5 Kesalahan Penanganan Uang Tunai yang Merugikan Bisnis Ritel

Pengantar

Jika kasir Anda terus mengalami kekurangan uang tunai dan Anda tidak tahu mengapa, Anda tidak sendirian. Ketidakcocokan uang tunai yang kecil mungkin terlihat sepele, tetapi mereka dapat bertambah dengan cepat. Bagi kebanyakan bisnis ritel, masalah sebenarnya bukanlah pencurian. Masalahnya adalah kebiasaan penanganan uang tunai yang buruk yang belum pernah ditangani. Kabar baiknya adalah sebagian besar masalah ini mudah diperbaiki begitu Anda tahu apa yang harus dicari.

Mengapa Pengelolaan Uang Tunai Masih Penting

Anda mungkin berpikir uang tunai akan segera hilang, tetapi itu bukan gambaran lengkapnya. Uang tunai masih mendominasi sebagian besar transaksi ritel, terutama untuk pembelian kecil dan di industri seperti toko kelontong, restoran, dan ritel butik. Penelitian menunjukkan bahwa biaya total uang tunai bagi toko ritel berkisar antara 4,7% hingga 15,3% dari pendapatan, jika memperhitungkan tenaga kerja, kesalahan, pencurian, dan waktu pemrosesan. Untuk toko yang menghasilkan $500.000 per tahun, itu berarti kerugian yang dapat dicegah hingga $76.500.

Berikut adalah lima kesalahan paling umum yang dapat menguras keuntungan Anda dan cara mengatasinya.

1. Mengandalkan Penghitungan Uang Tunai Secara Manual

Jika seluruh proses kas dilakukan secara manual, seperti menghitung uang kertas, menyortir koin, mengisi slip setoran kertas, dan mencocokkan laci kas secara manual, Anda menghabiskan lebih banyak waktu dan uang daripada yang diperlukan. Proses manual lambat, rentan kesalahan, dan tidak dapat diandalkan saat situasi sibuk.

Setiap jam yang dihabiskan staf Anda untuk menghitung uang secara manual adalah jam yang tidak digunakan untuk melayani pelanggan atau meningkatkan penjualan. Pemilik toko ritel yang beralih ke penghitung uang komersial seringkali mengurangi waktu rekonsiliasi akhir hari dari 30 menit menjadi kurang dari lima menit, membebaskan tenaga kerja untuk tugas-tugas yang lebih produktif.

Penelitian menunjukkan bahwa otomatisasi penanganan uang tunai dapat membantu toko ritel menghemat hingga 500 jam tenaga kerja per bulan. Bahkan untuk operasi kecil, penghematan waktu dari mesin penghitung uang yang andal atau sistem POS dengan fitur setoran uang tunai otomatis sangat signifikan.

Langkah cepat untuk memulai otomatisasi:

• Investasikan dalam mesin penghitung uang dengan deteksi uang palsu terintegrasi
• Perbarui sistem POS Anda untuk melacak transaksi tunai dan mendeteksi ketidaksesuaian
• Gunakan fitur setoran tunai buta sehingga kasir tidak dapat melihat total sebelum menghitung

2. Tidak Melatih Tim Anda tentang Prosedur Uang Tunai

Banyak pemilik toko menganggap penanganan uang tunai bersifat intuitif. Cukup serahkan kembalian, tutup laci, dan lanjutkan. Namun, kasir yang tidak terlatih sering membuat kesalahan perhitungan, terjebak dalam penipuan kembalian cepat, dan mengembangkan kebiasaan buruk yang secara diam-diam mengikis keuntungan setiap minggu.

Kerugian ritel menjadi masalah yang semakin serius bagi bisnis di seluruh negeri. Survei Keamanan Ritel 2023 Federasi Ritel Nasional menemukan bahwa kerugian ritel di AS mencapai $112,1 miliar pada tahun itu, dengan kesalahan internal dan masalah terkait karyawan menyumbang bagian yang signifikan. Tidak semua itu adalah pencurian sengaja. Sebagian besar berasal dari kesalahan jujur oleh orang-orang yang tidak pernah belajar prosedur yang benar.

Apa yang harus dicakup dalam pelatihan kas yang tepat:

• Menghitung kembalian dari denominasi terkecil hingga terbesar
• Verifikasi uang kertas sebelum memasukkannya ke laci
• Mengumumkan jumlah uang yang diserahkan secara lisan
• Memproses pembatalan dan pengembalian dana dengan benar

Jadikan ini bagian dari proses onboarding dan jangan biarkan karyawan baru menemukannya sendiri di tempat kerja.

3. Beroperasi Tanpa Prosedur Operasional Standar

Jika proses penanganan uang tunai Anda bervariasi dari shift ke shift atau dari karyawan ke karyawan, Anda sedang mengundang masalah. Operasi yang tidak konsisten merugikan segala hal, mulai dari pengalaman pelanggan hingga visibilitas pencarian ritel Anda. Tanpa prosedur tertulis dan standar, tidak ada acuan untuk diukur, dan ketidaksesuaian menjadi hampir tidak mungkin dilacak.

Sebuah kebijakan pengelolaan uang tunai yang solid harus mencakup cara menghitung laci kas di awal shift, kapan dan bagaimana penarikan uang tunai dilakukan, siapa yang memiliki akses ke brankas, dan apa yang harus dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian. Bayangkan ini sebagai panduan pengelolaan uang tunai toko Anda.

Area	Apa yang Harus Distandarkan
Pengaturan laci	Jumlah awal tetap untuk setiap shift
Batasan kas	Jumlah maksimum yang diizinkan di kasir sebelum penarikan
Penarikan kas	Siapa yang melakukannya, bagaimana dokumentasinya, siapa yang menandatangani
Akses ke brankas	Dibatasi untuk manajer tertentu dengan catatan masuk
Ketidaksesuaian	Proses yang jelas untuk melaporkan dan menyelidiki kelebihan/kekurangan

Ketika semua orang mengikuti proses yang sama, lebih mudah untuk mendeteksi kesalahan atau aktivitas mencurigakan. Standarisasi operasional sama pentingnya saat mengoptimalkan lalu lintas pengunjung melalui pencarian lokal, di mana konsistensi juga memberikan hasil yang baik.

4. Mengabaikan Rekonsiliasi Pergantian Shift

Ini adalah skenario yang sering terjadi di toko ritel setiap hari: seorang kasir selesai shiftnya, kasir berikutnya langsung mengambil alih kasir, dan tidak ada yang menghitung laci kasir di antara keduanya. Saat angka tidak cocok saat penutupan, tidak ada cara untuk mengetahui shift mana yang menyebabkan masalah.

Setiap kali laci kasir berpindah tangan tanpa dihitung dan diverifikasi, hal itu menciptakan ketidakjelasan tanggung jawab. Celah-celah ini akan semakin besar seiring waktu. Solusinya sederhana: setiap pergantian shift memerlukan perhitungan penuh laci kasir, idealnya ditandatangani oleh karyawan yang keluar dan masuk. Hal ini hanya membutuhkan beberapa menit ekstra, tetapi dapat menghemat ratusan, bahkan ribuan dolar, dari kerugian yang tidak tercatat sepanjang tahun.

5. Tidak Melakukan Audit Proses Kas

Anda tidak akan menjalankan bisnis tanpa memeriksa persediaan. Lalu mengapa melewatkan audit kas? Banyak toko ritel hanya melakukan rekonsiliasi saat ada masalah yang jelas, yang biasanya berarti kerusakan sudah terjadi.

Audit kas rutin adalah salah satu kontrol paling efektif yang dapat Anda terapkan. Menurut Laporan 2024 Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE) kepada Bangsa, sekitar sepertiga kasus penipuan terjadi karena perusahaan kekurangan kontrol internal. Audit ini mendeteksi kesalahan sejak dini dan berfungsi sebagai pencegahan yang kuat. Karyawan cenderung tidak mengambil jalan pintas ketika mereka tahu perhitungan kas dilakukan secara rutin.

Jadwal audit sederhana yang efektif:

• Mingguan: Periksa secara acak dua atau tiga laci kasir dengan catatan POS
• Bulanan: Meninjau semua catatan setoran tunai dan mengidentifikasi pola yang mencurigakan
• Triwulanan: Tinjauan menyeluruh atas SOP penanganan uang tunai dan kepatuhan karyawan

FAQ

Seberapa sering saya harus mencocokkan laci kas saya?

Setidaknya, lakukan rekonsiliasi di awal dan akhir setiap shift. Jika beberapa kasir berbagi mesin kasir, hitung dan verifikasi pada setiap pergantian shift. Rekonsiliasi harian adalah hal yang wajib untuk melacak ketidaksesuaian.

Berapa batas maksimum kasir yang wajar untuk toko kecil?

Antara $200 dan $500 untuk kebanyakan pengecer kecil. Angka yang tepat tergantung pada ukuran transaksi rata-rata, seberapa sering pelanggan membayar tunai, dan profil keamanan wilayah Anda.

Berapa biaya sebenarnya dari kesalahan penanganan uang tunai?

NRF melaporkan kerugian ritel sebesar $112,1 miliar di AS pada 2022, dengan sebagian besar disebabkan oleh kesalahan administratif dan karyawan, bukan pencurian langsung. Bahkan ketidaksesuaian harian sebesar $5 hingga $10 dapat menumpuk menjadi ribuan dolar per tahun untuk satu toko.

Apakah saya harus mempertimbangkan untuk beralih ke sistem tanpa tunai?

Beralih ke sistem tanpa tunai menghilangkan masalah penanganan uang tunai, tetapi dapat membuat pelanggan yang lebih suka atau membutuhkan pembayaran tunai merasa tidak nyaman. Banyak negara bagian dan kota kini secara hukum mewajibkan bisnis untuk menerimanya. Pendekatan yang lebih baik adalah memperketat prosedur Anda daripada menghapus uang tunai sepenuhnya.

Perubahan apa yang paling berdampak yang dapat saya lakukan?

Menerapkan prosedur operasional standar tertulis untuk penanganan uang tunai. Hal ini menciptakan pertanggungjawaban, memberikan dasar untuk audit, dan memastikan setiap karyawan mengikuti proses yang sama. Semua hal lain dibangun di atas fondasi tersebut.

Poin Penting

• Penghitungan tunai manual membuang waktu kerja dan meningkatkan kesalahan. Otomatisasi dasar dapat mengembalikan biayanya dengan cepat.
• Kasir yang tidak terlatih merupakan salah satu sumber utama kerugian kas yang dapat dicegah di sektor ritel.
• SOP tertulis menciptakan pertanggungjawaban dan memudahkan pelacakan ketidaksesuaian.
• Selalu lakukan rekonsiliasi laci kasir saat pergantian shift. Jangan pernah biarkan mesin kasir berpindah tangan tanpa dihitung terlebih dahulu.
• Audit kas rutin mencegah penipuan dan mendeteksi masalah sebelum membesar.