista voi olla apua useimmille yrityksille (luettelo ei ole tyhjentävä): LLM-mallit, verkkosivustot, joissa on korkealaatuiset algoritmit tilausten käsittelyyn, ja digitaaliset kirjanpitoratkaisut.

Yhteenvetona voidaan todeta, että historialliset todisteet osoittavat, että automatisointi on pitkällä aikavälillä paras ratkaisu useimmille markkinoilla toimiville yrityksille. Manuaaliset prosessit näyttävät usein helpommilta toteuttaa ja halvemmilta lyhyellä aikavälillä, mutta ne häviävät lähes aina automatisoinnille jopa kymmenen vuoden aikajänteellä. Yksi nykypäivän tehokkaimmista automatisoinnin suuntaviivoista on ohjelmistokehitys. Tietotekniikka parantaa manuaalisia prosesseja kaikkialla maailmassa. No-code- ja low-code-tekniikoiden sekä Keenethicsin kaltaisten kehityskumppaneiden, jotka osaavat käyttää tätä tekniikkaa, ilmaantuminen osoittaa, että tämä prosessi vain kiihtyy. Olemme lähestymässä aikakautta, jossa automaatio tulee olemaan kaikkialla läsnä.