5 erreurs de manipulation des espèces qui coûtent cher aux commerces de détail

Introduction

Si votre caisse enregistreuse affiche régulièrement des déficits sans que vous compreniez pourquoi, vous n'êtes pas seul. Les petits écarts de caisse peuvent sembler insignifiants, mais ils s'accumulent rapidement. Pour la plupart des commerces de détail, le véritable problème n'est pas le vol, mais les mauvaises habitudes de gestion de la caisse qui n'ont jamais été corrigées. La bonne nouvelle, c'est que la plupart de ces problèmes sont faciles à résoudre une fois que vous savez où chercher.

Pourquoi la gestion de la trésorerie reste importante

Vous pensez peut-être que l'argent liquide est en voie de disparition, mais ce n'est pas tout à fait vrai. L'argent liquide représente encore une part importante des transactions de détail, en particulier pour les petits achats et dans des secteurs tels que les magasins de proximité, les restaurants et les boutiques. Des études ont montré que le coût total de l'argent liquide pour les magasins de détail varie entre 4,7 % et 15,3 % du chiffre d'affaires si l'on tient compte de la main-d'œuvre, des erreurs, des vols et du temps de traitement. Pour un magasin qui réalise un chiffre d'affaires de 500 000 dollars par an, cela représente jusqu'à 76 500 dollars de pertes évitables.

Voici les cinq erreurs les plus courantes qui pourraient réduire vos bénéfices et comment y remédier.

1. Se fier à un comptage manuel des espèces

Si l'ensemble de votre processus de gestion des espèces est effectué à la main, comme le comptage des billets, le tri des pièces, le remplissage des bordereaux de dépôt papier et le rapprochement manuel des tiroirs-caisses, vous consacrez plus de temps et d'argent que nécessaire à cette tâche. Les processus manuels sont lents, sujets aux erreurs et ne s'adaptent pas lorsque l'activité s'intensifie.

Chaque heure que votre personnel passe à compter manuellement l'argent liquide est une heure qui n'est pas consacrée à aider les clients ou à stimuler les ventes. Les commerçants qui passent à des compteuses de billets commerciales réduisent souvent le temps de rapprochement en fin de journée de 30 minutes à moins de cinq minutes, libérant ainsi de la main-d'œuvre pour des tâches plus productives.

Des études suggèrent que l'automatisation du traitement des espèces peut aider un magasin de détail à récupérer jusqu'à 500 heures de travail par mois. Même pour une petite entreprise, le gain de temps réalisé grâce à une compteuse de billets fiable ou à un système de point de vente avec fonction de dépôt d'espèces à l'aveugle est considérable.

Gains rapides pour commencer l'automatisation :

• Investissez dans une compteuse de billets avec détection des contrefaçons intégrée.
• Mettez à niveau votre point de vente pour suivre les transactions en espèces et signaler les écarts
• Utilisez des fonctionnalités de dépôt d'espèces à l'aveugle afin que les caissiers ne puissent pas voir les totaux avant le comptage

2. Ne pas former votre équipe aux procédures de caisse

De nombreux propriétaires de magasins partent du principe que la gestion des espèces est intuitive. Il suffit de remettre la monnaie, de fermer le tiroir-caisse et de passer à autre chose. Mais les caissiers non formés commettent des erreurs de comptage, se font piéger par des escroqueries à la monnaie et développent de mauvaises habitudes qui grignotent discrètement les bénéfices semaine après semaine.

Les pertes dans le commerce de détail sont un problème croissant pour les entreprises à travers le pays. L'enquête 2023 de la National Retail Federation sur la sécurité dans le commerce de détail a révélé que les pertes dans le commerce de détail aux États-Unis ont atteint 112,1 milliards de dollars cette année-là, les erreurs internes et les problèmes liés aux employés y contribuant pour une part importante. Tout cela n'est pas forcément du vol intentionnel. Une grande partie provient d'erreurs honnêtes commises par des personnes qui n'ont jamais appris les bonnes procédures.

Ce que doit couvrir une formation adéquate sur la gestion de la caisse :

• Comptez la monnaie en commençant par la plus petite coupure et en terminant par la plus grande.
• Vérifiez les billets avant de les placer dans le tiroir-caisse
• Annoncez à voix haute le montant remis
• Traitez correctement les annulations et les remboursements.

Intégrez cette formation à l'intégration des nouveaux employés et ne laissez pas ces derniers la découvrir par eux-mêmes sur le terrain.

3. Fonctionner sans procédures opérationnelles standard

Si votre processus de gestion de la trésorerie varie d'une équipe à l'autre ou d'un employé à l'autre, vous vous exposez à des problèmes. Des opérations incohérentes nuisent à tout, de l'expérience client à la visibilité de votre magasin dans les résultats de recherche. Sans procédures écrites et standardisées, il n'y a pas de base de référence pour effectuer des comparaisons, et les écarts deviennent presque impossibles à retracer.

Une politique solide en matière de gestion des espèces doit couvrir la manière dont les tiroirs-caisses sont comptés au début d'un quart de travail, quand et comment les dépôts d'espèces sont effectués, qui a accès au coffre-fort et ce qui se passe en cas de divergence. Considérez cela comme le manuel de gestion des espèces de votre magasin.

Zone	À standardiser
Configuration des tiroirs-caisses	Montant de départ fixe pour chaque quart de travail
Limites de trésorerie	Montant maximal autorisé dans la caisse avant un dépôt
Dépôts d'argent	Qui les effectue, comment elles sont documentées, qui les approuve
Accès au coffre-fort	Limité à certains responsables avec enregistrement des entrées
Écarts	Processus clair pour signaler et enquêter sur les excédents/déficits

Lorsque tout le monde suit le même processus, il est plus facile de repérer les erreurs ou les activités suspectes. La standardisation des opérations est tout aussi essentielle lorsqu'il s'agit de générer du trafic grâce à la recherche locale, où la cohérence est également payante.

4. Ne pas effectuer le rapprochement entre les quarts de travail

Voici un scénario qui se produit tous les jours dans les magasins de détail : un caissier termine son quart de travail, le suivant prend la relève et personne ne compte le tiroir-caisse entre les deux. Lorsque les chiffres ne concordent pas à la fermeture, il est impossible de déterminer quel quart de travail est à l'origine du problème.

Chaque fois qu'un tiroir-caisse change de mains sans être compté et vérifié, cela crée un manque de responsabilité. Ces écarts s'accumulent au fil du temps. La solution est simple : chaque changement d'équipe nécessite un comptage complet du tiroir-caisse, idéalement signé par l'employé sortant et l'employé entrant. Cela ne prend que quelques minutes supplémentaires, mais peut permettre d'économiser des centaines, voire des milliers de dollars en pertes non comptabilisées au cours d'une année.

5. Ne jamais vérifier vos processus de caisse

Vous ne dirigeriez pas votre entreprise sans vérifier vos stocks. Alors pourquoi ne pas vérifier votre trésorerie ? De nombreux magasins de détail ne procèdent à un rapprochement que lorsqu'il y a un problème évident, ce qui signifie généralement que le mal est déjà fait.

Les audits réguliers de la trésorerie sont l'un des contrôles les plus efficaces que vous pouvez mettre en place. Selon le rapport 2024 de l'Association of Certified Fraud Examiners, environ un tiers des cas de fraude sont dus à l'absence de contrôles internes dans les entreprises. Ils permettent de détecter les erreurs à un stade précoce et constituent un puissant moyen de dissuasion. Les employés sont moins enclins à prendre des raccourcis lorsqu'ils savent que les comptes de trésorerie sont régulièrement vérifiés.

Un calendrier d'audit simple et efficace :

• Chaque semaine : vérifiez au hasard deux ou trois tiroirs-caisses par rapport aux enregistrements du point de vente.
• Mensuellement : examiner tous les enregistrements de dépôts en espèces et signaler les anomalies
• Trimestriellement : examen complet des procédures opérationnelles standard relatives à la gestion des espèces et de la conformité des employés

FAQ

À quelle fréquence dois-je faire le pointage de mes tiroirs-caisses ?

Au minimum, effectuez un rapprochement au début et à la fin de chaque service. Si plusieurs caissiers se partagent une caisse, comptez et vérifiez à chaque passage de relais. Le rapprochement quotidien est indispensable pour suivre les écarts.

Quelle est la limite raisonnable pour la caisse d'un petit magasin ?

Entre 200 et 500 dollars pour la plupart des petits détaillants. Le montant approprié dépend du montant moyen de vos transactions, de la fréquence à laquelle vos clients paient en espèces et du profil de sécurité de votre région.

Combien coûtent réellement les erreurs de gestion des espèces ?

La NRF a fait état d'une perte de 112,1 milliards de dollars dans le commerce de détail américain en 2022, dont une part importante est liée à des erreurs administratives et à des erreurs commises par les employés, et non à des vols purs et simples. Même des écarts quotidiens de 5 à 10 dollars peuvent représenter des milliers de dollars par an pour un seul magasin.

Dois-je envisager de passer au paiement sans espèces ?

Le passage au paiement sans espèces élimine les problèmes liés à la gestion des espèces, mais éloigne les clients qui préfèrent ou ont besoin de payer en espèces. De nombreux États et villes exigent désormais légalement que les entreprises acceptent les espèces. Une meilleure approche consiste à renforcer vos procédures plutôt qu'à abandonner complètement les espèces.

Quel est le changement le plus important que je puisse apporter ?

Mettre en place des procédures opérationnelles standard écrites pour la gestion des espèces. Cela crée une responsabilité, vous donne une base de référence pour les audits et garantit que tous les employés suivent le même processus. Tout le reste repose sur cette base.

Points clés

• Le comptage manuel de l'argent liquide fait perdre du temps et augmente les erreurs. Une automatisation de base peut être rapidement rentabilisée.
• Les caissiers non formés sont l'une des principales sources de pertes d'argent évitables dans le commerce de détail.
• Les procédures opérationnelles standard écrites renforcent la responsabilité et facilitent grandement la détection des écarts.
• Toujours vérifier les tiroirs-caisses lors des changements d'équipe. Ne jamais laisser une caisse changer de mains sans avoir été comptée.
• Des audits réguliers de la trésorerie dissuadent la fraude et permettent de détecter les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.