Cara Mengoptimalkan Pengeluaran SaaS pada tahun 2023

Intro

Sebuah studi terbaru dari BetterCloud mengungkapkan bahwa penggunaan aplikasi SaaS telah meningkat sebesar 18%, dengan rata-rata 130 aplikasi digunakan dibandingkan dengan 110 aplikasi pada tahun 2022.

Pengeluaran untuk perangkat lunak telah menjadi pengeluaran tertinggi ketiga dalam sebuah organisasi, setelah pengeluaran untuk karyawan dan sewa kantor. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan mengadopsi aplikasi SaaS untuk kemudahan penggunaan dan kemampuan beradaptasi.

Namun, sebuah laporan dari Flexera menyatakan bahwa sekitar 29% pengeluaran perangkat lunak SaaS kurang dimanfaatkan oleh tim, yang menyebabkan ROI yang buruk.

Mempertimbangkan penurunan ekonomi pada tahun 2023, sekaranglah saatnya untuk fokus pada pengoptimalan pengeluaran SaaS sebelum terlambat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana organisasi mengeluarkan biaya yang berlebihan untuk SaaS dan cara mengoptimalkan pengeluaran perangkat lunak dan meningkatkan ROI.

Apa yang dimaksud dengan pengoptimalan pengeluaran SaaS?

Optimalisasi pengeluaran SaaS mengacu pada langkah-langkah kolektif yang diambil oleh tim TI dan keuangan organisasi untuk mengurangi biaya perangkat lunak SaaS. Ini adalah proses berkelanjutan yang berfokus pada analisis penggunaan aplikasi, pemanfaatan lisensi, IT bayangan, pelacakan pembaruan, dll., dengan tujuan akhir untuk mendapatkan nilai maksimum dari setiap aplikasi.

Namun sebelum membahas cara-cara untuk mengurangi pengeluaran perangkat lunak, Anda perlu mengidentifikasi di mana saja pengeluaran Anda berlebihan.

Lima cara Anda mengeluarkan biaya berlebihan untuk SaaS

Bayangan atau pembelian

Hal ini mengacu pada tindakan pembelian aplikasi SaaS oleh karyawan dengan menggunakan kartu kredit perusahaan tanpa persetujuan tim TI atau keuangan. Studi Gartner melaporkan bahwa 30% hingga 40% pengeluaran perangkat lunak dalam sebuah organisasi merupakan hasil dari shadow IT karena pembaharuan yang terlewat dan biaya tersembunyi.

(Sumber)

Membeli di luar kebutuhan

Semua organisasi cenderung meramalkan pertumbuhan mereka dan membeli lisensi yang melebihi kebutuhan mereka. Pada akhirnya, sebagian besar lisensi tidak akan terpakai, sehingga menghasilkan ROI yang buruk dan pengeluaran yang sia-sia.

Kurangnya aplikasi dan visibilitas pengeluaran

Alasan utama mengapa perusahaan akhirnya mengeluarkan biaya yang berlebihan untuk SaaS adalah karena mereka tidak memiliki visibilitas penuh atas aplikasi yang mereka gunakan dan pengeluaran untuk setiap aplikasi. Saat ini tahun 2023, dan beberapa tim masih menggunakan spreadsheet untuk mengelola aplikasi SaaS.

Pembaruan yang terlewat

Kurangnya visibilitas pengeluaran dan pelacakan berbasis spreadsheet menyebabkan pembaruan yang terlewatkan, dan vendor SaaS akan mengambil keuntungan dari kesempatan ini dan menagih Anda lebih banyak. Aplikasi TI bayangan sering kali menghasilkan perpanjangan otomatis, yang menyebabkan peningkatan pengeluaran.

Tim keuangan tidak akan dapat mengidentifikasi peningkatan pengeluaran ini karena mereka tidak tahu aplikasi ini ada di tumpukan SaaS mereka.

Kurangnya pembandingan harga

Anda mungkin membayar lebih untuk langganan jika Anda tidak tahu berapa yang dibayar oleh rekan-rekan Anda untuk aplikasi serupa. Jika Anda tidak mengetahui tolok ukur harga terbaru, vendor SaaS akan mengambil untung dan menagih Anda lebih banyak untuk aplikasi tersebut, sehingga menyebabkan pengeluaran berlebih.

Mengoptimalkan pengeluaran SaaS Anda pada tahun 2023

Sekarang Anda sudah tahu bagaimana organisasi mengeluarkan biaya yang berlebihan untuk SaaS, tetapi tahukah Anda bahwa yang Anda butuhkan hanyalah satu solusi untuk mengoptimalkan pengeluaran SaaS Anda?

Ya, Anda hanya membutuhkan platform manajemen pengeluaran SaaS untuk memangkas biaya aplikasi SaaS dan mengoptimalkan portofolio SaaS Anda.

Berikut ini adalah cara kerjanya:

Dapatkan visibilitas SaaS yang lengkap

Platform manajemen pengeluaran SaaS memiliki pustaka integrasi yang luas untuk terhubung dengan sistem SSO, keuangan, dan HRIS organisasi. Integrasi ini akan memungkinkan platform untuk memberikan visibilitas 100% ke dalam aplikasi SaaS Anda, vendor, dan pengeluaran masing-masing pengguna, departemen, dan pusat biaya.

Setelah tim TI mendapatkan visibilitas terpusat atas portofolio SaaS, mengelola aplikasi dan mengidentifikasi aplikasi TI bayangan dan aplikasi duplikat menjadi lebih mudah. Setiap aplikasi yang tidak sah dalam tumpukan aplikasi dapat dihilangkan, sehingga dapat meningkatkan penghematan.

Tim keuangan juga dapat melihat berapa banyak yang dihabiskan oleh setiap departemen untuk aplikasi SaaS. Mereka dapat menggunakan data pengeluaran, membandingkannya dengan data penggunaan, dan membuat keputusan optimalisasi biaya yang tepat.

Kiatpro: Gunakan platform manajemen SaaS yang mencakup seluruh siklus hidup SaaS, mulai dari pengadaan dan negosiasi hingga penyediaan, pengelolaan, dan pembaruan.

Menganalisis data penggunaan aplikasi Anda

Platform manajemen SaaS dapat langsung berintegrasi dengan aplikasi SaaS melalui API dan akan memberikan wawasan penggunaan yang akurat. Tim keuangan dapat menganalisis data penggunaan ini untuk mengidentifikasi aplikasi yang kurang dimanfaatkan dan menghitung ROI berdasarkan pengeluaran.

Wawasan penggunaan akan menunjukkan kebutuhan tim, bagaimana mereka menggunakan aplikasi, dan berapa banyak lisensi yang digunakan. Anda bisa memanfaatkan lisensi yang tidak terpakai dan mengalokasikannya kembali ke pengguna yang membutuhkannya, atau Anda bisa menyesuaikan jumlah lisensi selama negosiasi pembaruan dan mengoptimalkan pengeluaran SaaS.

Menganalisis data penggunaan dan menyesuaikan ukuran lisensi akan membantu Anda mendapatkan nilai maksimum dari aplikasi dan meningkatkan ROI Anda.

Mengkonsolidasikan aplikasi atau vendor

Konsolidasi aplikasi atau vendor telah menjadi taktik utama bagi CFO dan kepala pengadaan perusahaan untuk mengurangi pengeluaran SaaS. Konsolidasi aplikasi adalah proses di mana Anda mengidentifikasi aplikasi yang berlebihan atau menghabiskan banyak biaya yang memiliki tujuan serupa dan mengkonsolidasikannya ke dalam satu solusi.

Sebagai ilustrasi, mari kita pertimbangkan skenario di mana tim Penjualan Anda menggunakan Salesloft untuk pemberdayaan penjualan, tim pemasaran menggunakan Mailchimp untuk pemasaran email, dan tim pelanggan menggunakan Hubspot untuk tujuan CRM.

Konsolidasi vendor mengacu pada penggabungan fungsi Salesloft dan Mailchimp ke dalam Hubspot, yang menawarkan pemberdayaan penjualan yang komprehensif, pemasaran email, dan kemampuan CRM.

(Sumber)

Dengan mengkonsolidasikan alat-alat ini, organisasi Anda dapat merampingkan operasi, menyederhanakan manajemen SaaS, dan meningkatkan penghematan SaaS.

Kiatpro: Pastikan bahwa Anda tidak mengkonsolidasikan aplikasi dari vendor-vendor jangka panjang dan tepercaya.

Mengotomatiskan pembaruan kontrak

Singkirkan spreadsheet Anda. Mereka tidak akan mengirimkan peringatan proaktif tentang perpanjangan yang akan datang. Anda membutuhkan sistem manajemen pembaruan otomatis untuk tetap terdepan dalam pembaruan. Untungnya, platform manajemen SaaS bisa membantu Anda mengotomatiskan pembaruan kontrak.

Perpanjangan otomatis bisa sangat menyebalkan. Platform manajemen perpanjangan akan membuat kalender perpanjangan berdasarkan tanggal kontrak dan memulai alur kerja 90 hari sebelum tenggat waktu, sehingga membantu Anda mencegah perpanjangan otomatis.

Platform manajemen SaaS seperti CloudEagle dapat berintegrasi dengan Slack dan mengirimkan peringatan pembaruan otomatis 90 hari sebelum tanggal pembaruan tiba. Ini akan memberi Anda cukup waktu untuk menganalisis penggunaan aplikasi Anda dan menyiapkan strategi negosiasi untuk menyesuaikan ukuran lisensi dan mengoptimalkan pengeluaran Anda.

Ingat, negosiasi perpanjangan memungkinkan Anda bernegosiasi dengan vendor untuk menghilangkan lisensi yang tidak terpakai, menurunkan paket harga berdasarkan penggunaan, dan mengkonsolidasikan vendor, jadi Anda harus mengungguli negosiasi Anda.

Kiatpro: Jika Anda berencana untuk menegosiasikan ulang kontrak, mulailah negosiasi lebih awal atau beritahukan pilihan Anda kepada vendor sebelum periode pemberitahuan berakhir.

Tingkatkan negosiasi Anda dengan tolok ukur harga

Negosiasi dengan vendor memainkan peran penting dalam keberhasilan proses pengoptimalan pengeluaran SaaS Anda. Negosiasi yang terampil dapat menghasilkan penghematan biaya SaaS yang lebih besar, sementara negosiasi yang tidak memadai dapat secara tidak sengaja meningkatkan pengeluaran.

Negosiasi perpanjangan akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan ukuran lisensi Anda, menghilangkan aplikasi yang berlebihan berdasarkan ruang lingkup, dan melakukan negosiasi ulang dengan vendor untuk mendapatkan diskon atau jangka waktu harga yang menguntungkan.

Namun sebelum melakukan negosiasi dengan vendor SaaS, analisislah tolok ukur harga untuk mengetahui harga yang dibayarkan oleh pesaing Anda untuk aplikasi serupa. Gunakan tolok ukur sebagai daya ungkit untuk menegosiasikan harga, diskon, atau fitur tambahan yang menguntungkan.

Dalam beberapa kasus, tim pengadaan Anda mungkin dibebani dengan tugas-tugas strategis dan tidak memiliki waktu untuk bernegosiasi dengan vendor. Jangan khawatir; Anda bisa mengalihdayakan negosiasi Anda kepada ahli pembelian SaaS .

Pembeli yang dibantu ini akan bertindak sebagai tim pengadaan Anda. Mereka akan menganalisis kebutuhan dan penggunaan aplikasi Anda, melakukan riset pasar, mengidentifikasi tolok ukur harga terbaru, dan bernegosiasi dengan vendor atas nama Anda untuk mendapatkan ketentuan harga dan diskon terbaik.

Kiatpro: Vendor SaaS itu pintar; hindari melakukan negosiasi tanpa persiapan, karena Anda mungkin mudah terpengaruh untuk membayar lebih dari yang seharusnya. Siapkan strategi negosiasi yang jelas dan kemudian lanjutkan.

Bonus

Penganggaran SaaS

Kami telah membahas lima cara untuk mengoptimalkan pengeluaran SaaS. Kami dapat menjamin taktik ini karena CFO, kepala pengadaan, dan manajer operasi di seluruh dunia menggunakannya.

Namun, praktik terbaiknya adalah menjaga agar tumpukan SaaS dan pengeluaran Anda tetap dioptimalkan daripada berebut di menit-menit terakhir untuk mengurangi pengeluaran setelah Anda kehilangan kendali atas pengeluaran Anda.

Kiatpro: Fokus pada keunggulan operasional daripada peningkatan berkelanjutan

Untuk mencapai keunggulan operasional, Anda perlu menekankan penganggaran SaaS. Dapatkan visibilitas lengkap, analisis penggunaan, pahami kebutuhan, dan alokasikan anggaran Anda sesuai dengan aplikasi dan tim yang membutuhkan.

• Tetapkan batas anggaran untuk setiap departemen.
• Melakukan audit anggaran secara berkala
• Memanfaatkan dan merealokasi anggaran kapan pun diperlukan.

Namun, Anda tetap membutuhkan platform manajemen SaaS untuk menganalisis penggunaan, pengeluaran, dan mengalokasikan anggaran, jadi jangan sampai Anda mengabaikan pemilihan platform yang tepat.

Kiatpro: Ajak semua pemangku kepentingan untuk memahami persyaratan sebelum mengalokasikan anggaran untuk menghindari ketidakefisienan.

Kesimpulan

Mempertimbangkan penurunan ekonomi pada tahun 2023, sudah saatnya organisasi berfokus untuk mengoptimalkan pengeluaran SaaS mereka daripada membeli aplikasi atau lisensi yang berlebihan dengan memperkirakan potensi pertumbuhan.

Mengetahui di mana Anda melakukan pengeluaran berlebih akan membuat proses pengoptimalan biaya SaaS menjadi lebih mudah. Kami memberikan tips yang dapat ditindaklanjuti dalam artikel ini yang dapat digunakan oleh tim keuangan dan TI untuk mendapatkan kendali penuh atas pengeluaran SaaS mereka.

Ingat, pengoptimalan pengeluaran SaaS tidak pernah berakhir; ini adalah proses siklus, dan dengan platform manajemen SaaS yang tepat seperti CloudEagle, Anda bisa mencapai keunggulan operasional dan meningkatkan keuntungan Anda.