Toimitusketjujen skaalautuminen toiminnan tehokkuutta menettämättä

Johdanto

Tiistai-aamu. Kokoushuone Houstonissa. Operatiivinen johtaja selittää, miksi heidän jakeluverkostonsa ei pysty käsittelemään uusia markkinoita, joille he ovat juuri tulleet. ”Toimitamme kolme kertaa enemmän kuin viime vuonna. Mutta yksikkökustannukset ovat nousseet sen sijaan, että olisivat laskeneet. Toimitusajat ovat pidentyneet. Virheiden määrä on kaksinkertaistunut. Kasvoimme, mutta rikoimme kaiken prosessin aikana.”

Olen kuullut tämän tarinan ehkä kaksikymmentä kertaa kahden viime vuoden aikana. Yritykset saavuttavat kasvutavoitteensa, laajentuvat uusille alueille ja lisäävät tuotevalikoimaansa. Sitten ne huomaavat, että niiden toimitusketju ei pysty skaalautumaan liiketoiminnan kasvun tahdissa. Se, mikä toimi pienemmillä volyymeillä, romahtaa, kun yritetään kasvattaa sitä – aiemmin tehokkaat järjestelmät muuttuvat pullonkauloiksi, järkevät prosessit lakkaavat olemasta järkeviä. Perustavanlaatuinen haaste ei ole tekninen kyky, vaan arkkitehtoninen ajattelu siitä, miten toimintojen on kehitettävä mittakaavan kasvaessa. Siksi Innovecsin toimitusketjun kaltaiset lähestymistavat korostavat joustavuuden ja automaation rakentamista perustaksi sen sijaan, että ne lisättäisiin myöhemmin ongelmien ilmetessä, koska tehokkuuden jälkiasentaminen järjestelmään, joka on suunniteltu eri volyymeille, toimii harvoin yhtä hyvin kuin mittakaavan suunnittelu alusta alkaen. Yritykset, jotka ymmärtävät tämän eron, kasvavat sujuvasti. Yritykset, jotka eivät ymmärrä, kasvavat tuskallisesti.

KUVA

Missä skaalaus pettää

Kulutustavaroita valmistavan yrityksen hankintajohtaja kertoi minulle viime kuussa heidän tarinansa. Kolme vuotta sitten: kaksi varastoa palveli Yhdysvaltojen itäosaa. Toimi hyvin. Sitten tuli laajennus. Nyt seitsemän varastoa Pohjois-Amerikassa. Pitäisi olla tehokkaampaa. Sen sijaan on kaaos.

”Kukaan ei tiedä, missä varastot ovat. Myyjät lupaavat toimituksen lähimmästä varastosta. Mutta kyseisessä varastossa voi olla varastovaje, kun taas kolmessa osavaltiossa kauempana on ylijäämää. Lähetämme lentorahtia kattamaan aukkoja, joita ei pitäisi olla. Varastointikustannukset ovat nousseet 40 prosenttia, mutta palvelutaso on laskenut.”

Ongelma ei ollut varastoissa. Yritys laajensi toimipaikkoja ilman koordinointijärjestelmien laajentamista. Jokainen varasto toimi kuin oma saarensa. Ei reaaliaikaista näkyvyyttä. Ei dynaamista allokointia kysyntäkuvioiden perusteella. Fyysinen kapasiteetti ilman operatiivista integraatiota.

Mitä tehokkuus todella tarkoittaa suuressa mittakaavassa

Pienimuotoinen toiminta	Suurten toimintojen
Manuaalinen koordinointi toimii	Automaatio on välttämätöntä
Henkilökohtaiset suhteet ratkaisevat ongelmat	Tarvitaan standardoituja prosesseja
Poikkeukset käsitellään tapauskohtaisesti	Systemaattinen poikkeusten hallinta
Yksi ainoa hallintapiste	Hajautettu päätöksenteko
Keskitetty varastointi	Strategisesti hajautettu varastointi

Tässä on se, mitä ihmiset ymmärtävät väärin. He olettavat, että jos jokin toimii pienellä volyymillä, sitä vain tehdään enemmän. Se ei toimi niin. Mekanismi muuttuu. Otetaan esimerkiksi tilausten käsittely. Viisikymmentä tilausta päivässä? Manuaalinen tarkistus on järkevää. Joku huomaa virheet, merkitsee epätavalliset pyynnöt ja käyttää harkintaansa. Kun tilausten määrä kasvaa viiteen tuhanteen, manuaalinen tarkistus muuttuu pullonkaulaksi. Tarvitaan automaatiota ja poikkeusten käsittelyä.

Esimerkki valmistusyrityksestä: loistava tuotannon suunnittelija optimoi henkilökohtaisesti tehtaan tuotannon joka aamu. Hän tunsi jokaisen koneen, jokaisen operaattorin, jokaisen rajoitteen. Yritys kasvoi. Lisättiin toinen tehdas. Kolmas tehdas. Yksi henkilö ei voinut optimoida kolmea laitosta manuaalisesti. Tarvittiin suunnitteluohjelmisto. Aluksi hän tunsi itsensä syrjäytetyksi. Mutta hänestä tuli henkilö, joka suunnitteli järjestelmän noudattamat säännöt, käsitteli todella monimutkaisia poikkeuksia ja koulutti muita. Hänen asiantuntemuksensa ei tullut tarpeettomaksi. Se vain toimi eri tasolla.

Integraation haaste

Useimmat skaalautumisen epäonnistumiset johtuvat integraatiosta. Yritykset lisäävät varastoja, toimittajia, markkinoita, tuotevalikoimia. Jokainen niistä on itsessään järkevä. Mutta ne eivät ajattele, miten kaikki liittyy toisiinsa. Jennifer hoitaa logistiikkaa elintarvikkeiden jakelijalle. Yritys kasvoi alueellisesta kansalliseksi kolmessa vuodessa. Lisäsi laitoksia kuudessa osavaltiossa. "Ajattelimme olevamme fiksuja, kun annoimme jokaisen alueen toimia puoliksi itsenäisesti. Paikalliset tiimit tunsivat markkinansa."

Paitsi silloin, kun asiakkailla oli toimipisteitä useilla alueilla ja he halusivat yhdenmukaista palvelua. Tai kun yhden alueen toimituskatkokset olisi voitu ratkaista siirtämällä tavaraa toisesta alueesta. Tai kun neuvoteltiin parempia kuljetusmaksuja kokonaisvolyymin perusteella, mutta se ei onnistunut, koska kukin alue teki sopimukset erikseen.

”Seitsemän erilaista varastonhallintajärjestelmää. Neljä erilaista kuljetustenhallintajärjestelmää. Mahdotonta nähdä koko toimintaamme. Emme johtaneet kansallista yritystä. Johtimme seitsemää alueellista yritystä, joilla sattui olemaan sama nimi.” Kahdeksantoista kuukautta kaiken integroimiseen. Nyt he hallinnoivat verkostoaan verkostona. Varastotilanne näkyy kaikissa toimipisteissä. Dynaaminen reititys perustuu kokonaiskapasiteettiin. Konsolidoidut toimittajasuhteet. Toimituskustannukset laskivat 32 prosenttia ja toimitusajat paranivat.

Toimivuuden varmistaminen

Menestyksekkäästi kasvavat yritykset investoivat integraatioon ennen kuin se tulee kriittiseksi. Ne automatisoivat toistuvat päätökset, mutta säilyttävät ihmisten valvonnan monimutkaisissa päätöksissä. Ne rakentavat joustavuutta järjestelmiin sen sijaan, että optimoisivat nykyistä tilannetta. Ne myös hyväksyvät, että asiat toimivat eri tavalla suuremmassa mittakaavassa. Lähestymistapa, joka vei ne viiteenkymmeneen miljoonaan, ei vie niitä viiteensataan miljoonaan. Se on evoluutiota, ei epäonnistumista. Vaikeinta on tietää, milloin muuttaa. Liian aikaisin ja rakennat liikaa. Liian myöhään ja korjaat asioita, kun ne ovat jo rikki. Yritykset, jotka seuraavat yksikkökohtaisia kustannuskehityksiä, virheasteita, toimituspoikkeamia ja varastokiertoa, näkevät yleensä ongelmat ennen kriisin syntymistä.

Houstonin varatoimitusjohtaja? Kuusi kuukautta toiminnan korjaamisen jälkeen. Jakelukeskukset yhdistettiin kahdestatoista seitsemään. Otettiin käyttöön varastonhallinta, joka tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden varastotilanteeseen. Prosessit standardoitiin. Yksikkökustannukset laskivat 18 prosenttia. Toimitusajat paranivat. Virheasteet laskivat. Kasvu ei tarvitse rikkoa toimintaasi. Mutta se rikkoo, jos et aktiivisesti suunnittele sitä varten.