Täydellinen opas sähköpostin toimitettavuuden hallintaan

Intro

Olet suunnitellut sähköpostiviestisi huolellisesti, kirjoittanut täydellisen tekstin, joka puhuttelee suoraan yleisöäsi, ja lopulta painanut lähetä. Parhaista yrityksistäsi huolimatta se ei ehkä kuitenkaan tee toivomaasi vaikutusta. Se johtuu luultavasti siitä, että sitä ei edes nähdä.

Miten, kysyt? Sähköpostisi saattaa päätyä roskapostikansioon. Turhauttavaa, eikö olekin?

Tässä oppaassa selitämme, mitä sähköpostin toimitettavuus tarkoittaa, tutkimme siihen vaikuttavia tekijöitä ja jaamme käytännön vinkkejä, joiden avulla sähköpostisi päätyvät aina postilaatikkoon.

Mitä sähköpostin toimitettavuus on?

Sähköpostin toimitettavuus tarkoittaa sähköpostiviestiesi kykyä päätyä onnistuneesti vastaanottajien postilaatikoihin sen sijaan, että ne suodatettaisiin roskaposti-, roskaposti- tai mainoskansioihin. Oikeanlainen sähköpostimarkkinointiohjelmisto voi parantaa toimitettavuutta merkittävästi auttamalla sinua noudattamaan parhaita käytäntöjä ja seuraamaan postilaatikkoon sijoittumista.

Sähköpostin toimitettavuus vs. sähköpostin toimitus

Yksi termi, joka usein sekoitetaan sähköpostin toimitettavuuteen, on sähköpostin toimitus. Ne saattavat kuulostaa samalta, mutta ne ovat hyvin erilaisia.

Sähköpostin toimitus tarkoittaa sähköpostin onnistunutta siirtämistä vastaanottajan sähköpostipalvelimelle. Tämä riippuu teknisistä tekijöistä, kuten kelvollisista sähköpostiosoitteista, oikeista verkkotunnusasetuksista ja asianmukaisista todennusprotokollista. Jos palvelin hyväksyy viestin, se katsotaan toimitetuksi, vaikka se ei koskaan saavuttaisikaan vastaanottajan pääpostilaatikkoa.

Sähköpostin toimitettavuus menee vielä pidemmälle. Se mittaa, päätyykö sähköpostisi todella vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon sen sijaan, että se suodatettaisiin roskapostiin tai mainosvälilehdelle. Postilaatikkoon sijoittumiseen vaikuttavat muun muassa lähettäjän maine, sitoutumisaste ja sisällön laatu.

5 asiaa, jotka vaikuttavat sähköpostin toimitettavuuteen

Saapuneiden sähköpostien palveluntarjoajat (ISP) päättävät, mihin sähköpostisi päätyvät. Jos he luottavat sähköpostiisi, se päätyy postilaatikkoon. Jos ei, se voi päätyä roskapostiin tai sitä ei toimiteta lainkaan.

He tekevät päätöksensä muutaman avaintekijän perusteella:

1. Lähettäjän maine

Lähettäjän maine on pistemäärä, jonka sähköpostipalveluntarjoajat (kuten Gmail, Outlook, Yahoo jne.) antavat sinulle sen perusteella, kuinka luotettava ja luotettava sähköpostinlähetyskäyttäytymisesi on.

Lähettäjän maineeseen vaikuttavat muun muassa seuraavat keskeiset seikat:

• Kuinka usein ihmiset avaavat sähköpostisi tai ovat vuorovaikutuksessa niiden kanssa?
• Kuinka usein sähköpostiviestejäsi hylätään tai merkitään roskapostiksi.
• noudatatko asianmukaisia lähetyskäytäntöjä.
• Kuinka puhdas ja pätevä sähköpostilistasi on
• joutuvatko sähköpostisi roskapostiloukkuihin tai mustille listoille.

Mitä parempi lähettäjämaineesi on, sitä todennäköisemmin sähköpostisi päätyvät postilaatikkoon. Mutta jos pistemääräsi laskee tietyn raja-arvon alapuolelle, postilaatikkopalveluntarjoajat saattavat alkaa työntää sähköpostisi roskapostiin tai estää ne kokonaan.

2. IP- ja verkkotunnusmaine

Kun lähetät sähköpostia, se tulee IP-osoitteesta (sähköpostipalvelimeen sidottu yksilöllinen numerosarja) ja verkkotunnuksesta (kuten yourcompany.com). Postilaatikkopalveluntarjoajat valvovat näitä molempia päättääkseen, päätyykö viestisi jonkun postilaatikkoon, meneekö se roskapostiin vai estetäänkö se.

IP-osoitteiden osalta postilaatikkopalvelujen tarjoajat seuraavat, miten kyseistä IP-osoitetta on käytetty aiemmin. Jos IP-osoite on aiemmin lähettänyt roskapostia tai epäolennaisia sähköposteja, se saa huonon maineen. Jos se lähettää jatkuvasti puhtaita, hyvin vastaanotettuja sähköposteja, sen maine pysyy vahvana.

Verkkotunnuksen maine toimii samalla tavalla, mutta se seuraa verkkotunnusta, ei vain käyttämääsi IP-osoitetta. Tämä tarkoittaa, että vaikka vaihtaisit alustaa tai vaihtaisit IP-osoitetta, vaurioitunut verkkotunnuksen maine pysyy vaurioituneena ja johtaa sähköpostisi roskapostikansioon.

3. Sähköpostin todennus

Yksi ensimmäisistä asioista, jotka vastaanottava palvelin tarkistaa, on se, onko sähköpostisi todennettu. Ilman asianmukaista todennusta sähköpostisi voivat vaikuttaa epäilyttäviltä ja suodattaa ne pois, vaikka sisältösi olisi puhdas.

On olemassa kolme keskeistä todentamisprotokollaa:

• SPF (Sender Policy Framework): Tämän avulla voit määrittää, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta. Jos luvaton palvelin yrittää lähettää sähköpostia verkkotunnuksestasi, se merkitään.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM lisää sähköposteihisi digitaalisen allekirjoituksen, jotta postilaatikkopalvelujen tarjoajat voivat tarkistaa, ettei viestiä ole peukaloitu toimituksen aikana.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC perustuu SPF:ään ja DKIM:ään. Se kertoo postilaatikkopalveluntarjoajille, mitä tehdä, jos sähköpostiviesti ei onnistu todennuksessa (esim. hylätä, laittaa karanteeniin tai päästää sen läpi).

Ne toimivat yhdessä henkilöllisyytesi vahvistamiseksi ja väärentämisen estämiseksi. Niiden käyttöönotto auttaa rakentamaan luottamusta ja suojaa toimitettavuuttasi.

4. Roskapostivalitukset

Roskapostivalitukset ovat yksi voimakkaimmista negatiivisista signaaleista postilaatikkopalveluntarjoajille. Kun joku klikkaa sähköpostissasi "Ilmoita roskapostista", se kertoo sähköpostipalvelulleen: "En halua tällaisia viestejä". Ja jos tarpeeksi moni merkitsee sinut roskapostiksi, postilaatikkosuodattimet huomaavat sen.

Mitä enemmän valituksia tulee, sitä vaikeampi on päästä postilaatikkoon. On useita syitä, miksi joku saattaa ilmoittaa sähköpostisi roskapostiksi, esimerkiksi seuraavat:

• Lähetät liian monta sähköpostia liian usein.
• Sisältö ei vastaa sitä, mitä sähköpostiosoite on tilattu.
• He ovat unohtaneet tilata
• Peruutuslinkkiä on vaikea löytää

5. Sähköpostin sisältö

Sähköpostisi sisällöllä, kuten otsikkorivillä, esiotsikolla ja tekstillä, on hienovarainen mutta tärkeä rooli postilaatikkoon sijoittumisessa.

Joitakin yleisiä punaisia lippuja ovat mm:

• Linkkien lyhentäjien, kuten bit.ly:n, käyttö.
• Epäsuojatut linkit (http https:n sijaan).
• Vain kuvia sisältävät sähköpostit ilman tekstiä
• ALL CAPS -merkkien tai erikoismerkkien liiallinen käyttö otsikkorivillä.

Pienetkin muutokset aiheeseen tai muotoiluun voivat vaikuttaa siihen, pääseekö sähköpostiviesti postilaatikkoon vai tuleeko se merkityksi.

Kuinka testata sähköpostin toimitettavuutta

Seuraavassa on muutamia yksinkertaisia tapoja, joilla sähköpostimarkkinoijat voivat seurata toimitettavuutta onnistuneesti:

1. Aseta toimitettavuustyökalut

Jos haluat seurata tehokkaasti sähköpostin toimitettavuutta, aloita käyttämällä erikoistuneita toimitettavuustyökaluja, joiden avulla voit seurata lähettäjän mainetta, postilaatikkoon sijoittumista ja mahdollisia toimitusongelmia.

Yleisiä esimerkkejä näistä työkaluista ovat MX Toolbox ja MessageBirdin Inbox Tracker, jotka tarjoavat yksityiskohtaista tietoa esimerkiksi IP-maineesta, mustan listan tilasta, roskapostivalituksista ja yleisestä toimitettavuuden kehityksestä.

Voit myös käyttää ilmaisia online-työkaluja, kuten Mailmodon DKIM-, SPF- ja DMARC-tarkistinta, jolla voit tarkistaa, että todennustietueesi on määritetty oikein ja että ne toimivat.

2. Suorita siemenlistan testaus

Siemenlistan testaaminen tarkoittaa sähköpostien lähettämistä hallitsemallesi, todennettujen, valkoiselle listalle merkittyjen osoitteiden valvotulle listalle. Näin näet tarkalleen, minne viestisi päätyvät, olipa kyseessä sitten ensisijainen saapuneet-kansio, roskaposti tai kampanjavälilehti.

Siemenlistan tulisi olla samankokoinen kuin todellinen postituslistasi, jotta saat luotettavaa tietoa eri asiakkaista ja laitteista.

3. Suorita sisällönsuodattimen testaus

Sisällönsuodattimien testauksessa käytetään työkaluja, kuten SpamAssassin tai Cloudmark, joilla skannataan sähköpostiviestejäsi roskapostin kaltaisten elementtien löytämiseksi aihealueesta, runkotekstistä ja linkeistä. Sähköpostit, jotka eivät läpäise näitä tarkistuksia, saatetaan merkitä roskapostiksi tai estää kokonaan.

Yleiset sähköpostin toimitettavuusvirheet, joita kannattaa välttää

1. Sähköpostilistojen ostaminen

Kun ostat sähköpostilistan, lähetät viestejä ihmisille, jotka eivät ole nimenomaisesti rekisteröityneet kuulemaan sinusta. Tämä johtaa siihen, että monet vastaanottajat poistuvat listalta tai merkitsevät sähköpostisi roskapostiksi.

Voit estää tämän rakentamalla listasi orgaanisesti opt-in-menetelmiä käyttäen. Vahvista tilaajien kiinnostus tuplaopt-in-ilmoittautumisella varmistaaksesi, että vastaanottajat ovat päteviä ja sitoutuneita.

2. Toistuvan tai samankaltaisen sisällön lähettäminen

Jos lähetät jatkuvasti sähköpostiviestejä, joiden sisältö on lähes identtinen tai toistuva, tilaajat todennäköisesti ärsyyntyvät ja peruvat tilauksen.

Voit puuttua tähän luomalla ainutlaatuista sisältöä jokaiseen sähköpostikampanjaan. Räätälöi otsikkorivit ja toimintakutsut, jotta lukijoiden mielenkiinto säilyy ja roskapostisuodattimet eivät käynnisty.

3. Liitetiedostojen lähettäminen massasähköposteissa

Liitetiedostot on yleensä tarkoitettu kahdenkeskisiin sähköpostiviesteihin, ei massapostituksiin. Liitetiedostojen sisällyttäminen massasähköposteihin ei välttämättä aina johda estolistalle, mutta se lisää roskapostisuodattimien merkitsemisen mahdollisuutta.

Tämän välttämiseksi on parempi liittää linkkejä verkossa säilytettäviin tiedostoihin kuin lähettää liitetiedostoja suoraan. Näin sähköpostiviestit pysyvät kevyempinä ja roskapostisuojaus käynnistyy epätodennäköisemmin.

4. Blind Carbon Copy (BCC) -toiminnon käyttäminen massasähköposteissa.

BCC:tä käytetään joskus vastaanottajan osoitteiden piilottamiseen, kun lähetetään useille henkilöille. Monet sähköpostipalveluntarjoajat pitävät BCC-massasähköposteja kuitenkin epäilyttävinä, koska ne voivat muistuttaa roskapostitaktiikkaa, mikä johtaa toimitettavuusongelmiin.

Lähetä BCC:n sijaan henkilökohtaisia sähköposteja sähköpostimarkkinointialustan tai ESP:n avulla. Nämä työkalut käsittelevät massalähetykset asianmukaisesti ja personoivat viestit, mikä parantaa toimitettavuutta ja sitoutumista.

5. Kuvien liiallinen käyttö sähköposteissa

Suodattimet voivat pitää sähköpostiviestejä, joissa on liikaa kuvia ja vähän tekstiä, roskapostina, mikä johtaa usein alhaisempiin postilaatikon sijoitusasteisiin.

Pidä yllä hyvää tasapainoa ja varmista, että tärkeät tiedot välitetään tekstillä, jota tuetaan visuaalisilla kuvilla.

6. Peruutusmahdollisuuden puuttuminen

Jos et tarjoa selkeää tapaa peruuttaa tilausta, se voi turhauttaa vastaanottajia, johtaa roskapostivalituksiin ja vahingoittaa lähettäjän mainetta.

Jos haluat ylläpitää tervettä listaa, sisällytä selkeä ja helposti saatavilla oleva peruutuslinkki jokaiseen sähköpostiviestiin.

Viimeiset ajatukset

Sähköpostin toimitettavuus on jatkuvaa työtä, ja mitä enemmän tilaajasi sitoutuvat sähköposteihisi, sitä paremmaksi sijoituksesi muuttuu. Siksi on tärkeää seurata tiiviisti sähköpostin sitoutumista mittaavia tietoja, kuten avauksia, klikkauksia ja hylättyjä viestejä, jotta voit varmistaa, että toimitat oikean viestin oikeille lukijoille.

Yhtä tärkeää on valita oikea sähköpostimarkkinointialusta. Mailmodon kaltaiset alustat tarjoavat ominaisuuksia, jotka auttavat automatisoimaan tilaajahallintaa, seuraamaan sähköpostin suorituskykyä ja tukemaan uudelleen sitouttamista, mikä helpottaa yhteyden pitämistä yleisöösi ja pitää sähköpostisi siellä, minne ne kuuluvat.