2023年のSaaS支出を最適化する方法

イントロ

BetterCloudの最近の調査によると、SaaSアプリケーションの使用率は18％増加し、2022年には110のアプリケーションが使用されるのに対し、平均130のアプリケーションが使用されていることが明らかになった。

ソフトウェアへの支出は、従業員やオフィスのリース料に次いで、組織内で3番目に高い金額となっている。これは、企業が使いやすさと適応性を求めてSaaSアプリケーションを採用していることを示している。

しかし、フレクセラのレポートによると、SaaSソフトウェアに費やされた費用の約29％がチームによって十分に活用されておらず、ROIの低さにつながっているという。

2023年の景気後退を考えれば、手遅れになる前にSaaS支出の最適化に注力すべき時である。

この記事では、企業がSaaSにどのように費用をかけすぎているのか、また、ソフトウェア費用を最適化してROIを高めるにはどうすればよいのかを探る。

SaaS支出の最適化とは何か？

SaaS 費用の最適化とは、組織の IT 部門と財務部門が SaaS ソフトウェアのコストを削減するために実施する総合的なステップを指す。これは、アプリケーションの使用分析、ライセンス利用、シャドー IT、更新追跡などに焦点を当てた継続的なプロセスであり、各アプリケーションから最大限の価値を引き出すことを最終目標としています。

しかし、ソフトウェア支出を削減する方法を議論する前に、どこが過剰支出なのかを特定する必要がある。

SaaSにお金をかけすぎている5つの理由

シャドーITまたは購入

IT部門や財務部門の承認を得ずに、従業員が会社のクレジットカードを使ってSaaSアプリケーションを購入する行為を指す。ガートナーの調査によると、更新漏れや隠れたコストにより、組織内のソフトウェア支出の30％～40％がシャドーITに起因しているという。

(ソース)

必要以上の購入

どの組織も成長を予測し、必要以上に余剰ライセンスを購入する傾向があります。結局、ほとんどのライセンスは未使用のままとなり、ROI が低く、無駄な出費となります。

アプリケーションと支出の可視性の欠如

企業がSaaSに過剰な支出をしてしまう主な理由は、使用しているアプリケーションと各アプリケーションの支出を完全に可視化できていないことだ。2023年の現在でも、一部のチームはSaaSアプリケーションの管理にスプレッドシートを使用している。

更新漏れ

支出を可視化できず、スプレッドシートベースのトラッキングができないため、更新のタイミングを逃し、SaaSベンダーはその機会を利用して、より多くの料金を請求することになる。シャドーITアプリケーションはしばしば自動更新となり、支出増につながる。

財務チームは、SaaSスタックにアプリが存在することを知らないため、この支出増を特定することができない。

価格ベンチマークの欠如

同業他社が同様のアプリケーションに支払っている金額を知らなければ、サブスクリプションに過大な金額を支払ってしまうかもしれません。最新の価格ベンチマークを知らなければ、SaaSベンダーはそれを利用し、アプリケーションにより多くの料金を請求し、過剰な支出につながります。

2023年におけるSaaSコストの最適化

しかし、SaaSの支出を最適化するために必要なのは、1つのソリューションだけだということをご存知でしたか？

SaaSアプリケーションのコストを削減し、SaaSポートフォリオを最適化するために必要なのは、SaaS支出管理プラットフォームだけです。

こんな感じだ：

SaaSを完全に可視化する

SaaS支出管理プラットフォームは、組織のSSO、財務、HRISシステムと接続するための広範な統合ライブラリを持っています。これらの統合により、プラットフォームはSaaSアプリケーション、ベンダー、各ユーザー、部門、コストセンターごとの支出を100%可視化することができます。

ITチームがSaaSポートフォリオを一元的に把握できるようになれば、アプリケーションの管理、シャドーITアプリや重複アプリの特定が容易になる。スタック内の未承認アプリはすべて排除でき、コスト削減につながります。

財務チームは、各部門がSaaSアプリケーションにいくら費やしているかを確認することもできる。彼らは支出データを使用データと比較し、適切なコスト最適化の意思決定を行うことができます。

プロのアドバイス：調達、交渉からプロビジョニング、管理、更新まで、SaaSライフサイクル全体をカバーするSaaS管理プラットフォームを利用する。

アプリの利用データを分析する

SaaS管理プラットフォームは、APIを通じてSaaSアプリケーションと直接統合することができ、正確な使用状況の洞察を提供する。財務チームはこの利用データを分析して、十分に利用されていないアプリケーションを特定し、支出に基づいてROIを計算することができます。

使用状況のインサイトでは、チームの要件、アプリの使用方法、使用されているライセンス数が表示されます。未使用のライセンスを活用し、必要なユーザーに再配分することも、更新交渉時にライセンス数を適正化し、SaaS支出を最適化することもできます。

使用データを分析し、ライセンスを適切なサイズに設定することで、アプリケーションから最大限の価値を引き出し、ROIを高めることができます。

アプリケーションやベンダーの統合

アプリやベンダーの統合は、CFOや企業の調達責任者にとって、SaaS支出を削減するための有力な戦術となっている。アプリの統合とは、同じような目的を果たす冗長なアプリケーションや支出の多いアプリケーションを特定し、それらを単一のソリューションに統合するプロセスである。

例えば、営業チームが営業支援にSalesloftを使い、マーケティングチームがメールマーケティングにMailchimpを使い、顧客チームがCRMにHubspotを使う場合を考えてみましょう。

ベンダー統合とは、SalesloftとMailchimpの機能を統合し、包括的なセールスイネーブルメント、Eメールマーケティング、CRM機能を提供するHubspotに統合することです。

(ソース)

これらのツールを統合することで、組織は業務を合理化し、SaaS管理を簡素化し、SaaSの節約を増やすことができます。

プロからのアドバイス：長期的に信頼できるベンダーのアプリケーションを統合していないことを確認してください。

契約更新の自動化

スプレッドシートは捨てましょう。これでは、今後の更新について積極的なアラートを送ることはできません。更新を先取りするには、自動更新管理システムが必要です。幸いなことに、SaaS管理プラットフォームは契約更新の自動化に役立ちます。

自動更新は厄介なものです。更新管理プラットフォームは、契約日に基づいて更新カレンダーを作成し、期限の90日前にワークフローを開始することで、自動更新を防ぐことができます。

CloudEagleのようなSaaS管理プラットフォームは、Slackと統合し、更新日の90日前に自動更新アラートを送信することができます。これにより、アプリの使用状況を分析し、ライセンスの適正化と支出の最適化のための交渉戦略を準備する十分な時間が得られます。

更新交渉では、未使用ライセンスの削除、使用量に応じた料金プランの引き下げ、ベンダーの統合などをベンダーと交渉できるため、交渉のエースとなることを忘れてはならない。

プロからのアドバイス：契約の再交渉を予定している場合は、早めに交渉を開始するか、予告期間が終了する前に業者に希望を伝えておくこと。

価格ベンチマークで交渉を有利に

ベンダーとの交渉は、SaaSコスト最適化プロセスの成功に重要な役割を果たします。交渉が巧みであれば、SaaSのコスト削減効果を高めることができる一方、交渉が不十分であれば、意図せず支出を増やしてしまう可能性があります。

更新交渉によって、ライセンスを適正化し、スコープに基づいて冗長なアプリケーションを削除し、割引や有利な価格設定期間についてベンダーと再交渉することが可能になります。

しかし、SaaSベンダーとの交渉に入る前に、価格ベンチマークを分析し、同業他社が同様のアプリケーションに支払っている価格を確認しましょう。ベンチマークを活用することで、有利な価格設定や割引、機能追加を交渉することができます。

場合によっては、調達チームが戦略的なタスクで手一杯で、ベンダーと交渉する時間がないこともあるでしょう。そのような場合でも、SaaS購買の専門家に交渉をアウトソーシング することができます。

このアシストバイヤーは、お客様の調達チームとして活動します。お客様の要件とアプリの使用状況を分析し、市場調査を行い、最新の価格ベンチマークを特定し、お客様に代わってベンダーと交渉し、最良の価格条件と割引を確保します。

プロからのアドバイス：SaaSベンダーは賢いので、準備不足のまま交渉に入るのは避けましょう。明確な交渉戦略を準備してから交渉に臨みましょう。

ボーナス

SaaS予算編成

SaaSの支出を最適化する5つの方法について説明した。これらの方法は、世界中のCFO、調達責任者、オペレーション・マネジャーが使用しているため、私たちが保証することができます。

しかし、ベストプラクティスは、SaaSスタックと支出を最適化し続けることであり、支出をコントロールできなくなってから支出を減らすために土壇場で奔走することではない。

プロのアドバイス：継続的改善よりも卓越したオペレーションに焦点を当てる

卓越した運用を実現するには、SaaSの予算編成を重視する必要がある。完全に可視化し、使用状況を分析し、要件を理解し、必要なアプリケーションやチームに適宜予算を配分する。

• 各部門の予算枠を設定する。
• 定期的な予算監査の実施
• 必要に応じて予算を活用し、再配分する。

それでも、利用状況や支出を分析し、予算を配分するにはSaaS管理プラットフォームが必要なので、適切なプラットフォームを選択することを見落としてはならない。

プロのアドバイス：非効率を避けるために、予算を配分する前にすべての利害関係者を集めて要件を理解する。

結論

2023年の景気後退を考慮すると、企業は潜在的な成長を予測して余剰のアプリケーションやライセンスを購入するのではなく、SaaSの支出を最適化することに注力すべき時期に来ている。

SaaSコストの最適化プロセスを容易にするために、どこに過剰支出があるかを知る必要があります。この記事では、財務チームとITチームがSaaSの支出を完全に管理するために使える、実用的なヒントをご紹介します。

CloudEagleのような適切なSaaS管理プラットフォームがあれば、卓越した運用を達成し、収益を向上させることができます。