Miksi useimmat pienyritykset jäljittävät aikatauluja edelleen taulukkolaskentaohjelmissa (ja mitä se oikeastaan maksaa heille)

Johdanto

Ystäväni pyörittää siivousyritystä. Neljätoista työntekijää, kolme vuoroa, kaksi toimipistettä. Viime vuonna näin, kuinka hän vietti sunnuntai-iltansa kopioimalla soluja Google-taulukossa, merkitsemällä väreillä, kuka voisi työskennellä maanantaina, lähettämällä tekstiviestejä niille, jotka eivät olleet vastanneet saatavuudestaan, ja tekemällä koko homman uudestaan, kun joku ilmoitti olevansa sairas kello 6 aamulla. Hän on tehnyt tätä joka viikko neljän vuoden ajan.

Kun kysyin, miksi hän ei käytä aikataulutusohjelmistoa, hän vastasi: ”Tämä toimii hyvin.” Selvästikään ei. Mutta ymmärrän, miksi hän ajattelee niin – taulukkolaskentaohjelma ei koskaan kaadu, ei lähetä hänelle laskuja, ja hän osaa jo käyttää sitä. Vaihtokustannukset tuntuvat korkeilta, ja ongelma tuntuu hallittavalta. Kunnes laskee yhteen.

Manuaalisen aikataulutuksen piilokustannukset

Kukaan ei seuraa, kuinka kauan viikoittaisen aikataulun laatiminen käsin vie aikaa. Joten kyselin ympäriinsä – puhuin noin tusinalle pienyrittäjälle, jotka johtavat tuntipalkkaisia tiimejä. Vastaukset vaihtelivat kolmesta seitsemään tuntiin viikossa. Sanotaan viisi.

Viisi tuntia viikossa on 260 tuntia vuodessa. Jos omistajan aika on 50 dollaria tunnilta (varovainen arvio yritystä johtavalle henkilölle), se tarkoittaa 13 000 dollaria vuodessa, joka kuluu taulukon solujen siirtelyyn sen sijaan, että käytettäisiin aikaa itse liiketoiminnan johtamiseen.

Ja se on vain aika. Kalliimpi osa on se, mitä taulukkolaskentaohjelma ei pysty tekemään.

Laskentataulukot eivät kestä monimutkaisuutta

Yksinkertainen maanantaista perjantaihin, kello yhdeksästä viiteen ulottuva aikataulu? Totta kai taulukkolaskentaohjelma toimii. Mutta heti kun tuodaan mukaan monimutkaisuutta, asiat alkavat mennä pieleen.

Otetaan esimerkiksi tiivistetyt työvuorolistat. 2-2-3-vuorottelujärjestelmä – jossa työntekijät vuorottelevat kahden työpäivän, kahden vapaapäivän ja kolmen työpäivän välillä – vaatii 14 päivän jakson seurantaa useiden tiimien välillä. Taulukkolaskentaohjelmassa se tarkoittaa kuvioiden manuaalista toistamista, tarkistamista, ettei kukaan joudu vahingossa ylityövuoroon, ja rukoilemista, ettei ole liitetty väärää viikkoa. Yksi väärin sijoitettu rivi, ja joku saapuu tyhjälle vuorolle, kun taas toisessa toimipisteessä on liikaa henkilökuntaa.

Tai ajattele 9/80-tiivistettyä työviikkoa, jossa työntekijät tekevät 80 tuntia yhdeksän päivän aikana kymmenen sijaan ja saavat joka toisen perjantain vapaaksi. Kuulostaa yksinkertaiselta, kunnes huomaat, että puolet tiimistäsi on vapaalla vuorotellen perjantaisin ja toinen puoli on vapaalla vastakkaisina perjantaina. Yritäpä nyt hallita sitä taulukkolaskentaohjelmassa yhdessä lomapyyntöjen, vuoronvaihtojen ja ylityörajoitusten kanssa. Se on palapeli, joka järjestäytyy uudelleen kahden viikon välein.

Nämä eivät ole eksoottisia aikataulutusmalleja – varastot, terveysklinikat, tuotantolaitokset ja palveluyritykset käyttävät niitä päivittäin. Niitä ei vain ole suunniteltu elämään värillisten solujen ruudukossa.

Virheet, joita kukaan ei huomaa

Useimmat taulukoiden aikataulutusvirheet jäävät huomaamatta. Ne vain kuluttavat hiljaa rahaa.

Työntekijä työskentelee 43 tuntia, koska joku laski väärin, ja nyt olet velkaa kolme tuntia ylityötä, jota et ole budjetoinut. Kerro se koko tiimille ja vuodelle, ja summa nousee tuhansiin. Vuorossa on liian vähän henkilökuntaa, koska kaksi ihmistä luuli olevansa vapaalla – menetät tuloja ja joudut kiirehtimään korvaamaan puutetta. Joku ottaa lauantain, mikä vie hänet ylityöalueelle, mutta kukaan ei huomannut sitä ennen palkanlaskentaa.

Laskentataulukko ei varoita sinua siitä, että tämän vaihdon hyväksyminen vie kyseisen työntekijän ylityöalueelle. Se vain tallentaa kaiken, mitä sinne syötät – väärät luvut näyttävät täsmälleen samalta kuin oikeat.

Miksi ihmiset eivät vaihda

Jos matematiikka on niin ilmeistä, miksi useimmat pienyritykset käyttävät edelleen taulukoita? Kolme syytä.

Tuttuun tottuminen. Omistaja on laatinut taulukon. Hän tuntee jokaisen välilehden, jokaisen kaavan, jokaisen värikoodin. Vaihtaminen tarkoittaa uuden oppimista viikon kiireisimmän jakson aikana. Kukaan ei halua sorkkia uuden ohjelmiston kanssa sunnuntai-iltana, kun maanantain aikataulu on valmistuttava.

Koettu kustannus. Aikataulutusohjelmisto maksaa 2–5 dollaria työntekijää kohti kuukaudessa. 20 hengen tiimille se on 40–100 dollaria kuukaudessa. Yritysten omistajat näkevät tämän erän ja vertaavat sitä taulukkolaskentaan, joka on ”ilmainen”. Mutta ilmainen ei ota huomioon omistajan aikaa, ylityövirheitä tai alimiehitettyjä vuoroja. Taulukkolaskenta on liiketoiminnan kallein ilmainen työkalu.

Se ei ole vielä mennyt tarpeeksi pieleen. Taulukkolaskentaohjelmat heikkenevät hitaasti. Virhe täällä, väärinkäsitys siellä. Harvoin tapahtuu yhtä katastrofaalista vikaa, joka pakottaa muutokseen, vaan kyse on vain jatkuvasta hukkaan heitetyistä tunneista ja vältettävissä olevista kustannuksista, jotka eivät koskaan näy missään raportissa.

Mitä todella muuttuu, kun lopetat

Jokainen omistaja, jonka kanssa olen puhunut ja joka on luopunut taulukoista, sanoo samaa – he toivovat, että olisivat tehneet sen aikaisemmin. Itse aikataulutus vie vain murto-osan ajasta, koska ohjelmisto käsittelee vuorottelukaaviot ja saatavuusristiriidat automaattisesti.

Myös ylityötilanne paranee, lähinnä siksi, että näet tuntien kertymisen ennen kuin hyväksyt vaihdon, et vasta palkanlaskennan jälkeen. Ja työntekijät lakkaavat lähettämästä sinulle tekstiviestejä kello 22 kysyäkseen ensi viikosta – he vain tarkistavat sovelluksen. Viimeinen kohta kuulostaa vähäiseltä, mutta se on se, jonka omistajat mainitsevat ensimmäisenä.

Todellinen kysymys

Kuule, jos sinulla on kolme työntekijää kiinteällä aikataululla, pidä taulukkolaskentasi. Ihan totta. Mutta kun työntekijöitä on yli kymmenen ja heillä on vuorotteluvuorot, lomapäivät ja ylityöskentelyä koskevat säännöt, kulutat oikeasti rahaa teeskentelemällä, että ilmainen vaihtoehto on ilmainen. Ystäväni, jolla on siivousyritys, vaihtoi vihdoin viime syksynä. Hän kertoi minulle, että sunnuntait ovat jälleen hänen omiaan. Se on yli 13 000 dollarin arvoista.