Miten suojata yrityksesi petoksilta ja huijareilta?

Johdanto

Petokset yllättävät omistajat. Saatat luulla, että järjestelmäsi ovat tiukat, kunnes yksi väärennetty lasku pääsee läpi tai työntekijän käyttäjätunnus hakkeroidaan. Se tuntuu henkilökohtaiselta, koska olet ansainnut jokaisen dollarin kovalla työllä. Tavoitteena on auttaa sinua rakentamaan järjestelmä, joka pitää yrityksesi turvassa ilman, että päivästäsi tulee stressaava maraton.

Mitä paremmin ymmärrät petosten toimintatavat, sitä helpompi on pysäyttää ne ennen kuin ne leviävät.

Tiedä, miten petokset ilmenevät

Useimmat petostapaukset noudattavat selkeitä malleja. Huijausmenetelmät muuttuvat, mutta ydin on aina sama. Yli 57 % pienyritysten omistajista on kertonut kokeneensa petoksia.

Väärennetyt maksut

Huijarit lähettävät laskuja, jotka näyttävät aidoilta. He jäljittelevät toimittajasi tyyliä, logoa, sävyä ja jopa käyttävät vanhoja laskunumeroita. He luottavat siihen, että kiireiset tiimit klikkaavat ja maksavat tarkistamatta. Monet omistajat huomaavat ensin, kun summa tuntuu "epäilyttävältä" tai kun toimittaja kysyy, miksi maksua ei ole suoritettu.

Sisäpiirin keikat

Tämä on erityisen ikävää, koska se tulee ihmisiltä, jotka olet itse palkannut. Kun yksi työntekijä hallinnoi rahaa ilman valvontaa, virheitä tai väärinkäytöksiä voi tapahtua. Se voi olla vääriä hyvityksiä, muutettuja tietoja tai muutettuja maksutietoja. Sisäpiirin työt lisääntyvät, kun roolit ovat sekaisin eikä kukaan tarkista työtä.

Tilin murrot

Sähköpostisi on pääkohde. Jos huijarit pääsevät sisään, he lukevat viestisi, kopioivat puheesi ja huijaavat tiimisi lähettämään rahaa. He voivat myös nollata salasanasi pankkiisi, sovelluksiisi ja pilvipalveluihisi. Siksi yksi heikko kirjautumistunnus voi vaarantaa koko järjestelmän.

Phishing-huijaukset

Nämä viestit näyttävät aidoilta. Niissä käytetään väärennettyjä toimitusilmoituksia, väärennettyjä pankki-ilmoituksia, väärennettyjä veroviestejä tai väärennettyjä salasanan nollausviestejä. Heti kun joku napsauttaa linkkiä, huijarit pääsevät käsiksi tietoihin tai asentavat haittaohjelman.

Taktiikka on yksinkertainen. He haluavat sinun kiirehtivän.

Kun ymmärrät nämä mallit, sinua on paljon vaikeampi huijata.

Luo turvallisuusrutiini

Petosten ehkäisyyn ei tarvita hienoja työkaluja. Kyse on enemmänkin johdonmukaisista tavoista, joita pidät yhtä tärkeinä kuin hampaiden harjaus.

Vuoden 2024 AFP Payments Fraud Survey-tutkimuksen mukaan 80 % organisaatioista ilmoitti joko yrityksestä tai onnistuneesta maksupetoksesta viimeisen vuoden aikana.

Kaksivaiheinen kirjautuminen

Tämä on tehokkain keino, johon voit turvautua. Puhelimeesi lähetetty koodi tai sovelluksen kirjautuminen estää useimmat murrot. Vaikka joku varastaisi salasanasi, hän ei pääse käsiksi siihen.

Tiukat käyttöoikeussäännöt

Anna ihmisille pääsy heidän roolinsa perusteella. Kaikkien ei tarvitse nähdä pankkitilejä tai toimittajaluetteloita. Kun rajoitat pääsyä, virheet ja riskit vähenevät nopeasti. Se myös helpottaa sen seuraamista, kuka on tehnyt mitäkin.

Viikoittaiset tarkistukset, joita noudatat

Valitse yksi päivä viikossa, jolloin tarkistat tiliotteesi, alustan laskut ja viimeaikaisen toiminnan. Sinun ei tarvitse tarkistaa kaikkea. Tarkista vain asiat, jotka eivät ole järkeviä. Pieni outo veloitus on usein ensimmäinen merkki suuremmasta suunnitelmasta.

Hidasta suuria maksuja

Huijarit luottavat kiireellisyyteen. Nopea puhelu selvittää useimmat väärennetyt sähköpostit. Jos toimittajan pankkitiedot muuttuvat yllättäen, vahvista ne aina soittamalla numeroon, jonka tiedät olevan oikea.

Opeta tiimiäsi todellisilla esimerkeillä

Et tarvitse virallista koulutusta. Kerää vain kolme näkemääsi väärennettyä sähköpostia ja näytä ne henkilöstöllesi. He oppivat mallit nopeasti. Ihmiset muistavat visuaaliset esimerkit paremmin kuin pitkät kokoukset.

Ajan myötä nämä vaiheet muuttuvat automaattisiksi tavoiksi, jotka suojaavat rahojasi.

Varo sosiaalisia temppuja

Tämäntyyppinen petos kohdistuu ihmisiin, ei järjestelmiin. Huijarit esittävät ystävällisiä, stressaantuneita tai kiireisiä. He esittävät usein pieniä yksityiskohtia, jotta heidän toimintansa kuulostaa realistiselta.

Esimerkki: Soittaja sanoo: "Päivitämme palveluanne, ja näen, että alueellanne on häiriö. Tarvitsen kirjautumistunnuksenne, jotta voin palauttaa yhteyden."

Äänen sävy on rauhallinen ja avulias. Ongelman ratkaisemista haluava työntekijä saattaa luovuttaa pääsyn.

• Opeta henkilöstöllesi yksinkertaisia sääntöjä.
• Pysähdy ennen kuin jaat mitään tietoja.
• Soita takaisin yrityksen virallisesta numerosta.
• Kerro heille, että heidän on vahvistettava henkilöllisyytensä.

Kun tiimisi tietää, että se voi sanoa: "Minun on tarkistettava tämä", otat huijarilta vallan.

Aseta selkeät toimittajasäännöt

Väärennetyt toimittajat ovat yleisiä, koska monet tiimit kiirehtivät perehdytysprosessissa. Yksinkertainen tarkistuslista estää useimmat väärennetyt laskut.

Selkeä toimittajien asetus voi sisältää seuraavaa:

• Yrityksen koko nimi
• Yhteyshenkilö, jonka kanssa puhut
• Todellinen puhelinnumero, jonka olet testannut
• Verotiedot
• Pankkitiedot, jotka vahvistat puhelun aikana
• Yksinkertainen sopimus, joka on tallennettu tietoihisi

Ihmiset lankeavat väärennettyjen toimittajien ansaan, kun he olettavat, että joku muu on tarkistanut tiedot. Tarkistuslista poistaa arvailun.

Se auttaa myös uusia työntekijöitä välttämään virheitä. Kun palkkaat uusia työntekijöitä, tämä sääntö toimii heidän oppaanaan.

Mielenterveys ja stressirutiinit

Petokset pääsevät läpi, kun olet uupunut. Kun mielesi on raskaana, et huomaa pieniä yksityiskohtia, kuten muuttuneita pankkitunnuksia tai epäilyttäviä linkkejä.

Pienyritysten omistajat kantavat paljon vastuuta. Laskut, henkilöstökysymykset, toimitusten viivästykset, asiakkaiden pyynnöt, pitkät yöt ja aikaiset aamut. Aivosi käyvät kuumina, ja kun niin tapahtuu, keskittymiskyky heikkenee.

Jotkut ihmiset etsivät hyvinvointirutiineja, jotka auttavat heitä rentoutumaan ja rauhoittumaan. Näissä piireissä ihmiset puhuvat kratomista ja kavasta, kun he haluavat rentoutua pitkän työpäivän jälkeen. Kun he tutkivat näitä kasveja, he valitsevat yleensä myyjiä, joiden hankintalähteet ovat puhtaat, jotta vältetään huonolaatuiset vaihtoehdot. Se on turvallisuustoimenpide, ei väite vaikutuksista.

Tämä on jotain, mitä näkee usein hyvinvointikeskusteluissa, joissa ihmiset yrittävät säilyttää tasapainon liiketoiminnan paineiden alla.

Keskittyminen ja terävä ajattelu petostentorjunnassa

Petostentorjunta vaatii keskittymistä. Jos silmäilet vain pintapuolisesti, saatat menettää pienen vihjeen. Omistajat joutuvat usein tekemään niin monia asioita, että he menettävät henkisen terävyytensä päivän loppuun mennessä.

Jotkut keskittymisfoorumeita lukevat ihmiset keskustelevat 7-hydroksimitragyninituotteista, kun he etsivät tapoja, joilla muut käyttäjät pysyvät valppaina pitkien tehtävien aikana. Tästä kiinnostuneet ihmiset yleensä etsivät myyjiä, joilla on täydelliset laboratoriotestit, jotta he eivät törmää riskialttiisiin tuotteisiin.

Tämä ei ole neuvo. Se on vain esimerkki siitä, mitä ihmiset tutkivat etsiessään keinoja pysyä terävinä pitkien työpäivien aikana.

Korjaa piilotetut sokeat pisteet

Jokaisella yrityksellä on heikkoja kohtia. Omistajat eivät näe niitä, ennen kuin jokin menee pieleen.

Vanhat salasanat

Jos salasanasi perustuu syntymäpäivään, lemmikkiin, lapseen tai vanhaan kaavaan, se on helppo arvata. Salasanojen uudelleenkäyttö eri sovelluksissa avaa myös oven.

Luottamus ilman tarkastuksia

Voit luottaa henkilöstöön ja silti tarkistaa kirjanpidon. Valvonta ei ole epäluottamusta. Se on osa turvallisen liiketoiminnan harjoittamista.

Pienet vuodot

Huijarit testaavat sinua usein pienillä veloituksilla. Jos et huomaa pieniä veloituksia, ne kasvavat. Viikoittaiset tarkistukset estävät tämän.

Heikot sähköpostisäännöt

Jos et ole asettanut suodattimia tai hälytyksiä, et näe merkkejä väärinkäytöksistä. Sähköposti on liiketoimintasi ydin. Suojaa se. Sokeiden pisteiden havaitseminen varhaisessa vaiheessa säästää sinulta paljon vaivaa myöhemmin.

Mitä tehdä, jos petos tapahtuu

Petokset eivät katoa, mutta voit tehdä liiketoiminnastasi vaikean kohteen pitämällä järjestelmäsi yksinkertaisina, vakaana ja selkeinä. Vahvat tavat, viikoittaiset tarkistukset, turvalliset kirjautumiset ja tiimi, joka ymmärtää huijauksien toimintatavat, tarjoavat todellista suojaa.

Kun pysyt rauhallisena, pidät työmäärän tasapainossa ja keskityt tärkeisiin tehtäviin, huomaat ongelmat varhain ja vältät kalliit vahingot. Yritys, joka kiinnittää huomiota pieniin merkkeihin, pysyy turvallisempana kuin yritys, joka odottaa suurten ongelmien syntymistä. Jos jatkat näiden tapojen kehittämistä, järjestelmäsi vahvistuu viikko viikolta.