Biaya yang Dihabiskan Perusahaan untuk Proses Manual dari Waktu ke Waktu

Pengantar

Hanya 500 tahun yang lalu, sebagian besar pekerjaan yang dilakukan oleh manusia bersifat manual. Untuk menanam tanaman atau membangun rumah, banyak orang harus mengerahkan tenaga fisik mereka dalam jangka waktu yang lama. Hal ini dulu menyebabkan pertumbuhan ekonomi yang lambat dan standar hidup yang relatif rendah. Hidup pada tahun 1500 jauh lebih mirip dengan hidup pada tahun 500 atau 1000 daripada dengan hidup pada tahun 2026. Apa yang membuat tahun kita begitu istimewa? Otomatisasi.

Dulu, sebagian besar pekerjaan harus dilakukan oleh manusia secara mandiri, namun kini kita dibantu oleh sejumlah besar mesin. Kita menghasilkan energi dengan memanfaatkan pengetahuan fisika kita. Kita dapat menyelesaikan masalah matematika kompleks yang membutuhkan waktu bertahun-tahun bagi manusia untuk dihitung, hanya dalam hitungan hari melalui superkomputer. Singkatnya, kekuatan kita kini diperkuat oleh sejumlah besar alat yang tidak hanya membuat kita lebih kuat (seperti palu di tangan seorang tukang bangunan) tetapi juga melakukan sebagian besar pekerjaan manual yang sebelumnya dilakukan secara manual. Perusahaan-perusahaan memimpin transisi cepat menuju inovasi dan terus mendorongnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas betapa mahal proses manual dapat menjadi bagi perusahaan seiring waktu dan mengapa otomatisasi selalu menjadi pilihan terbaik dalam skenario jangka panjang.

Revolusi digital saat ini telah menghasilkan berbagai produk berkualitas tinggi yang memudahkan otomatisasi. Misalnya, pengembangan aplikasi Make.com memungkinkan perusahaan menghubungkan berbagai aspek digital operasional mereka dan mengurangi ketergantungan pada konfigurasi manual. Layanan penting lainnya termasuk alat seperti Zapier, Bubble, dan Webflow. Peluang untuk otomatisasi belum pernah semudah ini untuk diakses.

Namun, dua puluh tahun terakhir menyaksikan banyak contoh perusahaan besar atau usaha kecil dan menengah yang mapan gagal karena ketergantungan mereka pada proses manual. Mari kita lihat beberapa contoh tersebut dan mencoba menemukan akar masalah di baliknya.

Hari ini, Amazon hampir identik dengan ritel. Sebagian besar orang Amerika membeli laptop, pakaian, dan banyak produk lain di sana. Pada tahun 2000, hal ini tidak terjadi. Banyak orang di seluruh dunia bergantung pada toko lokal atau merek ritel menengah. Merek ritel besar yang menawarkan "segala sesuatu" di pasar online sangat jarang. Jadi, apa yang berubah? Perusahaan ritel di masa lalu bergantung pada pekerjaan manual. Mereka memiliki sejumlah besar lokasi ritel yang harus dioperasikan oleh staf yang besar. Logistik juga sangat sulit dikelola: diperlukan penawaran pilihan barang yang relatif seimbang di semua lokasi untuk memenuhi tidak hanya permintaan umum tetapi juga permintaan niche. Daftar pesanan melalui pos harus dibuat secara manual, dicetak, dan memerlukan tenaga kerja besar untuk mengelola pesanan. Semua ini mempengaruhi harga ritel. Proses penjualan barang memerlukan banyak pekerjaan manual.

Kemudian, Amazon datang dan sepenuhnya mengubah permainan dengan beralih dari toko fisik ke pasar online, di mana pengguna dapat memilih tidak hanya dari barang lokal tetapi juga dari barang yang tersedia di seluruh negara asal mereka (dan bahkan di luar negeri). Amazon kemudian mulai membawa inovasi besar dalam logistik penyimpanan, mengoptimalkan waktu pengiriman dan persediaan produk untuk meminimalkan biaya bagi pengguna akhir dengan menggunakan robot dan algoritma cerdas. Akibatnya, karena popularitas yang meningkat dari pengecer online (selain Amazon, pemain besar lainnya termasuk Walmart dan eBay), toko ritel fisik tidak lagi menjadi mainstream. Mereka tetap berfungsi dengan baik di niche tertentu seperti ritel makanan atau pakaian, tetapi semakin tidak relevan di sektor lain. Otomatisasi melalui teknologi internet, algoritma logistik, dan robotika telah sepenuhnya mengubah cara kita berbelanja. Banyak pengecer tradisional bergantung pada proses manual yang telah established di sektor mereka dan, akibatnya, kehilangan pangsa pasar atau bahkan bangkrut.

Ada banyak kasus lain di mana proses serupa terjadi. Misalnya, Netflix dan layanan streaming/video-on-demand lainnya berhasil menggantikan penyewaan TV dan film di kalangan generasi muda. Mereka menggabungkan kebebasan pengguna (pengguna dapat memilih film yang ingin ditonton) dari layanan penyewaan, yang memerlukan toko fisik, dengan pengalaman menonton TV yang terintegrasi, yang didasarkan pada algoritma rekomendasi otomatis yang kini diperkuat oleh kecerdasan buatan (AI). Proses serupa terjadi di bidang transportasi, logistik, dan bahkan properti. Otomatisasi melalui internet atau, sebelumnya, melalui mesin industri kompleks (misalnya, sistem robotika untuk perakitan mobil) selalu mengakibatkan penurunan perusahaan yang bergantung pada proses manual. Dalam kasus yang kami uraikan, hal ini dapat menyebabkan penurunan drastis di seluruh sektor. Di kasus lain, proses manual dapat berdampak negatif pada departemen tertentu tanpa mengganggu seluruh perusahaan (misalnya, jika produsen inovatif bergantung pada proses manual dalam pemasaran).

Mengapa hal ini sering terjadi dari sudut pandang historis? Mengapa begitu banyak perusahaan mempertahankan proses manual daripada otomatisasi meskipun manfaatnya tampak jelas? Salah satu alasan utamanya adalah kurangnya umpan balik langsung. Otomatisasi memerlukan investasi awal yang dapat memberikan hasil dalam beberapa tahun. Proses meningkatkan tenaga kerja manual untuk mendorong pertumbuhan perusahaan lebih cepat dan mudah dalam jangka pendek. Namun, setelah proses otomatisasi yang diadopsi oleh pesaing menjadi menguntungkan setelah beberapa waktu, investasi tambahan dalam perluasan tenaga kerja manual dapat memiliki efek negatif yang tidak terduga, menyebabkan kerugian sumber daya yang signifikan akibat kelebihan beban. Yang lebih penting, tidak selalu jelas metode otomatisasi mana yang akan memberikan manfaat terbaik. Oleh karena itu, keputusan untuk fokus pada perluasan proses yang ada seringkali terlihat menggoda.

Masalah manfaat yang tertunda, yang menyebabkan perubahan dramatis bagi banyak perusahaan selama 200 tahun terakhir, semakin kurang relevan. Inovasi berbasis teknologi digital dan kecerdasan buatan (AI) seringkali begitu kuat dan efisien biaya sehingga dapat memberikan manfaat yang berarti dalam waktu relatif singkat (misalnya, satu atau dua tahun). Jika di masa lalu pilihan antara mengotomatisasi atau tidak mengotomatisasi tidak selalu jelas karena laju perkembangan teknologi yang lambat, hari ini semakin jelas: tenaga kerja yang didukung oleh alat otomatisasi lebih baik daripada yang bergantung pada tenaga kerja manual dalam sebagian besar kasus. Berikut adalah beberapa teknologi yang dapat membantu sebagian besar perusahaan (daftar ini tidak lengkap): LLMs, situs web dengan algoritma berkualitas tinggi untuk pemrosesan pesanan, dan solusi akuntansi digital.

Untuk merangkum, bukti historis menunjukkan bahwa otomatisasi adalah langkah terbaik bagi sebagian besar perusahaan di pasar dalam jangka panjang. Proses manual seringkali tampak lebih mudah diimplementasikan dan lebih murah dalam skenario jangka pendek, tetapi hampir selalu kalah dari otomatisasi bahkan dalam rentang satu dekade. Salah satu arah otomatisasi yang paling kuat saat ini adalah pengembangan perangkat lunak. Teknologi komputer meningkatkan proses manual di seluruh dunia. Kemunculan teknologi no-code dan low-code serta mitra pengembangan seperti Keenethics yang tahu cara menggunakan teknologi ini menunjukkan bahwa proses ini akan terus mempercepat. Kita sedang menuju era di mana otomatisasi akan menjadi hal yang umum.