Faks Online: Buku Panduan Lengkap untuk Tim Digital

Pengantar

Tim Anda mungkin menggunakan Notion untuk mengelola pekerjaan, berkomunikasi melalui Discord, dan tidak menyentuh printer selama berbulan-bulan. Namun, menurut laporan tahun 2024, 17% bisnis di seluruh dunia masih menggunakan faks. (1)

Industri kesehatan, misalnya, masih mengirimkan sejumlah besar dokumen, dengan laporan mencatat hingga 9 miliar faks yang dikirim pada tahun 2020 saja. Tim hukum juga mengirimkan kontrak melalui faks. Agen properti mengirimkan perjanjian pembelian, sementara penasihat keuangan mengirimkan dokumen klien melalui faks. Hal ini karena regulasi membuat faks menjadi pilihan yang paling mudah. (2)

Namun, tidak ada lagi orang yang berdiri di depan mesin faks. Layanan faks online kini menangani semuanya secara digital, artinya tim Anda dapat menggunakan faks tanpa harus pusing. Berikut panduan lengkap tentang cara kerjanya.

Bagaimana Faks Online Bekerja

Mesin faks tradisional mengubah dokumen menjadi sinyal audio dan mengirimkannya melalui saluran telepon. Proses ini tidak ideal, karena memerlukan perangkat keras khusus, macet kertas, dan sinyal sibuk.

Faks online menggunakan protokol transmisi yang sama tetapi menghilangkan semua hal lain. Saat Anda mengirim faks online dengan eFax, Anda mengunggah file digital ke layanan yang mengubahnya menjadi format yang tepat. Kemudian dokumen tersebut dikirim melalui server faks dan dikirimkan ke nomor faks penerima. Jika seseorang mengirimkan faks kepada Anda, dokumen tersebut akan muncul sebagai PDF di email Anda atau melalui portal web.

Tidak diperlukan saluran telepon, mesin, atau kertas (kecuali jika Anda ingin mencetaknya).

Namun, keamanan sama pentingnya dengan kenyamanan di sini. Layanan faks online yang aman menggunakan enkripsi data AES 256-bit untuk transmisi. Menurut para ahli teknologi, algoritma ini adalah yang terkuat di antara yang lain. File Anda tetap terenkripsi saat sedang dikirim dan disimpan, yang memenuhi persyaratan kepatuhan bisnis. (3)

Memilih Layanan

Untuk memilih yang tepat untuk tim Anda, pastikan sistem mereka terintegrasi dengan apa yang sudah Anda gunakan. Jika tim Anda menggunakan Google Drive dan Microsoft Office, layanan faks Anda harus dapat bekerja langsung dengan alat-alat tersebut. Jika tidak, orang harus mengunduh file, mengunggahnya ke tempat lain, dan Anda malah menambah langkah instead of menguranginya.

Anda juga harus memeriksa kapasitas volume. Sebagian besar layanan memiliki batas halaman bulanan. Melebihi batas tersebut, Anda akan dikenakan biaya kelebihan yang cepat bertambah. Oleh karena itu, hitung volume yang Anda butuhkan, lalu tambahkan 30% sebagai cadangan.

Kemudian, tanyakan apakah mereka memiliki aplikasi seluler. Dengan lebih dari 60% lalu lintas web berasal dari perangkat seluler, tim Anda juga perlu dapat mengirim dan menerima faks dari ponsel mereka dengan mudah seperti dari desktop. Jika pengalaman selulernya tidak lancar, orang-orang akan menunda pengiriman faks hingga mereka berada di meja kerja, yang menghilangkan tujuan utama. (4)

Jenis nomor telepon juga penting. Nomor lokal terlihat lebih ramah, sementara nomor faks bebas pulsa dapat meningkatkan tingkat respons saat meminta dokumen dari klien. Hal ini karena orang masih mengasosiasikan nomor bebas pulsa dengan bisnis yang sah. Jika Anda bekerja secara internasional, Anda memerlukan layanan dengan cakupan internasional yang sebenarnya.

Fitur yang Mengubah Cara Anda Bekerja

Alat faks digital modern mengubah manajemen dokumen menjadi proses yang terintegrasi dan berbasis data. Berikut adalah fitur yang terintegrasi langsung ke lingkungan digital Anda untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi.

• Tanda tangan digital: Lewati siklus cetak-tanda tangan-pindai sepenuhnya. Anggota tim dapat menerapkan tanda tangan digital langsung pada dokumen, menjaga seluruh alur kerja dalam lingkungan digital.
• Kemampuan faks ke email: Layanan yang lebih baik dapat menganalisis faks masuk, mengekstrak informasi penting, dan mengarahkan dokumen berdasarkan konten.
• Wawasan Berbasis AI: Alat perusahaan modern menganalisis pola faks untuk memprediksi lonjakan volume. Mereka menandai konfirmasi yang hilang atau aktivitas yang tidak biasa, membantu Anda mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah teknis sejak dini.
• Pemrosesan Langsung (STP): Integrasi ini menghilangkan entri data manual dengan mengambil informasi dari faks masuk dan mengisi basis data Anda secara otomatis. Ini sangat efektif untuk klaim asuransi dan alur kerja pendaftaran pasien.
• Penyimpanan Awan: Penyimpanan online mengubah faks Anda menjadi aset digital yang dapat dicari. Dengan penandaan yang tepat, Anda dapat menemukan faks tertentu dalam hitungan detik daripada harus mencari melalui folder atau menggulir ratusan email. Hal ini mungkin terlihat sepele hingga Anda perlu menemukan sesuatu dengan segera.

Dengan kemampuan ini, organisasi dapat beralih dari batasan perangkat keras lama dan memperlakukan data faks sebagai aset digital berkecepatan tinggi.

Jangan Abaikan Keamanan

Anda tidak boleh mengabaikan kewajiban keamanan.

Enkripsi harus mencakup transmisi dan penyimpanan secara terpisah. Layanan Anda harus mengenkripsi selama transmisi (protokol TLS atau SSL). Namun, enkripsi penyimpanan sama pentingnya karena faks yang disimpan di server juga memerlukan perlindungan.

Kontrol akses dapat menjadi rumit dengan beberapa anggota tim yang menangani dokumen sensitif. Oleh karena itu, terapkan izin berbasis peran yang memungkinkan Anda membatasi siapa yang dapat melihat faks tertentu, siapa yang dapat mengirim dari nomor tertentu, dan siapa yang dapat mengakses catatan historis.

Jejak audit membuktikan kepatuhan saat regulator mengajukan pertanyaan. Sistem Anda harus mencatat segala hal. Ini termasuk siapa yang mengirim apa, waktu transmisi, konfirmasi pengiriman, siapa yang melihat dan menerima dokumen, serta jumlah upaya yang gagal. Catatan ini juga membantu saat Anda mengatasi masalah alur kerja.

Keamanan fisik juga akan dievaluasi. Saat orang mengakses faks sensitif di perangkat seluler di kafe, privasi layar menjadi masalah. Anda memerlukan kebijakan tentang di mana faks sensitif dapat dilihat. Anda juga mungkin memerlukan kunci layar dengan batas waktu yang wajar untuk perangkat perusahaan.

Kesalahan yang Sering Dilakukan

Setiap tim menghadapi masalah yang sama saat beralih ke faks online. Pelajari dari pengalaman mereka.

Kualitas dokumen yang buruk akibat pemindaian, misalnya, dapat merusak segalanya. Orang memindai dengan resolusi rendah, menghasilkan transmisi yang secara teknis berhasil, tetapi tidak dapat dibaca sama sekali di ujung penerima.

Untuk memastikan resolusi yang tepat, tetapkan standar minimum 200 x 100 DPI (dots per inch) untuk dokumen teks. Anda harus meningkatkan resolusi menjadi 200 x 200 DPI untuk gambar atau ilustrasi. Sebenarnya, ini adalah resolusi optimal.

Kebingungan format file juga menyebabkan penundaan. Layanan modern menerima berbagai jenis file, tetapi PDF adalah yang paling andal. Hal ini karena dokumen Word dapat mengalami masalah format, seperti gambar yang melebihi batas ukuran. Standarkan saja pada PDF untuk hal-hal penting dan hindari masalah.

Pengiriman faks internasional juga menjadi tantangan, karena format kode negara yang salah sering menyebabkan kegagalan transmisi. Untuk mengatasinya, buat templat dengan format panggilan internasional yang benar untuk tujuan umum Anda sehingga staf tidak perlu mencarinya setiap kali.

Kelelahan notifikasi juga perlu dipertimbangkan. Ketika anggota tim menerima pemberitahuan email untuk setiap faks masuk, mereka mulai mengabaikan semuanya. Konfigurasikan pemberitahuan dengan bijak. Pengirim prioritas tinggi mendapatkan pemberitahuan segera, sementara faks rutin dapat dikumpulkan dalam email ringkasan.

Menerapkan Ini Tanpa Kekacauan

Mulailah dengan satu departemen. Pilih tim yang sering mengirim faks tetapi tidak terbebani oleh volume yang besar. Biarkan mereka mengidentifikasi masalah, dan Anda akan menemukan masalah yang tidak terduga. Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa jenis file tertentu tidak dikonversi dengan baik, alur kerja terganggu, atau ada kebingungan umum tentang di mana faks yang diterima disimpan.

Dokumentasikan semuanya selama uji coba. Evaluasi format file mana yang paling efektif, siapa yang kesulitan dengan antarmuka, dan di mana orang-orang terjebak. Anda membutuhkan informasi ini sebelum meluncurkan ke semua orang.

Tetapkan konvensi penamaan sejak awal. Ketika sepuluh orang mengirim faks setiap hari, Anda membutuhkan nama file yang konsisten, atau pencarian menjadi tidak mungkin. Sesuatu seperti “YYYYMMDD_NamaPenerima_JenisDokumen” bisa digunakan. Aturannya adalah membuatnya sederhana, dapat diurutkan, dan dapat dicari.

Latih hanya pada dasar-dasar. Sebagian besar orang tidak perlu tahu setiap fitur. Mereka hanya perlu tahu cara mengirim dokumen dengan aman, cara memastikan dokumen terkirim, dan cara menemukan faks yang diterima minggu lalu. Tugas-tugas berulang ini perlu dikuasai.

Jika memungkinkan, manfaatkan otomatisasi. Layanan faks online biasanya mendukung percobaan ulang otomatis jika transmisi gagal, pengiriman terjadwal untuk zona waktu yang berbeda, dan aturan rute untuk faks masuk.

Setelah Anda yakin sistem online berfungsi, putuskan sambungan garis faks lama Anda. Meskipun mungkin ada yang mengeluh, berada di depan kurva lebih baik untuk tim Anda.

Rencana Aksi

Meskipun teori bagus, eksekusi yang penting. Dan inilah cara Anda dapat menjalani seluruh proses.

• Minggu 1-2: Penelitian dan pemilihan. Tinjau tiga hingga lima layanan berdasarkan kebutuhan Anda. Minta demo. Bicaralah dengan pelanggan saat ini di industri Anda. Verifikasi sertifikasi kepatuhan dengan cermat.
• Minggu 3-4: Pengaturan uji coba. Konfigurasikan untuk kelompok uji coba Anda. Atur integrasi dengan sistem kunci. Buat materi pelatihan awal. Tetapkan alur kerja dasar dan konvensi penamaan.
• Minggu 5-8: Jalankan uji coba sambil menjaga sistem lama sebagai cadangan. Kumpulkan umpan balik secara agresif. Perbaiki masalah. Sesuaikan proses. Dokumentasikan apa yang berhasil dan apa yang tidak.
• Minggu 9-10: Perluas ke departemen lain berdasarkan apa yang telah dipelajari. Berikan pelatihan praktis. Sediakan sumber daya dukungan yang mudah diakses.
• Minggu 11-12: Pindahkan pengguna yang tersisa ke platform baru. Putuskan sambungan garis faks lama. Arsipkan dokumen historis sesuai dengan kebijakan retensi.

Terakhir, optimalkan dan jelajahi fitur-fitur lanjutan. Setelah dasar-dasarnya berfungsi, lihatlah pengalihan otomatis, kategorisasi AI, dan integrasi yang lebih dalam.

Apa yang Akan Datang

Faks tidak akan hilang. Ia hanya berubah bentuk.

Integrasi akan semakin erat. Jadi, harapkan koneksi antara layanan faks dan platform kolaborasi, alat manajemen proyek, serta kerangka kerja pengembangan aplikasi. Mengirim faks akan terasa sealamiah mengirim email dalam alur kerja Anda yang sudah ada.

AI akan menangani lebih banyak pekerjaan rutin. Hal ini akan mempercepat perbaikan dalam klasifikasi dokumen, ekstraksi data, dan rute cerdas. Penyortiran manual yang masih memakan waktu staf akan semakin otomatis.

Regulasi akan berubah seiring waktu. Seiring dengan pembuktian keamanan metode komunikasi digital, beberapa industri mungkin akhirnya mengurangi ketergantungan pada faks. Namun, ini adalah transisi bertahun-tahun, bukan bulan. Tim yang menguasai faks online sekarang akan beradaptasi dengan lancar saat persyaratan berubah.

Strategi komunikasi hibrida juga akan menjadi hal biasa. Alih-alih memilih email, faks, atau opsi lain, sistem akan secara otomatis memilih saluran yang tepat berdasarkan preferensi penerima, sensitivitas konten, dan regulasi.

Membuatnya Berfungsi

Implementasi Anda tidak akan sempurna secara instan. Anda akan menemui kasus-kasus khusus, menghadapi anggota tim yang resistif, dan menemui masalah teknis yang tidak terduga. Itu normal. Namun, yang penting adalah membangun sesuatu yang secara terukur lebih baik daripada yang Anda miliki sebelumnya.

Karena teknologi terbaik pada akhirnya adalah teknologi yang berfungsi dengan baik saat Anda membutuhkannya. Bahkan jika teknologi tersebut adalah faks pada tahun 2026.