Panduan Lengkap untuk Menguasai Pengiriman Email

Pengantar

Anda telah merancang email Anda dengan hati-hati, mengetik salinan yang sempurna yang berbicara langsung kepada audiens Anda, dan akhirnya menekan tombol kirim. Namun, terlepas dari upaya terbaik Anda, email tersebut mungkin tidak memberikan dampak seperti yang Anda harapkan. Itu mungkin karena email Anda tidak dilihat.

Bagaimana, Anda bertanya? Email Anda mungkin masuk ke folder spam. Membuat frustasi, bukan?

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa yang dimaksud dengan keterkiriman email, mengeksplorasi faktor-faktor yang mempengaruhinya, dan berbagi kiat-kiat praktis untuk membantu email Anda sampai ke kotak masuk setiap saat.

Apa yang dimaksud dengan keterkiriman email?

Keterkiriman email adalah kemampuan email Anda untuk berhasil masuk ke kotak masuk penerima, dan bukannya tersaring ke dalam folder spam, sampah, atau promosi. Perangkat lunak pemasaran email yang tepat dapat meningkatkan keterkiriman secara signifikan dengan membantu Anda mengikuti praktik terbaik dan memantau penempatan kotak masuk.

Keterkiriman email vs pengiriman email

Salah satu istilah yang sering tertukar dengan keterkiriman email adalah pengiriman email. Keduanya mungkin terdengar sama, tapi sebenarnya sangat berbeda.

Pengiriman email mengacu pada keberhasilan pengiriman email ke server email penerima. Hal ini bergantung pada faktor teknis seperti memiliki alamat email yang valid, pengaturan domain yang benar, dan protokol autentikasi yang tepat. Jika server menerima pesan, maka pesan tersebut dianggap terkirim, meskipun tidak pernah sampai ke kotak masuk utama penerima.

Keterkiriman email melangkah lebih jauh lagi. Hal ini mengukur apakah email Anda benar-benar masuk ke kotak masuk utama penerima, alih-alih disaring ke dalam spam atau tab promosi. Penempatan kotak masuk dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti reputasi pengirim, tingkat keterlibatan, dan kualitas konten Anda.

5 hal yang memengaruhi keterkiriman email

Penyedia kotak masuk (ISP) adalah pihak yang menentukan ke mana email Anda akan dikirim. Jika mereka mempercayai email Anda, maka email tersebut akan masuk ke kotak masuk. Jika tidak, email tersebut bisa masuk ke spam atau tidak terkirim sama sekali.

Mereka membuat keputusan tersebut berdasarkan beberapa faktor utama:

1. Reputasi pengirim

Reputasi pengirim adalah skor yang diberikan oleh penyedia layanan email (seperti Gmail, Outlook, Yahoo, dll.) kepada Anda berdasarkan seberapa dapat dipercaya dan dapat diandalkannya perilaku pengiriman email Anda.

Beberapa hal penting yang memengaruhi reputasi pengirim Anda antara lain:

• Seberapa sering orang membuka atau berinteraksi dengan email Anda
• Seberapa sering email Anda terpental atau ditandai sebagai spam
• Apakah Anda mengikuti protokol pengiriman yang tepat
• Seberapa bersih dan valid daftar email Anda
• Apakah email Anda masuk ke dalam perangkap spam atau daftar hitam

Semakin baik reputasi pengirim Anda, semakin besar kemungkinan email Anda masuk ke kotak masuk. Namun jika skor Anda turun di bawah ambang batas tertentu, penyedia kotak masuk mungkin akan mulai memasukkan email Anda ke dalam spam atau memblokirnya sama sekali.

2. IP dan reputasi domain

Ketika Anda mengirim email, email tersebut berasal dari alamat IP (serangkaian angka unik yang terkait dengan server email Anda) dan domain (seperti yourcompany.com). Kedua hal ini dipantau oleh penyedia kotak masuk untuk memutuskan apakah pesan Anda akan masuk ke kotak masuk seseorang, masuk ke spam, atau diblokir.

Dalam hal alamat IP, penyedia kotak masuk melacak bagaimana IP tersebut digunakan di masa lalu. Jika IP tersebut memiliki riwayat mengirim email spam atau tidak relevan, maka IP tersebut akan mendapatkan reputasi yang buruk. Jika secara konsisten mengirimkan email yang bersih dan diterima dengan baik, reputasinya akan tetap kuat.

Reputasi domain juga bekerja dengan cara yang sama, tetapi reputasi domain mengikuti domain Anda, bukan hanya IP yang Anda gunakan. Ini berarti meskipun Anda berpindah platform atau mengganti IP, reputasi domain yang rusak akan tetap rusak dan mengarahkan email Anda ke folder spam.

3. Otentikasi email

Salah satu hal pertama yang diperiksa oleh server penerima adalah apakah email Anda diautentikasi. Tanpa autentikasi yang tepat, email Anda mungkin terlihat mencurigakan dan disaring, meskipun konten Anda bersih.

Ada tiga protokol autentikasi utama:

• SPF (Kerangka Kerja Kebijakan Pengirim): Fitur ini memungkinkan Anda menentukan server mana yang diizinkan mengirim email atas nama domain Anda. Jika server yang tidak sah mencoba mengirim dari domain Anda, server tersebut akan ditandai.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM menambahkan tanda tangan digital pada email Anda sehingga penyedia kotak masuk dapat memverifikasi bahwa pesan tersebut belum diubah selama pengiriman.
• DMARC (Otentikasi, Pelaporan & Kesesuaian Pesan Berbasis Domain): DMARC dibangun berdasarkan SPF dan DKIM. Fitur ini memberi tahu penyedia kotak masuk apa yang harus dilakukan jika sebuah email gagal diautentikasi (misalnya, menolak, mengarantina, atau membiarkannya masuk).

Protokol-protokol ini bekerja sama untuk mengonfirmasi identitas Anda dan mencegah penipuan. Menyiapkannya membantu membangun kepercayaan dan melindungi pengiriman Anda.

4. Keluhan spam

Keluhan spam merupakan salah satu sinyal negatif terkuat bagi penyedia kotak masuk. Ketika seseorang mengeklik "Laporkan Spam" pada email Anda, hal ini memberi tahu layanan email mereka, "Saya tidak menginginkan pesan seperti ini." Dan jika cukup banyak orang yang menandai Anda sebagai spam, filter kotak masuk akan memperhatikannya.

Semakin banyak keluhan yang Anda terima, semakin sulit untuk masuk ke kotak masuk. Ada beberapa alasan mengapa seseorang mungkin melaporkan email Anda sebagai spam, termasuk:

• Anda terlalu sering mengirim terlalu banyak email
• Kontennya tidak sesuai dengan yang mereka daftarkan
• Mereka lupa bahwa mereka telah berlangganan
• Tautan berhenti berlangganan sulit ditemukan

5. Isi email

Konten email Anda, termasuk baris subjek, judul, dan isi email, memainkan peran yang tidak kentara namun penting dalam penempatan kotak masuk.

Beberapa tanda bahaya yang umum termasuk:

• Penggunaan pemendek tautan seperti bit.ly
• Tautan yang tidak aman (http, bukan https)
• Email hanya gambar tanpa teks
• Penggunaan huruf besar semua atau karakter khusus yang berlebihan pada baris subjek

Bahkan perubahan kecil pada baris subjek atau format email Anda dapat membuat perbedaan antara masuk ke kotak masuk atau ditandai.

Cara menguji keterkiriman email

Berikut ini beberapa cara sederhana yang bisa diikuti oleh pemasar email untuk memantau keterkiriman dengan sukses:

1. Siapkan alat keterkiriman

Untuk memantau keterkiriman email secara efektif, mulailah dengan menggunakan alat keterkiriman khusus yang membantu Anda melacak reputasi pengirim, penempatan kotak masuk, dan potensi masalah pengiriman.

Beberapa contoh umum dari alat bantu ini termasuk MX Toolbox dan Pelacak Kotak Masuk MessageBird, yang memberikan wawasan rinci tentang berbagai hal seperti reputasi IP, status daftar hitam, keluhan spam, dan tren keterkiriman secara keseluruhan.

Anda juga bisa menggunakan peralatan online gratis seperti DKIM, SPF, dan DMARC checker dari Mailmodo untuk memverifikasi bahwa catatan autentikasi Anda sudah dikonfigurasikan dengan benar dan berfungsi.

2. Jalankan pengujian daftar benih

Pengujian daftar benih berarti mengirimkan email ke daftar terkontrol dari alamat terverifikasi dan masuk daftar putih yang Anda kelola. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat dengan tepat di mana pesan-pesan Anda mendarat, apakah itu kotak masuk utama, spam, atau tab promosi.

Seed list harus memiliki skala yang sama dengan milis Anda yang sebenarnya untuk memastikan Anda mendapatkan wawasan yang dapat diandalkan di berbagai klien dan perangkat.

3. Melakukan pengujian filter konten

Pengujian filter konten menggunakan alat bantu seperti SpamAssassin atau Cloudmark untuk memindai email Anda dari elemen mirip spam di baris subjek, teks isi, dan tautan. Email yang tidak lolos dari pemeriksaan ini dapat ditandai sebagai spam atau diblokir sama sekali.

Kesalahan umum dalam pengiriman email yang harus dihindari

1. Membeli daftar email

Ketika Anda membeli daftar email, Anda mengirimkan pesan kepada orang-orang yang tidak secara eksplisit mendaftar untuk menerima email dari Anda. Hal ini menyebabkan banyak penerima berhenti berlangganan dari daftar atau menandai email Anda sebagai spam.

Untuk mencegah hal ini, buatlah daftar Anda secara organik dengan menggunakan metode keikutsertaan. Konfirmasikan minat pelanggan melalui partisipasi ganda untuk memastikan penerima yang valid dan terlibat

2. Mengirim konten yang berulang atau serupa

Jika Anda terus mengirimkan email dengan konten yang hampir sama atau berulang, pelanggan Anda akan merasa terganggu dan berhenti berlangganan.

Untuk mengatasinya, buatlah konten yang unik untuk setiap kampanye email. Sesuaikan baris subjek dan ajakan bertindak untuk mempertahankan minat pembaca dan menghindari pemicu filter spam.

3. Mengirim lampiran dalam email massal

Lampiran umumnya ditujukan untuk email satu-ke-satu, bukan email massal. Menyertakan lampiran dalam email massal mungkin tidak selalu membuat Anda masuk dalam daftar blokir, tetapi meningkatkan kemungkinan ditandai oleh filter spam.

Untuk menghindari hal ini, lebih baik menyertakan tautan ke file yang di-host secara online daripada mengirim lampiran secara langsung. Hal ini membuat email Anda lebih ringan dan kecil kemungkinannya untuk memicu pertahanan spam.

4. Menggunakan Blind Carbon Copy (BCC) untuk email massal

BCC terkadang digunakan untuk menyembunyikan alamat penerima ketika mengirim ke banyak orang. Namun, banyak penyedia email melihat email massal BCC sebagai email yang mencurigakan karena dapat menyerupai taktik spam, yang menyebabkan masalah keterkiriman.

Alih-alih BCC, kirimkan email yang dipersonalisasi menggunakan platform pemasaran email atau ESP. Alat-alat ini menangani pengiriman massal dengan benar dan mempersonalisasi pesan, meningkatkan keterkiriman dan keterlibatan.

5. Terlalu banyak menggunakan gambar dalam email

Email dengan terlalu banyak gambar dan sedikit teks dapat dianggap sebagai spam oleh filter, yang sering kali menyebabkan tingkat penempatan kotak masuk yang lebih rendah.

Pertahankan keseimbangan yang baik dan pastikan informasi penting disampaikan melalui teks, didukung oleh visual.

6. Tidak adanya opsi berhenti berlangganan

Tidak menyediakan cara yang jelas untuk berhenti berlangganan dapat membuat penerima frustasi, sehingga menimbulkan keluhan spam dan merusak reputasi pengirim.

Untuk menjaga daftar yang sehat, sertakan tautan berhenti berlangganan yang jelas dan mudah diakses di setiap email.

Pikiran akhir

Keterkiriman email adalah pekerjaan yang berkelanjutan di mana semakin banyak pelanggan Anda berinteraksi dengan email Anda, semakin kuat penempatan kotak masuk Anda. Itulah mengapa penting untuk terus memperhatikan metrik keterlibatan email Anda, termasuk pembukaan, klik, dan bouncing, untuk memastikan Anda menyampaikan pesan yang tepat kepada pembaca yang tepat.

Yang tidak kalah pentingnya adalah memilih platform email marketing yang tepat. Platform seperti Mailmodo menawarkan fitur-fitur yang membantu mengotomatiskan manajemen pelanggan, melacak kinerja email, dan mendukung upaya keterlibatan kembali, sehingga memudahkan untuk tetap terhubung dengan audiens Anda dan menjaga agar email Anda tetap berada di tempat yang semestinya.