Memilih Software Manajemen Inventaris Makanan dan Minuman yang Tepat: Fitur yang Penting

Intro

Jujur saja. Menjalankan bisnis makanan-apakah itu restoran, merek makanan ringan, atau unit produksi berskala besar-terkadang terasa seperti menyulap dengan satu tangan sambil memadamkan api dengan tangan lainnya.

Dan inventaris?

Di situlah sering kali kebakaran dimulai.

Entah itu produk segar yang rusak sebelum Anda bisa menjualnya atau melacak sumber kesalahan pengemasan, sistem inventaris yang buruk dapat merugikan Anda lebih dari sekadar uang. Hal ini menghabiskan waktu, menyebabkan frustrasi staf, dan yang terburuk adalah mengacaukan kepercayaan pelanggan Anda.

Di situlah perangkat lunak manajemen inventaris makanan dan minuman yang tepat dapat membuat perbedaan besar.

Namun dengan banyaknya pilihan yang ada, bagaimana Anda tahu apa yang harus dicari? Bagaimana Anda memisahkan mana yang benar-benar berguna dan mana yang hanya sekadar pemasaran yang mencolok?

Mari kita selesaikan bersama - tanpa kata kunci.

Mengapa Melakukan Inventarisasi dengan Benar Lebih Penting dari Sebelumnya

Persediaan bukan hanya "stok di rak". Ini adalah bahan baku, bahan produksi, dan barang jadi. Dan itu semua bergerak cepat-datang, digunakan, dikemas ulang, dikirim, dikembalikan, atau dibuang.

Jika Anda mengandalkan metode manual atau perangkat lunak yang dibuat untuk jenis bisnis yang berbeda, Anda mungkin akan mengalami kesulitan:

• Pembusukan atau pemborosan yang bisa Anda cegah

• Kehabisan bahan pada waktu yang paling buruk

• Memesan secara berlebihan untuk "bermain aman"

• Kesalahan yang kembali menggigit Anda selama audit

Tidak ada yang punya waktu untuk itu.

Yang Anda butuhkan adalah sistem yang memberikan kejelasan. Sistem yang memberi tahu Anda apa yang ada di mana, berapa lama akan bertahan, dan apa yang perlu dilakukan-tanpa mempersulit.

Mari Kita Bicarakan Apa yang Sebenarnya Penting

Lupakan bulu-bulu penjualan. Ini adalah fitur-fitur yang membuat perbedaan nyata dalam operasi sehari-hari.

1. Inventaris yang Diperbarui Saat Anda Bekerja

Bayangkan memeriksa stok Anda dan mengetahui bahwa stok Anda 100% terbaru. Bukan tebakan kasar. Bukan angka dari kemarin. Tetapi apa yang ada di dalam freezer, kulkas, atau penyimpanan kering Anda saat ini.

Pelacakan inventaris secara real-time harus dilakukan:

• Menampilkan penghitungan langsung di beberapa lokasi

• Mencerminkan penggunaan dari penjualan atau produksi secara instan

• Membantu Anda menemukan ketidaksesuaian lebih awal-sebelum menjadi bola salju

• Bekerja dengan lancar dengan pemindaian barcode atau alat seluler

Ini bukan tentang kesempurnaan. Ini tentang memiliki sistem yang memberi tahu Anda apa yang terjadi saat itu terjadi.

2. Pelacakan Kadaluwarsa yang Tidak Meleset

Bisnis makanan dan minuman tidak hanya menyimpan barang-mereka menyimpan barang dengan jam yang terus berdetak.

Perangkat lunak yang baik membuat Anda selalu berada di depan pembusukan:

• Menandai item yang mendekati masa kedaluwarsa

• Menyarankan barang yang harus digunakan atau dijual terlebih dahulu

• Membantu tim Anda merotasi stok dengan benar

• Mencatat info kedaluwarsa sejak saat Anda menerimanya

Tidak ada lagi catatan tempel pada kemasan. Tidak perlu lagi menebak-nebak palet keju mana yang lebih dulu.

3. Resep yang Tersinkronisasi Dengan Inventaris

Baik Anda membuat saus pasta, minuman kemasan, atau sandwich yang sudah dikemas, sistem inventaris Anda harus memahami apa saja yang dimasukkan ke dalam produk Anda.

Ini berarti Anda bisa:

• Menautkan bahan baku ke setiap item menu atau produk

• Mengurangi stok bahan baku saat produk dibuat

• Memperkirakan apa yang Anda perlukan berdasarkan penjualan

• Memperbarui biaya secara otomatis ketika harga pemasok berubah

Menghemat waktu-dan meningkatkan akurasi dengan cara yang tidak bisa dilakukan oleh pelacakan manual.

4. Akses Seluler dan Dukungan Barcode

Jujur saja: menyeret staf ke desktop setiap kali mereka perlu memeriksa stok adalah pembunuh produktivitas.

Alat seluler dan pemindaian barcode membantu tim Anda:

• Menghitung inventaris dengan lebih cepat

• Menerima pengiriman dengan lebih sedikit kesalahan

• Temukan dan perbaiki masalah saat itu juga

• Tetap berada di lapangan alih-alih mengejar dokumen

Anda ingin staf Anda fokus pada makanan, bukannya terjebak dengan sistem.

5. Saran Pembelian yang Cerdas (Karena Anda Punya Banyak Hal yang Harus Dipikirkan)

Kehabisan bahan makanan membuat segalanya berantakan. Memesan terlalu banyak? Itu adalah uang yang terbuang sia-sia.

Sistem yang cerdas tidak hanya menunggu Anda bereaksi. Sistem ini melihat tren dan membantu Anda merencanakan.

Fitur yang harus dicari:

• Pesanan pembelian otomatis berdasarkan titik pemesanan ulang

• Peramalan yang menyesuaikan dengan musim atau promosi

• Pelacakan kinerja pemasok

• Tempat sentral untuk mengelola pesanan, penerimaan, dan pengembalian

Ini seperti memiliki mata kedua yang mengawasi pembelian Anda-tanpa gaji.

6. Sinkronisasi dengan Alat yang Sudah Ada

Inventaris tidak hidup dalam gelembung. Ia terhubung dengan penjualan, keuangan, dan pelaporan Anda.

Jika perangkat lunak Anda tidak dapat berbicara:

• Sistem kasir (POS) Anda

• Platform akuntansi Anda (seperti Xero, QuickBooks, atau MYOB)

• Pesanan online atau eCommerce Anda

• Pemasok atau gudang Anda

... Anda akan terjebak melakukan entri ganda. Dan mari kita hadapi itu-tidak ada yang membutuhkan lebih dari itu.

Carilah perangkat lunak yang terintegrasi dengan mudah. Semakin sedikit klik, semakin baik.

7. Kepatuhan Bukanlah Bonus - Ini Adalah Keharusan

Anda sudah mengetahui tekanan dari peraturan keamanan pangan. Perangkat lunak inventaris Anda harus membantu Anda tetap patuh-tidak membuat Anda kelimpungan saat penarikan atau inspeksi.

Anda akan menginginkan fitur-fitur seperti:

• Pelacakan batch dan lot

• Pelaporan yang siap audit

• Ketertelusuran pemasok

• Label untuk alergen, tanggal produksi, atau sertifikasi

Anda tidak akan mendapatkan kredit tambahan untuk memenuhi standar keamanan makanan. Tetapi gagal? Itu akan menjadi sangat mahal, sangat cepat.

8. Cukup Sederhana untuk Digunakan oleh Staf

Ini mungkin fitur yang paling sering diabaikan.

Sebuah perangkat lunak bisa saja memiliki semua fitur yang ada di dunia-tetapi jika staf Anda tidak menggunakannya, itu hanya akan menjadi langganan yang menguras anggaran Anda.

Carilah perangkat lunak yang seperti itu:

• Bersih dan mudah dinavigasi

• Dibangun dengan mempertimbangkan jenis bisnis Anda

• Didukung oleh dukungan pelanggan yang solid (obrolan langsung adalah sebuah kemenangan)

• Cepat untuk melatih karyawan baru

Ingat: Ini bukan tentang seberapa "canggih" alat tersebut. Ini tentang seberapa cocok alat tersebut dengan alur kerja Anda yang sebenarnya.

Pertanyaan tentang Biaya: Apakah Anda Membayar Lebih atau Kurang Investasi?

Inilah kebenarannya: beberapa perangkat lunak terlalu mahal untuk apa yang dilakukannya. Yang lainnya terlihat murah di permukaan, tetapi tidak memiliki fitur yang Anda perlukan dalam beberapa bulan.

Apa yang layak dibayar?

• Waktu yang dihemat setiap minggu

• Lebih sedikit kesalahan inventaris

• Mengurangi pembusukan atau kehilangan stok

• Margin yang lebih baik melalui pembelian yang akurat

Ini bukan hanya tentang harga. Ini tentang apa yang sebenarnya diberikan oleh perangkat lunak tersebut kepada bisnis Anda.

Pikiran Akhir: Pilih Perangkat Lunak yang Bekerja Seperti Rekan Tim

Anda tidak membutuhkan solusi ajaib. Anda membutuhkan sesuatu yang dapat diandalkan. Sesuatu yang membantu, bukan menghambat.

Memilih perangkat lunak manajemen inventaris makanan dan minuman yang tepat lebih dari sekadar fitur dalam daftar. Ini tentang seberapa cocok dengan ritme Anda, seberapa cepat staf Anda bisa memahami, dan seberapa yakin Anda bisa membuat keputusan berdasarkan apa yang ditunjukkannya.

Tidak ada pilihan yang sempurna. Namun ada satu yang tepat untuk Anda.

Dan menemukannya? Itu sepadan dengan usaha Anda