Miten rakentaa seurantajärjestelmä, joka todella toimii LinkedInissä?

Johdanto

• Järjestämätön LinkedIn-postilaatikko maksaa sinulle kauppoja, sillä tutkimukset osoittavat, että ensimmäisenä vastanneella myyjällä on 50 % suurempi mahdollisuus voittaa.
• Rakenna luotettava seurantajärjestelmä lajittelemalla viestit merkinnöillä, asettamalla muistutuksia ja ottamalla käyttöön "Inbox Zero" -työnkulun, jotta mikään keskustelu ei jää huomaamatta.
• Työkalut kuten Kondo tehostavat tätä prosessia lisäämällä merkintöjä, muistutuksia (snooze) ja katkelmia suoraan LinkedIn-postilaatikkoosi, mikä auttaa sinua saamaan enemmän liidejä.

Olet juuri lähettänyt lupaavan LinkedIn-viestin potentiaaliselle asiakkaalle, asiakkaalle tai ehdokkaalle. Mitä nyt? Jos olet kuten useimmat ammattilaiset, kyseinen viesti saattaa päätyä satojen muiden viestien joukkoon, uppoamaan hitaasti sekavaan postilaatikkoosi, josta sitä ei enää koskaan löydetä.

"Saan päivittäin tonneittain arvokkaita LinkedIn-viestejä, ja niiden hallinta on painajainen!" Tämä lukemattomien LinkedIn-käyttäjien jakama tunne heijastaa yleistä ongelmaa, joka maksaa sinulle mahdollisuuksia, aikaa ja rahaa.

Kova totuus on, että LinkedInin oma viestintäjärjestelmä ei ole suunniteltu ammattilaisille, jotka käyttävät sitä tärkeänä liiketoiminnan työkaluna. Se on suunniteltu sosiaaliseksi käyttöliittymäksi, ei tuottavuuden moottoriksi. Tuloksena on kaoottinen postilaatikko, jossa kuumat liidit ja tärkeät keskustelut hautautuvat yhteysilmoitusten ja vähäpätöisten keskustelujen alle.

Mutta tässä on se, mikä erottaa huippusuorittajat muista: liidit eivät muutu itsestään. Kuten myyntiasiantuntija Luigi Prestinenzi toteaa: "Parhaat tiimit kohtelevat saapuvia viestejä kuin kultaa, eivät vain vastaamalla niihin, vaan vastaamalla nopeasti ja seuraamalla niitä kurinalaisesti."

Ratkaisu ei ole keskustelujen lisääminen, vaan sellaisen järjestelmän rakentaminen, joka varmistaa, että et koskaan menetä tärkeitä keskusteluja. Tämä opas opastaa sinut luomaan seurantajärjestelmän, joka muuttaa LinkedIn-postilaatikkosi ahdistuksen lähteestä konversiokoneeksi.

LinkedIn-postilaatikon epäjärjestyksen korkea hinta

Ennen kuin sukellamme ratkaisuihin, ymmärretäänpä, mitä meillä on vastassamme. LinkedInin omalla postilaatikolla on useita kriittisiä rajoituksia:

• Sekava käyttöliittymä ja priorisoinnin puute: Ei ole mahdollista erottaa kiinnostavia liidejä verkostoitumiseen liittyvistä keskusteluista tai mainosviesteistä.
• Ei suodatusta tai luokittelua: Viestejä ei voi tehokkaasti merkitä, ryhmitellä tai suodattaa vaiheen, prioriteetin tai keskustelutyypin mukaan.
• Rajoitetut muistutustoiminnot: LinkedIn ei tarjoa sisäänrakennettua tapaa ajoittaa seurantaa tai muistuttaa itseäsi ottamaan yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin.
• UI/UX-ongelmat: Käyttöliittymä tuntuu kömpelöltä ja hitaalta, ja käyttäjät raportoivat menettävänsä paljon aikaa pelkästään keskustelujen selaamiseen.

Nämä eivät ole vain ärsyttäviä, vaan ne vaikuttavat suoraan tulokseesi:

• Menetetyt tulot: Unohdettu jatkotoimenpide lupaavan liidin kanssa on suora menetys potentiaalisista tuloista.
• Viivästyneet kaupat ja rekrytoinnit: Hidas vastausaika tarkoittaa, että kilpailijat, jotka ottavat yhteyttä ensimmäisinä, voittavat usein. Tutkimusten mukaan ensimmäisenä vastanneella myyjällä on 50 % suurempi mahdollisuus voittaa kauppa.
• Sähköpostilaatikon ahdistus ja uupumus: Tunne siitä, että on jatkuvasti jäljessä, aiheuttaa stressiä, joka vähentää yleistä tuottavuutta.

Kuten yksi Reddit-käyttäjä valitti: "LinkedIn-viestit kasaantuvat ja katoavat liian helposti, olen kokenut sen itse." Tämä ei ole vain turhauttavaa, vaan se aiheuttaa myös vaihtoehtoiskustannuksia.

Neljä pilaria luotettavalle seurantajärjestelmälle

Ennen kuin sukellamme taktiseen toteutukseen, vahvistetaan perustavat periaatteet, joille tehokas LinkedIn-seurantajärjestelmä on rakennettava:

Pilari 1: Nopeus

Ensimmäisenä vastaava on valtavassa etulyöntiasemassa. Kuten Luigi Prestenzenin tapaustutkimuksessa korostettiin, kun Grant Thornton siirtyi nopeampaan vastausaikaan, sen konversioasteet nousivat merkittävästi. Järjestelmän on priorisoitava nopea reagointi uusiin viesteihin.

Pilari 2: Kurinalaisuus

Seurantajärjestelmäsi ei voi perustua siihen, "kun muistat" tai "kun sinusta tuntuu siltä". Sen on oltava jäsennelty ja johdonmukainen, jotta arvailu voidaan poistaa ja varmistaa, että mikään keskustelu ei jää huomaamatta.

Pilari 3: Organisointi

Tarvitset menetelmän jokaisen keskustelun luokittelemiseksi ja järjestämiseksi, jotta voit keskittää energiasi tärkeimpiin asioihin. Ilman tätä rakennetta tuhlaat arvokasta aikaa epäolennaisten viestien läpikäymiseen, kun potentiaaliset liidit jäävät kylmäksi.

Pilari 4: Nolla henkistä ylikuormitusta

Järjestelmän tulisi sijaita siellä, missä työskentelet (sähköpostilaatikossasi), ja sen tulisi olla helppokäyttöinen. Ulkopuolisten taulukoiden, kalentereiden tai tehtävienhallintaohjelmien käyttö aiheuttaa kontekstin vaihtamista, mikä tappaa vauhtia.

Nyt kun ymmärrämme periaatteet, rakennetaan järjestelmäsi alusta alkaen.

Vaiheittainen opas korkean suorituskyvyn seurantajärjestelmän rakentamiseen

Vaihe 1: Lajittele ja hallitse tarrojen ja jaettujen postilaatikoiden avulla

Ongelma: Kaikki viestit näyttävät samalta LinkedInin postilaatikossa, mikä pakottaa sinut tuhlaamaan aikaa keskustelujen uudelleenlukemiseen niiden tärkeyden määrittämiseksi.

Ratkaisu: Ota käyttöön merkintäjärjestelmä, joka kertoo välittömästi kunkin keskustelun tilan ja prioriteetin.

Kuinka ottaa käyttöön:

1. Määritä ydinkategoriasi työnkulun perusteella. Esimerkkejä:

   • Kuuma liidi
   • Lämmin liidi
   • Asiakas
   • Ehdokas – seulonta
   • Seuranta Q3

2. Käytä näitä tunnisteita jokaisessa tärkeässä keskustelussa heti, kun aloitat sen.

3. Luo erilliset näkymät jokaiselle tunnisteelle, jotta voit keskittyä vain juuri nyt tärkeisiin keskusteluihin.

Näiden luokkien manuaalinen seuranta on työlästä ja virhealtista. Siinä Kondon kaltaiset tarkoitukseen suunnitellut työkalut voivat muuttaa tämän prosessin. Kondon avulla voit luoda mukautettuja tarroja ja käyttää niitä yksinkertaisella pikanäppäimellä (L). Alusta luo myös jaetut postilaatikot, joiden avulla voit tarkastella vain tiettyjen tarrojen merkitsemiä viestejä – luoden tehokkaasti keskittyneitä tehtävälistoja, jotka poistavat kaiken muun häiriön.

Vaihe 2: Älä enää koskaan unohda seurantaa muistutusten avulla

Ongelma: ”Seurantaviestien saaminen on osoittautunut hieman ongelmalliseksi”, kertoi eräs Reddit-käyttäjä. Ilman järjestelmällistä muistutusjärjestelmää tärkeät seurantaviestit unohtuvat ja potentiaaliset kaupat haihtuvat.

Ratkaisu: Ota käyttöön muistutusjärjestelmä, joka arkistoi keskustelut väliaikaisesti ja tuo ne takaisin tietoisuuteesi juuri oikealla hetkellä.

Kuinka ottaa käyttöön:

1. Aseta jokaiselle keskustelulle, joka vaatii tulevia toimia, tarkka muistutuspäivä ja -aika.
2. Keskustelu katoaa pääpostilaatikostasi kyseiseen päivämäärään asti, mikä vähentää sekavuutta ja henkistä kuormitusta.
3. Kun muistutus laukeaa, keskustelun pitäisi palata postilaatikkosi yläosaan ja vaatia huomiota.

Sen sijaan, että yhdistelisit kalenterimuistutuksia tai tehtävienhallintasovelluksia, Kondon Snooze-ominaisuus integroi tämän työnkulun suoraan LinkedIn-postilaatikkoosi. Paina **H asettaaksesi muistutuksen huomiselle, ensi viikolle tai mukautetulle päivämäärälle. Viesti katoaa postilaatikostasi ja ilmestyy uudelleen yläosaan, kun sen määräaika umpeutuu, jolloin mikään ei jää unohduksi. Jos he vastaavat ennen muistutuksen määräaikaa, se peruutetaan automaattisesti – sinun ei tarvitse enää seurata ihmisiä, jotka ovat jo vastanneet.

Vaihe 3: Saavuta "Inbox Zero" armottomalla lajittelutyönkululla

Ongelma: Useimmat ammattilaiset käyttävät LinkedIn-postilaatikkoaan ikuisena tallennuspaikkana, jossa viestit kertyvät kuukausien tai vuosien ajan ja luovat ylivoimaisen sekamelskan.

Ratkaisu: Muuta postilaatikkosi vanhojen viestien varastosta dynaamiseksi tehtävälistaksi, jonka tyhjennät päivittäin.

Työnkulku: Valitse jokaiselle uudelle viestille yksi neljästä toiminnosta:

1. Vastaa: Jos vastaaminen vie alle 2 minuuttia, vastaa heti.
2. Snooze (muistutus): Jos vastaus vaatii jatkotoimia myöhemmin, aseta muistutus ja arkistoi viesti.
3. Merkitse ja arkistoi: Jos keskustelu on tärkeä kontekstin kannalta, mutta ei vaadi jatkotoimia, merkitse se asianmukaisesti ja poista postilaatikosta.
4. Arkistoi: Jos keskustelu on päättynyt, poista se pääikkunasta.

Tämä Inbox Zero -filosofia on keskeinen osa Kondon kaltaisia tuottavuusjärjestelmiä, joissa arkistointi (**E), torkkutoiminto (H) ja merkitseminen (L) -pikanäppäimillä voit käsitellä satoja viestejä muutamassa minuutissa, ei tunneissa. Käyttäjät kertovat säästävänsä vähintään 30 minuuttia päivässä ottamalla tämän työnkulun käyttöön.

Vaihe 4: Säästä tunteja uudelleenkäytettävillä katkelmilla

Ongelma: Tuhlaat tunteja kirjoittamalla uudelleen erilaisia versioita samoista viesteistä seurantaa, aikataulutusta ja yleisiä kysymyksiä varten.

Ratkaisu: Luo kirjasto usein lähettämistäsi viesteistä, jotka voidaan lisätä ja mukauttaa välittömästi.

Kuinka toteuttaa:

1. Tunnista viestit, joita lähetät toistuvasti (esim. aikataulutuslinkit, seurantaviestit, jos vastausta ei ole saatu, hintatiedot).
2. Luo malleja, joissa on henkilökohtaisia muuttujia, kuten **{firstName}, jotta viestit säilyttävät henkilökohtaisen sävyn.
3. Käytä järjestelmää, jonka avulla voit lisätä nämä mallit muutamalla näppäinpainalluksella.

Kondon Snippets-ominaisuuden avulla voit tallentaa ja lisätä nämä mallit välittömästi yksinkertaisella komennolla (;). Se täyttää automaattisesti muuttujat, kuten vastaanottajan nimen, yhdistämällä automaation nopeuden ja olennaisen personoinnin.

Viimeinen palanen: LinkedInin synkronointi tietojärjestelmän kanssa

Tiimeille ja ammattilaisille, jotka hallinnoivat suhteita useilla alustoilla, on yksi viimeinen haaste: LinkedIn-keskustelut ovat musta laatikko muulle tiimille ja CRM-järjestelmälle. Tämä luo datasiltoja ja epätäydellisiä asiakasprofiileja.

Ratkaisu on automatisoitu silta LinkedIn-postilaatikkosi ja keskitetyn tietokantasi (CRM, ATS jne.) välillä. Näin se toteutetaan:

1. Käytä työkalua, joka voi käynnistää toiminnon CRM-järjestelmässäsi, kun jotain tapahtuu LinkedInissä.
2. Luo työnkulkuja, kuten: Kun lisäät keskusteluun tunnisteen **Hot Lead, luo automaattisesti kauppa HubSpotissa tai lisää muistiinpano kontaktiin Salesforcessa.
3. Varmista, että keskustelujen yhteenvedot ja tärkeät tiedot synkronoidaan, jotta tiedot ovat yhdenmukaiset.

Kondon Business Tier ratkaisee tämän ongelman natiivi-integraatioilla ja webhookeilla. Voit yhdistää työkaluja kuten HubSpot, Notion, Google Sheets tai minkä tahansa järjestelmän Zapier/Make-palvelun kautta. Tämä automatisoi LinkedIn-toiminnan kirjaamisen työlään tietojen syöttämisen, tarjoaa täyden näkyvyyden ja säästää tiimiltäsi tunteja manuaalista työtä.

Johtopäätös: kaaoksesta konversioon

Älä anna kaoottisen, oletusarvoisen LinkedIn-postilaatikon määrätä menestystäsi. Nopeuteen, organisointiin ja nollaan henkiseen ylikuormitukseen perustuva kurinalainen seurantajärjestelmä ei ole vain mukava lisä, vaan se on välttämätön kaikille, jotka haluavat käyttää LinkedInia vakavasti liiketoiminnan työkaluna.

Tie eteenpäin on selvä:

1. Lajittele merkinnöillä: Luokittele keskustelut prioriteetin ja tyypin mukaan
2. Älä unohda muistutuksia: Aseta järjestelmälliset seuranta-aikataulut
3. Selkeyttä Inbox Zero -toiminnolla: käsittele viestit päivittäin, älä jätä mitään sattuman varaan
4. Säästä aikaa snippeteillä: Automatisoi toistuvat viestit säilyttäen samalla henkilökohtaisuuden
5. Ylläpidä yksi ainoa totuuden lähde: synkronoi LinkedIn-toiminta CRM-järjestelmän tai tietojärjestelmän kanssa

Voit jatkaa manuaalisten hakkerien ja ulkoisten työkalujen kokoamista tai voit ottaa käyttöön alusta asti tätä järjestelmää varten suunnitellun alustan. Jos olet valmis muuttamaan LinkedIn-suorat viestisi konversiokoneeksi ja säästämään tunteja joka viikko, on aika rakentaa toimiva järjestelmä.

Muista, mitä Luigi Prestinenzi korosti: "Parhaat tiimit kohtelevat saapuvia viestejä kuin kultaa, eivät vain vastaamalla niihin, vaan vastaamalla nopeasti ja seuraamalla niitä kurinalaisesti." Kun sinulla on oikea järjestelmä, et enää koskaan anna yhdenkään arvokkaan liidin livahtaa käsistäsi.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi LinkedIn-seurantajärjestelmä on niin tärkeä?

LinkedIn-seurantajärjestelmä on tärkeä, koska se estää arvokkaiden liidien, asiakkaiden ja ehdokkaiden katoamisen sekavaan postilaatikkoon, mikä vaikuttaa suoraan tuloksiisi ja menestykseesi. Ilman järjestelmää tärkeät keskustelut hautautuvat, mikä johtaa menetettyihin mahdollisuuksiin. Kuten artikkelissa korostetaan, ensimmäisenä vastannut toimittaja on huomattavasti suuremmassa asemassa voittaakseen kaupan. Nopeuteen, organisointiin ja kurinalaisuuteen perustuva järjestelmä varmistaa, että olet nopeasti ja johdonmukaisesti yhteydessä tärkeimpiin kontakteihisi.

Mikä on paras tapa järjestää LinkedIn-viestini?

Tehokkain tapa järjestää LinkedIn-viestit on ottaa käyttöön merkintä- tai tunnistejärjestelmä, jolla keskustelut luokitellaan niiden tilan ja prioriteetin mukaan. Voit luoda merkintöjä, kuten **Kuuma liidi, Asiakas tai Seuranta tarvitaan. Näin voit lajitella postilaatikkosi ja keskittyä vain merkityksellisiin keskusteluihin. Voit yrittää tehdä tämän manuaalisesti, mutta Kondon kaltaiset työkalut automatisoivat tämän prosessin ominaisuuksilla, kuten jaetut postilaatikot, ja luovat kohdennettuja tehtävälistoja kullekin luokalle.

Voinko asettaa seurantamuistutuksia suoraan LinkedInissä?

Ei, LinkedInin oma alusta ei tarjoa sisäänrakennettua ominaisuutta muistutusten asettamiseen viestien seurantaa varten. Tämä rajoitus on tärkein syy siihen, miksi tärkeät seurantatoimet usein unohtuvat. Tämän ratkaisemiseksi sinun on käytettävä ulkoisia menetelmiä, kuten kalenterimerkintöjä, tai integroitua työkalua, kuten Kondo, jonka avulla voit "lykätä" keskustelua ja saada sen näkyviin postilaatikkoosi tiettynä päivänä ja kellonaikana.

Mikä on LinkedInin "Inbox Zero" -menetelmä ja miten se toimii?

Inbox Zero -menetelmä LinkedInissä on päivittäinen työnkulku, jossa käsittelet jokaisen uuden viestin valitsemalla yhden neljästä toiminnosta: Vastaa, Muistuta (lykkää), Merkitse ja arkistoi tai Arkistoi. Tavoitteena on muuttaa postilaatikkosi sekavasta tallennustilasta siistiksi, toimivaksi tehtävälistaksi. Tyhjentämällä postilaatikkosi päivittäin vähennät henkistä kuormitusta ja varmistat, että jokainen tärkeä viesti saa ansaitsemansa huomion katoamatta.

Kuinka voin nopeuttaa vastausaikaa LinkedInissä?

Voit nopeuttaa vastausaikaasi merkittävästi käyttämällä valmiita malleja tai katkelmia yleisiin kyselyihin ja seurantaviesteihin. Monissa keskusteluissa toistuvat samat kysymykset tai aikataulupyyntöjä. Luomalla kirjaston uudelleenkäytettäviä katkelmia voit vastata näihin viesteihin muutamassa sekunnissa. Katkelmaominaisuudella varustetut työkalut mahdollistavat henkilökohtaisten mallien lisäämisen yksinkertaisella komennolla, jolloin yhdistyvät automaation tehokkuus ja suhteiden rakentamiseen tarvittava henkilökohtainen kosketus.

Tarvitsenko todella kolmannen osapuolen työkalun LinkedIn-postilaatikon hallintaan?

Vaikka voit yrittää hallita postilaatikkoasi manuaalisesti taulukoiden tai kalentereiden avulla, erillinen kolmannen osapuolen työkalu on paljon tehokkaampi ja luotettavampi ammattilaisille, jotka käyttävät LinkedIn-palvelua liiketoiminnassaan. Manuaaliset järjestelmät aiheuttavat kitkaa, vaativat jatkuvaa kontekstin vaihtamista ja ovat alttiita inhimillisille virheille. Kondo-työkalu, joka integroituu suoraan LinkedIn-postilaatikkoosi, automatisoi merkinnät, muistutukset ja mallit, luoden kitkattoman järjestelmän, joka säästää aikaa ja estää mahdollisuuksien menettämisen.